Công văn 4915/TCT-DNL năm 2016 hướng dẫn thực hiện thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế do Tổng cục Thuế ban hành

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 457/FRT/FAF ngày 8/8/2016 của Chi nhánh Công ty cổ phần Bán lẻ kỹ thuật số FPT tại Hà Nội (gọi tắt là Chi nhánh FRT Hà Nội) đề nghị hướng dẫn thực hiện thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Căn cứ Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế như sau:

- Tại khoản 1 Điều 3 quy định;

“1. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế”.

- Tại điểm b Điều 24 quy định:

“b) Trường hợp hóa đơn đã xác thực và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh có hiển thị dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số…”. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-). Quy trình lập và xác thực hóa đơn điều chỉnh thực hiện theo hướng dẫn tại Quy định này”.

Căn cứ khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

Theo báo cáo của Chi nhánh FRT Hà Nội thì Công ty cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT đã triển khai thực hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) cho các công ty con tại các tỉnh, thành phố theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính và đã đăng ký với cơ quan thuế triển khai thí điểm HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế cho Công ty cổ phần Bán lẻ Kỹ thuật số FPT trụ sở tại Tp.HCM (MST: 0311609355) và Chi nhánh FRT Hà Nội (MST: 0311609355-001). Từ ngày 1/10/2015, Chi nhánh FRT Hà Nội thực hiện thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực theo mô hình phân tán, sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử của Công ty và gửi đến thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại Công ty để thực hiện cấp mã xác thực. Để xử lý tồn tại phát sinh khi triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực của Chi nhánh FRT Hà Nội, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Đối với trường hợp 1 và trường hợp 2: thực hiện xóa bỏ hóa đơn điện tử có mã xác thực nhưng gán nhầm MST của Chi nhánh khác

Theo báo cáo của Chi nhánh FRT Hà Nội do lỗi hệ thống hóa đơn điện tử của Công ty FPT HCM bị đẩy vào hệ thống xác thực và khi Công ty FPT HCM tiến hành xóa bỏ các hóa đơn này lại gán nhầm MST của chi nhánh FRT Hà Nội, cụ thể cho 03 hóa đơn (hóa đơn số 0070750, số xác thực: 100005000000125 kí hiệu: BL/15E, ngày 01/10/2015, tên khách hàng: Nguyễn Nguyên Tuấn và hóa đơn số 0070747, số xác thực 100005000000176, kí hiệu: BL/15E, ngày 01/10/2015, tên khách hàng: Anh Bảo và hóa đơn số 0070705, số xác thực 100005000000137, ký hiệu: BL/15E, ngày 01/10/2015, tên khách hàng: Anh Bảo). Đối với trường hợp này giao Cục thuế Tp. Hà Nội phối hợp với Cục thuế Tp. Hồ Chí Minh kiểm tra tình hình khai thuế nếu các hóa đơn này gắn với giao dịch kinh tế phát sinh đã được Công ty FPT HCM kê khai thuế đầy đủ và Chi nhánh FRT Hà Nội cam kết không kê khai thuế thì được chấp nhận.

2. Đối với trường hợp 3: Hóa đơn điện tử bị đẩy lên hệ thống cấp mã xác thực hai lần

Theo báo cáo của Chi nhánh FRT Hà Nội thì Công ty đã xuất hóa đơn điện tử số 0000019, ký hiệu: BL/15E, ngày 01/10/2015 cho Công ty cổ phần văn hóa tổng hợp An Thịnh. Tuy nhiên do lỗi tích hợp hệ thống hóa đơn bị đẩy xác thực 2 lần sinh ra 2 số xác thực khác nhau là 100004000000002, 100005000000002 và xác thực bằng MST của Công ty FRT Hồ Chí Minh. Hiện Chi nhánh FRT Hà Nội đã tiến hành xóa bỏ được 1 hóa đơn xác thực 100005000009360 ngày 14/10/2015. Chi nhánh FRT Hà Nội đã giao hóa đơn cho khách hàng dưới MST của Công ty FRT HCM và chi nhánh FRT Hà Nội đã kê khai hóa đơn này.

