THÔNG TƯ

CỦA  BỘ TÀI CHÍNH SỐ 03/2004/TT-BTC NGÀY 13 THÁNG 01 NĂM 2004 HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP THỰC HIỆN LUẬT NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC VÀ KHOÁN CHI HÀNH CHÍNH

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002;
Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/06/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23 /6/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60 /NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành  Luật Ngân sách nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 192/2001/QĐ-TTg ngày 17/12/2001 của Thủ tướng Chính phủ về mở rộng thí điểm khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan hành chính nhà nước và Thông tư liên tịch số 17/2002/TTLT-BTC-BTCCBCP ngày 08/02/2002 của Bộ Tài chính và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn Quyết định số 192/2001/QĐ-TTg nói trên của Thủ tướng Chính phủ;
Căn cứ Chế độ kế toán Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và các thông tư sửa đổi, bổ sung Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính (Thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 hướng dẫn kế toán quyết toán vật tư, hàng hoá tồn kho, giá trị khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành ở thời điểm cuối năm; Thông tư số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp; Thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 hướng dẫn kế toán tiếp nhận và sử dụng các khoản viện trợ không hoàn lại);
Để phù hợp với quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật Ngân sách và khoán chi hành chính; Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán trong các cơ quan nhà nước và đơn vị hành chính, sự nghiệp như sau:

I- PHẠM VI ÁP DỤNG

Thông tư này áp dụng cho tất cả các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính, sự nghiệp thuộc bộ máy quản lý nhà nước Trung ương và địa phương, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang được ngân sách nhà nước cấp  kinh phí đang thực hiện Chế độ kế toán Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ-CĐKT ngày 02/11/1996 và các thông tư hướng dẫn bổ sung, sửa đổi Chế độ kế toán Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT nói trên. Riêng đối với đơn vị sự nghiệp có thu vẫn thực hiện kế toán theo Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 và những nội dung liên quan đến tiếp nhận  kinh phí  ngân sách nhà nước quy định trong thông tư này.

II- NỘI DUNG SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

1- Bổ sung các chứng từ kế toán

1.1. Bổ sung thêm chứng từ “Bảng theo dõi thực hiện khoán chi hành chính” (Mẫu số C42-KC).

1.2. Sửa mẫu chứng từ “Phiếu kê mua hàng”             (Mẫu số C15-H).

1.3. Sử dụng các chứng từ đã sửa đổi và ban hành trong Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài chính gồm:

- Bảng thanh toán tiền lương                                      (Mẫu số C02- H)

- Bảng thanh toán tiền thưởng                                                (Mẫu số C34-SN)

- Giấy thôi trả lương                                                   (Mẫu số C35-SN)

- Giấy thanh toán tiền thuê ngoài                               (Mẫu số C36-SN)

- Bảng tổng hợp biên lai thu tiền                                            (Mẫu số C37-SN)

- Bảng kê chi tiền                                                        (Mẫu số C39-SN)

- Giấy đề nghị thanh toán                                           (Mẫu số C40- SN)

- Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ                 (Mẫu số C41- SN)

- Bảng theo dõi thực hiện khoán chi hành chính        (Mẫu số C42-KC)

(Mẫu chứng từ và phương pháp lập chứng từ kế toán xem Phụ lục số 1)

2. Sửa đổi, bổ sung tài khoản kế toán

2.1. Mở thêm các tài khoản cấp III (loại 5 chữ số) và tài khoản cấp IV (loại 6 chữ số) cho các tài khoản:

a/ TK4611 “Năm trước” 

+ TK 46111 “Nguồn chi thường xuyên”

+ TK 46112 “Nguồn chi không thường xuyên” (chi tiết từng nguồn chi)

- TK 4612 “Năm nay”

+ TK 46121 “Nguồn chi thường xuyên”

+ TK 46122 “Nguồn chi không thường xuyên” (chi tiết từng nguồn chi)

THÔNG TƯ

CỦA  BỘ TÀI CHÍNH SỐ 03/2004/TT-BTC NGÀY 13 THÁNG 01 NĂM 2004 HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP THỰC HIỆN LUẬT NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC VÀ KHOÁN CHI HÀNH CHÍNH

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước số 01/2002/QH11 ngày 16/12/2002;
Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/06/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 59/2003/TT-BTC ngày 23 /6/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 60 /NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành  Luật Ngân sách nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 192/2001/QĐ-TTg ngày 17/12/2001 của Thủ tướng Chính phủ về mở rộng thí điểm khoán biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan hành chính nhà nước và Thông tư liên tịch số 17/2002/TTLT-BTC-BTCCBCP ngày 08/02/2002 của Bộ Tài chính và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) hướng dẫn Quyết định số 192/2001/QĐ-TTg nói trên của Thủ tướng Chính phủ;
Căn cứ Chế độ kế toán Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và các thông tư sửa đổi, bổ sung Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính (Thông tư số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 hướng dẫn kế toán quyết toán vật tư, hàng hoá tồn kho, giá trị khối lượng sửa chữa lớn, XDCB hoàn thành ở thời điểm cuối năm; Thông tư số 185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998 hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp trong các đơn vị hành chính, sự nghiệp; Thông tư số 109/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 hướng dẫn kế toán tiếp nhận và sử dụng các khoản viện trợ không hoàn lại);
Để phù hợp với quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn Luật Ngân sách và khoán chi hành chính; Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán trong các cơ quan nhà nước và đơn vị hành chính, sự nghiệp như sau:

I- PHẠM VI ÁP DỤNG

Thông tư này áp dụng cho tất cả các cơ quan nhà nước, đơn vị hành chính, sự nghiệp thuộc bộ máy quản lý nhà nước Trung ương và địa phương, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các đơn vị thuộc lực lượng vũ trang được ngân sách nhà nước cấp  kinh phí đang thực hiện Chế độ kế toán Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ-CĐKT ngày 02/11/1996 và các thông tư hướng dẫn bổ sung, sửa đổi Chế độ kế toán Hành chính, sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999- TC/QĐ/CĐKT nói trên. Riêng đối với đơn vị sự nghiệp có thu vẫn thực hiện kế toán theo Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 và những nội dung liên quan đến tiếp nhận  kinh phí  ngân sách nhà nước quy định trong thông tư này.

II- NỘI DUNG SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

1- Bổ sung các chứng từ kế toán

1.1. Bổ sung thêm chứng từ “Bảng theo dõi thực hiện khoán chi hành chính” (Mẫu số C42-KC).

1.2. Sửa mẫu chứng từ “Phiếu kê mua hàng”             (Mẫu số C15-H).

1.3. Sử dụng các chứng từ đã sửa đổi và ban hành trong Thông tư số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài chính gồm:

- Bảng thanh toán tiền lương                                      (Mẫu số C02- H)

- Bảng thanh toán tiền thưởng                                                (Mẫu số C34-SN)

- Giấy thôi trả lương                                                   (Mẫu số C35-SN)

- Giấy thanh toán tiền thuê ngoài                               (Mẫu số C36-SN)

- Bảng tổng hợp biên lai thu tiền                                            (Mẫu số C37-SN)

- Bảng kê chi tiền                                                        (Mẫu số C39-SN)

- Giấy đề nghị thanh toán                                           (Mẫu số C40- SN)

- Bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ                 (Mẫu số C41- SN)

- Bảng theo dõi thực hiện khoán chi hành chính        (Mẫu số C42-KC)

(Mẫu chứng từ và phương pháp lập chứng từ kế toán xem Phụ lục số 1)

2. Sửa đổi, bổ sung tài khoản kế toán

2.1. Mở thêm các tài khoản cấp III (loại 5 chữ số) và tài khoản cấp IV (loại 6 chữ số) cho các tài khoản:

a/ TK4611 “Năm trước” 

+ TK 46111 “Nguồn chi thường xuyên”

+ TK 46112 “Nguồn chi không thường xuyên” (chi tiết từng nguồn chi)

- TK 4612 “Năm nay”

+ TK 46121 “Nguồn chi thường xuyên”

+ TK 46122 “Nguồn chi không thường xuyên” (chi tiết từng nguồn chi)

- TK 4613 “Năm sau”

+ TK 46131 “Nguồn chi thường xuyên”   

+ TK 46132 “Nguồn chi không thường xuyên” (chi tiết từng nguồn chi).

b/ TK 6611 “Năm trước”

+ TK 66111 “Chi thường xuyên”

         TK 661111- Chi thanh toán cá nhân

         TK 661112 - Chi nghiệp vụ chuyên môn

         TK 661113 - Chi mua sắm, sửa chữa

         TK 661118 - Chi thường xuyên khác

+ TK 66112 “Chi không thường xuyên”

         TK 661121 - Chi tinh giản biên chế

         TK 661122 - Chi nhiệm vụ đột xuất

         TK 661128 - Chi không thường xuyên khác

- TK 6612 “Năm nay”

+ TK 66121 “Chi thường xuyên”

          TK 661211 - Chi thanh toán cá nhân

          TK 661212 - Chi nghiệp vụ chuyên môn

          TK 661213 - Chi mua sắm, sửa chữa

          TK 661218 - Chi thường xuyên khác

+ TK 66122 “Chi không thường xuyên”

          TK 661221 - Chi tinh giản biên chế

          TK 661222 - Chi nhiệm vụ đột xuất

          TK 661228 - Chi không thường xuyên khác

- TK 6613 “ Năm  sau”

+ TK 66131 “Chi thường xuyên”

          TK 661311 - Chi thanh toán cá nhân

          TK 661312 - Chi nghiệp vụ chuyên môn

          TK 661313 - Chi mua sắm, sửa chữa

          TK 661318 - Chi thường xuyên khác

+ TK 66132 “Chi không thường xuyên”

          TK 661321 - Chi tinh giản biên chế

          TK 661322 - Chi nhiệm vụ đột xuất

          TK 661328 - Chi không thường xuyên khác.

