|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH ĐỒNG THÁP
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 20/KH-UBND
|
Đồng Tháp,
ngày 28 tháng 01 năm 2016
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2016
Thực hiện Công văn số 1302/VTLTNN-NVĐP ngày 18
tháng 12 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương
hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 đối với các tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân Tỉnh ban hành Kế hoạch công tác văn thư,
lưu trữ năm 2016, như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của công chức,
viên chức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; đưa công tác văn
thư, lưu trữ đi vào nề nếp, hoạt động bảo đảm đúng quy định góp phần nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Các cơ quan, đơn vị và địa phương thực hiện tốt
công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ và tổ chức
thực hiện đúng theo quy định; tổ chức quản lý, khai thác và sử dụng hiệu quả
tài liệu lưu trữ.
II. NỘI
DUNG THỰC HIỆN
1. Công
tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật và ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về
công tác văn thư, lưu trữ
- Thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị và địa phương triển khai kịp thời và thực hiện các quy định pháp luật,
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan chuyên môn về công tác văn thư, lưu
trữ trong phạm vi quản lý của cơ quan và địa phương.
- Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban
nhân dân Tỉnh ban hành Quyết định thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức là
nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh theo hướng dẫn tại
Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ và một số
văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình
thực tế.
- Thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị và địa phương trong Tỉnh tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc ban
hành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
cơ quan.
2. Công
tác tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
a) Kiện toàn tổ chức bộ máy,
nhân sự theo các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành.
b) Tuyển dụng, bố trí, sắp xếp
người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch
công chức, viên chức theo đúng quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31
tháng 10 năm 2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức
chuyên ngành Lưu trữ; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của
Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn
các ngạch công chức chuyên ngành Văn thư.
c) Sở Nội vụ tăng cường công
tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm về chuyên
môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ trong các cơ
quan, đơn vị và địa phương (chú trọng các quy định, hướng dẫn mới về công tác
văn thư, lưu trữ; công tác lập hồ sơ công việc; nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu).
d) Thực hiện tốt chế độ phụ
cấp độc hại, bồi dưỡng hiện vật, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức,
viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.
3. Công
tác kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ
Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch
và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan,
đơn vị và địa phương; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo
Phòng Nội vụ tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đối với các
Phòng, ban chuyên môn huyện và UBND cấp xã.
4. Công
tác đánh giá, phân loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
a) Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban
nhân dân tỉnh thực hiện việc đánh giá, phân loại kết quả thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương trong Tỉnh theo Quyết định
số 1279/QĐ-UBND-HC ngày 16 tháng 12 năm 2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban
hành Quy định tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị và địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Tháp.
b) Các cơ quan, đơn vị và địa
phương triển khai và tổ chức thực hiện tự đánh giá kết quả thực hiện của cơ
quan, đơn vị, địa phương mình và đánh giá các đơn vị trực thuộc (nếu có) đảm bảo
thực chất và đúng thời gian quy định.
5. Hiện
đại hóa và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ
cơ quan và tài liệu lưu trữ lịch sử, từng bước thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ bằng các trang thiết bị công nghệ hiện đại trên cơ sở các dữ liệu điện tử,
số hóa tài liệu lưu trữ, cụ thể:
a) Quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng theo Hướng dẫn liên ngành số
01/HDLN-STT&TT-SNV ngày 26 tháng 3 năm 2015 của Sở Thông tin và Truyền
thông và Sở Nội vụ; Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 và xây
dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ theo Hướng dẫn số 169/HD-CVTLTNN ngày 10 tháng 3 năm
2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
b) Nghiên cứu, đề xuất và
triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.
6. Thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện tốt chế độ thông
tin, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó có báo cáo kết quả hoạt động
văn thư, lưu trữ và báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ hàng năm. Chấn chỉnh, phê bình các cơ quan, đơn vị và địa phương
chưa thực hiện tốt.
7. Quản
lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
a) Tổ chức thu thập tài liệu
lưu trữ đến hạn và quá hạn nộp lưu của các cơ quan, đơn vị và địa phương thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh ban hành kèm
theo Quyết định số 426/QĐ-UBND-HC ngày 14 tháng 5 năm 2015 của Ủy ban nhân dân
Tỉnh.
b) Thực hiện tốt công tác bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. c) Tổ chức khai thác sử dụng hiệu quả
tài liệu lưu trữ.
8. Kinh
phí thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ
a) Thủ trưởng các cơ quan, tổ
chức cấp tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chủ động bố
trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu
trữ năm 2011. Trong đó, cần tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ; chỉnh lý tài liệu tồn
đọng; ứng dụng công nghiệp thông tin; bảo quản, giới thiệu và khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu phục vụ cho hoạt động thực tiễn
và công tác nghiên cứu.
b) Sở Tài chính bố trí kinh
phí để thực hiện hoạt động văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị và địa phương
theo quy định của pháp luật; kinh phí thực hiện các đề án, dự án về văn thư,
lưu trữ khi được Chủ tịch Ủy ban nhân dân Tỉnh phê duyệt.
9. Những
nhiệm vụ trọng tâm
Trong năm 2016, ngoài những
nhiệm vụ thường xuyên về công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, đơn vị và địa
phương cần tập trung chỉ đạo và tổ chức thực hiện những nhiệm vụ trọng tâm sau
đây:
a) Tổ chức lập hồ sơ công
việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ
quan, đơn vị và địa phương tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ công việc.
- Thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị và địa phương chỉ đạo công chức, viên chức lập hồ sơ công việc trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ của mình và hoàn chỉnh hồ sơ, giao nộp tài liệu vào
lưu trữ cơ quan theo quy định, tránh tình trạng tài liệu tồn đọng hàng năm.
b) Giao nộp tài liệu vào
lưu trữ lịch sử tỉnh: Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng và thực hiện
giao nộp tài liệu lưu trữ lịch sử (tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn) đến
hạn và quá hạn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ năm
2011.
c) Kho bảo quản tài liệu
lưu trữ:
- Sở Nội vụ chịu trách nhiệm
duy tu, sửa chữa Kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh (nếu cần thiết);
- Các cơ quan, đơn vị và địa
phương chủ động bố trí hoặc cải tạo, sửa chữa kho lưu trữ tài liệu hiện hành của
đơn vị đảm bảo đủ diện tích và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản an toàn
tài liệu lưu trữ. Đặc biệt lưu ý, khi xây dựng mới trụ sở làm việc phải có hạng
mục Kho lưu trữ tài liệu, nhất là đối với trụ sở Ủy ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn.
d) Thực hiện quản lý hoạt
động dịch vụ lưu trữ:
Sở Nội vụ triển khai thực hiện
quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2014/TT-BNV
ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề
lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ.
đ) Phân công nhiệm vụ cụ
thể: (kèm phụ lục).
III. TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
1. Giao Sở Nội vụ chủ trì
theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân
dân Tỉnh, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kết quả thực hiện Kế hoạch này trước
ngày 20 tháng 12 năm 2016.
2. Thủ trưởng các Sở, ban,
ngành Tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng
các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ xây dựng Kế
hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 của cơ quan, đơn
vị và địa phương. Báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân Tỉnh (qua Sở
Nội vụ) trước ngày 10 tháng 12 năm 2016.
Trong quá trình thực hiện nếu
có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị kịp thời phản ánh, báo cáo về Ủy
ban nhân dân Tỉnh (qua Sở Nội vụ) để hướng dẫn thực hiện./.
|
Nơi nhận:
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT/TU, TT/HĐND Tỉnh;
- Các Sở, ban, ngành Tỉnh;
- Các cơ quan TW đóng tại Tỉnh;
- Các Cty do nhà nước làm chủ sở hữu;
- Các ĐVSN trực thuộc UBND Tỉnh;
- Các Hội đặc thù cấp Tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Lưu: VT, NC/NC (Đức).
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Châu Hồng Phúc
|
PHỤ LỤC
BẢNG PHÂN CÔNG THỰC HIỆN CÁC NHIỆM VỤ VỀ VĂN
THƯ, LƯU TRỮ TRONG NĂM 2016
(Kèm theo Kế hoạch số 20/KH-UBND ngày 28/01/2016 của UBND Tỉnh)
|
TT
|
Nội dung công việc
|
Cơ quan chủ trì thực hiện
|
Cơ quan phối hợp
|
Thời gian thực hiện
|
|
1
|
- Đánh giá, xếp loại kết
quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2015.
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương
|
Quý I
năm 2016
|
|
2
|
- Ban hành Kế hoạch công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương năm 2016.
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Quý I
năm 2016
|
|
3
|
- Ban hành Danh mục hồ sơ
cơ quan.
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Quy I
năm 2016
|
|
4
|
- Ban hành Quyết định thu
thập tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh năm 2016.
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
|
Quý I
năm 2016
|
|
5
|
- Trình phê duyệt Đề án chỉnh
lý tài liệu tồn đọng tỉnh Đồng Tháp.
|
Sở Nội vụ
|
Sở KH & ĐT; Sở Tài chính
|
Quý I năm
2016
|
|
6
|
- Trình phê duyệt Dự án số
hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp.
|
Sở Nội vụ
|
Sở KH & ĐT; Sở Tài chính; Trung tâm Tin học Tỉnh
|
Quý I năm
2016
|
|
7
|
- Lập Kế hoạch và tổ chức
kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2016.
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương
|
Quý II
năm 2016
|
|
8
|
- Ban hành Bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu.
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Quý II
năm 2016
|
|
9
|
- Sửa đổi, bổ sung hoặc
ban hành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Quý II
năm 2016
|
|
10
|
- Tổ chức tập huấn nghiệp
vụ và triển khai các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ mới ban
hành.
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị và địa phương
|
Quý III
năm 2016
|
|
11
|
- Thực hiện giao nộp tài
liệu có thời hạn bảo quản “Vĩnh viễn” vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tỉnh.
|
Sở Nội vụ
|
Các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
|
Năm 2016
|
|
12
|
- Triển khai quản lý hoạt
động dịch vụ lưu trữ.
|
Sở Nội vụ
|
Các đối tượng có liên quan
|
Năm 2016
|
|
13
|
- Tổ chức lập hồ sơ công
việc năm 2016.
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn vị
và địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Năm 2016
|
|
14
|
- Bố trí, xây dựng mới hoặc
cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ đảm bảo các yêu cầu theo quy định (khi cần
thiết).
|
Các cơ quan, tổ chức, đơn
vị và địa phương
|
Sở Nội vụ
|
Năm 2016
|