Đề nghị Chi nhánh FRT Hà Nội phải lập biên bản điều chỉnh nội dung ghi sai và thực hiện lập hóa đơn điện tử có mã xác thực điều chỉnh theo đúng MST của chi nhánh FRT Hà Nội.

3. Đối với trường hợp 4: Hóa đơn điện tử khi gửi lên hệ thống cấp mã bị đẩy ngược ngày tháng

Theo báo cáo của Chi nhánh do lỗi kỹ thuật khi gửi hóa đơn đi cấp mã xác thực dữ liệu hóa đơn bị đẩy ngược ngày tháng từ ngày 05/11/2015 thành 11/05/2015. Số lượng hóa đơn bị lỗi trong trường hợp này rất lớn 1.202 hóa đơn, trong đó khách hàng doanh nghiệp 110 hóa đơn còn lại là hóa đơn xuất cho khách hàng cá nhân (Phụ lục 01 kèm theo công văn này). Trường hợp này giao Cục Thuế Tp. Hà Nội kiểm tra tình hình kê khai thuế của Chi nhánh nếu các hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và Chi nhánh FRT Hà Nội cam kết đã kê khai thuế theo đúng ngày ghi trên hóa đơn 05/11/2015 thì các hóa đơn này được chấp nhận.

4. Đối với trường hợp 5: Thực hiện điều chỉnh hóa đơn có mã xác thực

Hóa đơn xác thực của Chi nhánh FRT Hà Nội số 0004362, số xác thực 100004000002232, ký hiệu BL/15E, ngày 5/10/2015 xuất cho khách hàng là anh Cừ, khi Chi nhánh thực hiện điều chỉnh giảm hóa đơn này do lỗi kỹ thuật chọn vào xóa bỏ và đã gửi cấp mã xác thực thành công. Sau đó, Chi nhánh đã xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi đi xác thực thành công (số hóa đơn điều chỉnh 0024632, BL/15E ngày 19/10/2015, số xác thực: 100004000011939).

Trường hợp này giao Cục thuế Tp.Hà Nội kiểm tra tình hình khai thuế của Chi nhánh nếu hóa đơn này gắn với nghiệp vụ kinh tế phát sinh và Chi nhánh FRT Hà Nội đã kê khai thuế đầy đủ của hóa đơn xác thực số 0004362, số xác thực 100004000002232, ký hiệu BL/15E, ngày 5/10/2015 và hóa đơn điều chỉnh số 0024632, số xác thực 100004000011939, ký hiệu BL/15E, ngày 19/10/2015 thì được chấp nhận.

5. Đối với trường hợp 6: Xuất hóa đơn có MST người mua ngừng hoạt động

Theo báo cáo của Chi nhánh FRT Hà Nội đã xuất 18 hóa đơn cho khách hàng là các doanh nghiệp có MST ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục đóng MST hoặc tạm nghỉ kinh doanh có thời hạn (Phụ lục 02 kèm theo công văn này).

Trường hợp này giao Cục thuế Tp. HN kiểm tra tình hình khai thuế của các hóa đơn này nếu các hóa đơn này gắn với giao dịch kinh tế phát sinh và Chi nhánh FRT Hà Nội đã thực hiện kê khai thuế đầy đủ thì các hóa đơn này được chấp nhận.

6. Đối với trường hợp 7:

a) Chi nhánh FRT Hà Nội xuất hóa đơn cho khách hàng là cá nhân do lỗi hệ thống khi gửi xác thực cột số điện thoại bị đẩy vào cột MST.

Theo báo cáo của Chi nhánh có 96 hóa đơn Chi nhánh đã xuất cho khách hàng cá nhân ghi số điện thoại vào cột MST, doanh số chưa có thuế của 96 hóa đơn là 452.972.349 đồng và thuế GTGT là 55.252.878 đồng (Phụ lục 03 kèm theo công văn này).

