|
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2415/BGDĐT-VP
V/v hướng dẫn xây dựng quy chế công tác lưu
trữ
|
Hà Nội, ngày
13 tháng 5 năm 2014
|
|
Kính gửi:
|
- Các Cục thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Cơ quan đại diện của Bộ tại TP. Hồ Chí Minh;
- Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam;
- Học viện Quản lý giáo dục;
- Trường Cán bộ quản lý giáo dục TP. Hồ Chí Minh;
- Báo Giáo dục và Thời đại;
- Tạp chí Giáo dục;
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Giáo dục và Đào tạo.
|
Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
khóa XIII ban hành Luật Lưu trữ năm 2011 đã khẳng định vai trò của công tác lưu
trữ cũng như sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với công tác này. Thời gian
qua, tại nhiều cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, công tác lưu trữ đã được quan
tâm. Tuy nhiên, việc bố trí cán bộ còn thiếu về số lượng và hạn chế về trình độ
chuyên môn nghiệp vụ; cơ sở vật chất, trang thiết bị, kho tàng bảo quản tài
liệu lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu; việc quản lý hồ sơ, tài liệu còn phân tán. Thực
tế này đã làm ảnh hưởng phần nào đến chất lượng, giá trị của hồ sơ tài liệu và
khả năng khai thác sử dụng tài liệu của đơn vị.
Để tổ chức thực hiện thống nhất công tác lưu trữ
theo Luật Lưu trữ và các văn bản quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ, Bộ
Giáo dục và Đào tạo yêu cầu các Cục thuộc Bộ, Cơ quan đại diện của Bộ tại Thành
phố Hồ Chí Minh, Viện Khoa học Giáo dục Việt Nam, Học viện Quản lý giáo dục,
Trường Cán bộ quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh, Báo Giáo dục và Thời đại,
Tạp chí Giáo dục, các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ xây dựng Quy chế công tác
lưu trữ theo mẫu gửi kèm. Căn cứ tình hình thực tế, đơn vị điều chỉnh một số
nội dung cho phù hợp. Quy chế công tác lưu trữ có thể xây dựng riêng hoặc kết
hợp với Quy chế công tác văn thư. Đối với đơn vị đã ban hành Quy chế công tác
lưu trữ nhưng nội dung chưa phù hợp với Luật Lưu trữ hoặc việc quy định còn
chung chung, cần xây dựng Quy chế công tác lưu trữ mới. Quy chế được ban hành
kèm theo Quyết định của người đứng đầu cơ quan.
Yêu cầu thủ trưởng các đơn vị quan tâm chỉ đạo
thực hiện. Trong quá trình triển khai, nếu có vướng mắc, đề nghị đơn vị liên hệ
trực tiếp với Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo (Phòng Lưu trữ-Thư viện) theo số
điện thoại: 04.3868.1440, email: thtranminh@gmail.com.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Văn phòng Bộ (để t/h);
- Lưu: VT, VP.
|
KT. BỘ
TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Phạm Mạnh Hùng
|
Biểu mẫu 1
MẪU MỤC LỤC HỒ
SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
|
TÊN CƠ QUAN
Tên đơn vị
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……., ngày…...tháng……năm……
|
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
|
STT
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian tài liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng bản Mục lục này có:…………….. (viết bằng chữ) hồ sơ
|
Ngày … tháng … năm…
Họ tên, chức vụ, chữ ký
của Lưu trữ
cơ quan
|
Ngày
… tháng … năm…
Họ tên, chức
vụ, chữ ký
của lãnh đạo
đơn vị
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1): Ghi thứ tự số hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu
trữ cơ quan bằng chữ số Ả rập bắt đầu từ số 1 đến hết;
(2): Ghi theo tên của tiêu đề hồ sơ đã được viết
lên bìa hồ sơ hoặc ghi tóm tắt nội dung của hồ sơ;
(3): Ghi thời gian của tài liệu có trong hồ sơ,
ví dụ: 2008 hoặc 2008-2009;
(4): Ghi khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ
hồ sơ tính từ khi công việc kết thúc đến khi hồ sơ hết giá trị (vĩnh viễn hoặc
tính bằng số năm cụ thể);
(5): Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức
cũng như nội dung của tài liệu có trong hồ sơ.
