Công văn 562/TĐC-HCHQ năm 2016 hướng dẫn thực hiện Thông tư 15/2015/TT-BKHCN về quản lý đo lường, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ban hành

Ngày 25/8/2015, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN quy định về quản lý đo lường, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu (sau đây viết tắt là Thông tư 15), để thống nhất trong quá trình triển khai thực hiện, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hướng dẫn một số nội dung liên quan đến đo lường, chất lượng như sau:

I. Các nội dung liên quan đến đo lường trong kinh doanh xăng dầu

1. Việc quy đổi kết quả đo lượng xăng dầu về đĐiều kiện cơ sở (theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư 15) trong mua bán, thanh toán giữa các tổ chức, cá nhân được thực hiện như sau:

a) Xác định lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế (V_t) bằng phương tiện đo có phạm vi đo phù hợp;

b) Xác định nhiệt độ (t) của lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế bằng nhiệt kế có phạm vi đo phù hợp;

c) Xác định giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng dầu tại nhiệt độ 15°C (D₁₅);

c.1) Tra cứu hồ sơ chất lượng đi kèm, xác định giá trị D₁₅;

c.2) Trường hợp giá trị D₁₅ không được cung cấp trong hồ sơ chất lượng, bên giao xăng dầu tiến hành xác định giá trị D₁₅ như sau:

- Xác định khối lượng riêng D_t của lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế bằng tỷ trọng kế hoặc bình tỷ trọng có phạm vi đo phù hợp;

- Căn cứ nhiệt độ (t) và khối lượng riêng D_t thực hiện tra Bảng 53B của Tiêu chuẩn ASTM D1250/API 2540 hoặc Tài liệu “Các bảng hiệu chính, đo tính xăng dầu và khí Gas hóa lỏng theo Tiêu chuẩn TCVN 6065-1995/ASTM.D1250/API.2540/IP.200” (viết tắt là Tiêu chuẩn) và xác định giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng dầu tại nhiệt độ 15°C (D₁₅) (Tiêu chuẩn này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục tại địa chỉ: http://www.tcvn.gov.vn, hoạt động TCĐLCL, chuyên mục “Đo lường”). Trường hợp giá trị D_t ở giữa hai giá trị trong bảng thì tiến hành nội suy để xác định giá trị D₁₅.

d) Căn cứ nhiệt độ (t) và D₁₅ tra Bảng 54B trong Tiêu chuẩn để xác định là giá trị hệ số hiệu chính lượng xăng dầu quy đổi tại nhiệt độ 15°C (VCF). Trường hợp giá trị D₁₅ ở giữa hai giá trị trong Bảng 54B thì tiến hành nội suy để xác định là giá trị VCF;

đ) Lượng xăng dầu quy đổi tại nhiệt độ 15°C (V₁₅) được xác định theo công thức sau:

V₁₅ = VCF x V_t

Ví dụ:

a) Sử dụng phương tiện đo phù hợp xác định được lượng xăng tại điều kiện thực tế (V_t) = 10 000 L;

b) Sử dụng nhiệt kế xác định được nhiệt độ (t) của lượng xăng tại điều kiện thực tế là 22°C;

c) Giá trị D₁₅ không được cung cấp trong hồ sơ chất lượng đi kèm, tiến hành xác định D₁₅:

c.1) Sử dụng tỷ trọng kế xác định được khối lượng riêng (D_t) của lượng xăng tại điều kiện thực tế là 0,709 kg/L;

c.2) Căn cứ nhiệt độ (t) và khối lượng riêng (D_t), thực hiện tra Bảng 53B của Tiêu chuẩn ta xác định được giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng tại nhiệt độ 15 °C (D₁₅) là 0,7154 kg/L;

d) Căn cứ nhiệt độ t = 22°C và D₁₅ = 0,7154 kg/L tra Bảng 54B để xác định giá trị VCF.

Giá trị VCF tương ứng trong Bảng 54B ở giữa hai giá trị 0,9909 và 0,9910, thực hiện nội suy như sau:

đ) Lượng xăng dầu quy đổi về nhiệt độ 15°C (V₁₅) là:

V₁₅ = VCF x V_t = 0 9 910 x 10 000 =9 910 L

V₁₅ = 9 910 L là lượng xăng quy đổi tại nhiệt độ 15°C.

