Quyết định 985/QĐ-UBND-HC năm 2013 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Giao Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND Tỉnh, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, các hội cấp tỉnh, các cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh, Giám đốc các Công ty TNHH một thành viên tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 985/QĐ-UBND-HC ngày 02 tháng 10 năm 2013 của UBND Tỉnh)

Chương 1.

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố; các cơ quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức).

2. Đối tượng điều chỉnh

a) Công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu.

b) Công tác lưu trữ gồm: Thu thập, bảo quản, thống kê, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.

2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.

3. Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật thông tin cần thiết về văn bản như: số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nơi nhận… vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.

4. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan, tổ chức.

5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

6. Bản chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành.

7. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

8. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

9. Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm, có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập. Danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và nộp lưu tài liệu.

10. Văn thư cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận đảm nhiệm công tác văn thư của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.

11. Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ trong công tác văn thư như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

12. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

13. Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.

14. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

15. Lưu trữ cơ quan là bộ phận thực hiện lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức đó.

16. Lưu trữ lịch sử là cơ quan tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác.

17. Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hay của cá nhân được tổ chức quản lý một cách khoa học.

18. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

19. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

20. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo qui định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.

21. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hằng ngày của cơ quan, tổ chức.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo qui định của pháp luật;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính); Trưởng phòng Nội vụ

- Chánh Văn phòng hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan và đơn vị trực thuộc.

- Trưởng phòng Nội vụ có trách nhiệm tham mưu giúp người đứng đầu UBND các huyện, thị   xã, thành phố quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn;

3. Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị trực thuộc

Trưởng các phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các qui định của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 4. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1. Hàng năm, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiêm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí, trang thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

2. Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện, thị xã, thành phố căn cứ quy định của Nhà nước và nhu cầu của mỗi ngành, mỗi cấp để xác định bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ theo phân cấp quản lý.

3. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn phải bảo đảm kinh phí được cấp, tập trung hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật và ứng dụng khoa học, công nghệ trong hoạt động công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phù hợp với tình hình phát triển chung cả nước và hội nhập quốc tế.

Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước.

Chương 2.

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 6. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân gồm:

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;

- Quyết định và chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp.

2. Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công …

3. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện thống nhất theo quy định, hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Điều 7. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Thông tư Liên tịch số 55/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

1. Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

a) Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;

- Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

- Dấu của cơ quan, tổ chức;

- Nơi nhận;

- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).

b) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a, khoản 1, Điều này, quy định này có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.

c) Đối với công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công không bắt buộc phải có tất cả các thành phần thể thức trên và có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-mail); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang Thông tin điện tử (Website) và biểu tượng (logo) của cơ quan, tổ chức.

2. Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.

4. Đối với văn bản thực hiện trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Đồng Tháp thống nhất sử dụng phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Điều 8. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004 và các quy định của pháp luật hiện hành.

2. Việc soạn thảo văn bản hành chính và các văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ yêu cầu thực tế, tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo hoặc giao cho đơn vị cấp dưới hoặc cá nhân soạn thảo văn bản.

b) Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp nội dung văn bản có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân thì đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo văn bản gửi văn bản tham khảo hoặc lấy ý kiến đóng góp; tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

- Dự thảo văn bản sau khi được chỉnh sửa hoàn chỉnh phải được chuyển đến Văn phòng, Phòng Hành chính đơn vị để kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo các tài liệu có liên quan.

Điều 9. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.

2. Trong trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa hoặc bổ sung.

Điều 10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Điều 11. Ký văn bản

1. Các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:

a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức.

5. Khi ký văn bản không dùng bút chì, chữ ký không được nhòe, không dùng mực đỏ, đen hoặc các loại mực dễ phai.

Điều 12. Bản sao văn bản

1. Các hình thức sao văn bản gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao được quy định như sau:

Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số và ký hiệu của bản sao; địa danh, ngày, tháng, năm sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận văn bản được thực hiện đúng theo Phụ lục III Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Văn bản sao chụp cả dấu và chữ ký nhưng không thực hiện đúng quy định theo thể thức sao văn bản tại khoản 2 Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

5. Không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 13. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung thống nhất tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đóng dấu và đăng ký văn bản đến tại Văn thư các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được phát hành, đăng ký hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo.

3. Văn bản đến có đóng dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

4. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

5. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

6. Loại văn bản cần giữ lại bì:

- Thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh.;

- Ngày nhận cách xa ngày gửi;

- Có dấu hỏa tốc, hẹn giờ trên bì.

