Quyết định 348/QĐ-HQBĐ năm 2017 Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Bình Định

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH

CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Quyết định số 1919/QĐ-BTC ngày 06 tháng 9 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 1456/QĐ-TCHQ ngày 27 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành quy định về thực hiện phân cấp quản lý công chức, viên chức Tổng cục Hải quan;

Căn cứ Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14 tháng 4 năm 2017của Tổng Cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục Hải quan tỉnh Bình Định,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy chế về công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 281/QĐ-HQBĐ ngày 11 tháng 9 năm 2014 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định về việc ban hành Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan Bình Định.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Bình Định chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC HẢI QUAN TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 348/QĐ-HQBĐ ngày 28 tháng 7 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này điều chỉnh tất cả những quy định về hoạt động văn thư trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều hành của Cục Hải quan tỉnh Bình Định để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này được áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

3. Các quy định khác về công tác văn thư chưa được chi tiết tại Quy chế này thống nhất thực hiện theo quy định của pháp luật Nhà nước và quy chế của Ngành.

Điều 2. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

2. Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Các văn bản, tài liệu đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy, ngoại trừ các tài liệu, văn bản có giá trị lưu trữ theo quy định phải gửi bản chính.

Điều 3. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư

1. Cục trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo, quản lý chung công tác văn thư trong toàn Cục, bao gồm:

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư theo quy định của pháp luật;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục.

2. Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm tham mưu, giúp Cục trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quản lý thống nhất về công tác văn thư của Cục, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư và làm đầu mối chỉ đạo công tác văn thư trong toàn Cục gồm các nội dung sau:

a) Căn cứ văn bản chỉ đạo của Nhà nước, của cấp trên (Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan) về công tác văn thư, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư cho phù hợp với hoạt động của Cục;

b) Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục;

c) Tổ chức thực hiện công tác văn thư tại Cục và các đơn vị thuộc và trực thuộc phù hợp với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà Cục đang triển khai áp dụng.

3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư tại đơn vị.

4. Mỗi công chức, người lao động trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải chấp hành nghiêm túc các quy định về công tác văn thư tại Nghị định của Chính phủ, các quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan, các quy định khác có liên quan và các nội dung theo quy định tại Quy chế này.

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư

1. Mọi hoạt động của công tác văn thư phải được thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Tài chính; Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định ban hành kèm theo Quyết định số 07/2014/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Bình Định và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Hải quan tỉnh Bình Định ban hành kèm theo Quyết định số 475/QĐ-HQBĐ ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

2. Cán bộ, công chức và người lao động không được sử dụng hệ thống quản lý điều hành qua mạng để trao đổi các thông tin mật, đơn thư tố cáo, thông tin hạn chế công bố, trao đổi công việc không thuộc nhiệm vụ của cơ quan và các nội dung khác trái với quy định.

3. Công chức làm công tác văn thư phải thực hiện cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn bản (theo Phụ lục I Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Cục Hải quan tỉnh Bình định) gửi về Văn phòng 01 bản lưu hồ sơ cán bộ và 01 bản lưu tại đơn vị.

Điều 5. Tổ chức văn thư

1. Tại Cục Hải quan tỉnh Bình Định: Bộ phận văn thư thuộc Văn phòng Cục (Văn thư Cục) thực hiện nhiệm vụ văn thư chuyên trách;

2. Các Chi cục và đơn vị tương đương trực thuộc Cục bố trí công chức văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm (bán chuyên trách) để quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có), quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành.

Điều 6. Nhiệm vụ của văn thư

1. Văn thư Cục có nhiệm vụ

a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện đúng các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành; hỗ trợ các đơn vị trong việc khai thác văn bản trên hệ thống mạng nội bộ của cơ quan;

b) Tiếp nhận, cập nhật dữ liệu,phân luồng xử lý văn bản đến trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng của Cục;

c) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;

d) Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng văn bản; Làm thủ tục phát hành, cập nhật dữ liệu văn bản đi vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng của cơ quan, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

e) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;

g) Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức; quản lý sổ sách hình thành trong hoạt động của công tác văn thư;

h) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính và thiết bị khóa bí mật (nếu có) của Cục;

i) Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học công nghệ, áp dụng quản lý chất lượng vào công tác văn thư.

2. Văn thư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có nhiệm vụ:

a) Hướng dẫn, đôn đốc cán bộ, công chức trong đơn vị thực hiện đúng các nội dung quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, lập hồ sơ hiện hành;

b) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng văn bản; làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

c) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa giao nộp cho lưu trữ cơ quan);

d) Chịu trách nhiệm theo dõi, cập nhật kết quả xử lý văn bản theo các tiêu chí quy định của hệ thống quản lý điều hành qua mạng thuộc trách nhiệm của đơn vị mình; đôn đốc các phòng, đội, cá nhân trong đơn vị xử lý văn bản; tổng hợp kết quả xử lý văn bản của đơn vị;

đ) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ Cục) theo quy định.

e) Quản lý, sử dụng con dấu hành chính, thiết bị lưu khóa bí mật (nếu có) của đơn vị.