2. Việc xây dựng kế hoạch và thực hiện định kỳ tự kiểm tra phương tiện đo, hệ thống đo, điều kiện thực hiện phép đo (quy định tại Khoản 5 Điều 5 Thông tư 15) phải được thương nhân thực hiện với các nội dung chính sau đây:

Ngày 25/8/2015, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN quy định về quản lý đo lường, chất lượng trong kinh doanh xăng dầu (sau đây viết tắt là Thông tư 15), để thống nhất trong quá trình triển khai thực hiện, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hướng dẫn một số nội dung liên quan đến đo lường, chất lượng như sau:

I. Các nội dung liên quan đến đo lường trong kinh doanh xăng dầu

1. Việc quy đổi kết quả đo lượng xăng dầu về đĐiều kiện cơ sở (theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Thông tư 15) trong mua bán, thanh toán giữa các tổ chức, cá nhân được thực hiện như sau:

a) Xác định lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế (V_t) bằng phương tiện đo có phạm vi đo phù hợp;

b) Xác định nhiệt độ (t) của lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế bằng nhiệt kế có phạm vi đo phù hợp;

c) Xác định giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng dầu tại nhiệt độ 15°C (D₁₅);

c.1) Tra cứu hồ sơ chất lượng đi kèm, xác định giá trị D₁₅;

c.2) Trường hợp giá trị D₁₅ không được cung cấp trong hồ sơ chất lượng, bên giao xăng dầu tiến hành xác định giá trị D₁₅ như sau:

- Xác định khối lượng riêng D_t của lượng xăng dầu tại điều kiện thực tế bằng tỷ trọng kế hoặc bình tỷ trọng có phạm vi đo phù hợp;

- Căn cứ nhiệt độ (t) và khối lượng riêng D_t thực hiện tra Bảng 53B của Tiêu chuẩn ASTM D1250/API 2540 hoặc Tài liệu “Các bảng hiệu chính, đo tính xăng dầu và khí Gas hóa lỏng theo Tiêu chuẩn TCVN 6065-1995/ASTM.D1250/API.2540/IP.200” (viết tắt là Tiêu chuẩn) và xác định giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng dầu tại nhiệt độ 15°C (D₁₅) (Tiêu chuẩn này được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục tại địa chỉ: http://www.tcvn.gov.vn, hoạt động TCĐLCL, chuyên mục “Đo lường”). Trường hợp giá trị D_t ở giữa hai giá trị trong bảng thì tiến hành nội suy để xác định giá trị D₁₅.

d) Căn cứ nhiệt độ (t) và D₁₅ tra Bảng 54B trong Tiêu chuẩn để xác định là giá trị hệ số hiệu chính lượng xăng dầu quy đổi tại nhiệt độ 15°C (VCF). Trường hợp giá trị D₁₅ ở giữa hai giá trị trong Bảng 54B thì tiến hành nội suy để xác định là giá trị VCF;

đ) Lượng xăng dầu quy đổi tại nhiệt độ 15°C (V₁₅) được xác định theo công thức sau:

V₁₅ = VCF x V_t

Ví dụ:

a) Sử dụng phương tiện đo phù hợp xác định được lượng xăng tại điều kiện thực tế (V_t) = 10 000 L;

b) Sử dụng nhiệt kế xác định được nhiệt độ (t) của lượng xăng tại điều kiện thực tế là 22°C;

c) Giá trị D₁₅ không được cung cấp trong hồ sơ chất lượng đi kèm, tiến hành xác định D₁₅:

c.1) Sử dụng tỷ trọng kế xác định được khối lượng riêng (D_t) của lượng xăng tại điều kiện thực tế là 0,709 kg/L;

c.2) Căn cứ nhiệt độ (t) và khối lượng riêng (D_t), thực hiện tra Bảng 53B của Tiêu chuẩn ta xác định được giá trị khối lượng riêng quy đổi của xăng tại nhiệt độ 15 °C (D₁₅) là 0,7154 kg/L;

d) Căn cứ nhiệt độ t = 22°C và D₁₅ = 0,7154 kg/L tra Bảng 54B để xác định giá trị VCF.