Biểu mẫu 2
MẪU BIÊN BẢN
GIAO NHẬN TÀI LIỆU
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
BIÊN BẢN GIAO
NHẬN TÀI LIỆU
Căn cứ Điều 12 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày
11/11/2011;
Căn cứ Quy chế công tác lưu trữ ban hành kèm
theo Quyết định số……..ngày…… tháng…… năm…….. của……. (tên cơ quan);
Căn cứ …… (chương trình công tác, kế hoạch thu
thập tài liệu …),
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại….(tên cơ
quan) chúng tôi gồm:
Bên giao: (Tên đơn vị nộp tài liệu)
Đại
diện: 1. Ông (bà):
……………………………………………
Chức vụ công tác: …………………………………….
2. Ông (bà): ……………………………………………
Chức vụ công tác: ……………………………………..
Bên nhận: (Tên Lưu trữ cơ quan)
Đại
diện: 1. Ông (bà):
……………………………………………
Chức vụ công tác: …………………………………….
2. Ông (bà): ……………………………………………
Chức vụ công tác: ……………………………………..
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với
những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp:
…………………………………………...
2. Thời gian của tài liệu:
………………………………………………..
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp: ……………….
- Tổng số hồ sơ: ……………... Quy
ra mét giá là: ……… mét
4. Tình trạng tài liệu giao
nộp: (mô tả tóm tắt về tình trạng của khối tài liệu nộp lưu như mức độ phân
loại, lập hồ sơ, tình trạng vật lý của tài liệu).
5. Công cụ tra cứu: Mục lục hồ
sơ nộp lưu (tổng số……. trang).
Biên bản này được lập thành hai
bản, bên giao và bên nhận mỗi bên giữ 01 (một) bản có giá trị như nhau.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên, ghi rõ họ và tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN
NHẬN
(Ký tên, ghi
rõ họ và tên)
|
|
Lãnh đạo đơn
vị
(Chức vụ,
chữ ký, họ tên)
|
Chánh Văn
phòng (Người phụ trách lưu trữ)
(Chức vụ,
chữ ký, họ tên)
|
Biểu mẫu 3
MẪU BẢNG KÊ
CÁC HỒ SƠ THUỘC MỤC LỤC HỒ SƠ BẢO QUẢN VĨNH VIỄN
BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ
|
Hộp/cặp số
|
Hồ sơ số
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian tài liệu
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1): Ghi thứ tự số hộp tài liệu bằng chữ số Ả
rập. Số hộp tài liệu được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ.
(2): Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi
hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại. Số
hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ.
(3): Ghi theo tên của hồ sơ đã được viết lên bìa
hồ sơ hoặc trong phiếu tin;
(4): Ghi thời gian của tài liệu có sớm nhất và
muộn nhất trong hồ sơ, ví dụ: 05/8/1999 – 30/10/2000;
(5): Ghi tổng số tờ tài liệu bên trong hồ sơ sau
khi đã được sắp xếp và đánh số thứ tự;
(6): Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức
và nội dung của tài liệu có trong hồ sơ.
Biểu mẫu 4
MẪU BẢNG KÊ
CÁC HỒ SƠ THUỘC MỤC LỤC HỒ SƠ BẢO QUẢN CÓ THỜI HẠN
BẢNG KÊ CÁC HỒ SƠ
|
Hộp/cặp số
|
Hồ sơ số
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian tài liệu
|
Số tờ
|
Thời hạn bảo quản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1): Ghi thứ tự số hộp tài liệu bằng chữ số Ả
rập. Số hộp tài liệu được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ.
(2): Là chữ số Ả Rập được đánh cố định cho mỗi
hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại. Số
hồ sơ được đánh liên tục trong toàn phông lưu trữ.
(3): Ghi theo tên của hồ sơ đã được viết lên bìa
hồ sơ hoặc trong phiếu tin;
(4): Ghi thời gian của tài liệu có sớm nhất và
muộn nhất trong hồ sơ, ví dụ: 05/8/1999 – 30/10/2000 (hoặc 1999-2000).
(5): Ghi tổng số tờ tài liệu bên trong hồ sơ sau
khi đã được sắp xếp và đánh số thứ tự (đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20
năm trở lên);
(6): Ghi khoảng thời gian cần thiết bằng số năm
cụ thể để lưu giữ hồ sơ kể từ khi công việc kết thúc cho đến khi hồ sơ hết giá
trị;
(7): Ghi những đặc điểm đáng chú ý về hình thức
và nội dung của tài liệu có trong hồ sơ.
