Công văn 1060/VTLTNN-TTTH tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Kính gửi:  Các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước và các chương trình, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong thời gian qua các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều hành, trao đổi văn bản, tài liệu nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, giảm thời gian, chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được kết quả quan trọng. Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra, các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc vẫn chưa tận dụng được các điều kiện hiện có để tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, giảm giấy tờ, công khai, minh bạch, tiết kiệm thời gian, chi phí.

Để khắc phục tình trạng này và triển khai Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày 11 tháng 9 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động, thực hành tiết kiệm, giảm chi phí in ấn,… giảm văn bản, giấy tờ hành chính, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước yêu cầu:

1. Các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao có trách nhiệm

a) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ của đơn vị, tổ chức:

- Các đơn vị, tổ chức phải sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ (@archives.gov.vn) để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ mỗi đơn vị, tổ chức:

+ Giấy mời họp; tài liệu phục vụ họp;

+ Văn bản để biết, để báo cáo;

+ Thông báo chung của cơ quan;

+ Tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc (Dự thảo văn bản xin ý kiến nội bộ, văn bản góp ý, bảng biểu thống kê, …).

- Sử dụng chức năng quản lý văn bản đi, đến và hồ sơ công việc được tích hợp trong phần mềm quản lý văn bản theo Thông báo số 961/TB-VTLTNN ngày 10 tháng 11 năm 2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc thông báo ý kiến chỉ đạo của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong triển khai phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và điều hành công việc tại cơ quan Cục.

b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục với nhau, hoặc giữa các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác:

- Sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý văn bản hoặc Email của đơn vị, tổ chức để gửi, nhận văn bản hành chính, tiến tới thay thế dần văn bản giấy, trao đổi hồ sơ công việc và văn bản khác trên mạng giữa các đơn vị trong và ngoài Cục; khai thác triệt để các ứng dụng của phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên cơ sở sử dụng thư điện tử công vụ;

- Đưa dự thảo văn bản lấy ý kiến góp ý nội bộ Cục lên phần mềm quản lý văn bản, không gửi dự thảo văn bản xin ý kiến bằng giấy; trong trường hợp phát hành văn bản giấy, các đơn vị, tổ chức phải gửi kèm văn bản điện tử qua mạng;

- Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy;

- Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của đơn vị, tổ chức trên Trang thông tin điện tử của Cục;

- Sử dụng Trang/Cổng thông tin điện tử của Cục hoặc của các đơn vị, tổ chức trực thuộc Cục để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật và các loại thông tin khác theo quy định của Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc trên cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các cơ quan, tổ chức, cá nhân, hạn chế gửi văn bản giấy.

c) Đảm bảo các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của đơn vị, tổ chức:

- Tận dụng hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có, trước hết bao gồm mạng LAN, mạng diện rộng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, hệ thống thư điện tử, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để quản lý, điều hành công việc; trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục;

- Khẩn trương ban hành mới hoặc chỉnh sửa các quy định bắt buộc liên quan đến việc quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình xử lý công việc của đơn vị, tổ chức;

- Hàng năm, tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao kiến thức, kĩ năng sử dụng công nghệ thông tin trong việc cho cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục; trước hết tập trung vào các nội dung nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, năng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

- Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng;

- Bảo đảm các hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ cho xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông tin qua mạng;

- Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các quy định về an toàn thông tin, an ninh và bảo mật thông tin;

- Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị, tổ chức trong Cục;

- Đảm bảo kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kĩ thuật,các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử, hướng tới nâng cao các hoạt động, mở rộng kết nối đến các đơn vị trong ngành, coi đây là nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng năm.

d) Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình hình sử dụng văn bản điện tử của các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuôc Cục, gồm các nội dung sau:

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính, là một tiêu chí đánh giá trong công tác thi đua khen thưởng hàng năm của cá nhân tập thể;

- Báo cáo kết quả thực hiện định kỳ và đột xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của Cục.

đ) Các đơn vị, tổ chức đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO có trách nhiệm điều chỉnh các quy trình ISO cho phù hợp với việc trao đổi văn bản qua mạng.

2. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức thuộc và thuộc Cục có trách nhiệm

a) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng;

b) Quyết liệt chỉ đạo, cá nhân, đơn vị trong cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này;

c) Chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về tình hình triển khai tại đơn vị;

d) Quán triệt, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc trong hồ sơ trình các cấp có thẩm quyền, bắt buộc gửi kèm văn bản điện tử song song cùng với văn bản giấy; tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng bắt đầu từ Quý I năm 2013.

3. Cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm

a) Thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

b) Sử dụng hộp thư điện tử công vụ đã được cấp phát với địa chỉ tên miền archives.gov.vn để trao đổi văn bản điện tử trong công việc; không sử dụng các hộp thư điện tử khác trong hoạt động công vụ. Trong giờ hành chính, thường xuyên truy cập hộp thư điện tử hoặc phần mềm quản lý văn bản để kịp thời xử lý văn bản điện tử;

c) Tuân thủ các quy định về an toàn, an ninh và bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử và hệ thống văn bản điện tử theo Quy chế giao dịch điện tử trong công tác của Cục và các quy định có liên quan khác của Nhà nước;

d) Bảo vệ mật khẩu truy cập (hộp thư cá nhân hoặc mật khẩu truy cập hệ thống văn bản điện tử). Trường hợp mất mật khẩu hoặc khi gặp sự cố hay phát hiện sự cố liện quan phải báo cáo ngay về đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị, tổ chức để kịp thời xử lý;

đ) Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân; chịu trách nhiệm về nội dung thông tin các thư điện tử gửi đi của mình;

e) Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả;

g) Chủ động đề xuất sáng kiến để tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm năng cao năng suất, hiệu quả làm việc, góp phần cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí.

4. Trung tâm Tin học và đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc Cục có trách nhiệm

a) Nâng cấp, hoàn thiện hệ thống thư điện tử, phần mềm quản lý văn bản và điều hành, triển khai các giải pháp kỹ thuật đảm bảo an toàn, an ninh, bảo mật cho hệ thống văn bản điện tử;

b) Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục sự cố để hệ thống trao đổi văn bản điện tử vận hành thong suốt, liên tục; hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị, cá nhân trong việc sử dụng văn bản điện tử;

c) Tham mưu cho Cục trong việc xây dựng lộ trình và triển khai các nội dung nhằm đẩy mạnh sử dụng chữ ký số;

d) Triển khai công tác tuyên truyền, phổ biến nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;

đ) Hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo Cục trưởng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục; đề xuất các giải pháp thúc đẩy triển khai các nội dung của Văn bản này;

e) Xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện sử dụng văn bản điện tử trong các hoạt động của Cục, đảm bảo đạt mục tiêu đến 2015 có 80% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục được trao đổi dưới dạng điện tử.

5. Văn phòng Cục có trách nhiệm

a) Xây dựng, trình Cục ban hành Quy chế sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Cục;

b) Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học thực hiện rà soát, mua sắm bổ sung trang thiết bị công nghệ thông tin thiết yếu phục vụ công việc như máy tính, máy in,… cho cán bộ, công chức, viên chức đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả;

c) Nghiên cứu, đề xuất bổ sung vào nội dung bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm của tập thể, cá nhân trong việc thực hiện tốt việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của đơn vị, tổ chức trên cơ sở kết quả tổng hợp, thống kê của Trung tâm Tin học về việc thực hiện Văn bản này.

6. Phòng Tổ chức - Cán bộ có trách nhiệm

Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học và các đơn vị có liên quan để tổ chức các khoá đào tạo ngắn hạn, bảo đảm tất cả cán bộ, công chức, viên chức của Cục sử dụng thành thạo và hiệu quả thư điện tử và hệ thống văn bản điện tử trong giải quyết công việc.

7. Phòng Kế hoạch - Tài chính có trách nhiệm

Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách, cân đối kinh phí; ưu tiên bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống về quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, chữ ký số.

Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc nội dung Văn bản này./.