Giá trị VCF tương ứng trong Bảng 54B ở giữa hai giá trị 0,9909 và 0,9910, thực hiện nội suy như sau:

đ) Lượng xăng dầu quy đổi về nhiệt độ 15°C (V₁₅) là:

V₁₅ = VCF x V_t = 0 9 910 x 10 000 =9 910 L

V₁₅ = 9 910 L là lượng xăng quy đổi tại nhiệt độ 15°C.

2. Việc xây dựng kế hoạch và thực hiện định kỳ tự kiểm tra phương tiện đo, hệ thống đo, điều kiện thực hiện phép đo (quy định tại Khoản 5 Điều 5 Thông tư 15) phải được thương nhân thực hiện với các nội dung chính sau đây:

a) Lập kế hoạch và nội dung định kỳ tự kiểm tra phương tiện đo, hệ thống đo, điều kiện thực hiện phép đo phải được xây dựng trên cơ sở hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật của cơ sở sản xuất, nhập khẩu;

b) Trên cơ sở kế hoạch và nội dung kiểm tra nêu trên, tiến hành kiểm tra (ví dụ; kiểm tra tình trạng hoạt động của phương tiện đo, hệ thống đo; điều kiện hoạt động (nhiệt độ, độ ẩm, điện áp, tần số của nguồn điện...) thực tế của phương tiện đo, hệ thống đo; trình tự thao tác, vận hành của người sử dụng... so với yêu cầu lắp đặt, vận hành, bảo quản trong hướng dẫn, tài liệu kỹ thuật của cơ sở sản xuất, nhập khẩu; kiểm tra sự phù hợp của chứng chỉ kiểm định (thời gian giá trị của chứng chỉ, tính nguyên vẹn...) so với quy định);

c) Ghi kết quả định kỳ tự kiểm tra đã thực hiện vào hồ sơ tự kiểm tra và lưu giữ theo quy định.

3. Yêu cầu các bộ phận, chi Tiết của cột đo xăng dầu phải bảo đảm mới 100% khi kiểm định lần đầu tiên trước khi đưa vào sử dụng (quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 6 Thông tư 15) được thực hiện như sau:

3.1. Khi thực hiện việc kiểm định lần đầu tiên đối với cột đo xăng dầu để đưa vào sử dụng, thương nhân phải cung cấp cho tổ chức kiểm định một (01) bộ hồ sơ sau đây:

a) Bản sao (có xác nhận đúng với bản chính của cơ sở sản xuất, nhập khẩu) quyết định phê duyệt mẫu cột đo xăng dầu còn hiệu lực;

b) Bản sao (có xác nhận đúng với bản chính của cơ sở sản xuất, nhập khẩu) tờ khai hàng hóa nhập khẩu sau khi thông quan, chứng nhận xuất xứ hàng hóa (CO), chứng nhận chất lượng hàng hóa (CQ) của hãng sản xuất. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng phải thể hiện hàng hóa là mới 100% hoặc chưa qua sử dụng (trường hợp cột đo xăng dầu nhập khẩu);

c) Bản cam kết của cơ sở sản xuất cột đo xăng dầu về các bộ phận, chi Tiết bảo đảm là mới 100%, kèm theo tờ khai hàng hóa nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng thể hiện hàng hóa (ví dụ như bộ chỉ thị điện tử, hệ bơm, bầu lường, bộ phát xung) là mới 100% hoặc chưa qua sử dụng (trường hợp cột đo xăng dầu sản xuất tại Việt Nam).

3.2. Trước khi tiến bành kiểm định, tổ chức kiểm định kiểm tra hồ sơ nêu tại khoản 3.1 của mục này. Nội dung kiểm tra bao gồm:

a) Kiểm tra sự phù hợp của các bộ phận, chi Tiết so với đặc tính kỹ thuật đo lường chính ghi trong quyết định phê duyệt mẫu;

b) Kiểm tra, đối chiếu kiểu, ký hiệu, số sản xuất, hãng sản xuất thể hiện trên cột đo xăng dầu hoặc các bộ phận, chi Tiết với thông tin tương ứng trong tờ khai hàng hóa nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng để xác định các bộ phận, chi Tiết này là mới 100%;

c) Trường hợp các bộ phận, chi Tiết có dấu hiệu không bảo đảm mới 100%, tổ chức kiểm định yêu cầu thương nhân cung cấp văn bản thẩm tra, giám định kỹ thuật về đo lường đối với các bộ phận, chi Tiết này của tổ chức thử nghiệm cột đo xăng dầu được chỉ định. Danh sách các tổ chức thử nghiệm cột đo xăng dầu được Tổng cục chỉ định đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục tại địa chỉ http://www.tcvn.gov.vn, mục hoạt động TCĐLCL, chuyên mục “Quản lý đo lường”.

