Công văn 1183/BTP-CNTT năm 2020 về cập nhật tên đơn vị hành chính trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch do Bộ Tư pháp ban hành

Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện chủ trương nâng cấp và sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện và cấp xã, từ năm 2016 đến nay, Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa XIV đã ban hành 67 Nghị quyết về việc nâng cấp và sắp xếp các đơn vị hành chính đối với 52/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toàn quốc. Tuy nhiên, với thẩm quyền được giao tại Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Bảng danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam, tính đến ngày 18/03/2020, Tổng cục Thống kê – Bộ Kế hoạch và Đầu tư mới công bố đầy đủ Mã số đơn vị hành chính của các đơn vị hành chính được thay đổi tại 67/67 Nghị quyết (chi tiết đề nghị xem tại Công văn số 120/TCTK-PPCĐ ngày 11/02/2020 và Công văn số 350/TCTK-PPCĐ ngày 18/3/2020 của Tổng cục Thống kê – Bộ Kế hoạch và Đầu tư).

Căn cứ Mã số của các đơn vị hành chính được công bố tại các Công văn nêu trên của Tổng cục Thống kê, Bộ Tư pháp đang khẩn trương phối hợp với các Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông và Bảo hiểm Xã hội Việt Nam tiến hành rà soát, chuẩn hóa và từng bước đồng bộ thông tin các đơn vị hành chính được nâng cấp, thay đổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch và các Hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu quốc gia có liên quan (chi tiết xem tại Phụ lục số 01 kèm theo Công văn này).

Bên cạnh đó, trong quá trình rà soát, chuẩn hóa và đồng bộ thông tin đơn vị hành chính giữa Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, trên cơ sở thông tin được cung cấp từ các địa phương, Bộ Tư pháp đã phát hiện có ít nhất 53 trường hợp tên đơn vị hành chính thực tế tại địa phương (trên con dấu hành chính) không khớp so với tên đơn vị hành chính đã được công bố tại Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ (chi tiết xem tại Phụ lục số 02 kèm theo). Trước mắt, theo đề nghị của các địa phương, nhằm đảm bảo các giấy tờ hộ tịch được cấp cho công dân được phù hợp giữa tên đơn vị trên giấy tờ hộ tịch và tên trên con dấu của đơn vị, Bộ Tư pháp đã tạm thời thực hiện điều chỉnh tên của 53 đơn vị hành chính này trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung cho khớp với tên trên con dấu của các đơn vị. Tuy nhiên, để chính thức điều chỉnh tên đơn vị hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Bộ Công an yêu cầu các địa phương phải cung cấp căn cứ pháp lý đối với tên hiện tại trên con dấu của đơn vị để Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư – Bộ Công an phối hợp thực hiện.

Vì vậy, trong thời gian quá độ khi chưa thực hiện xong việc đồng bộ, điều chỉnh, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giao Sở Tư pháp phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân, Sở Thông tin và Truyền thông, Cơ quan Công an, Bảo hiểm Xã hội và các Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh/thành phố có sự sai khác tên so với tên đơn vị đã được công bố tại Quyết định 124 nêu trên hoặc có sự thay đổi thông tin tại 47/67 Nghị quyết chưa được Bộ Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông và Bảo hiểm Xã hội Việt Nam hoàn thành việc rà soát, chuẩn hóa và đồng bộ thông tin đơn vị hành chính, thực hiện một số nội dung theo hướng dẫn như sau:

1. Đối với các Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có sự thay đổi thông tin đơn vị hành chính nhưng chưa được cập nhật trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

Căn cứ nguyên tắc cấp Mã số đơn vị hành chính được ban hành tại Điều 1 của Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ và Mã số đơn vị hành chính được Tổng cục Thống kê công bố tại các Công văn số 120 và 350 nêu trên, đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố giao Sở Tư pháp chủ trì, hướng dẫn các đơn vị tiếp tục sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp để thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch trên phần mềm, thực hiện đăng ký khai sinh cấp Số định danh cá nhân cho trẻ em là công dân Việt Nam dưới 14 tuổi và thực hiện liên thông đăng ký khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi, cụ thể như sau:

1.1. Đối với đơn vị hành chính được nâng cấp từ xã lên phường/thị trấn, thị trấn lên phường hoặc được chuyển sang quận/huyện/thị xã/thành phố khác:

Tiếp tục khai thác, sử dụng Hệ thống với tên đơn vị hành chính cũ trước khi được nâng cấp, điều chuyển. Ví dụ:

- Đối với thành phố Bắc Ninh tỉnh Bắc Ninh: tại Nghị quyết số 787/NQ-UBTVQH14 ngày 16/10/2019, phường Hòa Long được thành lập mới trên cơ sở xã Hòa Long, do đó, các công chức tư pháp hộ tịch tại phường Hòa Long tiếp tục dùng tài khoản tại xã Hòa Long để khai thác, sử dụng Hệ thống[1];

- Đối với thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh: tại Nghị quyết số 837/NQ-UBTVQH14 ngày 17/12/2019, phường Hoành Bồ được thành lập mới trên cơ sở thị trấn Trới huyện Hoành Bồ tỉnh Quảng Ninh, do đó, Sở Tư pháp chuyển cấp tài khoản của thị trấn Trới huyện Hoành Bồ trước đây cho các công chức tư pháp hộ tịch được điều động về công tác tại phường Hoành Bồ thành phố Hạ Long để khai thác, sử dụng Hệ thống[2].

1.2. Đối với đơn vị hành chính được thành lập mới trên cơ sở sắp xếp, tổ chức lại một số đơn vị hành chính:

Trên cơ sở phương án sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị hành chính tại địa phương, Sở Tư pháp cấp tài khoản của đơn vị hành chính cũ (mà đơn vị hành chính mới kế thừa trụ sở hành chính) cho các công chức tư pháp hộ tịch được điều động về công tác tại đơn vị hành chính mới. Ví dụ:

- Đối với huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng: tại Nghị quyết số 864/NQ-UBTVQH14 ngày 10/01/2020, xã Sỹ Hai được sáp nhập vào xã Hồng Sỹ để thành lập xã Hồng Sỹ mới. Tuy nhiên, trên thực tế, xã Hồng Sỹ mới được tiếp nhận trụ sở hành chính của xã Sỹ Hai cũ, do đó, Sở Tư pháp tiến hành cấp các tài khoản của xã Sỹ Hai cũ cho các công chức tư pháp hộ tịch được điều động về công tác tại xã Hồng Sỹ mới để khai thác, sử dụng Hệ thống, đồng thời, khóa các tài khoản đã cấp tại xã Hồng Sỹ cũ[3];

- Đối với huyện Phúc Thọ thành phố Hà Nội: tại Nghị quyết 895/NQ-UBTVQH14 ngày 11/02/2020, xã Sen Phương được thành lập mới trên cơ sở sáp nhập toàn bộ xã Phương Độ và xã Sen Chiểu, đồng thời, xã Sen Phương kế thừa trụ sở hành chính của xã Sen Chiểu, do đó, Sở Tư pháp tiến hành khóa các tài khoản đã cấp tại xã Phương Độ cũ và cấp tài khoản của xã Sen Chiểu cũ cho các công chức tư pháp hộ tịch được điều động về công tác tại xã Sen Phương mới để khai thác, sử dụng Hệ thống[4].

1.3. Trường hợp đơn vị hành chính mới phải tiến hành khóa các sổ đăng ký hộ tịch cũ và mở sổ đăng ký hộ tịch mới:

Khi thực hiện đăng ký hộ tịch với Sổ hộ tịch mới trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung, trường hợp nhận được cảnh báo của Hệ thống về việc trùng số đăng ký hoặc trùng trang số đăng ký, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn các đơn vị chủ động bổ sung thêm ký tự tùy chọn vào sau số đăng ký và trang số đăng ký trước khi lưu dữ liệu.