Điều 7. Công chức văn thư

1. Công chức làm công tác văn thư chuyên trách phải được đào tạo, đảm bảo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành văn thư.

2. Công chức làm công tác văn thư bán chuyên trách phải được bồi dưỡng và có chứng chỉ xác nhận có kiến thức cần thiết của nghiệp vụ văn thư.

3. Công chức làm công tác văn thư chuyên trách và bán chuyên trách được hưởng các chế độ phụ cấp nghề nghiệp theo quy định của Nhà nước, của Bộ Tài chính và của Tổng cục Hải quan.

Điều 8. Kinh phí cho hoạt động văn thư

Kinh phí cho công tác văn thư được lấy từ nguồn kinh phí Nhà nước do Tổng cục Hải quan giao cho đơn vị. Những công việc được đầu tư kinh phí gồm:

1. Mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác văn thư (máy quét văn bản, tài liệu, máy sao chụp văn bản, máy vi tính, máy in, tủ bảo quản hồ sơ, két sắt hoặc tủ chống cháy bảo quản con dấu,...).

2. Đào tạo, bồi dưỡng công chức văn thư.

3. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư.

4. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư.

5. Các hoạt động nghiệp vụ khác theo quy định.

Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 9. Hình thức văn bản

Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của Cục, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục bao gồm:

1. Văn bản hành chính

Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, kết luận thanh tra kiểm tra,...

2. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành như các chứng từ kế toán, kế toán nghiệp vụ thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, các loại mẫu ấn chỉ hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan của ngành Hải quan,... thực hiện theo các quy định của Nhà nước và của Tổng cục Hải quan.

3. Văn bản của tổ chức Đảng, đoàn thể

Các hình thức văn bản của tổ chức Đảng, đoàn thể thực hiện theo quy định riêng của tổ chức Đảng, đoàn thể cấp trên.

Điều 10. Thể thức văn bản

1. Thể thức văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (tham khảo các Phụ lục I, II, III Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ ngày 14/4/2017 và áp dụng Phụ lục I ban hành kèm theo Quy chế này).

2. Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy định và hướng dẫn riêng của các văn bản có liên quan.

3. Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định.

4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật liên quan và theo thông lệ quốc tế.

5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ và các quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.

Điều 11. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật về ban hành văn bản quy phạm pháp luật và quy định của Tổng cục Hải quan.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo Cục hoặc Lãnh đạo các đơn vị giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan cho việc soạn thảo;

- Soạn thảo văn bản;

- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan việc lấy ý kiến tham gia của cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản dự thảo văn bản;

- Trình duyệt bản dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.

Điều 12. Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

2. Trường hợp cần thiết phải sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã được duyệt thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

3. Quy trình duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt như sau:

a) Tại Cục

- Công chức được giao xử lý công việc sau khi dự thảo xong trình văn bản qua lãnh đạo đơn vị phụ trách kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp của văn bản, thể thức và ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu “./.”).

- Cán bộ được phân công soạn thảo hoặc lãnh đạo đơn vị phụ trách công việc trình bản thảo kèm hồ sơ, tài liệu có liên quan đến Lãnh đạo Cục duyệt. Trường hợp Lãnh đạo Cục yêu cầu giải trình rõ thêm về nội dung bản thảo, lãnh đạo đơn vị phụ trách công việc hoặc cán bộ soạn thảo có trách nhiệm giải trình, báo cáo trực tiếp Lãnh đạo Cục. Trường hợp Lãnh đạo Cục nhất trí ký duyệt thì chuyển văn bản đến cán bộ văn thư Cục kiểm tra thể thức và làm thủ tục phát hành. Trường hợp cần phải chỉnh sửa về thể thức thì cán bộ văn thư Cục chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo chỉnh sửa và thực hiện các bước trình Lãnh đạo Cục ký lại.

b) Tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục

- Cán bộ được phân công soạn thảo sau khi dự thảo xong văn bản trình lãnh đạo đội phụ trách công việc (nếu có) kiểm tra về nội dung, tính hợp pháp của văn bản, thể thức và ký nháy vào vị trí cuối nội dung văn bản (sau dấu “./.”); trường hợp không có lãnh đạo đội thì cán bộ soạn thảo trực tiếp ký nháy vào văn bản.

