Kính
gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Hệ thống thông tin đăng ký và
quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp đã đưa vào sử dụng từ năm 2016 và dần dần ổn định
góp phần hiện đại hóa công tác đăng ký, quản lý hộ tịch. Qua thực tiễn triển
khai, căn cứ vào tổng hợp yêu cầu từ các Sở Tư pháp cũng như người sử dụng, Cục
Công nghệ thông tin đã tiến hành bổ sung, nâng cấp một số chức năng tương ứng
trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch để tạo thuận tiện cho quá
trình giải quyết thủ tục hành chính về hộ tịch.
Việc bổ sung, nâng cấp nhằm đáp
ứng các yêu cầu về kết nối, cấp Số định danh cá nhân; một số quy định tại Thông
tư số 04/2020/TT-BTP, Nghị định số 87/2020/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện
tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Hiện nay, việc bổ sung, nâng cấp
nêu trên đã được thực hiện xong, ngày 30 tháng 5 năm 2022 sẽ được kích hoạt và
đưa vào sử dụng chính thức, tài liệu hướng dẫn. Cục Công nghệ thông tin gửi các
Sở Tư pháp “Tài liệu hướng dẫn” để biết và chỉ đạo công chức tư pháp - hộ
tịch nghiên cứu, triển khai. (Chi tiết Tài liệu hướng dẫn xem Phụ lục đính
kèm và được đăng tải trên Trang thông tin Hướng dẫn nghiệp vụ của Bộ Tư pháp, địa
chỉ: https://hdnv.moj.gov.vn - Mục: Công nghệ thông tin/ Hướng dẫn triển khai,
sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin).
Trong quá trình thực hiện, mọi
vướng mắc về kỹ thuật, phần mềm vui lòng liên hệ trực tiếp với Bộ phận hỗ trợ
phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin), email:
hotich@moj.gov.vn, điện thoại: 1900-8888-24 (nhánh số 1), để được hỗ trợ, giải
đáp.
Trân trọng cảm ơn./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng Nguyễn Khánh Ngọc (để b/c);
- Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực (để biết);
- Lưu: VT.
|
CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Tiến Dũng
|
PHỤ LỤC
HƯỚNG DẪN MỘT SỐ CHỨC NĂNG TRÊN HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐĂNG
KÝ VÀ QUẢN LÝ HỘ TỊCH
(Kèm theo Công văn số 237/CNTT-PM&CSDL ngày 25/05/2022 của Cục Công nghệ
thông tin - Bộ Tư pháp)
1. BỔ SUNG MỘT SỐ CHỨC NĂNG LIÊN
QUAN ĐẾN CẤP SỐ ĐỊNH DANH CÁ NHÂN TRÊN PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ KHAI SINH
1.1. Hướng dẫn Gán số
định danh cá nhân (tất cả các cấp)
a) Mục đích:
Giúp cán bộ hộ tịch chủ động xử lý các vấn đề đã
nêu tại Mục 2.4b, 2.5b của Phụ lục Công văn số 3160/BTP-CNTT
ngày 13/9/2021 của Bộ Tư pháp hướng dẫn xử lý một số vướng mắc trong tiếp
nhận số ĐDCN khi cập nhật dữ liệu khai sinh vào Phần mềm đăng ký khai sinh điện
tử (sau đây gọi tắt là Công văn số 3160) và các trường hợp bị khuyết số
định danh cá nhân của người được khai sinh khác trên Phần mềm đăng ký khai
sinh).
b) Hướng dẫn thao tác:
Có 2 cách để gán số định danh cá nhân vào hồ sơ
khai sinh:
- Cách 1: Nhập tay (sẽ triển khai ngay sau
ngày 30/5/2022).
Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút
Chức năng chính → Danh sách đăng ký khai sinh → Tìm hồ sơ cần bổ sung số định
danh → Bấm nút Xử lý của hồ sơ đó → Chọn Bổ sung số ĐDCN.
Sau khi cửa sổ “Bổ sung số ĐDCN” hiện lên → cán bộ
hộ tịch điền thông tin số ĐDCN của hồ sơ và số CMTND của cán bộ hộ tịch rồi bấm
nút Lưu.