1.4. In, trả kết quả:

Sau khi hoàn thành việc lưu dữ liệu đăng ký hộ tịch trên phần mềm, tiến hành trích xuất giấy tờ hộ tịch ra file word, sửa tên nơi đăng ký thành nơi đăng ký hiện tại và xóa đi các ký tự thừa trước khi chính thức in, trình ký và trả kết quả cho công dân.

1.5. Lưu ý:

Sau khi hoàn thành việc rà soát, chuẩn hóa và đồng bộ thông tin đơn vị hành chính với Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông và Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Bộ Tư pháp sẽ chủ động tiến hành chuyển đổi lại dữ liệu từ các đơn vị hành chính cũ sang đơn vị hành chính mới và xóa các ký tự thừa trong số đăng ký, trang số đăng ký cho các địa phương, đồng thời, phối hợp với các Sở Tư pháp để cấp lại tài khoản chính thức cho các công chức tư pháp hộ tịch trên đơn vị hành chính mới.

2. Đối với việc liên thông dữ liệu hộ tịch giữa Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và các Hệ thống một cửa điện tử, Hệ thống cấp thẻ bảo hiểm y tế của địa phương

Trên cơ sở phương án sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị hành chính tại địa phương và phương án tổ chức triển khai sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung đối với các Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có sự thay đổi thông tin về đơn vị hành chính, đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố yêu cầu Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân và Bảo hiểm Xã hội tỉnh/thành phố phối hợp với Sở Tư pháp điều chỉnh Mã số đơn vị hành chính của các đơn vị có liên quan trên Hệ thống một cửa điện tử và Hệ thống cấp thẻ bảo hiểm y tế của địa phương cho phù hợp trước khi tiếp tục thực hiện liên thông, trao đổi dữ liệu với Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp.

3. Đối với các UBND cấp huyện và cấp xã trên địa bàn tỉnh, thành phố có sự sai khác tên so với tên đơn vị hành chính đã được công bố tại Quyết định 124 của Thủ tướng Chính phủ

Đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, Công an tỉnh/thành phố và các cơ quan có liên quan tổ chức rà soát, đối chiếu tên các đơn vị hành chính cấp huyện và cấp xã tại địa phương (trên con dấu hành chính) với tên đơn vị hành chính đã được công bố tại Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ. Trường hợp có sai khác, đề nghị Sở Nội vụ xác định rõ nguyên nhân, đề xuất hướng giải quyết để báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố chỉ đạo xử lý, đồng thời, chủ động liên hệ với Bộ Nội vụ, Bộ Công an và Bộ Kế hoạch và Đầu tư để thống nhất phương án thực hiện (đây là việc cần được thực hiện sớm, nếu không, tên đơn vị hành chính tại các mục Quê quán và Nơi cư trú được in trên Thẻ căn cước được cấp cho công dân sẽ có sai lệch so với tên đơn vị hành chính thực tế tại địa phương). Trên cơ sở đó, gửi kết quả về cho Bộ Tư pháp để kịp thời điều chỉnh tên các đơn vị hành chính tương ứng trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung phục vụ công tác cấp giấy tờ hộ tịch cho công dân được chính xác và kịp thời theo đúng quy định.

* Trong quá trình thực hiện, mọi vướng mắc (nếu có), đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có liên quan liên hệ trực tiếp với Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) để được hỗ trợ, giải đáp.

Bộ Tư pháp trân trọng thông báo để Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biết và chỉ đạo thực hiện./.

Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện chủ trương nâng cấp và sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện và cấp xã, từ năm 2016 đến nay, Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa XIV đã ban hành 67 Nghị quyết về việc nâng cấp và sắp xếp các đơn vị hành chính đối với 52/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trên toàn quốc. Tuy nhiên, với thẩm quyền được giao tại Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Bảng danh mục và mã số các đơn vị hành chính Việt Nam, tính đến ngày 18/03/2020, Tổng cục Thống kê – Bộ Kế hoạch và Đầu tư mới công bố đầy đủ Mã số đơn vị hành chính của các đơn vị hành chính được thay đổi tại 67/67 Nghị quyết (chi tiết đề nghị xem tại Công văn số 120/TCTK-PPCĐ ngày 11/02/2020 và Công văn số 350/TCTK-PPCĐ ngày 18/3/2020 của Tổng cục Thống kê – Bộ Kế hoạch và Đầu tư).

Căn cứ Mã số của các đơn vị hành chính được công bố tại các Công văn nêu trên của Tổng cục Thống kê, Bộ Tư pháp đang khẩn trương phối hợp với các Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông và Bảo hiểm Xã hội Việt Nam tiến hành rà soát, chuẩn hóa và từng bước đồng bộ thông tin các đơn vị hành chính được nâng cấp, thay đổi trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch và các Hệ thống thông tin, Cơ sở dữ liệu quốc gia có liên quan (chi tiết xem tại Phụ lục số 01 kèm theo Công văn này).

Bên cạnh đó, trong quá trình rà soát, chuẩn hóa và đồng bộ thông tin đơn vị hành chính giữa Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, trên cơ sở thông tin được cung cấp từ các địa phương, Bộ Tư pháp đã phát hiện có ít nhất 53 trường hợp tên đơn vị hành chính thực tế tại địa phương (trên con dấu hành chính) không khớp so với tên đơn vị hành chính đã được công bố tại Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ (chi tiết xem tại Phụ lục số 02 kèm theo). Trước mắt, theo đề nghị của các địa phương, nhằm đảm bảo các giấy tờ hộ tịch được cấp cho công dân được phù hợp giữa tên đơn vị trên giấy tờ hộ tịch và tên trên con dấu của đơn vị, Bộ Tư pháp đã tạm thời thực hiện điều chỉnh tên của 53 đơn vị hành chính này trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung cho khớp với tên trên con dấu của các đơn vị. Tuy nhiên, để chính thức điều chỉnh tên đơn vị hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Bộ Công an yêu cầu các địa phương phải cung cấp căn cứ pháp lý đối với tên hiện tại trên con dấu của đơn vị để Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư – Bộ Công an phối hợp thực hiện.

Vì vậy, trong thời gian quá độ khi chưa thực hiện xong việc đồng bộ, điều chỉnh, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giao Sở Tư pháp phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân, Sở Thông tin và Truyền thông, Cơ quan Công an, Bảo hiểm Xã hội và các Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh/thành phố có sự sai khác tên so với tên đơn vị đã được công bố tại Quyết định 124 nêu trên hoặc có sự thay đổi thông tin tại 47/67 Nghị quyết chưa được Bộ Tư pháp, Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông và Bảo hiểm Xã hội Việt Nam hoàn thành việc rà soát, chuẩn hóa và đồng bộ thông tin đơn vị hành chính, thực hiện một số nội dung theo hướng dẫn như sau:

1. Đối với các Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có sự thay đổi thông tin đơn vị hành chính nhưng chưa được cập nhật trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

Căn cứ nguyên tắc cấp Mã số đơn vị hành chính được ban hành tại Điều 1 của Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ và Mã số đơn vị hành chính được Tổng cục Thống kê công bố tại các Công văn số 120 và 350 nêu trên, đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố giao Sở Tư pháp chủ trì, hướng dẫn các đơn vị tiếp tục sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp để thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch trên phần mềm, thực hiện đăng ký khai sinh cấp Số định danh cá nhân cho trẻ em là công dân Việt Nam dưới 14 tuổi và thực hiện liên thông đăng ký khai sinh, cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới 6 tuổi, cụ thể như sau:

1.1. Đối với đơn vị hành chính được nâng cấp từ xã lên phường/thị trấn, thị trấn lên phường hoặc được chuyển sang quận/huyện/thị xã/thành phố khác:

Tiếp tục khai thác, sử dụng Hệ thống với tên đơn vị hành chính cũ trước khi được nâng cấp, điều chuyển. Ví dụ:

- Đối với thành phố Bắc Ninh tỉnh Bắc Ninh: tại Nghị quyết số 787/NQ-UBTVQH14 ngày 16/10/2019, phường Hòa Long được thành lập mới trên cơ sở xã Hòa Long, do đó, các công chức tư pháp hộ tịch tại phường Hòa Long tiếp tục dùng tài khoản tại xã Hòa Long để khai thác, sử dụng Hệ thống[1];

- Đối với thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh: tại Nghị quyết số 837/NQ-UBTVQH14 ngày 17/12/2019, phường Hoành Bồ được thành lập mới trên cơ sở thị trấn Trới huyện Hoành Bồ tỉnh Quảng Ninh, do đó, Sở Tư pháp chuyển cấp tài khoản của thị trấn Trới huyện Hoành Bồ trước đây cho các công chức tư pháp hộ tịch được điều động về công tác tại phường Hoành Bồ thành phố Hạ Long để khai thác, sử dụng Hệ thống[2].

1.2. Đối với đơn vị hành chính được thành lập mới trên cơ sở sắp xếp, tổ chức lại một số đơn vị hành chính:

Trên cơ sở phương án sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị hành chính tại địa phương, Sở Tư pháp cấp tài khoản của đơn vị hành chính cũ (mà đơn vị hành chính mới kế thừa trụ sở hành chính) cho các công chức tư pháp hộ tịch được điều động về công tác tại đơn vị hành chính mới. Ví dụ:

- Đối với huyện Hà Quảng tỉnh Cao Bằng: tại Nghị quyết số 864/NQ-UBTVQH14 ngày 10/01/2020, xã Sỹ Hai được sáp nhập vào xã Hồng Sỹ để thành lập xã Hồng Sỹ mới. Tuy nhiên, trên thực tế, xã Hồng Sỹ mới được tiếp nhận trụ sở hành chính của xã Sỹ Hai cũ, do đó, Sở Tư pháp tiến hành cấp các tài khoản của xã Sỹ Hai cũ cho các công chức tư pháp hộ tịch được điều động về công tác tại xã Hồng Sỹ mới để khai thác, sử dụng Hệ thống, đồng thời, khóa các tài khoản đã cấp tại xã Hồng Sỹ cũ[3];

- Đối với huyện Phúc Thọ thành phố Hà Nội: tại Nghị quyết 895/NQ-UBTVQH14 ngày 11/02/2020, xã Sen Phương được thành lập mới trên cơ sở sáp nhập toàn bộ xã Phương Độ và xã Sen Chiểu, đồng thời, xã Sen Phương kế thừa trụ sở hành chính của xã Sen Chiểu, do đó, Sở Tư pháp tiến hành khóa các tài khoản đã cấp tại xã Phương Độ cũ và cấp tài khoản của xã Sen Chiểu cũ cho các công chức tư pháp hộ tịch được điều động về công tác tại xã Sen Phương mới để khai thác, sử dụng Hệ thống[4].

1.3. Trường hợp đơn vị hành chính mới phải tiến hành khóa các sổ đăng ký hộ tịch cũ và mở sổ đăng ký hộ tịch mới:

Khi thực hiện đăng ký hộ tịch với Sổ hộ tịch mới trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung, trường hợp nhận được cảnh báo của Hệ thống về việc trùng số đăng ký hoặc trùng trang số đăng ký, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn các đơn vị chủ động bổ sung thêm ký tự tùy chọn vào sau số đăng ký và trang số đăng ký trước khi lưu dữ liệu.

1.4. In, trả kết quả:

Sau khi hoàn thành việc lưu dữ liệu đăng ký hộ tịch trên phần mềm, tiến hành trích xuất giấy tờ hộ tịch ra file word, sửa tên nơi đăng ký thành nơi đăng ký hiện tại và xóa đi các ký tự thừa trước khi chính thức in, trình ký và trả kết quả cho công dân.