- Cán bộ được phân công soạn thảo hoặc lãnh đạo đội phụ trách công việc trình bản thảo kèm hồ sơ, tài liệu có liên quan đến lãnh đạo đơn vị duyệt. Trường hợp lãnh đạo đơn vị yêu cầu giải trình rõ thêm về nội dung bản thảo, lãnh đạo đội phụ trách công việc hoặc cán bộ soạn thảo có trách nhiệm giải trình, báo cáo trực tiếp lãnh đạo đơn vị. Trường hợp lãnh đạo đơn vị nhất trí ký duyệt thì chuyển văn bản đến cán bộ văn thư đơn vị kiểm tra thể thức và làm thủ tục phát hành. Trường hợp cần phải chỉnh sửa về thể thức thì cán bộ văn thư đơn vị chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo chỉnh sửa và trình lãnh đạo đơn vị duyệt lại.

Điều 13. Kiểm tra và thẩm định văn bản trước khi ban hành

1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu “./.”) và từng trang phụ lục, bảng biểu, tài liệu đính kèm theo văn bản đó (nếu có) trước khi trình Lãnh đạo Cục ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định đề xuất độ mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng Cục, văn thư Cục và văn thư các đơn vị phải kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận” trước trình Thủ trưởng đơn vị ký.

3. Cơ chữ ký nháy/tắt không lớn hơn độ rộng một dòng văn bản và không dài quá độ dài của 10 ký tự.

Điều 14. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan và Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Bình Định ban hành kèm theo Quyết định số 647/QĐ-HQBĐ ngày 22 tháng 12 năm 2016 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

2. Ký văn bản của Cục Hải quan tỉnh Bình Định

a) Cục trưởng có quyền ký tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền. Cục trưởng có thể giao cho cấp Phó Cục trưởng ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Cục trưởng, cấp Phó Cục trưởng ký thay chịu trách nhiệm trước Cục trưởng và trước pháp luật.

b) Trong trường hợp đặc biệt, Cục trưởng có thể ủy quyền cho Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo Cục. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản, ủy quyền đích danh cho một cá nhân cụ thể và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu Cục Hải quan tỉnh Bình Định. Người được ủy quyền chịu trách nhiệm trước pháp luật và Cục trưởng về về nội dung văn bản mà mình đã ký.

c) Cục trưởng có thể giao cho Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo đơn vị thuộc Cục ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc ký thừa lệnh thực hiện theo quy định tại Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Bình Định ban hành kèm theo Quyết định số 647/QĐ-HQBĐ.

2. Ký văn bản của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục

Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có quyền ký tất cả văn bản thuộc thẩm quyền. Trưởng đơn vị có thể giao cho cấp phó ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của cấp trưởng. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước cấp trưởng và trước pháp luật.

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ, bút mực đen hoặc các loại bút mực dễ phai để ký văn bản.

Điều 15. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.

2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

3. Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao

a) Sao văn bản đi:

- Chánh Văn phòng quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Cục phát hành;

- Đội trưởng Đội Tổng hợp thuộc Chi cục và đơn vị tương đương quyết định cấp bản sao các văn bản từ bản gốc do Chi cục và đơn vị tương đương phát hành.

b) Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản đến do lãnh đạo Văn phòng Cục, Đội trưởng Đội Tổng hợp thuộc Chi cục và đơn vị tương đương quyết định.

Trường hợp văn bản đến nhận qua mạng, fax, thư điện tử (không phải bản chính nên không thực hiện được thủ tục sao văn bản), nếu nội dung có tính chất tham khảo thì các đơn vị khai thác trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng; nếu nội dung yêu cầu áp dụng thực hiện thì đơn vị nghiệp vụ có văn bản hướng dẫn, gửi kèm.

4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.

5. Bản sao chụp (cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp Lãnh đạo Cục cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

Điều 16. Nhân bản

Nhân bản đúng số lượng quy định, số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;

2. Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo;

3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời gian quy định;

4. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 17. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Cục, các Chi cục và đơn vị tương đương trực thuộc Cục phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao cho đơn vị xử lý trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày.

3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.

4. Tất cả văn bản mật, văn bản đến, văn bản đi không nằm trong danh mục bí mật nhà nước nhưng hạn chế công bố theo quy định của thủ trưởng cơ quan không được gửi, luân chuyển trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

5. Trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị, văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại văn bản đến cho Văn thư Cục hoặc Văn thư Chi cục ngay trong ngày làm việc để báo cáo người có thẩm quyền xem xét, xử lý.

Điều 18. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản văn bản đến phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2. Trình, chuyển giao văn bản đến;

3. Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 19. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Tiếp nhận văn bản giấy đến

a.1) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho lãnh đạo cấp trên trực tiếp (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản để ghi nhận tình trạng văn bản tại thời điểm nhận.

a.2) Văn bản đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ do nhân viên bảo vệ cơ quan hoặc người được phân công tiếp nhận vào sổ theo dõi. Trường hợp trên bì văn bản có đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo cáo ngay với lãnh đạo cấp trên trực tiếp hoặc cá nhân liên quan (nếu bì văn bản ghi rõ tên cá nhân) để xử lý. Trường hợp trên bì văn bản không đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ thì chuyển cho văn thư cơ quan đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.

b) Tiếp nhận văn bản đến qua máy fax, thư điện tử, văn bản qua mạng (văn bản điện tử)

b.1) Công chức văn thư thường xuyên kiểm tra văn bản đến qua máy fax, qua hệ thống tiếp nhận văn bản điện tử. Khi tiếp nhận văn bản đến bằng các hình thức trên, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót, thiếu phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b.2) Thời điểm nhận văn bản điện tử là thời điểm văn bản điện tử nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định. Công chức văn thư có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.

b.3) Văn bản điện tử gửi đến phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử. Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử.