- Cách 2: Tra cứu số định danh cá nhân trên
Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (sẽ triển khai sau khi Bộ Công an cho phép
khai thác dữ liệu với CSDL Quốc gia về dân cư):
● Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút
Chức năng chính → Danh sách đăng ký khai sinh → Tìm hồ sơ cần bổ sung số định
danh → Bấm nút Xử lý của hồ sơ đó → Chọn Gán số ĐDCN.
● Tại cửa sổ “Tìm kiếm nhanh thông tin công dân”,
cán bộ nhập thông tin số định danh cá nhân để tìm kiếm công dân trong CSDL Dân
cư → Bấm Tra cứu.
● Tại danh sách kết quả: Cán bộ chọn công dân trong
danh sách được xác định là trùng với công dân đang bổ sung số định danh → Bấm
Chọn → Hệ thống hiển thị “Thông báo cập nhật thành công” là hoàn thành.
1.2. Chức năng xác nhận thông
tin khi cấp số định danh cá nhân (tất cả các cấp)
Đối với những hồ sơ khai sinh đang báo lỗi “Công
dân có mã XXXXXXXX nghi trùng thông tin công dân đã cấp số XXXXXXXXXXX”, Phần
mềm sẽ tự động tạo yêu cầu rà soát đối với các hồ sơ này.
a) Mục đích:
Giúp cán bộ hộ tịch chủ động xử lý các vấn đề đã
nêu tại Mục 2.1a và 2.2b và 2.5b của Phụ lục Công văn số 3160.
b) Hướng dẫn thao tác:
- Trường hợp 1: Đối với những hồ sơ đang báo
lỗi mà cán bộ hộ tịch đã biết được số ĐDCN được cảnh báo không phải là của
người được khai sinh hoặc thuộc các trường hợp sinh đôi, sinh ba thì sẽ thực
hiện như sau:
● Bước (1): Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử
→ Bấm nút Chức năng chính → Danh sách đăng ký khai sinh → Tìm hồ sơ theo tiêu chí:
Trạng thái rà soát: Chọn Yêu cầu rà soát hoặc thông tin của hồ sơ → Sau khi đã
tìm thấy hồ sơ cần rà soát (hồ sơ đang báo lỗi) → Bấm nút Xử lý của hồ sơ đó→
Chọn Thông tin rà soát.
● Bước (2): Tại bảng Cập nhật kết quả rà soát:
+ Kết quả rà soát: Chọn “Không trùng/sai”.
+ Kết quả xử lý: Chọn “Xác nhận không trùng” hoặc
“Xác nhận sinh đôi/Xác nhận sinh ba”.
+ Nội dung giải trình: Giải thích lý do. VD: Công
an xã cung cấp thông tin về số định danh báo trùng là của người khác/Là trường
hợp sinh đôi.
Bấm nút “Lưu và gửi” thì hồ sơ sẽ được Hệ thống cấp
cho 1 số định danh cá nhân khác.
- Trường hợp 2: Đối với những hồ sơ đang báo
lỗi mà cán bộ hộ tịch đã biết được số ĐDCN được cảnh báo đúng là của người
được khai sinh thì sẽ thực hiện như sau:
Thực hiện tương tự như trường hợp 1, nhưng khác Bước
(2) như sau:
+ Kết quả rà soát: Chọn “Không trùng/sai”.
+ Kết quả xử lý: Chọn “Xác nhận Số ĐDCN được cảnh
báo là của người được khai sinh”.
+ Nội dung giải trình: Giải thích lý do. VD: Công
an xã cung cấp thông tin về số định danh báo trùng đúng là của người được khai
sinh.
Bấm nút “Lưu và gửi” thì hồ sơ sẽ được chuyển sang
trạng thái Hoàn thành nhưng chưa có số định danh cá nhân. Tiếp theo, cán bộ sẽ
phải thực hiện bổ sung số định danh cá nhân vào cho hồ sơ theo như hướng dẫn tại
Mục 1.1.