2.2. Đổi tên và sửa đổi nội dung một số tài khoản:

a/ Đổi tên Tài khoản 008 “Hạn mức kinh phí” thành “Dự toán chi  hoạt động”.

Tài khoản này dùng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp được ngân sách cấp kinh phí hoạt động để phản ánh số dự toán kinh phí hoạt động được cấp có thẩm quyền giao và việc rút dự toán kinh phí ra sử dụng.

Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khoản 008 “Dự toán chi hoạt động”:

Bên Nợ: Dự toán chi hoạt động được giao

Bên Có: Rút dự toán chi  hoạt động ra sử dụng

Số dư Nợ: Dự toán chi  hoạt động còn lại chưa rút.

Tài khoản 008 có 2 tài khoản cấp II:

- Tài khoản 0081 “Dự toán chi thường xuyên”

- Tài khoản 0082 “Dự toán chi không thường xuyên”.

b/ Đổi tên Tài khoản 009 “Hạn mức kinh phí khác” thành “Dự toán chi chương trình, dự án”.

Tài khoản này dùng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp được ngân sách cấp kinh phí chương trình, dự án, đề tài khoa học và kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản để phản ánh số dự toán kinh phí ngân sách nhà nước giao cho các chương trình, dự án, đề tài khoa học, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản và việc rút dự toán kinh phí này ra sử dụng.

Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khoản 009 “Dự toán chi chương trình, dự án”:

Bên Nợ: Dự toán chi chương trình dự án được giao

Bên Có: Rút dự toán chi chương trình dự án ra sử dụng

Số dư Nợ: Dự toán chi chương trình dự án còn lại chưa rút.

Tài khoản 009 có 3 tài khoản cấp II:

- 0091 “Dự toán chi chương trình, dự án”

- 0092 “Dự toán chi đề tài khoa học”

- 0093 “Dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản .

2.3. Bổ sung Tài khoản 4214 “Chênh lệch khoán chi hành chính” của Tài khoản 421 “Chênh lệch thu chi chưa xử lý”.

Tài khoản này dùng cho các đơn vị hành chính đã thực hiện khoán biên chế và khoán chi hành chính để hạch toán số chênh lệch do tiết kiệm khoán biên chế và khoán chi hành chính và việc phân phối sử dụng số tiết kiệm đó.

Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khoản 4214 “Chênh lệch khoán chi hành chính”:

Bên Nợ: Kết chuyển số đã chi từ khoản tiết kiệm cho tăng thu nhập của cán bộ, công chức, chi khen thưởng, chi phúc lợi và chi nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc...;

Bên Có: Tạm trích số tiết kiệm chi hoặc kết chuyển số tiết kiệm chi được trích thêm từ tài khoản nguồn kinh phí thường xuyên sang khi quyết toán được duyệt;

Số dư bên Có: Số tiết kiệm khoán chi còn lại chưa sử dụng.

2.4. Bổ sung Tài khoản 336 “Tạm ứng của Kho bạc”

Tài khoản này dùng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp được ngân sách cấp kinh phí để phản ảnh số kinh phí đã tạm ứng của Kho bạc và việc thanh toán số kinh phí tạm ứng đó trong thời gian dự toán chi ngân sách chưa được cấp có thẩm quyền giao hoặc dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền giao nhưng chưa đủ điều kiện thanh toán.

Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khoản 336 "Tạm ứng của Kho bạc":

Bên Nợ: Kết chuyển số tạm ứng đã thanh toán thành nguồn kinh phí

Bên Có: Số tiền đã nhận tạm ứng của Kho bạc

Số dư bên Có: Số tiền tạm ứng đã nhận của Kho bạc nhưng chưa thanh toán.

2.5. Bổ sung Tài khoản 004 “Khoán chi hành chính” (Tài khoản ngoài bảng)

Tài khoản này dùng cho đơn vị hành chính đã thực hiện khoán biên chế và khoán chi hành chính để phản ảnh số đã khoán chi và tình hình thực hiện khoán chi, trên cơ sở đó xác định số tiết kiệm chi làm cơ sở bổ sung thu nhập cho cán bộ công chức và chi khen thưởng, phúc lợi, chi nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc.

Tài khoản 004 “Khoán chi hành chính” mở chi tiết theo từng mục được khoán.

Kết cấu và nội dung phản ảnh của Tài khoản 004 "Khoán chi hành chính":

Bên Nợ:          - Số được khoán của từng mục chi 

Bên Có:           - Số chi thực tế của từng mục

- Số tiết kiệm chi kết chuyển khi đã xử lý

Số dư bên Nợ:            - Số được khoán chi chưa sử dụng

   -  Số tiết kiệm chi chưa xử lý ở thời điểm cuối kỳ.

Tài khoản 004 có 2 tài khoản cấp II:

+ TK 0041 “Khoán chi hành chính năm trước”

+ TK 0042 “Khoán chi hành chính năm nay”.

3. Sửa đổi, bổ sung sổ kế toán

(Mẫu sổ và phương pháp ghi sổ xem Phụ lục số 2).

4. Sửa đổi báo cáo tài chính

4.1. Sửa lại báo cáo “Tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí” (Mẫu B02-H) và các phụ biểu của Mẫu B02-H.

4.2. Bổ sung báo cáo tài chính sau:

- Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu khoán chi hành chính (Mẫu số B10- KC)

- Báo cáo sử dụng số kinh phí tiết kiệm về khoán chi hành chính (Mẫu số B11- KC)

(Mẫu báo cáo và phương pháp lập báo cáo bổ sung, sửa đổi xem Phụ lục số 3).

III- PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ
CHỦ YẾU CÓ SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

1. Đối với các đơn vị được ngân sách cấp kinh phí

1.1. Đầu năm khi đơn vị được cấp có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động, ghi:

Nợ TK 008 “Dự toán chi hoạt động” và các tài khoản cấp II phù hợp:

- 0081 “Dự toán chi thường xuyên”

- 0082 “Dự toán chi không thường xuyên”.

1.2. Khi nhận dự toán chi chương trình dự án, đề tài khoa học, dự toán chi đầu tư  xây dựng cơ bản được cấp có thẩm quyền giao, ghi:

Nợ TK 009 “Dự toán chi chương trình, dự án” và các tài khoản cấp II phù hợp.

1.3. Khi rút dự toán chi ngân sách ra sử dụng (dự toán chi hoạt động và dự toán chi chương trình dự án), căn cứ vào giấy rút dự toán ngân sách và các chứng từ có liên quan, ghi Có TK 008 “Dự toán chi hoạt động” hoặc ghi Có TK 009 “Dự toán chi chương trình, dự án", đồng thời ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

Nợ TK 152 - Vật liệu dụng cụ

Nợ TK 211 - Tài sản cố định hữu hình

Nợ TK 213 - Tài sản cố định vô hình

Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang

Nợ TK 331 - Các khoản phải trả

Nợ TK 661 - Chi hoạt động

…..

Có TK 462 - Nguồn kinh phí dự án

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

(Chi tiết TK cấp II, III phù hợp).

1.4. Đối với các đơn vị trong trường hợp dự toán chi ngân sách chưa được cấp có thẩm quyền giao hoặc dự toán đã được cấp có thẩm quyền giao nhưng chưa đủ điều kiện để thanh toán, đơn vị được Kho bạc cho ứng trước kinh phí:

a. Khi nhận tạm ứng của Kho bạc, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Nợ TK 152 - Vật liệu dụng cụ

Nợ TK 331 - Các khoản phải trả

Nợ TK 661 - Chi hoạt động

.............

Có TK 336 - Tạm ứng của Kho bạc.

b. Khi  đơn vị được  cấp có thẩm quyền giao dự toán, ghi Nợ TK 008 "Dự toán chi hoạt động".

c. Khi Kho bạc tiến hành thu hồi số tạm ứng của đợn vị, căn cứ vào giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng và giấy rút dự toán, chuyển số đã nhận tạm ứng thành nguồn kinh phí hoạt động thường xuyên, ghi Có TK 008 "Dự toán  chi  hoạt động", đồng thời ghi: 

Nợ TK 336 - Tạm ứng của Kho bạc

Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (4612 - Năm nay)

(Tài khoản cấp III phù hợp).

