|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2995/QĐ-UBND
|
Quảng
Nam, ngày 01 tháng 10 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
PHÊ
DUYỆT QUY HOẠCH NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG NAM ĐẾN NĂM 2020
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày
11/11/2011;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010
của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức
văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân
dân các cấp;
Căn cứ Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của
Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư-Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến
năm 2030;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ tỉnh Quảng Nam đến
năm 2020, với những nội dung chủ yếu sau:
1. Quan điểm, mục tiêu xây dựng
đề án
a) Quan điểm
Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ nhằm thực hiện
thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành Nội vụ, có tầm nhìn, lộ
trình thích hợp theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn, phù hợp với tình
hình thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học
công nghệ về công tác văn thư, lưu trữ.
b) Mục tiêu
- Mục tiêu tổng quát
+ Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên
phạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ
phục vụ cho sự phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội.
+ Định hướng sự phát triển của công tác văn thư,
lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan
quản lý Nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá
trình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành công
chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh trong những năm tiếp theo.
+ Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, thống nhất để quản
lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; làm căn cứ cho các cơ quan, tổ chức
trong bộ máy Nhà nước chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm và trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt các Dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Mục tiêu cụ thể
+ Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ để
quản lý công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu về công tác cải cách hành
chính và phù hợp với nhiệm vụ trong tình hình mới.
+ Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy, bố trí công
chức làm công tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến cơ sở để thực hiện chức năng quản
lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
+ Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ đủ tiêu chuẩn, được đào tạo, bố trí đúng chuyên
ngành, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng các yêu cầu của ngành trong thời
kỳ đổi mới.
+ Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng
hiệu quả tài liệu lưu trữ.
+ Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, công
nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ.
2. Dự báo về tài liệu lưu trữ và
một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ
a) Về tài liệu lưu trữ
- Lưu trữ lịch sử tỉnh: Dự kiến đến năm 2020 sẽ có
khoảng 5.009,5 mét tài liệu được thu về từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (5.009,5 mét tài liệu này được tính từ 30% của tổng
số mét tài liệu của Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ cấp huyện, thành phố).
Như vậy, đến năm 2020, Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh dự
kiến sẽ chứa khoảng 5.409,5 mét tài liệu (bao gồm 400 mét tài liệu hiện đang có
tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh và 5.009,5 tài liệu dự kiến thu về).
Việc bố trí Kho Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để
tiếp nhận khối lượng tài liệu nói trên cần phải được chú trọng.
- Lưu trữ cơ quan (tài liệu lưu trữ tại các Sở,
Ban, ngành): Dự kiến tài liệu của các Sở, Ban, ngành được thống kê đến năm 2020
khoảng 12.321,4 mét (bao gồm số mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi cơ
quan sẽ hình thành khoảng 15 mét tài liệu/1 năm.
- Lưu trữ huyện, thành phố: Dự kiến tài liệu của
các huyện, thành phố được thống kê đến năm 2020 khoảng 4.376,9 mét (bao gồm số
mét tài liệu từ năm 2012 trở về trước), mỗi địa phương sẽ hình thành khoảng 20
mét tài liệu/1 năm.
- Lưu trữ cấp xã: Tài liệu tại cấp xã từ nay đến
năm 2020 có khoảng 8.540 mét, được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân cấp xã theo quy định, mỗi xã sẽ hình thành khoảng 5 mét tài liệu/1
năm.
b) Một số chỉ tiêu về công tác văn thư, lưu trữ
- Về công tác văn thư
Từ nay đến năm 2020, đảm bảo đạt một số chỉ tiêu cơ
bản:
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương ban hành đầy
đủ các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế văn thư, lưu trữ;
Danh mục hồ sơ cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu; Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu…
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện việc
quản lý văn bản đi, văn bản đến theo đúng quy định.
+ 100% các Sở, Ban, ngành; 80% các huyện, thành phố
ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản đi, văn bản đến nhằm nâng
cao hiệu quả và chất lượng công việc.
+ 100% các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai
và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử (Email) phục vụ cho việc
trao đổi thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả.
+ 100% cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công
việc đối với tài liệu giấy.
- Về công tác lưu trữ
Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ
quan và Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng
dẫn thi hành luật, cụ thể:
+ 100% tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh được chỉnh
lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng;
+ Trên 80% tài liệu tại Sở, Ban, ngành được chỉnh
lý hoàn chỉnh, xác định giá trị tài liệu và lập Danh mục hồ sơ của tài liệu sau
khi được chỉnh lý;
+ Trên 80% tài liệu tại các huyện, thành phố được
chỉnh lý hoàn chỉnh, xây dựng công cụ tra tìm hợp lý và bảo quản, bảo vệ tài liệu
trong kho theo đúng quy định của Nhà nước;
+ Xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu truyền thống
và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu bằng điện
tử;
+ Tại kho Lưu trữ lịch sử tỉnh: Từ nay đến năm
2020, kho Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ tiếp nhận khoảng 5009,5 mét tài liệu từ Lưu
trữ của các Sở, Ban, ngành và Lưu trữ huyện, thành phố. Công tác thu thập tài
liệu vào kho Lưu trữ lịch sử được thực hiện thường xuyên; bước đầu thực hiện việc
số hóa tài liệu lưu trữ.