4. Điểm c Khoản 1 Điều 6 Thông tư 15 được hiểu như sau: “Các cầu dao, thiết bị đóng ngắt nguồn điện trực tiếp của các cột đo xăng dầu trong cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải bảo đảm các quy định về an toàn, phòng chống cháy nổ và chỉ được lắp đặt tại một vị trí. Vị trí lắp đặt này phải thuận tiện cho việc ra vào thực hiện việc đóng ngắt nguồn điện khi cần thiết; không được lắp đặt tại các vị trí kín đáo, khó tiếp cận. Nguồn cung cấp điện cho cột đo xăng dầu không được đóng ngắt bằng các phương tiện, thiết bị điều khiển từ xa”.

5. Đối với quy định về xây dựng kế hoạch và định kỳ theo tháng thực hiện tự kiểm tra ít nhất một (01) lần đối với phương tiện đo, điều kiện thực hiện phép đo (quy định tại Khoản 5 Điều 6 Thông tư 15), thương nhân thực hiện tương tự như tại mục 2 của Công văn này với nội dung bổ sung như sau:

a) Việc lập kế hoạch và nội dung định kỳ tự kiểm tra tại điểm a mục 2: Bổ sung số lần tự kiểm tra, kế hoạch tự kiểm tra theo tháng; bổ sung nội dung tự kiểm tra sai số của kết quả phép đo;

b) Tiến hành kiểm tra hoạt động của phương tiện đo, điều kiện đo tại điểm b mục 2: bổ sung nội dung sử dụng các ca đong, bình đong và ống đong chia độ đã trang bị; tiến hành tự kiểm tra sai số của kết quả phép đo tại các giá trị mức đo tùy chọn.

6. Khoản 6 Điều 6 Thông tư 15 được thực hiện như sau:

6.1. Điểm a Khoản 6 Điều 6 được thực hiện như sau: Thương nhân phải dừng việc sử dụng và tuyệt đối không tự ý tháo dỡ niêm phong, kẹp chì của cột đo xăng dầu.

6.2. Điểm b Khoản 6 Điều 6 được thực hiện như sau:

a) Thương nhân liên hệ và đề nghị bằng văn bản (gửi trực tiếp tại trụ sở hoặc qua đường bưu điện, fax, thư điện tử) tới cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo hoặc các đơn vị, đại lý có giấy chứng nhận ủy quyền của cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo (sau đây viết tắt là đơn vị, đại lý được cơ sở ủy quyền) để tiến hành sửa chữa các bộ phận này đồng thời gửi tới Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng và tổ chức đã kiểm định phương tiện đo. Trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của thương nhân, cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo phải đáp ứng đề nghị sửa chữa của thương nhân. Đơn vị, đại lý được cơ sở ủy quyền được tháo gỡ niêm phong, kẹp chì khi sửa chữa;

b) Trước ngày 30/4 hàng năm hoặc khi có sự thay đổi cần điều chỉnh, cập nhật, cơ sở sản xuất, nhập khẩu chịu trách nhiệm: Công bố công khai danh sách đơn vị được ủy quyền sửa chữa cột đo xăng dầu (tên, địa chỉ trụ sở, điện thoại, fax...) để thương nhân lựa chọn liên hệ; gửi danh sách này về Chi cục TCĐLCL địa phương nơi đặt trụ sở của đơn vị được ủy quyền để Chi cục hướng dẫn, kiểm tra hoạt động sửa chữa theo quy định.

c) Thương nhân có quyền lựa chọn cơ sở khác thực hiện sửa chữa đối với một trong các trường hợp sau (cơ sở sửa chữa được tháo gỡ niêm phong, kẹp chì khi sửa chữa):

- Cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo đã giải thể, phá sản;

- Cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo có văn bản từ chối thực hiện với lý do chính đáng gửi thương nhân và Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (để báo cáo).