1.5. Đối với những đơn vị được ngân sách thanh toán chi trả bằng lệnh chi tiền, khi nhận được giấy báo của Kho bạc, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt (Nếu nhận bằng tiền mặt về quỹ)

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc

(Nếu được chuyển về tài khoản tiền gửi dự toán)

Nợ TK 331- Các khoản phải trả (Cấp chuyển thẳng cho người được hưởng)

Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (TK cấp II, III phù hợp)

Có TK 462- Nguồn kinh phí dự án (TK cấp II phù hợp).

1.6. Khi chi hoạt động hoặc chi dự án, ghi:

Nợ TK 662- Chi dự án (Tài khoản cấp II phù hợp)

Nợ TK 661- Chi hoạt động (Tài khoản cấp II, III phù hợp)

Có TK 111- Tiền mặt

Có TK 152- Vật liệu dụng cụ

Có TK 312- Tạm ứng

Có TK 331- Các khoản phải trả

Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (4612- Năm nay)

Có TK 462- Nguồn kinh phí dự án

Có TK 466- Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ

…...

2. Đối với các đơn vị thực hiện khoán chi hành chính

2.1. Phản ảnh số được khoán về chi lương và chi hành chính theo biên chế được khoán vào bên Nợ TK 004 “Khoán chi hành chính” ngoài Bảng cân đối tài khoản (Chi tiết theo từng mục khoán).

2.2. Phản ảnh nguồn kinh phí đã rút của các mục đã khoán, ghi:

Nợ TK 111- Tiền mặt

Nợ TK 152- Vật liệu dụng cụ

Nợ TK 331- Các khoản phải trả

Nợ TK 661- Chi hoạt động

…. ..

Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (4612- Năm nay)

(Tài khoản cấp III phù hợp và chi tiết theo nguồn kinh phí của mục khoán);

Đồng thời ghi Có TK 008 "Dự toán chi hoạt động".

2.3. Khi chi thực tế  về các nội dung đã khoán, ghi: 

Nợ TK 661- Chi hoạt động

(TK 6612 - Năm nay và các tài khoản cấp III, cấp IV phù hợp)

Có TK 111- Tiền mặt

Có TK 152- Vật liệu dụng cụ

Có TK 331- Các khoản phải trả

Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động

(chi tiết TK 4612- Năm nay và các TK cấp III)

…...

Đồng thời, căn cứ vào bảng thanh toán khoán chi cuối kỳ ghi Có TK 004 “Khoán chi hành chính” (Chi tiết theo từng mục khoán).

2.4. Cuối kỳ kết chuyển số chi thực tế vào nguồn kinh phí đã khoán khi quyết toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ghi:

Nợ TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (Tài khoản cấp II, III phù hợp và nguồn kinh phí của các nội dung đã khoán)

Có TK 661- Chi hoạt động

(Tài khoản cấp II, III, IV phù hợp và các mục đã khoán).

2.5. Số chênh lệch  bên Nợ lớn hơn bên Có  của TK 004 “Khoán chi hành chính” là số kinh phí khoán chưa sử dụng trong kỳ và số tiết kiệm chi của các mục khoán vào cuối kỳ.

2.6. Trong kỳ tạm trích số tiết kiệm để chi và cuối kỳ trích bổ sung thêm theo quyết toán được duyệt sang tài khoản chênh lệch thu chi chưa xử lý, ghi:

Nợ TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (Tài khoản cấp II, III phù hợp)

Có TK 421- Chênh lệch thu chi chưa xử lý

(4214- Chênh lệch khoán chi hành chính).

2.7. Bổ sung phần thu nhập tăng thêm cho cán bộ công chức từ số tiết kiệm chi, ghi:

Nợ TK 661- Chi hoạt động (TK cấp II, III phù hợp)

Có TK 334- Phải trả viên chức.

2.8. Chi khen thưởng, chi phúc lợi, chi nâng cao hiệu quả chất lượng công việc, chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ, chi cho đào tạo cán bộ công chức hoặc chi bổ sung nguồn kinh phí đầu tư XDCB từ số tiết kiệm chi, ghi:

Nợ TK 661 - Chi hoạt động (TK cấp II, III, IV phù hợp)

Có TK 111- Tiền mặt

Có TK 152- Vật liệu dụng cụ

Có TK 312- Tạm ứng

Có TK 331- Các khoản phải trả

Có TK 441- Nguồn kinh phí đầu tư XDCB (nếu có)

Có TK 466- Nguồn kinh phí hoạt động

…...

2.9. Quyết toán số kinh phí tiết kiệm đã sử dụng để nâng cao hiệu quả chất lượng công việc và bổ sung tăng thu nhập với nguồn tiết kiệm chi, ghi:

Nợ TK 421 - Chênh lệch thu chi chưa xử lý

(4214- Chênh lệch khoán chi hành chính)

Có TK 661- Chi hoạt động (TK cấp II, III, IV phù hợp và các mục chi tương ứng).

IV- ĐIỀU KHOẢN THI  HÀNH

1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng công báo và áp dụng cho năm ngân sách 2004. Những đơn vị hành chính, sự nghiệp thuộc phạm vi áp dụng  tại  mục I Thông tư này phải tổ chức thực hiện công tác kế toán theo Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 và các thông tư sửa đổi, bổ sung Quyết định số 999-TC/QĐ/CĐKT và theo hướng dẫn tại Thông tư này.

2. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc các Bộ, ngành, địa phương, đơn vị phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết.

PHỤ LỤC SỐ 1

MẪU CHỨNG TỪ VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỬA ĐỔI, BỔ SUNG THEO THÔNG TƯ SỐ 03/2004/TT-BTC
NGÀY 13/01/2004 CỦA BỘ TÀI CHÍNH

PHIẾU KÊ MUA HÀNG

Ngày... tháng.... năm 200....

Quyển số:..........

Số:.............……

- Họ tên người bán: ................................................Nợ:..................

- Địa chỉ: ..................................................................Có:...................

- Họ tên người mua:................................................

- Bộ phận (Phòng ban):……………………………

................................................................................

- Hình thức thanh toán:……………………………

- Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ...........................................................

* Ghi chú: ..........................................................................................

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Tháng..... năm 200...

Số:................

Tổng số tiền bằng chữ:.....................................................

BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG

Quý..... năm 200...                                                               

 Số:................

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY THÔI TRẢ LƯƠNG

Họ và tên: ...........................................

Chức vụ: ..............................................

Nay chuyển đến công tác tại....... theo Quyết định số...... ngày..... tháng..... năm..... của.............

Đơn vị.......................... đã trả lương và các khoản phụ cấp đến hết ngày..... tháng..... năm..... theo chi tiết như sau:

- Mã số ngạch:..................................................

- Hệ số lương:.....................................................

- Phụ cấp chức vụ:...............................................

- Phụ cấp khác (nếu có):......................................

Tổng số tiền:........................................................

(Viết bằng chữ:.....................................................................................)

Các quyền lợi khác: Bảo hiểm xã hội đã đóng hết tháng.....năm.....

Đề nghị cơ quan mới tiếp tục trả lương và nộp BHXH cho Ông/Bà..................  từ ngày..... tháng..... năm..... theo quy định hiện hành.

Ngày... tháng.... năm 200.…

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Nơi nhận:

GIẤY THANH TOÁN TIỀN THUÊ NGOÀI

(Dùng cho thuê nhân công, thuê khoán việc)

Họ và tên người thuê:........................................................................................

Bộ phận (Hoặc địa chỉ):.....................................................................................

Đã thuê những người làm các công việc sau để: ........................................ tại địa điểm................................ từ ngày..... .. đến ngày.....

Số tiền bằng chữ:..............................................................................................

(Kèm theo.... chứng từ gốc)

BẢNG TỔNG HỢP BIÊN LAI THU TIỀN

Ngày..... tháng..... năm 200…

Số:............

Tổng số tiền (viết bằng chữ):............................................................................

Người lập bảng tổng hợp

(Ký, họ tên)

BẢNG KÊ CHI TIỀN

Ngày..... tháng..... năm 200…

Họ và tên người chi:.......................................................................

Bộ phận (Phòng ban) ....................................................................

Chi cho  công việc ........................................................................

Số tiền bằng chữ:..........................................................................................

(Kèm theo.... chứng từ gốc)

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Ngày.... tháng.... năm 200…

Kính gửi:...................................

Họ và tên người đề nghị thanh toán:......................................................

Bộ phận (Phòng ban):............................................................................

Nội dung thanh toán:.............................................................................

Số tiền:...................................................................................................

Viết bằng chữ:.......................................................................................

(Kèm theo…......... chứng từ gốc)

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM NGOÀI GIỜ

Tháng .... Năm 200…

Số tiền viết bằng chữ: ...............

Kèm theo các chứng từ gốc:   Bảng chấm công làm thêm giờ tháng ..... năm 200...

BẢNG THEO DÕI THỰC HIỆN KHOÁN CHI  HÀNH CHÍNH

Tháng .... (hoặc Quý) Năm 200 .....

