Cần phải đảm bảo những yêu cầu nào khi đăng ký và phát hành văn bản đi trong công tác văn thư đối với cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam?

Nội dung chính

Cần phải đảm bảo những yêu cầu nào khi đăng ký văn bản đi trong công tác văn thư đối với cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 1 Mục III Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về đăng ký văn bản đi như sau:

Đăng ký văn bản đi

a) Các văn bản chính thức ban hành, văn thư cơ quan thực hiện việc cho số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; số văn bản đi được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ của mỗi cơ quan, tổ chức; số văn bản giấy phải thống nhất với văn bản điện tử.

b) Việc đăng ký văn bản đi bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản.

c) Văn bản đi đăng ký trên hệ thống phải được in ra giấy bảo đảm đầy đủ các thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi.

(Phụ lục 1 - Mẫu sổ đăng ký văn bản đi)

Theo đó, các văn bản chính thức ban hành, văn thư cơ quan thực hiện việc cho số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; số văn bản đi được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ của mỗi cơ quan, tổ chức; số văn bản giấy phải thống nhất với văn bản điện tử. Đồng thời việc đăng ký văn bản đi bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản.

Hình từ Internet

Phát hành văn bản đi như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 2 Mục III Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về phát hành văn bản đi trong công tác văn thư như sau:

Phát hành văn bản đi

a) Văn bản đi của cơ quan, tổ chức sau khi được người có thẩm quyền ký, văn thư cơ quan phải hoàn thành thủ tục và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; nhân bản đúng số lượng, phát hành chính xác theo nơi nhận văn bản. Văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được thực hiện các thủ tục phát hành ngay sau khi người có thẩm quyền ký văn bản.

- Phát hành văn bản điện tử đi (đã có chữ ký số của người có thẩm quyền): Văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của người có thẩm quyền bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số; thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử; cập nhật các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản điện tử đã ký số vào hệ thống; chuyển văn bản điện tử đã ký số theo địa chỉ nơi nhận. Các loại văn bản điện tử được ký số để phát hành trên hệ thống là văn bản điện tử có nội dung không mật. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể các thể loại văn bản điện tử được ký số của cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp phát hành văn bản giấy từ văn bản điện tử được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số; in toàn bộ văn bản ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

- Trường hợp phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy đã phát hành: Văn thư cơ quan số hoá văn bản giấy (đã có chữ ký tay của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan, tổ chức) thành văn bản điện tử; ký số của cơ quan, tổ chức vào góc trên cùng, bên phải, trang đầu của tệp tin văn bản điện tử được số hoá từ văn bản giấy; cập nhật các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi và văn bản điện tử được số hoá vào hệ thống; chuyển văn bản điện tử đến nơi nhận qua mạng máy tính.

b) Việc phát hành văn bản trên mạng thực hiện theo quy định hiện hành.

Như vậy, đối với hoạt động phát hành văn bản đi trong công tác văn thư của cơ quan Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cần phải đảm bảo yêu cầu và các điều kiện như quy định bên trên.

Quy định về lưu văn bản đi trong công tác văn thư?

Căn cứ theo quy định tại tiểu mục 3 Mục III Hướng dẫn 14-HD/VPTW năm 2022 quy định về lưu văn bản đi trong công tác văn thư như sau:

Lưu văn bản đi

a) Đối với văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại văn thư cơ quan và được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký của mỗi tên loại văn bản. Bản chính văn bản, các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo và các tài liệu đi kèm dự thảo được lưu tại hồ sơ công việc.

b) Đối với văn bản điện tử: Văn bản điện tử được lưu trên hệ thống. Nếu cần lưu bản giấy từ văn bản điện tử đi thực hiện như sau:

- Trường hợp văn bản điện tử chưa ký số của người có thẩm quyền: Văn thư kiểm tra, hoàn thiện thể thức văn bản; in và trình người có thẩm quyền ký trực tiếp một bản giấy; đóng dấu của cơ quan, tổ chức và lưu theo quy định.

- Trường hợp văn bản điện tử đã ký số của người có thẩm quyền: Văn thư kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc chứng thực chữ ký số; in văn bản điện tử đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy; đóng dấu của cơ quan, tổ chức và lưu theo quy định.

- Trường hợp văn bản điện tử đã ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức: Văn thư in bản gốc văn bản điện tử ra giấy và thực hiện sao y văn bản để lưu theo quy định.

- Đối với văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, khi lưu văn bản, văn thư cơ quan phải lưu bản dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số kèm với bản gốc tiếng Việt.

Như vậy, đối với công tác lưu văn bản đi cần phải dựa vào hình thức văn bản là văn bản giấy hay văn bản điện tử mà thực hiện cho phù hợp.

Trân trọng!