Công văn 1759/HTQTCT-HT năm 2015 về định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Ngày 20/11/2014, Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 8 đã thông qua Luật Hộ tịch, có hiệu lực từ ngày 01/01/2016. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 59/QĐ-TTg ngày 15/01/2015 ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật Hộ tịch, Bộ trưởng Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 333/QĐ-BTP ngày 14/02/2015 ban hành Kế hoạch triển khai thi hành Luật Hộ tịch của Bộ Tư pháp. Theo đó, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có trách nhiệm tham mưu với Lãnh đạo Bộ trình Thủ tướng Chính phủ Đề án Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) toàn quốc trong quý III/2015.

Đề án này sẽ chỉ rõ yêu cầu, mục tiêu, định hướng xây dựng và ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch ở từng cấp theo quy định của Luật Hộ tịch; lộ trình thực hiện áp dụng phần mềm này. Về cơ bản, phần mềm đăng ký hộ tịch phải đáp ứng mọi yêu cầu đăng ký hộ tịch và cấp giấy tờ hộ tịch của người dân và cơ quan nhà nước có thẩm quyền, bao gồm cả yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến đủ cấp độ theo lộ trình cụ thể, đủ khả năng kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; đáp ứng được yêu cầu quản lý của cả 4 cấp (kiểm tra, tra cứu, thống kê thông tin, dữ liệu theo nhiều tiêu chí từ cấp xã đến Trung ương); bảo đảm tính bảo mật thông tin, bảo đảm bí mật đời tư cá nhân, sự an toàn cho toàn bộ CSDLHTĐT; kế thừa và kết nối được với các CSDLHTĐT và phần mềm đăng ký hộ tịch hiện có tại các địa phương (không bắt buộc phải thay thế phần mềm đang sử dụng bằng phần mềm mới).

Do đó, trong thời gian chưa hoàn thành việc xây dựng và triển khai sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch theo Đề án, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để chỉ đạo theo hướng như sau:

1. Đối với các tỉnh, thành phố đã triển khai ứng dụng phần mềm đăng ký hộ tịch thì vẫn triển khai thực hiện bình thường nhưng phải có kế hoạch chỉnh sửa, nâng cấp để bảo đảm từ ngày 01/01/2016, tất cả các việc đăng ký hộ tịch đều được thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch. Theo đó, với sự thay đổi về trình tự, thủ tục và biểu mẫu hộ tịch, phần mềm đăng ký hộ tịch hiện có tại địa phương vẫn được kế thừa nhưng phải được chỉnh sửa để phù hợp với quy định của Luật, các văn bản hướng dẫn thi hành. Trong khi chỉnh sửa phần mềm, để bảo đảm phù hợp với trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch theo Luật Hộ tịch, cần lưu ý các yêu cầu sau đây:

1.1. Đơn vị cung cấp phần mềm phải cam kết sẽ thực hiện việc chỉnh sửa phần mềm và chỉnh sửa được theo đúng thời hạn, với chi phí hợp lý theo yêu cầu của đơn vị sử dụng. Trường hợp đơn vị cung cấp phần mềm không còn tồn tại hoặc không có khả năng chỉnh sửa được theo yêu cầu thì phải có phương án thay thế, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Tư pháp.

1.2. Các cơ quan đăng ký hộ tịch trên cùng một địa bàn cấp huyện phải sử dụng cùng một phần mềm. Phương án tốt nhất là tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn tỉnh đều phải sử dụng cùng một phần mềm, hạn chế đến mức thấp nhất việc sử dụng nhiều đơn vị cung cấp phần mềm khác nhau, không bảo đảm tính đồng bộ, tương thích lâu dài.

1.3. Phần mềm đăng ký hộ tịch phải bảo đảm thực hiện được chức năng đăng ký các việc hộ tịch theo yêu cầu của công dân, phù hợp với thẩm quyền của cơ quan đăng ký hộ tịch sử dụng phần mềm (một phần mềm có thể sử dụng ở các cấp đăng ký hộ tịch, có chức năng in ấn biểu mẫu hộ tịch để cấp cho người có yêu cầu), có khả năng lưu trữ dữ liệu hộ tịch đã đăng ký và khả năng trích xuất, cung cấp thông tin hộ tịch đã đăng ký, phục vụ yêu cầu tra cứu, sử dụng dữ liệu của công dân và cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đồng thời phải bảo đảm khả năng đăng ký hộ tịch trực tuyến theo tiêu chuẩn khi thực hiện lộ trình đăng ký hộ tịch trực tuyến theo Đề án CSDLHTĐT toàn quốc.

1.4. Phần mềm đăng ký hộ tịch phải phù hợp hệ thống một cửa điện tử, thực hiện được chức năng quản lý hộ tịch, bao gồm: kết nối giữa các cơ quan sử dụng phần mềm, cơ quan quản lý hộ tịch để kiểm tra, hiệu chỉnh thông tin hộ tịch của mọi cá nhân đã được đăng ký, thống kê dữ liệu hộ tịch nhanh chóng, kịp thời, chính xác theo các tiêu chí thống kê, phục vụ cho việc báo cáo định kỳ và đột xuất. Dữ liệu hộ tịch được đăng ký, lưu trữ bằng phần mềm có mức độ đáp ứng nhanh, độ trễ tối đa là 1 ngày làm việc (tức là sự kiện hộ tịch sau khi đăng ký, chậm nhất là 1 ngày làm việc sau khi đăng ký phải có thông tin trên hệ thống để phục vụ việc tra cứu, kiểm tra, hiệu chỉnh).

1.5. Phần mềm phải bảo đảm được chính sách an ninh, bảo mật thông tin theo hướng: có phân quyền sử dụng cụ thể đến từng cá nhân có thẩm quyền, sau khi chuyển giao quyền sử dụng, người của đơn vị cung cấp phần mềm, người sử dụng cũ không có khả năng can thiệp để truy cập trái phép; có chính sách phân tách, liên kết cụ thể giữa các đơn vị sử dụng phần mềm; ngăn chặn và phát hiện, cảnh báo kịp thời các truy cập trái phép từ bên ngoài hoặc trường hợp rò rỉ thông tin hệ thống; truy nguyên, phát hiện đối tượng, khu vực đã truy cập (trái phép hoặc có thẩm quyền truy cập nhưng xử lý thông tin không đúng quy định) vào hệ thống để xử lý trách nhiệm.

2. Đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chưa sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch; các tỉnh, thành phố chưa triển khai ứng dụng phần mềm trên toàn địa bàn thì cần rà soát, thống kê cụ thể, báo cáo Bộ Tư pháp để Bộ có Kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin từ năm 2015.

Sau khi hoàn thành việc xây dựng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch theo Đề án CSDLHTĐT toàn quốc, căn cứ trên định hướng và đề xuất cụ thể của từng địa phương, Bộ Tư pháp sẽ từng bước trang bị cho đơn vị chưa sử dụng phần mềm đăng ký hộ tịch, trên tinh thần kế thừa tối đa việc sử dụng các phần mềm hiện có, chỉ trong trường hợp phần mềm không thể chỉnh sửa cho phù hợp (do không còn đơn vị cung cấp phần mềm, không thể chỉnh sửa về kỹ thuật) thì mới phải thay thế bằng phần mềm mới.

Trên đây là ý kiến của Cục Hộ tịch, quốc tịch,chứng thực xin gửi để các Sở Tư pháp chủ động báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo thực hiện./.