2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản giấy đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

a) Loại công chức văn thư không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các Đoàn thể trong cơ quan, các bì văn bản gửi đích danh người nhận, các loại hồ sơ thầu có ghi không được bóc bì trước khi mở thầu, các bì văn bản có đóng dấu ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).

Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký. Đối với các bì văn bản mật, công chức văn thư phải trình người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.

b) Loại do công chức văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại. Văn thư phải giữ lại bì thư đã bóc thời gian ít nhất 01 tháng, Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

b.1) Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

b.2) Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần kiểm tra lại bì sau khi bóc, tránh để sót văn bản;

b.3) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

b.4) Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

b.5) Đối với đơn, thư nặc danh, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh thêm về nội dung, một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản.

c) Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 33/2015/TT-BCA(A11) và Thông tư số 161/2014/TT-BTC.

3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua fax, thư điện tử hoặc qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra và đóng dấu “Đến”.

b) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IV Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ.

4. Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

a.1) Lập sổ đăng ký văn bản đến: Tùy theo số lượng văn bản đến của cơ quan nhiều hay ít mà lập các sổ đăng ký cho phù hợp.

a.2) Nội dung đăng ký văn bản đến: Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

Mẫu sổ, cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ.

b) Đăng ký văn bản đến bằng hệ thống quản lý điều hành qua mạng

b.1) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

b.2) Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng, gồm các nội dung sau: Số công văn, số đến, nơi gửi, ngày, tháng, trích yếu văn bản (ghi cụ thể, không viết tắt), tài liệu, hồ sơ kèm theo (nếu có),... Sau khi được đăng ký, văn thư quét bản giấy và gắn bản điện tử, tiến hành phân luồng xử lý cho đơn vị theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

b.3) Danh mục văn bản đến đăng ký vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng hàng ngày phải được in ra giấy để các đơn vị liên quan rà soát, ký nhận và đóng thành quyển để quản lý theo thứ tự thời gian.

b.4) Văn bản mật đến được đăng ký sổ riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng nội bộ và mạng diện rộng.

Điều 20. Trình và chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm để xin ý kiến phân phối văn bản và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

Văn bản điện tử gửi đến nếu cần thiết phải được in ra và thực hiện các thủ tục trình, chuyển giao và giải quyết như văn bản giấy.

Trường hợp văn bản đến qua hệ thống mạng có liên thông với hệ thống quản lý điều hành qua mạng của Tổng cục Hải quan, của các đơn vị thì được cập nhật, chuyển vào mục văn bản đến của cơ quan và thực hiện quy trình chuyển giao như đối với văn bản đến đăng ký mới.

1. Trình văn bản đến

b) Tại Cục văn bản đến phải được kịp thời trình cho Cục trưởng xem xét, phân phối.

Tại Chi cục và đơn vị tương đương văn bản đến phải được kịp thời trình cho Trưởng các đơn vị xem xét, phân phối.

c) Căn cứ vào nội dung của văn bản đến, quy chế làm việc của đơn vị, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị và cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).

d. Phân luồng văn bản đến

- Việc phân luồng văn bản đến quy định thực hiện tại cấp Cục. Các đơn vị trực thuộc Cục, tùy theo tình hình cụ thể tại từng đơn vị, Trưởng đơn vị quyết định việc có hay không áp dụng việc phân luồng văn bản tại đơn vị mình.

- Tại cấp Cục: Giao cho Chánh Văn phòng Cục có trách nhiệm xem xét, phân luồng văn bản đến ngay sau khi Văn thư chuyển đến. Văn bản đến được phân luồng và xử lý như sau:

+ Chánh Văn phòng trực tiếp xử lý, cho ý kiến phân phối (bao gồm cả việc quét mạng nội bộ, sao y bản chính, sao lục) đối với các văn bản đến mang tính chất phổ biến, thông tin chung cho các đơn vị có liên quan biết, nghiên cứu thực hiện.

+ Chánh Văn phòng lập Phiếu trình xử lý văn bản đến (theo mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm theo Quy chế này) đối với những văn bản mà nội dung xét thấy cần thiết phải có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cục.

Tùy theo tính chất, nội dung văn bản, Cục trưởng có thể trực tiếp xử lý, cho ý kiến chỉ đạo hoặc sẽ được chuyển cho một Phó cục trưởng xử lý theo các mảng công tác được phân công phụ trách.