Biểu mẫu 5
MẪU DANH MỤC
TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
DANH MỤC TÀI
LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông (Khối) tài liệu: ……………………………
|
Bó số
|
Tập số
|
Tiêu đề hồ sơ
hoặc tập tài liệu
|
Lý do huỷ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
Phông (khối) tài liệu: Ghi tên
phông hoặc khối tài liệu
(1): Ghi thứ tự các bó (cặp)
tài liệu. Số thứ tự được ghi liên tục cho một phông (hoặc khối) tài liệu.
(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc
tập tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).
(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc
tài liệu hết giá trị. Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phán ánh hết nội dung
tài liệu bên trong.
(4): Ghi lý do huỷ tài liệu
như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà
đã giữ báo cáo 6 tháng hoặc năm); trùng; tài liệu bị rách nát không còn khả
năng phục hồi; bản nháp; tư liệu tham khảo; bản chụp ... Đối với những hồ sơ
hoặc tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm hoặc trùng với
hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại.
(5): Ghi ý kiến của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác.
Biểu mẫu 6
MẪU BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông (khối)………………………
Thời
gian của Phông (khối) tài liệu……………………
I. TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI
TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Sự hình thành khối tài
liệu hết giá trị:
Tài liệu được loại ra khi nào?
(Trong quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài
liệu lưu trữ?)
2. Số lượng:
- Tổng số tài liệu khi đưa ra
chỉnh lý là …..… mét;
- Hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo
quản là …..… mét;
- Số lượng tài liệu loại ra
…….. mét (bó, gói);
- Tỷ lệ loại ra so với tài liệu
giữ lại là ……..%.
3. Thời gian của khối tài
liệu hết giá trị:
- Thời gian bắt đầu:
- Thời gian kết thúc:
II. TÓM TẮT THÀNH PHẦN VÀ
NỘI DUNG CHỦ YẾU CỦA KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Tài liệu hết giá trị bao gồm
các nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng,
tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp ...
1. Nhóm tài liệu hết thời
hạn bảo quản: Gồm những tài liệu gì ? Nội dung về
vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý do huỷ .
2. Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm những tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý do huỷ.
3. Nhóm tài liệu trùng: Gồm những tài liệu gì?
4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì?
|
|
Hà nội,
ngày…… tháng……năm…….
NGƯỜI VIẾT
THUYẾT MINH
(Họ và tên,
chữ ký)
|
Biểu mẫu 7
MẪU BIÊN BẢN
HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ
|
TÊN CƠ QUAN
HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………, ngày …. tháng …. năm …….
|
BIÊN BẢN
Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu
Căn cứ Điều 18, 28 Luật
Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ Quy chế công tác lưu trữ
ban hành kèm theo Quyết định số…… ngày… tháng… năm… của……. (tên cơ quan);
Căn cứ Quyết định số… ngày…. tháng…..
năm….. của….. (người đứng đầu cơ quan) về việc thành lập Hội đồng xác
định giá trị tài liệu,
Hôm nay, vào hồi….giờ ngày…tháng…năm…,
Tại ……………………..
Hội đồng xác định giá trị
của…..(tên cơ quan) gồm có: …/… người.
Vắng…../….. người.
Chủ toạ:……………….
Thư ký:………………
Nội dung họp: Xét huỷ tài liệu
hết giá trị Phông (khối) tài liệu ……
Sau khi nghiên cứu, xem xét
Danh mục tài liệu hết giá trị của Phông (khối) …………………………… và kiểm tra thực tế,
các thành viên trong Hội đồng có ý kiến như sau:
1……………………..
2…………………….
3……………………..
Chủ toạ cuộc họp thống
nhất kết luận:
1. Đề nghị giữ lại những tập
(hồ sơ) tài liệu số:……………, nêu lý do (nếu có).
2. Đề nghị……. (người đứng
đầu cơ quan) xem xét, quyết định cho phép tiêu huỷ tài liệu theo Danh mục
đính kèm.
Hội đồng thông qua biên bản
cuộc họp, với ý kiến nhất trí….../…. người.