GIẢI THÍCH NỘI DUNG VÀ
PHƯƠNG PHÁP GHI CÁC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BỔ SUNG SỬA ĐỔI

PHIẾU KÊ MUA HÀNG

(Mẫu số C15- H)

1- Mục đích: Phiếu kê mua hàng là chứng từ kê khai mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ trên thị trường trong trường hợp đối tượng bán hàng không ở diện phải lập hoá đơn, làm căn cứ lập phiếu nhập kho và thanh toán tiền mua hàng hoá, dịch vụ.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi

Phiếu kê mua hàng phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong 1 năm. Mỗi quyển “Phiếu kê mua hàng" phải được đánh số liên tục từ đầu quyển đến cuối quyển.

- Trường hợp mua ở nơi có cửa hàng ghi rõ họ tên, địa chỉ của người  bán hàng (Số nhà, phố, quầy số,...). Trường hợp mua của người không ở diện phải lập hoá đơn thì không phải ghi.

- Ghi rõ họ tên, bộ phận (phòng ban) của người trực tiếp đi mua hàng.

- Hình thức thanh toán: Ghi rõ thanh toán bằng tiền mặt.

Cột 1, 2, 3: Ghi số thứ tự, tên qui cách, phẩm chất, đơn vị tính của từng thứ vật tư, hàng hoá, dịch vụ.

Cột 4: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã mua.

Cột 5: Ghi đơn giá mua của từng thứ hàng hoá.

Cột 6: Ghi số tiền phải trả cho từng loại hàng hoá, dịch vụ đã mua.

Dòng cộng ghi tổng số tiền đã mua các loại hàng hoá ghi trong phiếu ở cột 6.

Các cột 2, 3, 4, 5, 6 nếu còn thừa thì được gạch 1 đường chéo từ trên xuống.

Phiếu kê mua hàng do người mua lập 2 liên (đặt giấy than viết 1 lần)

Sau khi nhận hàng và trả tiền xong, người mua và người bán có cửa hàng cùng ký vào phiếu kê mua hàng. Người mua phải chuyển “Phiếu kê mua hàng" cho người có thẩm quyền ký duyệt và làm thủ tục nhập kho (nếu có) hoặc giao hàng cho người quản lý sử dụng. Phiếu kê mua hàng sau khi được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phê duyệt làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán .

Liên 1 lưu, liên 2 kế toán làm thủ tục thanh toán.

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

(Mẫu số C02- H)

1- Mục đích: Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp và thu nhập tăng thêm cho công nhân viên, đồng thời để kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên trong cơ quan.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, Bảng tính phụ cấp, trợ cấp, Phiếu nghỉ việc hưởng BHXH, chứng từ chia thu nhập tăng thêm do tiết kiệm chi ...

Cột 1, 2, 3: Ghi số thứ tự, mã số, họ và tên người được hưởng lương.

Cột 4: Ghi cấp bậc và chức vụ.

Cột 5: Ghi mã số ngạch lương.

Từ cột 6 đến cột 9: Lương theo hệ số, trong đó:

+ Cột 6: Ghi hệ số lương cơ bản

+ Cột 7: Ghi hệ số phụ cấp

+ Cột 8: Ghi tổng hệ số được hưởng

+ Cột 9: Ghi tổng số tiền lương cơ bản được hưởng

Cột 9 = cột 8 x lương cơ bản

Từ cột 10 đến cột 12: Ghi phần thu nhập tăng thêm, trong đó:

+ Cột 10: Ghi hệ số thu nhập chia thêm  của từng người từ  số tiết kiệm chi của  đơn vị . Hệ số này căn cứ vào mức độ đóng góp vào công việc và tạo ra tiết kiệm cho đơn vị

+ Cột 11: Ghi mức chia hệ số của đơn vị từ số tiết kiệm chi (Mức chia 1 hệ số do thủ trưởng đơn vị quyết định)

+ Cột 12: Ghi số tiền được chia thêm (Cột 12= cột 10 x cột 11)

+ Cột 13: Ghi số ngày nghỉ việc không được hưởng lương

+ Cột 14: Ghi số tiền lương của những ngày nghỉ việc không được hưởng lương

+ Cột 15: Ghi số ngày nghỉ được hưởng BHXH

+ Cột 16: Ghi tổng số tiền BHXH trả thay lương cho những ngày nghỉ việc hưởng BHXH

+ Cột 17: Ghi tổng cộng tiền lương và BHXH được hưởng

Cột 17 = cột 9 + cột 12 - cột 14 + cột 16

+ Cột 18, 19, 20, 21: Ghi các khoản trừ vào lương và tổng số tiền phải trừ vào lương

+ Cột 22: Ghi tổng số tiền lương còn được nhận của mỗi người

+ Cột 23: Khi lĩnh lương, người nhận tiền phải trực tiếp ký xác nhận vào bảng thanh toán lương, hoặc người nhận hộ phải ký xác nhận. Đối với các đơn vị thực hiện việc thanh toán tiền lương qua Kho bạc thì người nhận lương ký trực tiếp vào tờ séc của mình và không phải ký vào bảng thanh toán tiền lương.

Cuối mỗi tháng căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt. Trên cơ sở đó lập phiếu chi và phát lương cho cán bộ. Bảng thanh toán tiền lương được lưu tại phòng kế toán của đơn vị. Nếu đơn vị thực hiện việc trả lương tại Kho bạc thì Bảng thanh toán tiền lương được lập thành 2 liên:

- 1 liên lưu tại phòng kế toán đơn vị để làm cơ sở ghi sổ;   

- 1 liên chuyển cho Kho bạc (nơi chịu trách nhiệm trả lương cho đơn vị) để làm cơ sở thanh toán tiền lương cho từng cá nhân.

BẢNG THANH TOÁN TIỀN THƯỞNG

(Mẫu số C34- SN)

1- Mục đích:

Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi

Bảng thanh toán tiền thưởng được lập khi có chia tiền từ quỹ thưởng

Cột 1, 2: Ghi số thứ tự, họ và tên từng cán bộ thuộc diện được thưởng

Cột 3: Ghi rõ chức vụ

Cột 4: Ghi xếp loại thưởng (loại A, B, C...)

Cột 5, 6, 7, 8: Ghi rõ các khoản tiền được thưởng trong kỳ như thưởng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ,... và ghi rõ tổng số tiền được thưởng của từng khoản

Cột 9: Khi nhận tiền thưởng người nhận tiền phải ký nhận vào cột này.

GIẤY THÔI TRẢ LƯƠNG

(Mẫu số C35- SN)

1- Mục đích: Giấy thôi trả lương dùng cho đơn vị khi có cán bộ, công chức được điều động, thuyên chuyển công tác đến một cơ quan khác, làm căn cứ để cơ quan mới tiếp tục quá trình chi trả lương và giải quyết các chế độ chính sách có liên quan.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

Giấy thôi trả lương phải ghi rõ họ và tên, chức vụ của cán bộ được điều động, thuyên chuyển công tác.

Ghi rõ nơi nhận công tác mới theo quyết định số.... ngày... tháng... năm.Ghi rõ đơn vị cũ đã trả lương và các khoản phụ cấp cán bộ được điều động chuyển đi đến hết ngày tháng năm nào theo các tiêu thức:  Mã số ngạch; Hệ số lương, Phụ cấp chức vụ (nếu có); Các khoản phụ cấp khác (nếu có) và tính ra tổng số tiền bằng số và bằng chữ  hàng tháng đơn vị đã trả.

Các quyền lợi khác đã được đơn vị cũ đóng BHXH đến hết tháng, năm.

Đề nghị cơ quan mới tiếp tục trả lương từ ngày, tháng, năm và đóng tiếp BHXH từ tháng.... năm....

GIẤY THANH TOÁN TIỀN THUÊ NGOÀI

(Mẫu số C36- SN)

1- Mục đích: Giấy thanh toán tiền thuê ngoài là chứng từ để thanh toán cho người được thuê những công việc không lập được hợp đồng như thuê lao động bốc vác, thuê vận chuyển thiết bị, thuê làm khoán 1 công việc nào đó....

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi 

Ghi họ và tên người thuê thuộc bộ phận nào (Phòng, ban, Trung tâm)

Ghi rõ thuê làm công việc gì, ở đâu vào thời gian nào

Cột 1, 2: Ghi số thứ tự, họ và tên người được thuê

Cột 3: Ghi rõ số chứng minh thư và địa chỉ người được thuê

Cột 4: Ghi rõ nội dung, tên công việc đã thuê

Cột 5: Ghi số công lao động hoặc khối lượng công việc đã làm

Cột 6: Ghi đơn giá phải thanh toán cho 1 công lao động hoặc 1 đơn vị khối lượng công việc. Trường hợp thuê khoán gọn cột này để chống

Cột 7: Ghi số tiền phải thanh toán (Cột 7 = cột 5 x cột 6)

Cột 8: Người được thuê ký nhận khi nhận tiền.