+ Trường hợp công văn đến là khẩn, Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến phải chuyển ngay cho Cục trưởng để xử lý.

- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để thực hiện các bước tiếp theo.

- Trường hợp văn bản đến được xử lý trên hệ quản lý điều hành qua mạng, Văn thư căn cứ vào ý kiến phân phối để đăng ký bổ sung, quét, gắn kèm nội dung văn bản (trừ các loại văn bản không gắn nội dung theo quy định), phân luồng xử lý đúng địa chỉ đã duyệt.

2. Chuyển giao văn bản đến

a) Chuyển giao văn bản giấy đến

a.1) Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.

a.2) Sau khi tiếp nhận văn bản đến, công chức văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm phải vào sổ đăng ký của đơn vị hoặc nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng, trình Trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của Trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho đơn vị, cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.

a.3) Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các đơn vị quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp. (Mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ).

b) Chuyển giao văn bản fax, văn bản điện tử đến

Đối với trường hợp văn bản đến được xử lý trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng, Văn thư căn cứ vào ý kiến phân phối, tiến hành phân luồng xử lý tới đúng địa chỉ đã duyệt để theo dõi xử lý.

Khi nhận được bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, qua thư điện tử, Văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến của bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua mạng đã nhận.

Điều 21. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Giải quyết văn bản đến

a) Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định và theo quy định tại Quy chế làm việc của Tổng cục Hải quan; Quy chế làm việc của cục Hải quan tỉnh Bình Định, theo thời hạn yêu cầu của văn bản. Đối với những văn bản đến có đóng dấu mức độ khẩn phải ưu tiên tập trung nguồn lực xử lý trong thời gian sớm nhất.

b) Quy trình giải quyết văn bản đến (giải quyết công việc của Cục được lãnh đạo Cục giao) thực hiện theo quy chế làm việc Quy chế làm việc của Cục Hải quan tỉnh Bình Định ban hành kèm theo Quyết định số 647/QĐ-TCHQ ngày 22 tháng 12 năm 2016.

2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a) Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc Quy chế làm việc của Cục hoặc yêu cầu của lãnh đạo Cục đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết qua sổ theo dõi hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng. Trưởng các đơn vị có trách nhiệm theo dõi, cập nhật kết quả xử lý các văn bản, công văn đến trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

b) Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;

b.1) Cục trưởng, thủ trưởng các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục (sau đây gọi chung là người được giao trách nhiệm) có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người được giao trách nhiệm được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của người được giao trách nhiệm và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

b.2) Căn cứ nội dung văn bản đến, người được giao trách nhiệm giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan. Văn bản có thời hạn yêu cầu cụ thể phải đảm bảo xử lý theo đúng thời hạn yêu cầu đó. Đối với những văn bản đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ, đảm bảo thời gian xử lý ngắn nhất có thể.

b.3) Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, công chức Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

Điều 22. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do Cục Hải quan tỉnh Bình Định, các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phải được quản lý theo trình tự sau:

1. Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

2. Đăng ký văn bản đi;

3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5. Lưu văn bản đi.

Điều 23. Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản

1. Kiểm tra thể thức, thẩm quyền ký, kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, công chức văn thư phải kiểm tra lại thể thức, thẩm quyền ký và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời yêu cầu người soạn thảo văn bản sửa lại theo đúng quy định.

Khi phát hành văn bản có nội dung bí mật nhà nước phải có phiếu đề xuất độ mật do Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc người ký văn bản phê duyệt và được lưu cùng bản gốc văn bản tại văn thư. Phiếu đề xuất độ mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục số VII Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ.

2. Ghi số và ngày, tháng và địa danh văn bản

a) Ghi số của văn bản

a.1) Tất cả văn bản đi trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của từng đơn vị do văn thư thống nhất quản lý gồm:

- Số công văn (dùng cho tất cả các loại văn bản hành chính, trừ giấy giới thiệu, giấy đi đường);

- Số quyết định (dùng cho cấp Cục);

- Số công văn mật (cả công văn và Quyết định);

- Số giấy giới thiệu;

- Số giấy đi đường.

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV và hướng dẫn tại Quy chế này.

a.2) Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV;

a.3) Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và quản lý bằng hệ thống số riêng.

b) Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

c) Ghi địa danh văn bản

Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan đóng trụ sở và phù hợp với hệ thống tổ chức 3 cấp của Tổng cục Hải quan theo quy định của Luật Hải quan. Đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể:

c.1) Địa danh ghi trên văn bản của Cục, các phòng thuộc Cục và tương đương ghi là: Bình Định.

c.2) Địa danh ghi trên văn bản của các Chi cục Hải quan cửa khẩu và tương đương thì ghi tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố mà đơn vị đó đóng trụ sở:

- Địa danh ghi trên văn bản của Chi cục Hải quan cửa khẩu cảng Quy Nhơn, Chi cục Kiểm tra sau thông quan và Đội Kiểm soát Hải quan ghi là: Quy Nhơn.