Điều 14. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

2. Trình, chuyển giao văn bản đến.

3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại Văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Người làm công tác văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc có trách nhiệm kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

1. Đối với bản fax, văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy đóng dấu đến và làm thủ tục đăng ký. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu đến và làm thủ tục đăng ký như trước (số đến và ngày đến là số đã được đăng ký).

2. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.

3. Văn bản mật đến phải mở sổ đăng ký riêng, không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật.

Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

2. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cá nhân được chuyển giao văn bản đến căn cứ nội dung văn bản có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo với người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản quan trọng, khẩn, mật…;

b) Căn cứ vào nội dung văn bản đến phân bổ cho các đơn vị, cá nhân phụ trách giải quyết;

c) Theo dõi và đôn đốc giải quyết kịp thời văn bản đến.

4. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến chưa được giải quyết.

Điều 18. Trình tự giải quyết văn bản đi

Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.

2. Đăng ký văn bản đi.

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

5. Lưu văn bản đi.

Điều 19. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Việc ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản

a) Ghi số của văn bản

- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có qui định khác.

- Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo điểm a, khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Ghi ngày, tháng của văn bản

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Văn bản mật đi được ghi số và đăng ký vào sổ riêng.

Điều 20. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.

1. Lập sổ đăng ký văn bản đi.

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.

Văn bản mật đi được đăng ký riêng.

2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo phương pháp bằng sổ hoặc đăng ký trên máy tính.

Điều 21. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a) Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành và lưu. Số lượng văn bản phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong nơi nhận văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;

b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp;

c) Khi nhân bản phải giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện việc nhân bản theo đúng thời gian quy định;

d) Việc nhân bản văn bản mật do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định và được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật.

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;

b) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo: Dấu được đóng lên trang đầu vào góc trên bên trái trùm lên một phần tên cơ quan tổ chức, hoặc tên của phụ lục khoảng 1/3 đường kính con dấu. Nếu văn bản, phụ lục có từ hai tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản;

c) Đóng dấu chỉ mức độ mật thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Thông tư số 01/2011/TT-BNV;

d) Đóng dấu chỉ mức độ khẩn thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV;

đ) Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Điều 22. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải chuyển phát trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được làm thủ tục phát hành ngay sau khi văn bản đó được ký.

Việc chuyển phát văn bản phải thực hiện ký nhận giữa bên giao và bên nhận văn bản.

2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh, sau đó gửi bản chính (không áp dụng đối với văn bản có độ mật).

3. Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

4. Văn thư chịu trách nhiệm theo dõi việc phát hành văn bản, khắc phục kịp thời những sai sót trong khâu phát hành, đảm bảo cho văn bản được phát hành đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.

5. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Điều 23. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức và bản chính lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Văn bản đi có các độ mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật nhà nước; được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản trong tủ có khóa cẩn thận, không được mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần khai thác, sử dụng, sao chụp bản lưu tài liệu có các độ mật phải được sự đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng cơ quan. Văn thư được giao nhiệm vụ lưu giữ tài liệu mật phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu mật theo quy định.

4. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải sử dụng mực in và loại giấy tốt.

5. Văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu theo quy định.

MỤC 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung lập hồ sơ công việc

a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được giao, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi những thông tin ban đầu lên bìa hồ sơ như: Ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Trong quá trình giải quyết công việc sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ đó.

b) Thu thập, cập nhật tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

- Công chức có trách nhiệm lập hồ sơ thực hiện việc thu thập các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến công việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm của từng văn bản mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp.

c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Công chức lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra những bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách, báo không cần thiết để trong hồ sơ;

- Kiểm tra, sắp xếp các văn bản trong hồ sơ;

- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong hồ sơ);

- Thực hiện việc biên mục bên trong bìa hồ sơ;

- Đánh số thứ tự lên văn bản;

- Lập mục lục văn bản trong hồ sơ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn;

- Viết chứng từ kết thúc;

- Hoàn chỉnh bìa hồ sơ.

2. Yêu cầu mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phản ảnh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức;

b) Các tài liệu thu thập được đưa vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, phản ánh trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 25. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức:

a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức hàng năm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này;

b) Trường hợp đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì lập danh mục gửi cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức nhưng thời gian giữ lại không quá 02 (hai) năm;

c) Cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác đều phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan:

a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

b) Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;

3. Thủ tục giao nhận:

a) Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.

b) Để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được đầy đủ, không thất lạc, thiếu sót. Lưu trữ cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu của cơ quan, tổ chức và đối chiếu với hồ sơ công việc, số lượng văn bản phát hành được lưu tại văn thư cơ quan trong năm để tiếp nhận.