Trường hợp này giao Cục thuế Tp.Hà Nội kiểm tra các hóa đơn này nếu các hóa đơn này gắn với giao dịch kinh tế phát sinh và chi nhánh FRT Hà Nội đã kê khai thuế đầy đủ thì được chấp nhận.

b) Chi nhánh FRT Hà Nội xuất hóa đơn cho khách hàng là doanh nghiệp nhầm mã số thuế, cụ thể cho 05 hóa đơn (số 0015409, ký hiệu BL/15E ngày 12/10/2015; số 0052438, ký hiệu BL/15E ngày 09/11/2015; số 0139172, ký hiệu HN/15E ngày 13/03/2016; số 0243677, ký hiệu HN/15E ngày 21/05/2016 và số 0253134, ký hiệu HN/15E ngày 28/05/2016). Trường hợp này đề nghị Chi nhánh lập biên bản điều chỉnh ghi rõ nội dung sai sót và lập hóa đơn điều chỉnh cho 05 hóa đơn này.

7. Đối với trường hợp 8:

Chi nhánh FRT Hải Dương xuất 23 hóa đơn điện tử bị đẩy nhầm vào hệ thống xác thực và được xác thực bằng MST của chi nhánh FRT Hà Nội. Doanh số chưa có thuế của 23 hóa đơn là 148.483.588 đồng và thuế GTGT là 14.848.358 đồng (Phụ lục 04 kèm theo công văn này).

Trường hợp này giao Cục thuế Tp. HN phối hợp với Cục thuế Hải Dương kiểm tra tình hình kê khai thuế nếu các hóa đơn này gắn với giao dịch kinh tế phát sinh, Chi nhánh FRT Hà Nội cam kết không kê khai thuế và Chi nhánh FRT Hải Dương đã kê khai thuế các hóa đơn này thì các hóa đơn này được chấp nhận.

8. Đối với trường hợp 9:

Theo báo cáo của Chi nhánh có 292 hóa đơn với doanh thu chưa thuế là: 1.546.991.620 đồng, thuế GTGT là 154.699.191 đồng, tổng tiền thanh toán: 1.701.690.811 đồng, do lỗi kỹ thuật hóa đơn xác thực xóa bỏ cho hóa đơn gốc bị đẩy nhầm tổng tiền thanh toán dẫn đến số chênh lệch là 160.597.003 đồng và có 424 hóa đơn với doanh thu chưa thuế: 2.344.802.464 đồng, thuế GTGT là 234.480.306 đồng, tổng tiền thanh toán: 2.579.282.770 đồng do lỗi kỹ thuật hóa đơn xác thực xóa bỏ cho hóa đơn gốc bị đẩy nhầm tổng tiền thanh toán bằng 0 đồng (Phụ lục 5.1 và 5.2 kèm theo công văn này).

Trường hợp này giao Cục thuế Tp. HN kiểm tra nếu các hóa đơn này gắn với giao dịch kinh tế phát sinh và Công ty đã kê khai điều chỉnh giảm hóa đơn gốc, hóa đơn xóa bỏ theo đúng doanh thu và tiền thuế GTGT của các hóa đơn gốc thì các hóa đơn này được chấp nhận.

Để khắc phục và xử lý các sai sót phát sinh, Tổng cục Thuế đề nghị:

- Chi nhánh Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT tại Hà Nội phải khắc phục lỗi ứng dụng, hệ thống để đảm bảo việc triển khai hóa đơn điện tử có mã xác thực theo đúng quy định. Chi nhánh phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung vướng mắc phát sinh nêu tại công văn số 457/FRT/FAF ngày 8/8/2016 nêu trên.

- Cục thuế Tp. Hà Nội, Cục thuế Tp. Hồ Chí Minh và Cục thuế Hải Dương báo cáo kết quả xác minh về Tổng cục Thuế để có biện pháp khắc phục, xử lý kịp thời.

Tổng cục Thuế thông báo để Chi nhánh Công ty cổ phần bán lẻ KTS FPT Hà Nội biết và thực hiện./.