BẢNG TỔNG HỢP BIÊN LAI THU TIỀN

(Mẫu số C37- SN)

1- Mục đích: Bảng tổng hợp Biên lai thu tiền dùng cho các đơn vị có thu phí, lệ phí để tổng hợp các biên lai đã thu của các bộ phận có nhiều nội dung thu trong ngày, làm cơ sở để nhập quỹ tiền mặt.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi

Bảng tổng hợp biên lai thu tiền do người thu tiền lập và được đánh số liên tục và ghi rõ ngày tháng lập.

Cột 1: Ghi tên bộ phận thu

Cột 2: Ghi ký hiệu biên lai

Cột 3: Ghi ký hiệu của quyển biên lai

Cột 4, 5: Số biên lai  từ số đến số

Cột 6: Ghi tổng số tiền ghi trên biên lai

Trong đó: Cột 7, 8, 9: Ghi số tiền đã thu theo từng nội dung thu 

Cuối mỗi bảng tổng hợp biên lai, người lập bảng phải ký và ghi rõ họ tên.

BẢNG KÊ CHI TIỀN

(Mẫu số C39- SN)

1- Mục đích: Bảng kê chi tiền là chứng từ dùng để liệt kê các khoản đã chi cho những công việc trong dự toán được duyệt mà những khoản chi này không lớn có thể có chứng từ và có thể không có chứng từ nhưng người chi tiền phải chịu trách nhiệm về số tiền đã chi để làm căn cứ thanh toán và hạch toán vào chi phí.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi:

Bảng kê chi tiền do người trực tiếp chi tiêu lập theo đúng nội dung đã chi (theo quy định) nếu có những khoản chi vượt trội hoặc bất thường thì phải có giải trình. Bảng kê chi tiền phải được người có thẩm quyền duyệt mới có giá trị làm căn cứ thanh toán và ghi sổ.

Ghi rõ họ tên, đơn vị hoặc bộ phận của người đã chi tiền.

Ghi rõ nội dung công việc làm phát sinh các khoản chi được kê ở cột 2 và số tiền của từng nội dung chi ghi vào cột 3.

Cuối chứng từ ghi rõ tổng số tiền bằng số và bằng chữ kèm theo các chứng từ gốc (nếu có).

Sau khi thực hiện xong nhiệm vụ được giao, người trực tiếp chi tiến hành lập Bảng kê chi tiền chuyển cho người có thẩm quyền ký duyệt. Sau khi được duyệt chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

 (Mẫu số C40- SN)

1- Mục đích: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trường hợp đã chi không bằng tiền tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) để làm thủ tục thanh toán.

2- Phương pháp và trách nhiệm ghi

Ghi rõ họ và tên người đề nghị thanh toán.

Ghi rõ bộ phận (phòng, ban) của người đề nghị thanh toán.

Nội dung thanh toán: Ghi tóm tắt nội dung đề nghị thanh toán.

Ghi rõ số tiền bằng số và bằng chữ.

Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho những nhiệm vụ được giao, người mua hàng hoặc chi tiêu lập Giấy đề nghị thanh toán chuyển cho phụ trách kế toán kiểm soát và chuyển cho người có thẩm quyền phê duyệt. sau khi đã được duyệt chuyển cho kế toán để làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán.

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LÀM THÊM NGOÀI GIỜ

(Mẫu số C41-SN)

1- Mục đích: Bảng thanh toán tiền làm ngoài giờ nhằm xác định khoản tiền làm thêm giờ mà công chức, viên chức được hưởng sau khi đã làm việc thêm ngoài giờ.

2- Phương pháp lập:

Dòng tháng năm: Ghi rõ tháng và năm mà công chức viên chức đã tiến hành làm thêm.

Cột 1, 2 - Số thứ tự , họ tên: Ghi rõ số thứ tự, họ và tên của người làm thêm ngoài giờ.

Cột 3- Hệ số lương: Ghi rõ hệ số lương công chức viên chức đang hưởng

Cột 4- Hệ số phụ cấp chức vụ: Ghi rõ hệ số phụ cấp chức vụ của công chức viên chức đang hưởng.

Cột 5: Tổng hệ số lương và phụ cấp

Cột 6: Ghi lương tháng của từng người tính theo hệ số

Cột 7 - Mức lương ngày: Được tính bằng lương cơ bản (theo quy định của Nhà nước)  x  (hệ số lương +  hệ số phụ cấp chức vụ) (Chia) / số ngày làm việc trong tháng theo quy định của nhà nước.

Cột 8 - Mức lương giờ: Được tính bằng Mức lương ngày của từng người (chia) / 8 giờ.

Các cột 9, 11, 13: Số giờ làm thêm ngày thường, số giờ làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật, số giờ làm thêm ngày lễ, tết: căn cứ vào bảng chấm công làm thêm ngoài giờ trong tháng đó của từng người để ghi.

Cột 10 thành tiền của làm thêm ngày thường (cột 10) = số giờ (cột 9) x  mức lương giờ (cột 8) x  hệ số được hưởng thêm làm ngày thường (1,5)

Cột12 thành tiền của làm thêm ngày thứ 7, CN:(cột 12) = số giờ (cột 11) x mức lương giờ (cột 8) x hệ số được hưởng thêm làm thứ bảy CN ( 2)

Cột 14 thành tiền của làm thêm ngày lễ, tết (cột 14) = số giờ (cột 13) x  mức lương giờ (cột 8) x hệ số được hưởng thêm làm ngày lễ tết (3)

Cột 15 tổng cộng tiền:  Cột 15 = Cột 10 + Cột 12 + Cột 14

Bảng thanh toán tiền làm ngoài giờ phải kèm theo bảng chấm công làm ngoài giờ của tháng đó, có đầy đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt. Sau đó làm căn cứ lập phiếu chi tiền làm thủ tục xuất quỹ thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ. Người làm thêm ngoài giờ khi nhận tiền phải ký vào bảng thanh toán tiền làm thêm ngoài giờ.

Bảng thanh toán tiền làm ngoài giờ được lập thành 2 bản, 01 bản người lập giữ để so sánh đối chiếu, 01 bản lưu tại phòng kế toán để làm căn cứ thanh toán.

BẢNG THEO DÕI THỰC HIỆN KHOÁN CHI  HÀNH CHÍNH

(Mẫu số C42-KC)

1- Mục đích: Bảng theo dõi thực hiện khoán chi hành chính dùng để theo dõi tình hình thực hiện khoán chi hành chính của từng bộ phận và toàn đơn vị.

2- Phương pháp lập:

- Căn cứ lập: Dựa vào sổ theo tình hình thực hiện khoán chi hành chính của từng phòng, ban trong tháng, trong quý để lập;

- Cột 1 Tên Phòng, Ban, bộ phận: Ghi tên các phòng, ban, bộ phận được giao khoán. Mỗi bộ phận trong đơn vị ghi 1 dòng và ghi số giao khoán và thực hiện của những mục đã khoán cho phòng, ban, bộ phận đó.

- Cột 2 đến cột 7 theo dõi khoán chi quỹ lương: Phần giao khoán và phần thực hiện của từng bộ phận được giao khoán hoặc của toàn đơn vị.

- Cột 8 đến cột 10 theo dõi khoán chi điện thoại: Ghi mức giao khoán chi và thực tế chi về điện thoại của từng máy của từng bộ phận.

- Từ cột 11 đến cột 20 ghi mức khoán và mức thực hiện của các mục khoán khác. Số cột ở phần này nhiều hay ít phụ thuộc vào số mục khoán nhiều hay ít .

- Cột 21 ghi tổng số tiền lương đã giao khoán trong kỳ.

- Cột 22 ghi tổng số tiền khoán của các mục khác ngoài lương trong kỳ. Có thể lấy mức khoán của từng mục trong từng tháng, hoăc quý. Nếu không có mức khoán của từng tháng, quý thì lấy mức khoán năm chia cho tháng hoặc chia cho 4 quý.

- Cột 23, 24: Ghi tổng số của tiền lương thực tế và số thực hiện các mục đã khoán.

- Cột 25, 26 - Chênh lệch: Lấy tổng số thực hiện của 2 cột 23 + 24 đem so sánh với tổng số của 2 cột 23 + 24. Nếu ra số tiết kiệm ghi vào cột 26, nếu ra số vượt chi ghi vào cột 25.

Tính kết quả cuối cùng toàn đơn vị bù trừ phần vượt chi (cột 25) với phần tiết kiệm (cột 26).

Số liệu trên bảng này được ghi vào sổ tổng hợp thực hiện khoán chi của toàn đơn vị.

PHỤ LỤC SỐ 2

MẪU SỔ VÀ PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ KẾ TOÁN SỬA ĐỔI, BỔ SUNG
THEO THÔNG TƯ SỐ 03/2004/TT-BTC NGÀY 13/01/2004 CỦA BỘ TÀI CHÍNH

TỔNG HỢP  NGUỒN KINH PHÍ

Tài khoản:.................... Loại kinh phí…. Nguồn kinh phí:........................