2. ĐIỀU CHỈNH MỘT SỐ QUY TRÌNH
TRÊN PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ KHAI SINH
2.1. Điều chỉnh quy trình cập
nhật thông tin đối với khai sinh (cấp xã, huyện)
a) Mục đích:
Hỗ trợ cán bộ hộ tịch thao tác in, sửa sai sót
thông tin, cải chính, thay đổi, bổ sung, đề nghị hủy hồ sơ ngay cả đối với những
hồ sơ khai sinh đang báo lỗi trên Phần mềm Đăng ký khai sinh.
Việc điều chỉnh này nhằm tách biệt hai quy trình: một
là quy trình nhập hồ sơ và gửi đi để cấp số định danh cá nhân, hai là quy trình
cấp số định danh cá nhân của Bộ Công an. Sau khi cán bộ hộ tịch thực hiện xong
quy trình một là đã hoàn thành nhiệm vụ của mình, còn quy trình hai là do Bộ
Công an chịu trách nhiệm. Do đó, đề nghị cán bộ hộ tịch rà soát kỹ trước khi thực
hiện cập nhật thông tin.
b) Hướng dẫn thao tác:
Cán bộ vào thực hiện các thao tác trên đối với những
hồ sơ khai sinh đang báo lỗi tương tự đối với những hồ sơ đã hoàn thành trên Phần
mềm Đăng ký khai sinh.
2.2. Điều chỉnh quy trình sửa
sai sót thông tin khai sinh (cấp xã, cấp huyện triển khai trước, cấp sở triển
khai sau)
a) Mục đích:
Thực hiện theo quy trình mới thay đổi về sửa sai
sót thông tin khai sinh tại Khoản b - Điều 12 của Thông tư
01/2022/TT-BTP ngày 04/01/2022 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của
Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.
b) Hướng dẫn thao tác:
- Bước (1): Cán bộ hộ tịch cấp xã tạo yêu cầu
sửa sai sót thông tin khai sinh:
● Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút
Chức năng chính → Sửa chữa thông tin khai sinh →Tìm hồ sơ cần sửa → Bấm nút Xử
lý của hồ sơ → Chọn Đề nghị sửa/cập nhật thông tin khai sinh.
● Cán bộ nhập thông tin đề nghị sửa chữa, có thể
đính kèm file (nếu cần) và Bấm nút Gửi đề nghị cho cơ quan quản lý cấp trên. Hệ
thống sẽ thông báo gửi thông tin thành công.
- Bước (2): Cán bộ hộ tịch cấp huyện vào phê
duyệt/từ chối yêu cầu:
● Trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử → Bấm nút
Chức năng chính → Tìm kiếm nâng cao → Chọn đơn vị quản lý trực thuộc → Tìm kiếm.
● Bấm nút Xử lý của hồ sơ có yêu cầu sửa → Chọn phê
duyệt hoặc từ chối kèm lý do rồi Gửi lý do là hoàn thành.
3. BỔ SUNG CHỨC NĂNG MỚI TRÊN
PHẦN MỀM HỘ TỊCH
3.1. Bổ sung chức năng Quản
lý danh mục sổ hộ tịch (tất cả các cấp)
a) Mục đích:
Hỗ trợ cán bộ hộ tịch quản lý, theo dõi và thống kê
dữ liệu trong sổ hộ tịch trên Phần mềm.
b) Hướng dẫn thao tác:
- Trường hợp 1: Đối với dữ liệu cập nhật sau
ngày 30/5/2022:
● Bước (1): Tạo danh mục sổ hộ tịch trên phần mềm
+ Truy cập vào Hệ thống tại địa chỉ:
https://hotichdientu.moj.gov.vn/
+ Đăng nhập tài khoản, tại Trang chủ của Hệ thống:
Ở thanh công cụ Menu chức năng (bên tay trái màn
hình), chọn Danh mục sổ hộ tịch → Chọn Danh sách sổ hộ tịch → Bấm nút Nhập mới
(bên dưới danh sách) → Điền các thông tin về sổ hộ tịch (Lưu ý: số sổ viết tắt
chính là thông tin sẽ thể hiện trong hồ sơ) → Bấm “Lưu”.
Sau khi tạo danh mục, cán bộ có thể sử dụng các tiện
ích để chỉnh sửa hoặc xóa danh mục sổ.