+ 100% Sở, Ban, ngành và huyện, thành phố có kho
Lưu trữ hiện hành và trang bị phần mềm quản lý lưu trữ; 70% xã, phường, thị trấn
có kho lưu trữ; thực hiện việc thu thập hồ sơ vào Lưu trữ hiện hành.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ;
xây dựng hệ thống phần mềm để quản lý hồ sơ tài liệu và phục vụ việc khai thác,
sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.
3. Quy hoạch cụ thể
a) Về tổ chức bộ máy
Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy đủ điều kiện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn
tỉnh.
- Cấp tỉnh:
+ Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Kiện toàn cơ cấu
tổ chức hiện có của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh, đảm bảo thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý, tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu Lưu trữ lịch sử của tỉnh.
+ Đối với các Sở, Ban, ngành: Kiện toàn bộ phận văn
thư, lưu trữ thuộc Văn phòng (Phòng Hành chính-Tổ chức) đảm bảo thực hiện chức
năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
- Cấp huyện:
+ Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố bố trí công
chức chuyên trách quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ thuộc Phòng Nội
vụ.
+ Các Phòng, Ban, đơn vị thuộc huyện bố trí công chức,
viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tổ chức, hoạt động của đơn
vị
- Cấp xã: Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố
trí công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
b) Nhân sự
Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác
quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ chuyên nghiệp, có
đạo đức, phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển
của ngành.
- Về số lượng:
+ Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ:
Chi cục Văn thư – Lưu trữ: Đảm bảo biên chế hoạt động
từ 10 (mười) đến 12 (mười hai) người.
Ủy ban nhân dân cấp huyện: Bố trí 01 (một) công chức
chuyên trách thuộc Phòng Nội vụ thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ.
+ Văn thư:
Đối với các Sở, Ban, ngành: Bố trí 01 (một) công chức
chuyên trách làm công tác văn thư, hạn chế kiêm nhiệm để đảm bảo thực hiện công
việc.
Đối với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân các huyện, thành phố: Bố trí từ 01 (một) đến 02 (hai) công chức làm công
tác văn thư.
Đối với các Phòng, Ban chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện, thành phố: Bố trí 01 (một) công chức kiêm nhiệm làm công tác văn
thư.
Đối với xã, phường, thị trấn: Bố trí 01 (một) công
chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ.
+ Lưu trữ:
Kho Lưu trữ chuyên dụng (trực thuộc Chi cục Văn thư
- Lưu trữ tỉnh): Dự kiến đến 2020, đảm bảo biên chế hoạt động từ 12 (mười hai)
đến 15 (mười lăm) người phục vụ công tác quản lý, tổ chức sử dụng tài liệu Lưu
trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện một số nhiệm vụ dịch vụ công về lưu trữ.
Đối với các Sở, Ban, ngành: Bố trí 01 (một) công chức
làm công tác lưu trữ chuyên trách.
Đối với Lưu trữ huyện, thành phố: Bố trí từ 01 (một)
đến 02 (hai) công chức chuyên trách làm công tác lưu trữ.
Các cơ quan, đơn vị, địa phương có khối lượng tài
liệu ít có thể bố trí 01 công chức, viên chức văn thư kiêm lưu trữ.
- Về chuyên môn, nghiệp vụ:
+ Công chức tham mưu, thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về văn thư, lưu trữ cấp tỉnh, cấp huyện phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ
của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định (Tốt nghiệp đại học trở lên,
có chuyên môn, nghiệp vụ chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc các chuyên ngành về
hành chính, văn phòng và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc).
+ Người làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình
độ từ trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên, nếu tốt nghiệp trung cấp,
cao đẳng hoặc đại học chuyên ngành khác phải có chứng chỉ bồi dưỡng về nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ; có trình độ về tin học, ngoại ngữ theo quy định chung và những
kiến thức khác phù hợp với công việc.