Quí........... Năm 200…

- Sổ này có:.....trang, đánh số từ trang 01 đến trang....

- Ngày mở sổ:.........

SỔ CHI TIẾT CÁC KHOẢN THU

Tên khoản thu: ...........................................

                        - Sổ này có....... trang, đánh số từ trang 01 đến trang.......

                        - Ngày mở sổ:

SỔ CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG

- Nguồn kinh phí ………..

- Loại..... khoản .........  Nhóm mục ……..

- Mục ………

- Sổ này có....... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .......

- Ngày mở sổ:

SỔ CHI TIẾT DỰ ÁN

Tên dự án: ................................ Mã số: .........................

 Thuộc chương trình: ........................................................

  Năm khởi đầu: ....................Năm kết thúc: .....................

                                                           Nguồn kinh phí .................................................................

                                                                         Mục...................................................................................

Tài khoản cấp II:…………………………………………

- Sổ này có....... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .......

- Ngày mở sổ:

SỔ THEO DÕI KINH PHÍ CẤP CHO CẤP DƯỚI

- Đơn vị cấp dưới: ...............................................................................

- Loại: ..........khoản..............................................................................

- Sổ này có ..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .....

                                                                                                                        - Ngày mở sổ:

SỔ THEO DÕI NGUỒN KINH PHÍ NGÂN SÁCH CẤP

Tài khoản:................ Tên nguồn kinh phí: ................. Nơi cấp: .................

Loại ............... Khoản ...................... Nhóm mục......... (Hoặc mục):………….

- Sổ này có .......trang, đánh số từ trang 01 đến trang ......

- Ngày mở sổ:

SỔ THEO DÕI NGUỒN KINH PHÍ NGOÀI NGÂN SÁCH

- Tài khoản: ............................................

- Tên nguồn kinh phí:...............................

           - Loại …………….. khoản   ……………

- Sổ này có..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang.....

                                                                                                                        - Ngày mở sổ:

SỔ TỔNG HỢP CHI NGÂN SÁCH THEO NHÓM MỤC (HOẶC MỤC)

- Sổ này có..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .....

- Ngày mở sổ:

SỔ THEO DÕI THỰC HIỆN KHOÁN CHI  HÀNH CHÍNH

(Dùng theo dõi số thực  chi  về khoán của các phòng ban trong đơn vị)

TÊN PHÒNG , BAN ………….

- Sổ này có..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .....

                                                                                                                        - Ngày mở sổ:

SỔ TỔNG HỢP TÌNH HÌNH  THỰC HIỆN KHOÁN CHI  HÀNH CHÍNH

Tháng hoặc quý….......……

- Sổ này có..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang .....

- Ngày mở sổ:

SỔ THEO DÕI SỬ DỤNG KINH PHÍ TIẾT KIỆM CHI

- Sổ này có..... trang, đánh số từ trang 01 đến trang.....

- Ngày mở sổ:

SỔ THEO DÕI TẠM ỨNG CỦA KHO BẠC

Loại tạm ứng (Chưa có dự toán hoặc có dự toán nhưng chưa đủ điều kiện thanh toán )………….

      - Sổ này có.... trang, đánh số từ trang 01 đến trang.....

                                                                                                                 - Ngày mở sổ:

PHƯƠNG PHÁP GHI SỔ KẾ TOÁN SỬA ĐỔI, BỔ SUNG

SỔ TỔNG HỢP NGUỒN KINH PHÍ

(Mẫu số S 41a - H)

1- Mục đích:

Sổ này dùng cho các đơn vị HCSN để tổng hợp kinh phí theo loại kinh phí, nguồn kinh phí, loại khoản, nhóm mục, mục để cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo tài chính (biểu B02-H).

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

- Sổ được tổng hợp theo từng quý.

- Căn cứ ghi sổ là số liệu ghi trên sổ theo dõi nguồn kinh phí ngân sách và nguồn kinh phí ngoài ngân sách.

- Cách mở sổ: Mỗi tài khoản nguồn kinh phí (Kinh phí hoạt động, kinh phí chương trình dự án …) theo dõi 1 sổ hoặc 1 phần sổ. Mỗi nguồn kinh phí (Ngân sách cấp, nguồn kinh phí ngoài ngân sách) theo dõi một số trang.

- Cột A, B, C, D: Ghi loại khoản, nhóm mục, mục (Đối với các khoản kinh phí không giao theo nhóm mục); Mỗi mục, nhóm mục ghi một dòng. Ghi theo từng khoản, từng loại.

- Cột 1: Ghi số kinh phí chưa quyết toán năm trước chuyển sang bao gồm phần đã sử dụng chuyển sang chờ quyết toán và phần kinh phí chưa sử dụng.

- Cột 2: Dự toán được giao trong năm: Ghi số dự toán giao trong năm bao gồm cả giao bổ sung trong năm.

- Cột 3: Ghi số kinh phí được sử dụng trong năm.

- Cột 4: Ghi số kinh phí đã rút đã nhận

- Cột 5: Ghi số kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán

- Cột 6: Ghi số kinh phí giảm (nộp trả)

- Cột 7: Ghi số kinh phí còn lại chuyển kỳ sau.

Sau mỗi nhóm mục hoặc mỗi loại, mỗi khoản tiến hành cộng phát sinh quý và cộng luỹ kế từ đầu năm.

SỔ CHI TIẾT CÁC KHOẢN THU

(Mẫu số S 52 - H)

1- Mục đích:

Sổ này dùng cho các đơn vị HCSN có thu phí, lệ phí để theo dõi các khoản thu phí, lệ phí, thu thanh lý, nhượng bán vật liệu, tài sản cố định và các khoản thu sự nghiệp khác phát sinh ở đơn vị và việc xử lý các khoản thu này.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

- Căn cứ ghi sổ: Căn cứ vào các biên lai thu phí, lệ phí, phiếu thu và các chứng từ khác có liên quan tới các khoản thu của đơn vị.

Phương pháp mở và ghi sổ:

- Mỗi loại thu mở và ghi riêng 1 quyển hoặc 1 số trang sổ.

- Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ 

- Cột 4: Ghi nội dung chứng từ.

- Cột 5: Ghi tổng số thu trên biên lai hoặc chứng từ thu.

- Từ cột 6 trở đi ghi số phân chia các khoản thu theo cơ chế tài chính quy định cho từng ngành.

Cuối tháng cộng số phát sinh tháng và số luỹ kế từ đầu quí tới cuối quí. Số liệu trên sổ các khoản thu khác dùng lập các chỉ tiêu báo cáo thu.

SỔ CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG

(Mẫu số S 61 a - H)

1- Mục đích:

Sổ này dùng cho các đơn vị HCSN để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo nguồn kinh phí đảm bảo, theo loại, khoản,  nhóm mục, mục, tiểu mục của mục lục ngân sách nhà nước nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo số chi đã sử dụng đề nghị quyết toán.

2- Căn cứ phương pháp ghi sổ:

- Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ liên quan đến chi hoạt động.

- Sổ được đóng thành quyển mở theo nguồn kinh phí, theo loại khoản, nhóm mục (đối với chi thường xuyên) và theo Mục.

- Mỗi mục ghi 1 trang hoặc 1 số trang;

- Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ;

- Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ;

- Cột 4: Ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ phát sinh;

- Cột 5: Ghi tổng số tiền phát sinh trên chứng từ;

- Từ cột 6 trở đi: Ghi số chi thuộc các tiểu mục;

Cuối tháng hoặc cuối quý phải cộng số phát sinh trong tháng hoặc trong quý, số luỹ kế từ đầu năm, đầu quý, để chuyển sang Sổ tổng hợp chi tiết chi hoạt động theo nhóm mục theo từng nguồn kinh phí .

SỔ CHI TIẾT CHI DỰ ÁN

(Mẫu số S 63 - H)

1- Mục đích:

Sổ này dùng để tập hợp toàn bộ số chi đã sử dụng cho các chương trình, dự án, đề tài khoa học nhằm cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo quyết toán sử dụng kinh phí  chương trình, dự án, đề tài khoa học.

2- Căn cứ ghi sổ và phương pháp ghi sổ:

- Sổ được đóng thành quyển và theo dõi riêng từng dự án, chương trình, đề tài khoa học và theo nội dung chi quản lý dự án, chi thực hiện dự án và theo mục lục ngân sách nhà nước.

- Mỗi mục ghi 1 trang hoặc một số trang.

- Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ chi cho chương trình, dự án, đề tài khoa học.

- Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ

- Cột 4: Diễn giải nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Cột 5: Tổng số tiền phát sinh trên chứng từ

- Cột 6 trở đi: Căn cứ vào nội dung ghi trên chứng từ để ghi  vào các nội dung chi tương ứng.

Cuối kỳ: Cộng tổng số phát sinh trong quý, số luỹ kế từ đầu năm, và số luỹ kế từ khi khởi đầu đến cuối kỳ. Số liệu khoá sổ phục vụ cho việc lập báo cáo số chi dự án đề nghi quyết toán.