Điều 26. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao, nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.

2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm chính có nhiệm vụ:

a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tổ chức mình;

b) Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức;

c) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo việc kiểm tra, hướng dẫn công chức, viên chức và các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.

3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi công chức phải lập hồ sơ về công việc do mình phụ trách và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

5. Trách nhiệm của công chức, viên chức văn thư, lưu trữ

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức theo đúng quy định.

MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 27. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý, sử dụng con dấu; Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.

2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao công chức, viên chức văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:

a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay đơn vị đó.

c) Chỉ được đóng dấu vào văn bản khi có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền; đóng dấu văn bản phải đối chiếu với bản gốc và đúng số lượng nhân bản đã được người có thẩm quyền phê duyệt.

d) Trên văn bản đóng dấu độ Mật, Tối mật, hoặc Tuyệt mật phải là mực tươi màu đỏ.

Chương 3.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm, công chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu và kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu

2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp vào Lưu trữ cơ quan.

3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.

4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.

5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 29. Chỉnh lý tài liệu

Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý, phân loại khoa học tài liệu của lưu trữ cơ quan, tổ chức và chịu trách nhiệm về chất lượng tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh để phục vụ khai thác, sử dụng và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý

a) Không phân tán phông lưu trữ;

b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc, không phá vỡ hồ sơ đã lập.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;

c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 30. Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp.

2. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học.

3. Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

a) Nội dung của tài liệu;

b) Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

c) Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.

d) Mức độ toàn vẹn của Phông lưu trữ;

đ) Hình thức của tài liệu;

e) Tình trạng vật lý của tài liệu.

4. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;

b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Công chức văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 31. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.

2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:

a) Chủ tịch Hội đồng;

b) Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng;

c) Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu là ủy viên;

d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.

3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, hủy tài liệu hết giá trị.

Điều 32. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;

b) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lắp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

4. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:

a) Quyết định thành lập Hội đồng;

b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

c) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;

đ) Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

e) Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

g) Bên bản bàn giao tài liệu hủy;

h) Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

5. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

1. Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

2. Thời hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và của ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

MỤC 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 34. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.

2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp về Lưu trữ cơ quan, tổ chức và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bản an toàn cho tài liệu.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định sau đây về bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định;

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ;

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu;

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;

g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.

Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Điều 35. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

1. Đối tượng

Cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu riêng chính đáng;

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

a) Tài liệu lưu trữ được sử dụng tại kho lưu trữ, phòng đọc, không mang ra khỏi kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền;

b) Đối với tài liệu thuộc danh mục bí mật quốc gia, tài liệu quý, hiếm, tài liệu có giá trị đặc biệt không được công bố rộng rãi;

c) Các đối tượng quy định tại khoản 1 Điều này khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi Cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh phải trả phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;

d) Cơ quan, tổ chức khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc xin cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ trực tiếp hoặc gián tiếp vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị; đối với cá nhân phải có giấy chứng minh nhân dân, nếu là người nước ngoài phải hộ chiếu (visa) và đơn xin đọc tài liệu bằng tiếng Việt.

Điều 36. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.

3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.

4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.

5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.

6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Điều 37. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật Lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.

3. Việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng trong nước, mang ra nước ngoài thực hiện theo quy định của pháp luật.

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.

4. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký biết.

5. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

Điều 38. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Lưu trữ cơ quan, tổ chức phải có Nội quy phòng đọc.

2. Nội quy Phòng đọc bao gồm các nội dung cần quy định sau:

a) Thời gian phục vụ độc giả;

b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác sử dụng;

c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc;

d) Quy định độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc;

đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được phép;

e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức;

3. Công chức, viên chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và Sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu.

Chương 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 39. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân tổ chức thực hiện tốt Quy chế này được xem xét, khen thưởng theo quy định của pháp luật.

2. Các cơ quan, đơn vị, cá nhân nếu có hành vi vi phạm Quy chế thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 40. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Căn cứ quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế này chỉ đạo xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp tình hình và điều kiện thực tế của cơ quan, tổ chức.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, địa phương thực hiện Quy chế này và tổng hợp những vướng mắc trong quá trình tổ chức thực hiện để trình Ủy ban nhân dân Tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.