1.5. Lưu ý:

Sau khi hoàn thành việc rà soát, chuẩn hóa và đồng bộ thông tin đơn vị hành chính với Bộ Công an, Bộ Thông tin và Truyền thông và Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, Bộ Tư pháp sẽ chủ động tiến hành chuyển đổi lại dữ liệu từ các đơn vị hành chính cũ sang đơn vị hành chính mới và xóa các ký tự thừa trong số đăng ký, trang số đăng ký cho các địa phương, đồng thời, phối hợp với các Sở Tư pháp để cấp lại tài khoản chính thức cho các công chức tư pháp hộ tịch trên đơn vị hành chính mới.

2. Đối với việc liên thông dữ liệu hộ tịch giữa Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp và các Hệ thống một cửa điện tử, Hệ thống cấp thẻ bảo hiểm y tế của địa phương

Trên cơ sở phương án sắp xếp, tổ chức lại các đơn vị hành chính tại địa phương và phương án tổ chức triển khai sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung đối với các Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có sự thay đổi thông tin về đơn vị hành chính, đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố yêu cầu Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân và Bảo hiểm Xã hội tỉnh/thành phố phối hợp với Sở Tư pháp điều chỉnh Mã số đơn vị hành chính của các đơn vị có liên quan trên Hệ thống một cửa điện tử và Hệ thống cấp thẻ bảo hiểm y tế của địa phương cho phù hợp trước khi tiếp tục thực hiện liên thông, trao đổi dữ liệu với Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp.

3. Đối với các UBND cấp huyện và cấp xã trên địa bàn tỉnh, thành phố có sự sai khác tên so với tên đơn vị hành chính đã được công bố tại Quyết định 124 của Thủ tướng Chính phủ

Đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, Công an tỉnh/thành phố và các cơ quan có liên quan tổ chức rà soát, đối chiếu tên các đơn vị hành chính cấp huyện và cấp xã tại địa phương (trên con dấu hành chính) với tên đơn vị hành chính đã được công bố tại Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 08/7/2004 của Thủ tướng Chính phủ. Trường hợp có sai khác, đề nghị Sở Nội vụ xác định rõ nguyên nhân, đề xuất hướng giải quyết để báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh/thành phố chỉ đạo xử lý, đồng thời, chủ động liên hệ với Bộ Nội vụ, Bộ Công an và Bộ Kế hoạch và Đầu tư để thống nhất phương án thực hiện (đây là việc cần được thực hiện sớm, nếu không, tên đơn vị hành chính tại các mục Quê quán và Nơi cư trú được in trên Thẻ căn cước được cấp cho công dân sẽ có sai lệch so với tên đơn vị hành chính thực tế tại địa phương). Trên cơ sở đó, gửi kết quả về cho Bộ Tư pháp để kịp thời điều chỉnh tên các đơn vị hành chính tương ứng trên Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch dùng chung phục vụ công tác cấp giấy tờ hộ tịch cho công dân được chính xác và kịp thời theo đúng quy định.

* Trong quá trình thực hiện, mọi vướng mắc (nếu có), đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có liên quan liên hệ trực tiếp với Bộ Tư pháp (Cục Công nghệ thông tin) để được hỗ trợ, giải đáp.

Bộ Tư pháp trân trọng thông báo để Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương biết và chỉ đạo thực hiện./.

PHỤ LỤC 01: HIỆN TRẠNG ĐỒNG BỘ THÔNG TIN ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

(Kèm theo Công văn số 1183/BTP-CNTT ngày 31/3/2020 của Bộ Tư pháp)

PHỤ LỤC 02: DANH SÁCH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH CÓ SAI KHÁC TÊN SO VỚI QUYẾT ĐỊNH 124/2004/QĐ-TTG NGÀY 08/7/2004 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ

(Kèm theo Công văn số 1183/BTP-CNTT ngày 31/3/2020 của Bộ Tư pháp)