SỔ THEO DÕI KINH PHÍ CẤP CHO CẤP DƯỚI

(Mẫu số S 67 - H)

1- Mục đích:

Sổ này dùng cho các đơn vị cấp trên theo dõi các khoản kinh phí cấp cho cấp dưới và việc thanh quyết toán số kinh phí đã cấp cho các đơn vị cấp dưới.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

Sổ được lập để theo dõi cho cả năm, chi tiết cho từng đơn vị cấp dưới nhận kinh phí, mỗi đơn vị được theo dõi trên 1 số trang riêng.

Căn cứ sổ là các chứng từ liên quan đến việc giao dự toán, phân phối kinh phí, giấy chuyển tiền, bảng đối chiếu dự toán kinh phí và báo cáo số chi đề nghị quyết toán của các đơn vị cấp dưới để ghi vào các cột tương ứng.

- Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.

- Cột 4: Diễn giải nội dung của chứng từ.

- Cột 5: Ghi tổng số các loại kinh phí đã giao, đã phân phối cho đơn vị  cấp dưới.

- Cột 6,7, 8, 9: Ghi  số kinh phí thường xuyên đã phân phối  cho đơn vị cấp dưới theo từng nhóm .

- Từ cột 10 trở đi ghi các khoản kinh phí khác đã cấp cho đơn vị cấp dưới.

SỔ THEO DÕI NGUỒN KINH PHÍ  NGÂN SÁCH CẤP

(Mẫu số S 45 - H )

1- Mục đích:

Sổ này dùng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp để theo dõi việc tiếp nhận các nguồn  kinh phí ngân sách cấp và tình hình sử dụng, thanh quyết toán các nguồn kinh phí đó.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

Sổ này được theo dõi riêng cho từng nguồn kinh phí, theo nơi cấp kinh phí, theo loại, khoản và nhóm mục hoặc mục

Mỗi loại kinh phí (Kinh phí thường xuyên, kinh phí không thường xuyên như: kinh phí dự án, đề tài khoa học, kinh phí đầu tư XDCB …) theo dõi riêng 1 quyển, mỗi nhóm mục hoặc mục được theo dõi trên một số trang sổ riêng.

Căn cứ để ghi sổ là những tài liệu, chứng từ liên quan đến giao dự toán, giấy rút dự toán kinh phí ngân sách và các chứng từ khác có liên quan.

Sổ có 2 phần: Phần trên theo dõi số kinh phí năm trước chuyển sang, dự toán kinh phí giao trong năm, số kinh phí được sử dụng và nhu cầu chi của đơn vị trong từng quý. Phần dưới theo dõi kinh phí đã rút, kinh phí đã sử dụng, kinh phí nộp trả và phần kinh phí còn lại.

I. Phần  theo dõi kinh phí năm trước chuyển sang, kinh phí được giao, được sử dụng:

- Cột 1: Tổng số kinh phí chưa quyết toán năm trước chuyển sang bao gồm số kinh phí năm trước đã sử dụng chuyển sang chờ phê duyệt quyết toán và số kinh phí còn lại chưa sử dụng được chuyển sang năm nay sử dụng tiếp.

- Cột 2: Số kinh phí năm trước đã sử dụng chuyển sang chờ phê duyệt Quyết toán của từng nhóm mục (Đối với kinh phí thường xuyên) hoặc mục (Đối với kinh phí không thường xuyên).

- Cột 3, 4, 5: Kinh phí năm trước chưa sử dụng chuyển sang năm nay sử dụng (Đối với nguồn kinh phí thường xuyên và nguồn kinh phí không thường xuyên được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang).

+ Cột 3: Tổng số kinh phí chưa sử dụng năm trước chuyển sang.

+ Cột 4: Ghi số kinh phí năm trước chuyển sang đã rút về nhưng chưa sử dụng.

+ Cột 5: Ghi số kinh phí năm trước chuyển năm nay còn lại ở Kho bạc chưa rút  về.

- Cột 6: Ghi số dự toán được giao trong năm kể cả phần giao bổ sung của nhóm mục hoặc mục. Nếu có giao bổ sung ghi tiếp vào dòng dưới của cột 6.      

- Cột 7: Ghi tổng số kinh phí được sử dụng năm nay của nhóm mục hoặc mục. Cột 7 bằng (=) cột 1 + cột 6;

- Các cột 8, 9, 10, 11: Ghi nhu cầu sử dụng kinh phí của đơn vị trong từng quý  theo nhóm  mục hoặc mục. Số liệu ghi vào cột này căn cứ vào số liệu ở cột 7 (Tổng số kinh phí được sử dụng trong năm phân ra các quý theo nhu cầu sử dụng kinh phí của đơn vị ).

II. Phần  theo dõi việc tiếp nhận, sử dụng và  kinh phí  còn lại:

- Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày, tháng của chứng từ rút, nhận kinh phí.

- Cột 4 Diễn giải: Ghi nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

 (rút kinh phí, hoàn trả kinh phí,…). Cuối quý tiến hành khoá sổ bằng 2 dòng: Cộng phát sinh trong quý, cộng phát sinh luỹ kế từ đầu năm của các chỉ tiêu: Kinh phí đã nhận, kinh phí, đã sử dụng đề nghi quyết toán và kinh phí đã nộp trả.

- Cột 5: Ghi số kinh phí đã rút đã nhận từ Kho bạc hoặc của cấp trên  thuộc nhóm mục hoặc mục trong kỳ.

- Cột 6: Ghi số kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán kỳ này (số liệu này căn cứ vào số chi đề nghị quyết toán trong kỳ trên sổ tổng hợp chi theo nhóm mục hoặc sổ chi theo mục).

- Cột 7: Ghi số kinh phí đã nộp trả ngân sách hoặc giảm khác.

- Cột 8, 9, 10: Ghi tổng số kinh phí còn lại của nhóm mục hoặc mục.

+ Cột 8: Ghi tổng số kinh phí còn lại. Cột 8 = cột 7 phần trên - ( cột 6 - cột 7 ) phần dưới hoặc cột 8 = cột 9 + cột 10

+ Cột 9: Còn ở Kho bạc chưa rút về. Số liệu ghi cột này được tính như sau: Lấy số kinh phí năm trước chuyển sang còn lại ở Kho bạc (Cột 5 phần trên) Cộng (+) Dự toán kinh phí giao trong năm (Cột 6 phần trên) trừ (-)  Số kinh phí đã  rút đã nhận luỹ kế từ đầu năm (Cột 5 phần dưới).

- Cột 10: Ghi số kinh phí đã nhận nhưng chưa sử dụng. Cột này tính như sau: Lấy số kinh phí đã rút về năm trước chưa sử dụng cộng (+) Số kinh phí đã rút đã nhận lũy kế từ đầu năm (cột 5 phần dưới) trừ (-) Kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán luỹ kế (Cột 6 phần dưới) trừ (-) Kinh phí giảm (Cột 7 phần dưới).

Cuối quý tiến hành khoá sổ lấy số liệu lập báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí.

SỔ THEO DÕI  NGUỒN KINH PHÍ NGOÀI NGÂN SÁCH 

(Mẫu số S 46 - H)

1- Mục đích:

Sổ này dùng cho các đơn vị HCSN để theo dõi việc tiếp nhận, sử dụng và thanh quyết toán các nguồn kinh phí khác ngoài ngân sách (cấp bằng hiện vật,  thu giữ lại để chi).

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

Căn cứ ghi sổ là các chứng từ  tiếp nhận các nguồn kinh phí khác (Ngoài ngân sách) của  đơn vị hoặc của cấp trên, của  đơn vị khác.

- Cột 1: Ghi ngày, tháng ghi sổ

- Cột 2, 3: Ghi số hiệu, ngày tháng của chứng từ.

- Cột 4: Diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối quý tiến hành khoá sổ bằng các dòng cộng phát sinh quý và cộng luỹ kế từ đầu năm của các chỉ tiêu số kinh phí nhận và số kinh phí đã sử dụng đề nghị quyết toán.

- Cột 5: Ghi tổng số kinh phí đã nhận từ các nguồn khác chuyển sang.

- Cột 6, 7, 8, 9: Chi tiết các khoản kinh phí khác (Kinh phí ngoài ngân sách cấp) phân chia cho các nhóm chi thường xuyên.

- Cột 10, 11, 12: Chi tiết nguồn kinh phí khác (Nguồn kinh phí ngoài ngân sách) vào các khoản chi không thường xuyên, các khoản chi cho các hoạt động khác.

- Cột 13: Kinh phí chuyển kỳ sau của nguồn kinh phí khác.

- Cuối kỳ khoá sổ kế toán tính ra số kinh phí khác đã tiếp nhận trong kỳ,  số kinh phí khác đã nhận luỹ kế từ đầu năm, số kinh phí khác đã sử dụng đề nghị quyết toán trong kỳ, số kinh phí đã sử dụng luỹ kế từ đầu năm, số kinh phí còn lại chuyển kỳ sau.