- Địa danh ghi trên văn bản của Chi cục Hải quan Phú Yên ghi là: Tuy Hòa.

Điều 24. Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc hệ thống quản lý điều hành qua mạng.

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

- Tại Cục, Văn thư mở các loại sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đi dùng cho loại văn bản đi là quyết định;

+ Sổ đăng ký văn bản đi dùng cho tất cả các loại văn bản hành chính còn lại (trừ giấy giới thiệu, giấy đi đường);

+ Sổ đăng ký văn bản mật đi;

+ Sổ theo dõi cấp giấy đi đường. Giấy giới thiệu, văn thư không phải mở sổ theo dõi mà ghi số trực tiếp vào tờ lưu tại cuốn.

- Tại các đơn vị thuộc, trực thuộc, Văn thư mở 02 sổ sau:

+ Sổ đăng ký văn bản đi dùng cho văn bản thường;

+ Sổ đăng ký văn bản mật đi;

b) Đăng ký văn bản đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII của Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ.

2. Đăng ký văn bản đi trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng

a) Yêu cầu chung đối với việc xây dựng hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

b) Việc đăng ký (cập nhật, quét và gắn nội dung) văn bản đi vào hệ thống quản lý điều hành qua mạng được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng hệ thống phần mềm quản lý điều hành qua mạng của Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

Điều 25. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản. Nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.

b) Đối với các văn bản có phụ lục hoặc tài liệu kèm theo, văn bản có độ mật, đơn vị chủ trì tham mưu soạn thảo phải phối hợp với văn thư cơ quan/văn thư đơn vị để thực hiện và kiểm soát việc nhân bản, trong đó:

- Trách nhiệm của đơn vị chủ trì soạn thảo: Cử cán bộ trực tiếp bàn giao, ký giao nhận bộ tài liệu với văn thư cơ quan/văn thư đơn vị. Bộ tài liệu để nhân bản, phát hành và lưu tại văn thư cơ quan/văn thư đơn vị phải có chữ ký nháy bằng mực tươi của Lãnh đạo đơn vị/Lãnh đạo Phòng ở tất cả các trang. Trường hợp cần thiết, thì phối hợp kiểm tra nội dung văn bản, tài liệu sau khi nhân bản.

- Trách nhiệm của văn thư cơ quan/văn thư đơn vị: Thực hiện nhân bản và phát hành văn bản theo quy định.

c) Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Đóng dấu cơ quan

a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ tươi.

c) Đóng dấu vào các phụ lục kèm theo

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục.

d) Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy. Mỗi dấu đóng không quá 05 trang/tờ văn bản.

3. Đóng dấu độ khẩn, mật

a) Việc đóng dấu các độ khẩn (“Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”, “Hỏa tốc” hẹn giờ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

b) Việc đóng dấu các độ mật (“Mật”, “Tuyệt mật”, “Tối mật”) và dấu “Tài liệu thu hồi” được khắc sẵn theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

c) Vị trí đóng dấu mức độ mật, độ khẩn và dấu phạm vi lưu hành (“Trả lại sau khi họp”, “Xem xong trả lại”, “Lưu hành nội bộ”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 26. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi

1. Thủ tục phát hành văn bản

a) Lựa chọn bì

Kích thước của bì phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được đưa vào bì.

Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80gram/m² trở lên.

Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 3 Điều 7 Thông tư số 33/2015/TT-BCA.

b) Trình bày bì và viết bì

Văn thư cần ghi số văn bản vào góc bên trái của bì để đơn vị nhận đối chiếu, kiểm tra.

c) Vào bì và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản đưa vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có dấu vào bên trong để tránh nhòe dấu. Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản.

d) Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.

Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại điểm i, k, l, m khoản 4 Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA.

2. Chuyển phát văn bản đi

a) Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan

- Tại Cục do số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội bộ cơ quan nhiều nên phải lập Sổ chuyển giao văn bản đi (mẫu sổ và việc vào sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX ban hành kèm theo Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ).

- Các đơn vị thuộc, trực thuộc do số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do công chức văn thư thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.

b) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do công chức văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ.

c) Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X ban hành kèm theo Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ) hoặc vào máy vi tính. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, xác nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có). Văn bản đi có đóng dấu độ khẩn phải chuyển phát nhanh ngay trong ngày. Văn bản đi được gửi bảo đảm và được bàn giao cho nhân viên bưu điện trong ngày hoặc chậm nhất là trong buổi sáng ngày làm việc tiếp theo.

d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng, thư điện tử

Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua hệ thống quản lý điều hành qua mạng, thư điện tử, sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.