7. Về quy định “từ ngày 01/7/2018 các cột đo xăng dầu phải gắn thiết bị in chứng từ để in chứng từ cho khách hàng” tại Khoản 7 Điều 6 Thông tư 15

7.1. Theo quy định này, từ ngày 01/7/2018 chỉ các cột đo xăng dầu sản xuất, nhập khẩu có gắn thiết bị in chứng từ (đã được phê duyệt mẫu và kiểm định theo quy định) mới được đưa vào sử dụng trong mua bán xăng dầu; các quyết định phê duyệt mẫu cột đo xăng dầu chưa có thiết bị in chứng từ sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 01/7/2018.

7.2. Từ nay đến trước ngày 01/7/2018, đối với mẫu cột đo xăng dầu đã được phê duyệt nhưng chưa có chức năng in, cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu phải thực hiện việc phê duyệt mẫu cột đo xăng dầu (cải tiến, gắn thiết bị in chứng từ) theo quy định tại Thông tư số 23/2013/TT-BKHCN để cung cấp cột đo xăng dầu này cho thương nhân kinh doanh xăng dầu.

7.3. Đối với cột đo xăng dầu đã được sử dụng nhưng chưa gắn thiết bị in chứng từ

a) Thương nhân sở hữu, sử dụng cột đo xăng dầu chủ động liên hệ với cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu này để thực hiện việc gắn thiết bị in chứng từ theo quy định. Cơ sở sản xuất, nhập khẩu phải đăng ký phê duyệt mẫu (cải tiến, gắn thiết bị in chứng từ) theo quy định tại Thông tư số 23/2013/TT-BKHCN để gắn thiết bị in chứng từ bán hàng đáp ứng yêu cầu của thương nhân;

b) Trường hợp cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu đã bị phá sản, giải thể hoặc có văn bản trả lời không đáp ứng được yêu cầu của thương nhân thì thương nhân có quyền đề nghị tổ chức đủ năng lực kỹ thuật tiến hành gắn thiết bị in chứng từ và thực hiện việc phê duyệt mẫu cột đo xăng dầu (cải tiến, gắn thiết bị in chứng từ) theo quy định tại Thông tư số 23/2013/TT-BKHCN.

8. Theo quy định tại Khoản 3 Điều 26 “Trách nhiệm của cơ sở sản xuất, nhập khẩu, cung cấp phương tiện đo”, cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu phải lập văn bản công bố về việc thực hiện các biện pháp ngăn ngừa, phòng chống sự tác động làm thay đổi các đặc trưng kỹ thuật đo lường chính hoặc chương trình điều khiển của phương tiện đo so với mẫu đã phê duyệt trong quá trình sử dụng và gửi về Tổng cục trước ngày 30/6/2016 để đăng tải công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục.

9. Sau ngày 30/6/2016, tổ chức kiểm định tra cứu thông tin về văn bản công bố nêu trong mục 8 tại địa chỉ: http://www.tcvn.gov.vn, hoạt động TCĐLCL, chuyên mục “Quản lý đo lường”, không thực hiện kiểm định ban đầu đối với cột đo xăng dầu của cơ sở chưa có văn bản được công bố hoặc cơ sở chưa thực hiện đúng các biện pháp như trong văn bản công bố.

II. Các nội dung liên quan đến chất lượng trong kinh doanh xăng dầu

1. Về việc xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001 tại các tổ chức có mô hình đơn giản (lãnh đạo và trực tiếp bán lẻ xăng dầu):

Xây dựng, áp dụng và duy trì các quy trình/quy chế, thủ tục, tài liệu gồm các nội dung sau:

- Chính sách chất lượng dạng văn bản thể hiện cam kết cung cấp cho khách hàng xăng dầu có đầy đủ số lượng và chất lượng phù hợp quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và tiêu chuẩn công bố áp dụng.

- Quản lý mẫu (lấy mẫu, niêm phong mẫu, bàn giao mẫu và lưu mẫu xăng dầu phục vụ việc đối chứng khi có tranh chấp về chất lượng) và thực hiện quy chế kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về chất lượng, đo lường trong hoạt động kinh doanh xăng dầu.

- Xây dựng kế hoạch và thực hiện định kỳ tự kiểm tra theo hướng dẫn tại khoản 5 mục I Công văn này.