+ Người làm công tác lưu trữ chuyên trách hay kiêm
nhiệm được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù và chính sách ưu
đãi khác theo quy định của pháp luật.
c) Hệ thống cơ sở vật chất
Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động
xây dựng kế hoạch, lập dự trù kinh phí và bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động
quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, bao gồm các nội dung:
- Xây dựng, bố trí Kho lưu trữ:
+ Từ nay đến năm 2016, Sở Nội vụ phối hợp các ngành
chức năng tiến hành xây dựng mới Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Đề án đã
được Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
+ Đối với Sở, Ban, ngành, đơn vị sự nghiệp, cần bố
trí kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành; kho lưu trữ nằm trong trụ
sở làm việc cơ quan và phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn
tài liệu lưu trữ.
+ Đối với huyện, thành phố, cần đầu tư, xây dựng hoặc
nâng cấp kho lưu trữ, trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết để bảo quản
tài liệu của các phòng, ban chuyên môn, đáp ứng tốt việc thu tài liệu về Lưu trữ
huyện, thành phố và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp về Lưu trữ lịch sử theo
quy định.
+ Từ nay đến năm 2020: Các xã, phường, thị trấn phải
bố trí kho lưu trữ với diện tích tối thiểu là 20m2 để bảo quản tài liệu lưu trữ
của xã, phường, thị trấn (theo hướng dẫn tại Điểm b, Khoản 3, Phần III, Thông
tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho Lưu trữ
chuyên dụng).
- Mua sắm thiết bị, phương tiện thực hiện các biện
pháp kỹ thuật tiên tiến để bảo quản tài liệu và phục vụ khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ, cụ thể như máy vi tính nối mạng diện rộng, máy scan tài liệu…
- Thu thập, sưu tầm tài liệu.
- Chỉnh lý tài liệu.
- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm và số hóa tài liệu
lưu trữ.
- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu
lưu trữ.
- Các hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác
lưu trữ.
4. Giải pháp thực hiện
a) Đổi mới công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực
văn thư, lưu trữ
- Cụ thể hóa các văn bản của Trung ương để chỉ đạo,
triển khai cho phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhà nước về văn
thư lưu trữ, đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực và hiệu quả quản
lý.
- Tăng cường phối hợp giữa các ngành, các cấp, các
địa phương, cơ quan, tổ chức đề ra biện pháp cụ thể để thực hiện quy hoạch
ngành Văn thư - Lưu trữ của tỉnh đạt hiệu quả.
- Đổi mới các chính sách, cơ chế để phát triển lĩnh
vực văn thư, lưu trữ; đặc biệt chú trọng các chính sách về đãi ngộ đối với người
làm công tác văn thư, lưu trữ.
b) Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác văn
thư, lưu trữ trong việc phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh
- Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò của
công tác văn thư, lưu trữ, làm cho các cấp, các ngành, các tổ chức, cá nhân nhận
thức được vai trò của công tác văn thư, lưu trữ; việc bảo quản an toàn và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của toàn xã hội và phải có trách nhiệm
trong việc giữ gìn, bảo vệ tài liệu lưu trữ đảm bảo an toàn, hiệu quả.
- Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức phù hợp, đưa nội dung công tác văn thư,
lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồi dưỡng trong hệ thống các trường chuyên
nghiệp và các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng các cấp.
c) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội của tỉnh.
d) Bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo cơ sở vật chất
cho phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ.
đ) Đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động dịch vụ lưu trữ.
5. Tổ chức thực hiện
a) Các Sở, Ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố
- Theo dõi, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ của đơn vị, địa phương. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư, lưu trữ, chú trọng đến công tác lập hồ sơ công việc và các nhiệm vụ
khác của ngành như: Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài
liệu và chỉnh lý tài liệu, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử đúng quy định.
- Xây dựng kế hoạch 5 năm, hàng năm về công tác văn
thư, lưu trữ phù hợp với chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh và tình hình thực tế
tại địa phương, đơn vị.
- Xây dựng dự toán và bố trí kinh phí hàng năm cho
hoạt động văn thư, lưu trữ. b) Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư: Phối hợp
trình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ
hàng năm để thực hiện các nội dung của Đề án Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ
đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
c) Sở Nội vụ
- Là cơ quan thường trực, chủ trì giúp Ủy ban nhân
dân tỉnh tổ chức thực hiện Quy hoạch đã được phê duyệt; tuyên truyền, phổ biến
Quy hoạch phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ; xây dựng kế hoạch 5 năm và hàng
năm để thực hiện Quy hoạch này; xây dựng trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các
đề án, dự án đảm bảo nhu cầu về cơ sở vật chất phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ
theo các nội dung của Quy hoạch.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy hoạch
ngành Văn thư, Lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; định kỳ tổng hợp tình hình thực
hiện các nội dung của Quy hoạch, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ
trưởng Sở, Ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, các cơ quan,
đơn vị có liên quan và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Phước Thanh
|