Cuộc họp kết thúc vào hồi…h
ngày… ./.
Các ủy viên Hội đồng có mặt:
1......................................
(họ tên, chức danh, chữ ký);
2......................................
(họ tên, chức danh, chữ ký);
3......................................
(họ tên, chức danh, chữ ký);
4......................................
(họ tên, chức danh, chữ ký);
5......................................
(họ tên, chức danh, chữ ký);
|
THƯ KÝ HỘI ĐỒNG
(họ, tên, chữ ký)
|
CHỦ TỊCH HỘI
ĐỒNG
(họ, tên,
chữ ký)
|
Biểu mẫu 8
MẪU QUYẾT ĐỊNH
TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/QĐ-
|
………, ngày……tháng…….năm…….
|
QUYẾT ĐỊNH
Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN
Căn cứ Điều 28 Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
Căn cứ … (văn bản quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan);
Căn cứ Quy chế công tác lưu trữ
ban hành kèm theo Quyết định số…… ngày… tháng… năm… của……. (tên cơ quan);
Căn cứ …..… (văn bản có ý kiến
của Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc văn bản thẩm định của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước);
Theo đề nghị của Chủ tịch Hội
đồng xác định giá trị tài liệu,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Tiêu hủy … bó (tập) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) …. (kèm
theo Danh mục tài liệu hết giá trị).
Điều 2. Giao cho Văn phòng (hoặc Phòng Lưu trữ, Phòng Hành chính) thực hiện
việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định pháp luật.
Điều 3. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, … chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu: VT,…
|
CHỨC DANH
CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN
(chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
Biểu mẫu 9
MẪU BIÊN BẢN
BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………, ngày……tháng…….năm…….
|
BIÊN BẢN
Bàn giao tài liệu hết giá trị
Căn cứ Quyết định số ..……..
ngày ..… tháng … năm ..… của (người đứng đầu cơ quan) về việc tiêu huỷ
tài liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ….
Tại (nơi huỷ)…………………………………………..
Chúng tôi gồm:
Bên giao:
1……………………………., đơn vị……………………………………
2……………………………., đơn vị……………………………………
Bên nhận:
1……………………………., đơn vị……………………………………
2……………………………., đơn vị……………………………………
Cùng giao và nhận khối tài liệu
hết giá trị để tiêu hủy như sau:
- Tên Phông (khối) tài liệu:
.…………………………………………….
- Số lượng: ……… bó (tập) theo
Danh mục tài liệu hết giá trị.
Hai bên đã giao và nhận đầy đủ
số lượng tài liệu hết giá trị ghi trong Danh mục.
Biên bản này lập thành hai bản:
bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Họ và tên, ký)
|
ĐẠI DIỆN BÊN
NHẬN
(Họ và tên,
ký)
|
Biểu mẫu 10
MẪU BIÊN BẢN
TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
|
TÊN CƠ QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………, ngày……tháng…….năm…….
|
BIÊN BẢN
Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Căn cứ Quyết định số ..….. ngày
..… tháng … năm ..… của (người đứng đầu cơ quan) về việc tiêu hủy tài
liệu hết giá trị,
Hôm nay, vào hồi ….
Tại (nơi hủy)…………………………………………..
Chúng tôi gồm:
1……………………………., đơn vị……………………………………
2……………………………., đơn vị……………………………………
3……………………………., đơn vị……………………………………
4……………………………., đơn vị……………………………………
Đã tiến hành tiêu hủy số tài
liệu hết giá trị thuộc Phông (khối) ………...
………………………………………………………………………………….
Số lượng tài liệu được tiêu hủy
…………………… mét
Phương pháp hủy: (nghiền bột
giấy, xén nhỏ…) ………………….
Chúng tôi đã hủy hết số tài liệu
ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định.
Biên bản này lập thành hai bản:
cơ quan có tài liệu tiêu hủy giữ một bản, đơn vị thực hiện tiêu hủy tài liệu
giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ
TIÊU HỦY TÀI LIỆU
(Họ và tên,
ký)
Xác nhận của
đơn vị
(Ký tên, đóng dấu)
|
ĐẠI DIỆN CƠ
QUAN
CÓ TÀI LIỆU
TIÊU HỦY
(Họ và tên,
ký)
Xác nhận của
cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
|