- Lưu giữ hồ sơ thực hiện việc định kỳ tự kiểm tra, biên bản sửa chữa và giấy chứng nhận kiểm định cột đo xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ.

- Kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ xăng dầu.

- Xử lý xăng dầu không phù hợp.

- Giải quyết khiếu nại.

- Kiểm soát hồ sơ (các hồ sơ cần lưu giữ).

- Các tài liệu khác (nếu cần) dựa trên nhu cầu quản lý của tổ chức và do tổ chức tự quy định.

2. Về bằng chứng xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001:

Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN không bắt buộc hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) của thương nhân kinh doanh xăng dầu phải được tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001. Thương nhân kinh doanh xăng dầu có thể chứng minh bằng việc tự tổ chức duy trì các quy trình/quy chế, thủ tục, tài liệu của mình phù hợp với các nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn áp dụng và các quy định về quản lý đo lường, chất lượng quy định tại Thông tư này.

Trường hợp, thương nhân kinh doanh xăng dầu có Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 hoặc ISO/TS 29001 do tổ chức chứng nhận cấp (tổ chức chứng nhận là tổ chức đã đăng ký lĩnh vực hoạt động chứng nhận theo quy định của pháp luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa) thì Giấy chứng nhận này có thể là bằng chứng chứng minh thương nhân kinh doanh xăng dầu đã xây dựng, áp dụng và duy trì HTQLCL này.

3. Về quy chế kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về đo lường, chất lượng trong hoạt động kinh doanh xăng dầu

a) Quy chế kiểm tra, giám sát là quy định nội bộ về các biện pháp quản lý chất lượng của thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu; thương nhân phân phối; tổng đại lý nhằm đảm bảo toàn bộ đối tượng trong chuỗi kinh doanh xăng dầu của mình có trách nhiệm thực hiện và tuân thủ theo quy định tại Nghị định số 83/2014/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN và các văn bản có liên quan;

b) Quy chế này gồm tối thiểu các quy định sau:

- Tần suất kiểm tra, giám sát các quy định nêu trong quy chế (trách nhiệm kiểm tra, người chịu sự kiểm tra, bằng chứng kiểm tra...).

- Lấy mẫu thử nghiệm chất lượng xăng dầu để đảm bảo kiểm soát chất lượng xăng dầu theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia và tiêu chuẩn công bố áp dụng (tần suất lấy mẫu, địa điểm lấy mẫu, cách thức lấy mẫu, nơi thử nghiệm, hồ sơ lưu...).

4. Về mẫu Biên bản lấy mẫu, niêm phong, bàn giao mẫu và cam kết chất lượng xăng dầu (Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL) và mẫu Biên bản lấy mẫu, bàn giao mẫu và kiểm tra niêm phong (Mẫu 2.BBLM-BGM-KTNP)

a) Các mẫu biên bản này có thể tách thành nhiều biên bản khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu, mô hình quản lý của từng thương nhân kinh doanh xăng dầu nhưng phải đảm bảo đủ các thông tin theo yêu cầu của các mẫu Biên bản này;

b) Đối với Biên bản lấy mẫu, niêm phong, bàn giao mẫu và cam kết chất lượng xăng dầu (Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL), có thể thay bằng hình thức:

Bên giao xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu bộ hồ sơ chất lượng của lô xăng dầu giao nhận như cam kết chất lượng, hóa đơn (hoặc phiếu xuất kho), biên bản lấy mẫu xăng dầu tại phương tiện (nếu có), biên bản niêm phong kẹp chì phương tiện và các hồ sơ, biên bản khác. Các nội dung trong bộ hồ sơ này phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của Biên bản theo Mẫu 1. BBLM-NP-BKHCN của Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN;

c) Đối với Biên bản lấy mẫu, bàn giao mẫu và kiểm tra niêm phong (Mẫu 2. BBLM BGM-KTNP), có thể thay bằng hình thức:

Trước khi nhận hàng, bên nhận xăng dầu phải tiến hành kiểm tra niêm phong kẹp chì của phương tiện, lấy mẫu, lập và lưu hồ sơ chất lượng của lô xăng dầu trước khi nhập hàng như biên bản kiểm tra niêm phong kẹp chì, biên bản lấy mẫu xăng dầu tại phương tiện và các hồ sơ, biên bản khác. Các nội dung trong bộ hồ sơ này phải đảm bảo đầy đủ các thông tin theo yêu cầu của Biên bản theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP của Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN.