đ) Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

Việc chuyển phát văn bản mật qua hệ thống máy mã thoại của cơ yếu được thực hiện theo Quy chế quản lý, sử dụng máy mã thoại - fax trong ngành Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 38/QĐ-TCHQ ngày 15 tháng 7 năm 2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan

3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Công chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

a) Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản (nếu cần). Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

b) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

c) Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ,...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Chánh Văn phòng (đối với Cục), Đội trưởng Đội Tổng hợp (đối với Chi cục), Tổ trưởng Tổ Tham mưu (đối với Đội Kiểm soát Hải quan) để xem xét, giải quyết.

4. Sửa đổi, thay thế và đính chính văn bản đi

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương của đơn vị ban hành văn bản.

Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính của đơn vị ban hành văn bản.

Điều 27. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản: bản gốc (có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền) lưu tại văn thư cơ quan và bản chính (có chữ ký photocopy, đóng dấu đỏ của cơ quan) lưu trong hồ sơ công việc.

2. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải lưu kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

4. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Công chức văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi bản lưu và định kỳ giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Cá nhân, cơ quan, đơn vị có yêu cầu sử dụng bản lưu phải có Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu được quy định tại Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ ngày 28/4/2017 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

Mục 3. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN (LƯU TRỮ CỤC)

Điều 28. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc bao gồm:

a) Lập hồ sơ thông thường (văn bản giấy) gồm:

a.1) Mở hồ sơ:

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

Trường hợp có những vụ việc phát sinh cần lập hồ sơ mà không có trong Danh mục hồ sơ thì cá nhân phụ trách công việc tiến hành mở hồ sơ và đặt tên, ký hiệu hồ sơ cho phù hợp.

a.2) Thu thập văn bản vào hồ sơ:

Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp theo trình tự thời gian và diễn biến công việc.

a.3) Kết thúc và biên mục hồ sơ:

- Thời điểm được tính là kết thúc hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

- Cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ. Biên mục hồ sơ gồm những việc sau:

+ Đánh số tờ: dùng bút chì đánh số thứ tự bằng chữ số Ả-rập vào góc phải, phía trên của tờ tài liệu từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ. Trường hợp đánh sai số thì dùng tẩy xóa và đánh lại, những tờ bị bỏ sót thì đánh số trùng với số của tờ liền trước đó và thêm vào chữ a, b, c,...

+ Lập Mục lục văn bản theo Mẫu số 1, Phụ lục I ban hành kèm theo Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ. Dán Mục lục văn bản vào trang trong của tờ bìa hồ sơ.

+ Ghi Chứng từ kết thúc.

+ Hoàn chỉnh bìa hồ sơ.

Đối với hồ sơ sổ sách các loại thì mỗi quyển sổ được xem như một văn bản trong một hồ sơ và được đánh số thứ tự cho các quyển sổ.

b) Lập hồ sơ trên hệ thống quản lý điều hành qua mạng gồm mở hồ sơ và kết thúc hồ sơ. Hồ sơ, công văn đến được cập nhật, gắn nội dung văn bản số hóa trên mạng trong mục công văn đến, tờ trình đề xuất đã số hóa/tờ trình điện tử đã được phê duyệt được kết nối với công văn đi xử lý được cập nhật, gắn nội dung văn bản số hóa trên mạng trong mục công văn đi. Văn bản điện tử phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ bảo đảm tính xác thực, an toàn và khả năng truy cập văn bản điện tử đó.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan;

b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

d) Hồ sơ phải được biên mục chi tiết, đầy đủ theo quy định tại Quy chế công tác lưu trữ của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ.

Điều 29. Trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu được lập trong quá trình giải quyết công việc, có giá trị lưu trữ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy định tại Quy chế lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

2. Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục hồ sơ xin giữ lại, có ý kiến phê duyệt của Trưởng đơn vị, xin ý kiến bằng văn bản và báo cáo Cục (qua Văn phòng). Thời hạn xin giữ lại không quá 02 năm (hai năm) kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

3. Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

Điều 30. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1. Chánh Văn phòng có nhiệm vụ

a) Tham mưu Cục trưởng trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục;

b) Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

2. Thủ trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục chịu trách nhiệm chỉ đạo việc rà soát công việc, nhiệm vụ công tác mà đơn vị dự kiến triển khai trong năm để tạo lập danh mục hồ sơ dự kiến hình thành hàng năm; tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản ở giai đoạn hiện hành tại đơn vị và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

3. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân đều phải lập hồ sơ về công việc đó; hoàn tất hồ sơ đến khi công việc kết thúc, thống kê văn bản có trong hồ sơ quy định tại Quy chế lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình Định, bàn giao cho người có trách nhiệm quản lý hồ sơ của đơn vị đến thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

4. Trách nhiệm của văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục ở giai đoạn hiện hành

a) Tập hợp danh mục hồ sơ dự kiến hình thành của đơn vị trong năm và gửi về lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 2 hàng năm (theo phụ lục số XI Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ); theo dõi các hồ sơ theo danh mục của đơn vị mình;

b) Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (khi chưa nộp cho lưu trữ cơ quan); thống kê danh mục hồ sơ thực tế đã hình thành trong năm của đơn vị;

c) Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị hết thời hạn lưu trữ hiện hành và thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định (theo phụ lục số XII Quy chế công tác văn thư của Tổng cục Hải quan ban hành kèm theo Quyết định số 1268/QĐ-TCHQ).

Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU, CHỨNG THƯ SỐ, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT (NẾU CÓ)

Điều 31. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng trong việc quản lý, sử dụng con dấu của Cục Hải quan tỉnh Bình Định.

Trưởng các đơn vị trực thuộc Cục có con dấu riêng chịu trách nhiệm trước Cục trưởng việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị.

2. Con dấu của Cục, các đơn vị trực thuộc Cục phải được giao bằng quyết định cho công chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức văn thư được giao sử dụng, quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước Trưởng cơ quan, đơn vị việc bảo quản, sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản an toàn trong tủ sắt chống cháy hoặc kết sắt chống cháy, có khóa đảm bảo tại phòng làm việc của công chức văn thư trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, công chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan phải lập biên bản, báo cáo cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động, kết thúc nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền phải giao nộp con dấu cũ cho Văn phòng từ ngày quyết định có hiệu lực thi hành. Văn phòng có trách nhiệm thu hồi con dấu cũ để giao nộp cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu và phối hợp với đơn vị mới làm thủ tục xin khắc con dấu mới cho đơn vị.

Điều 32. Sử dụng con dấu

1. Công chức văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị.

2. Chỉ đóng dấu vào văn bản khi văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền và có quyền từ chối đóng dấu khi văn bản không đúng thể thức, không có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản.

3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu khi chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

4. Việc sử dụng con dấu hành chính của Cục và con dấu của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục được quy định như sau:

a) Dấu của Cục

Sử dụng đóng cho các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục do Cục trưởng ký, các Phó Cục trưởng ký thay (KT.), lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục ký thừa ủy quyền (TUQ.), ký thừa lệnh (TL.) theo quy định.

b) Dấu Chi cục và Đội Kiểm soát hải quan

Sử dụng đóng cho các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Chi cục và Đội Kiểm soát hải quan do Chi cục trưởng hoặc Đội trưởng Đội Kiểm soát hải quan ký, các Phó Chi cục trưởng hoặc Phó đội trưởng Đội Kiểm soát hải quan ký thay theo quy định.

Điều 33. Sử dụng chứng thư số và thiết bị lưu khóa bí mật

1. Việc sử dụng chứng thư số và thiết bị lưu khóa bí mật thực hiện theo Thông tư số 08/2016/TT-BQP ngày 01 tháng 02 năm 2016 của Bộ Quốc phòng quy định về cung cấp, quản lý, sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và Quyết định số 2198/QĐ-BTC ngày 30 tháng 8 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị và quản lý thuê bao chứng thư số tại Bộ Tài chính.

2. Ngoài việc quản lý như đối với con dấu theo quy định tại khoản 2 Điều 31 của Quy chế này, thiết bị lưu khóa bí mật phải được quản lý như quản lý bí mật nhà nước độ “Mật”.

3. Không được dùng các công cụ, chương trình hay bất cứ hình thức nào khác làm thay đổi dữ liệu hoặc làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí mật.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 34.Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục để đảm bảo thực hiện thống nhất, đúng quy định; định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra công tác văn thư tại các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục.

2. Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm phổ biến, tổ chức thực hiện nội dung Quy chế này đến toàn thể cán bộ, công chức, người lao động trong đơn vị.

3. Trong quá trình thực hiện, nếu các văn bản dẫn chiếu tại Quy chế này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng các văn bản mới thì áp dụng theo các văn bản mới. Nếu có phát sinh, vướng mắc, Trưởng các đơn vị phản ánh về Cục (qua Văn phòng) để xem xét, sửa đổi, bổ sung kịp thời./.

PHỤ LỤC I

BẢNG VIẾT TẮT TÊN CÁC ĐƠN VỊ

(Kèm theo Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Bình Định ban hành tại Quyết định số 348/QĐ-HQBĐ ngày 28 tháng 7 năm 2017 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định)

Ghi chú: Ký hiệu viết tắt ghi ở số, ký hiệu và phần lưu văn bản.

PHỤ LỤC II

PHIẾU TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quy chế công tác văn thư của Cục Hải quan tỉnh Bình Định ban hành tại Quyết định số 348/QĐ-HQBĐ ngày 28 tháng 7 năm 2011 của Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh Bình Định)

PHIẾU TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

________________________________________________________________

PHẦN XỬ LÝ VĂN BẢN CỦA LÃNH ĐẠO CỤC

____________________________________________________________________________

TỔ CHỨC TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………