● Bước (2): Lựa chọn số Quyển số khi thực hiện đăng
ký
Khi cán bộ vào thao tác nhập hồ sơ mới trên phần mềm
(bao gồm cả khai sinh, khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân,…), tại
trường thông tin về Quyển số, thay vì nhập tay như trước thì cán bộ sẽ chọn sổ
trong danh mục sổ hộ tịch đã tạo ở Bước (1).
- Trường hợp 2: Đối với dữ liệu cập nhật trước
ngày 30/5/2022:
Tạm thời, những dữ liệu này vẫn giữ nguyên định dạng
của tiêu chí “Quyển số” là dạng văn bản như cũ. Chỉ khi có những thay đổi liên
quan đến hồ sơ như sửa sai sót, cải chính, thay đổi, bổ sung,… được thao tác
sau ngày 30/5/2022 thì cán bộ mới phải vào tạo sổ và chọn sổ như đối với Trường
hợp 1 ở trên.
3.2. Bổ sung chức năng cấp bản
sao trích lục hộ tịch trên phạm vi toàn quốc (tất cả các cấp)
a) Mục đích:
Hỗ trợ cán bộ hộ tịch tra cứu thông tin và tiến
hành cấp bản sao trích lục hộ tịch cho toàn bộ các nghiệp vụ trên Phần mềm
trong phạm vi toàn quốc (thao tác được với dữ liệu của các đơn vị khác).
b) Hướng dẫn thao tác:
Truy cập Phần mềm Hộ tịch điện tử tại địa chỉ:
https://hotichdientu.moj.gov.vn/,
Sau khi đăng nhập tài khoản, tại Trang chủ của Phần
mềm, tại Menu Chức năng (bên phải) → Chọn Cấp bản sao trích lục hộ tịch → Vào sổ
cấp bản sao trích lục hộ tịch:
Để tra cứu thông tin dữ liệu hộ tịch trên toàn quốc,
cán bộ hộ tịch chọn Loại trích lục → Bấm Chọn → Hiện lên cửa sổ “Xem/chọn thông
tin…”
- Tích chọn “Tra cứu hồ sơ đơn vị mình” để tra cứu
dữ liệu của đơn vị mình;
- Chọn “Tích chọn để tra cứu toàn quốc” để
tra cứu dữ liệu của đơn vị khác.
4. BỔ SUNG MỘT SỐ TIỆN ÍCH
4.1. Đối với Phần mềm Đăng ký
khai sinh:
a) Vào sổ đăng ký khai sinh:
- Bổ sung tiện ích tích chọn vào ô Đăng ký mới cho
người đã có giấy tờ tùy thân (không cấp số định danh);
- Khôi phục tiện ích “Tìm kiếm nhanh” tại Phần ghi
về người được khai sinh, mẹ, cha người được khai sinh, người đi đăng ký khai
sinh;
- Bổ sung tiện ích tích chọn “Đã chết” vào Phần ghi
về cha, mẹ người được đăng ký khai sinh.
b) Tại Danh sách đăng ký khai sinh:
Bổ sung thông tin trong tìm kiếm của Danh sách đăng
ký khai sinh: Trạng thái rà soát; Trạng thái sử dụng số định danh.
4.2. Tiện ích chung cho toàn
bộ các nghiệp vụ trên Phần mềm Hộ tịch
- Bổ sung thêm tiện ích Trả kết quả đăng ký hộ tịch
cho hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của địa phương: Cho phép
đính kèm bản kết quả điện tử có kèm theo chữ ký số;
- Phân loại tệp đính kèm gắn với dữ liệu hộ tịch;
- Cập nhật các thay đổi về biểu mẫu
nuôi con nuôi trong nước theo Thông tư số 10/2020/TT-BTP ngày
28/12/2020 của Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn việc ghi chép, sử dụng, quản lý
và lưu trữ Sổ, mẫu giấy tờ, hồ sơ nuôi con nuôi;
- Lập yêu cầu hủy thông tin: chấm dứt giám hộ, ghi chú ly hôn, đăng ký nuôi con nuôi trong nước;
- Bổ sung thêm tiện ích Biên tập tại nội dung thay
đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.
4.3. Tại Phần mềm Quản lý hộ
tịch tại https://quanlyhotich.moj.gov.vn/
Bổ sung tiện ích xuất dữ liệu ra file excel tại các danh sách thống kê động.