5. Về việc lưu giữ hồ sơ chất lượng xăng dầu

5.1. Đối với thương nhân nhập khẩu xăng dầu:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 8 Điều 10 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ tại kho (công ty, chi nhánh) nơi trực tiếp tiếp nhận lô xăng dầu nhập khẩu: Giấy chứng nhận hợp quy, Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng nhập khẩu đối với hàng hóa thuộc phạm vi áp dụng của quy chuẩn kỹ thuật quốc gia; tiêu chuẩn công bố áp dụng; kết quả thử nghiệm của từng lô hàng (ví dụ Phiếu kết quả thử nghiệm theo tiêu chuẩn công bố áp dụng...).

- Công bố và lưu giữ đầy đủ tiêu chuẩn công bố áp dụng đối với các loại xăng dầu kinh doanh trên thị trường. Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu.

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.2. Đối với thương nhân sản xuất, pha chế xăng dầu:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 10 Điều 13 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ hồ sơ đăng ký cơ sở pha chế xăng dầu và Giấy chứng nhận đăng ký cơ sở pha chế xăng dầu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp.

- Lưu giữ đầy đủ Giấy chứng nhận hợp quy, hồ sơ công bố hợp quy. Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy, tiêu chuẩn công bố áp dụng hiện hành đối với loại xăng dầu sản xuất, pha chế.

- Cung cấp đầy đủ bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng, bản sao (sao y bản chính) Giấy chứng nhận hợp quy cho bên nhận xăng dầu.

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.3. Đối với thương nhân phân phối:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 10 Điều 18 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bản sao (sao y bản chính) Giấy chứng nhận hợp quy, bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế xăng dầu trong nước cung cấp; bản sao (sao y bản chính) Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng đối với xăng dầu nhập khẩu, bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân nhập khẩu xăng dầu cung cấp.

- Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu.

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp.

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cho bên nhận xăng dầu.

5.4. Đối với tổng đại lý:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 11 Điều 19 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu xăng dầu cung cấp.

- Cung cấp bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng cho bên nhận xăng dầu.

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp,

- Lập, lưu giữ và cung cấp đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu cung cấp cho bên nhận xăng dầu.

5.5. Đối với đại lý, thương nhân nhận quyền bán lẻ:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 8 Điều 20 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bản sao (sao y bản chính) tiêu chuẩn công bố áp dụng do thương nhân sản xuất, pha chế; thương nhân nhập khẩu; thương nhân phân phối, tổng đại lý cung cấp.

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL; Lập và lưu đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp.

- Lưu giữ hồ sơ kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu.

5.6. Đối với cửa hàng xăng dầu:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 5 Điều 21 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL của thương nhân đầu mối hoặc tổng đại lý hoặc thương nhân phân phối xăng dầu; Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu do bên giao xăng dầu cung cấp.

- Lưu giữ hồ sơ kiểm soát sự phù hợp của hệ thống bể chứa xăng dầu.

5.7. Đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ vận chuyển xăng dầu:

Việc lưu trữ hồ sơ theo quy định Khoản 4 Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BKHCN, cụ thể như sau:

- Lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 1. BBLM-NP-CKCL đối với từng lô xăng dầu của thương nhân đầu mối hoặc tổng đại lý.

- Lập và lưu giữ đầy đủ bộ hồ sơ, tài liệu đảm bảo đầy đủ các nội dung, thông tin theo Mẫu 2. BBLM-BGM-KTNP đối với từng lô xăng dầu của đại lý, cửa hàng bán lẻ xăng dầu.

Tổng cục hướng dẫn để các Sở, Chi cục, thương nhân đầu mối xăng dầu, tổ chức kiểm định, cơ sở sản xuất, nhập khẩu cột đo xăng dầu thực hiện và hướng dẫn các thương nhân, tổ chức, cá nhân liên quan thực hiện đúng quy định của Thông tư 15.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời bằng văn bản về Bộ Khoa học và Công nghệ (qua Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) để được hướng dẫn thực hiện hoặc xem xét sửa đổi, bổ sung các quy định cho phù hợp./.