SỔ TỔNG HỢP CHI NGÂN SÁCH THEO NHÓM MỤC HOẶC MỤC

(Mẫu số S 69 - H)

1- Mục đích: Sổ này dùng cho các đơn vị HCSN để tổng hợp các khoản chi hoạt động theo loại khoản, nhóm mục đối với chi thường xuyên (kể cả đơn vị khoán chi hành chính)  hoặc  theo mục đối với các khoản chi không thường xuyên.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

- Sổ được tổng hợp theo nguồn kinh phí, theo loại, khoản, nhóm mục và  mục;

- Căn cứ ghi sổ là số liệu đã chi của từng mục trên sổ chi tiết chi hoạt động

- Cột 1: Ghi tên nguồn kinh phí, ghi loại khoản, ghi nhóm mục chi thường xuyên và ghi theo từng mục. Mỗi mục ghi 1 dòng. Những đơn vị đã thực hiện khoán chi hành chính thì ghi các mục trong khoán chi được xếp liền nhau để kết hợp tổng hợp theo khoán chi. Ghi hết các mục của nhóm này, khoản này, loại này sang các mục của nhóm khác, khoản khác loại khác.

-Từ cột 2 đến cột 9: Ghi số thực hiện trong quý và số thực hiện luỹ kế từ đầu năm về số thực chi của từng mục, từng nhóm mục, từng khoản, từng loại theo nguồn kinh phí đảm bảo chi.

- Cuối năm căn cứ vào số liệu cột 9 “Số chi luỹ kế từ đầu năm” để lập báo cáo số chi đề nghị quyết toán.

- Cột 10: Ghi số được cấp trên phê duyệt quyết toán: Sau khi báo cáo quyết toán được cấp trên phê duyệt ghi số được cấp trên phê duyệt của từng mục, từng  nhóm, từng khoản, từng loại vào cột 10.      

SỔ THEO DÕI THỰC HIỆN KHOÁN CHI HÀNH CHÍNH

(Mẫu số S 72- KC)

1- Mục đích:

Sổ  dùng cho các đơn vị đã thực hiện khoán chi hành chính để  theo dõi việc thực hiện các chỉ tiêu đã giao khoán cho từng phòng, từng bộ phận trên cơ sở đó đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu khoán của phòng, từng bộ phận trong đơn vị.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

- Sổ được mở cho mỗi phòng, bộ phận nhận khoán một trang;

- Căn cứ ghi sổ là bảng giao khoán và các chứng từ liên quan đến việc thực hiện khoán của đơn vị  cho từng phòng, bộ phận trong đơn vị.

- Cột 1: Ghi tên các mục khoán của từng phòng, ban;

- Cột 2: Ghi mức khoán cả năm của từng chỉ tiêu cho từng phòng, ban;

- Cột 3, 4, 5, 6: Ghi số thực hiện từng chỉ tiêu khoán trong các tháng của quý I (có thẻ theo dõi từng tháng hoặc cả quý);

- Cột 7, 8, 9, 10: Ghi số thực hiện các chỉ tiêu khoán trong các tháng của quý II;

- Cột 11, 12, 13, 14: Ghi số thực hiện các chỉ tiêu khoán trong các tháng của quý III;

- Cột 15, 16, 17, 18: Ghi số thực hiện các chỉ tiêu khoán của phòng trong các tháng của quý IV;

- Cột 23: Ghi số tổng cộng thực hiện các chỉ tiêu khoán của phòng, ban trong cả năm;

- Cột 24, 25: So sánh thực hiện với chỉ tiêu giao khoán trong cả năm trên cơ sở đó đánh giá quá trình thực hiện của từng phòng ban.

SỔ  TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KHOÁN CHI  HÀNH CHÍNH

(Mẫu số S 73- KC)

1- Mục đích:   Sổ dùng cho các đơn vị đã khoán chi hành chính để tổng hợp quá trình thực hiện khoán hành chính ở đơn vị, trên cơ sở đó đánh giá kết quả thực hiện khoán làm cơ sở cho việc lập báo cáo thực hiện khoán chi ở đơn vị.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

Sổ mở theo tháng hoặc quý và cả năm. Mỗi tháng hoặc quý mở 1 trang

Căn cứ ghi sổ là số liệu trên sổ theo dõi thực hiện khoán của phòng, bộ phận hàng tháng, quí;

- Cột 1:

+ Dòng trên cùng ghi từng chỉ tiêu khoán cả năm của toàn đơn vị theo từng chỉ tiêu khoán được cấp có thẩm quyền giao;     

+ Ghi tên từng phòng, bộ phận;

+Sau khi ghi hết tên các phòng, bộ phận tiến hành cộng tháng hoặc cộng quý;

+ Ghi dòng cộng luỹ kế thực hiện từ đầu năm;

+ Ghi số liệu so sánh giữa số thực hiện của từng chỉ tiêu với chỉ tiêu giao khoán cả năm (hàng quý so sánh bằng chỉ tiêu tương đối để đánh giá tiến độ thực hiện chỉ tiêu khoán năm, cuối năm so sánh bằng chỉ tiêu tuyệt đối để đánh giá số tiết kiệm hay vượt chi).

- Từ cột 2 đến cột 14: Dòng trên cùng ghi chỉ tiêu khoán cả năm và số thực hiện từng chỉ tiêu khoán của từng phòng, bộ phận trong tháng hoặc quý;

- Cột 15: Tổng cộng số thực hiện của từng phòng, bộ phận về các chỉ tiêu đã khoán trong tháng trong quý;

Số liệu trên sổ này phục vụ cho việc lập báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu khoán chi hành chính.

SỔ  THEO DÕI SỬ DỤNG KINH PHÍ TIẾT KIỆM CHI

(Mẫu số S 74- KC)

1- Mục đích: Sổ dùng cho các đơn vị đã khoán chi hành chính để theo dõi việc sử dụng kinh phí tiết kiệm do khoán biên chế và khoán chi hành chính, trên cơ sở đó có căn cứ lập báo cáo tình hình sử dụng kinh phí tiết kiệm về khoán chi hành chính.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

Căn cứ ghi sổ là số liệu trên bảng tổng hợp thanh toán khoán chi hành chính và các chứng từ liên quan đến việc tạm trích, sử dụng kinh phí tiết kiệm khoán chi hành chính.

- Cột 1, 2, 3: Ghi ngày tháng ghi sổ, số hiệu, ngày tháng, chứng từ

- Cột 4: Diễn giải nội dung chứng từ

-   Cột 5, 6, 7: Trong các quý ghi số tạm trích từ nguồn tiết kiệm chi để chi. Khi quyết toán được duyệt về số kinh phí tiết kiệm được trích sẽ ghi số trích bổ sung thêm cho đủ số được trích

-  Cột 8, 9: Ghi số tiết kiệm bổ sung thu nhập cho công chức, trong đó sử dụng từ nguồn tiết kiệm chi hành chính

- Cột 10, 11, 12, 13, 14, 15: Ghi số kinh phí tiết kiệm đã sử dụng vào chi khen thưởng, chi phúc lợi, chi nâng cao chất lượng công việc, trích lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập, bổ sung vốn đầu tư (nếu có) hoặc chuyển cho các đơn vị cấp dưới (đối với đơn vị hạch toán toàn ngành)

- Cột 16: Ghi số kinh phí tiết kiệm còn lại chưa phân phối.

Số liệu trên sổ phục vụ cho việc lập báo cáo sử dụng kinh phí tiết kiệm chi hành chính.

SỔ THEO DÕI TẠM ỨNG CỦA KHO BẠC

(Mẫu số S 75- H)

1- Mục đích: Sổ dùng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp được ngân sách cấp kinh phí để theo dõi số kinh phí đã tạm của Kho bạc và việc thanh toán số tạm ứng đó.

2- Căn cứ và phương pháp ghi sổ:

Căn cứ vào số liệu trên các chứng từ liên quan đến việc nhận tạm ứng của kho bạc và giấy đề nghị Kho bạc thanh toán tạm ứng, giấy rút dự toán ngân sách.

- Cột 1, 2, 3: Ghi số  hiệu ngày tháng chứng từ

- Cột 4: Diễn giải nội dung chứng từ

- Cột 5: Ghi số tiền đã nhận tạm ứng của kho bạc

- Cột 6: Ghi số tiền  tạm ứng đã thanh toán với kho bạc

- Cột 7: Ghi số tiền tạm ứng còn lại ở kho bạc chưa thanh toán.

Số liệu trên sổ này phục vụ cho việc lập bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nước.

PHỤ LỤC SỐ 3

MẪU VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỬA ĐỔI,
BỔ SUNG THEO THÔNG TƯ SỐ 03/2004/TT-BTC
NGÀY 13/01/2004 CỦA BỘ TÀI CHÍNH

TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ
VÀ QUYẾT TOÁN KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG

Quý..... năm 200...

PHẦN I- TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ     

Đơn vị tính:............

PHẦN II. KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN

PHẦN III. QUYẾT TOÁN VỐN ĐẦU TƯ, VỐN SỬA CHỮA LỚN SỬ DỤNG TRONG KỲ