|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐỒNG NAI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------
|
|
Số:
70/2009/QĐ-UBND
|
Biên
Hòa, ngày 29 tháng 09 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN
TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CỦA TỈNH ĐỒNG NAI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Công nghệ Thông tin ngày 12 tháng 7 năm 2006;
Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc
tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 76/2008/QĐ-UBND ngày 11/11/2008 của UBND tỉnh về việc ban
hành Quy định về tổ chức và hoạt động của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đồng
Nai;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số
712/TTr-STTTT ngày 21 tháng 8 năm 2009,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về tổ
chức, quản lý và sử dụng hộp thư điện tử trong các cơ quan Nhà nước của tỉnh Đồng
Nai.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký
và thay thế Quyết định số 01/2006/QĐ-UBND ngày 16/01/2006 của UBND tỉnh Đồng
Nai ban hành quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng
Nai.
Điều 3.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và
Truyền thông; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã
Long Khánh, thành phố Biên Hòa chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
ỦY
BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG NAI
CHỦ TỊCH
Võ Văn Một
|
QUY ĐỊNH
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ
QUAN NHÀ NƯỚC CỦA TỈNH ĐỒNG NAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 70/2009/QĐ-UBND ngày 29/9/2009 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Đồng Nai)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Chức năng của hệ thống thư điện tử trong cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp tỉnh Đồng Nai
Hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng
Nai (gọi tắt là hệ thống thư điện tử) là thành phần trong hệ thống thông tin
dùng chung của cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp Nhà nước tỉnh Đồng Nai, phục
vụ cán bộ, công chức, viên chức trao đổi thông tin dưới dạng thư điện tử phục vụ
công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Điều 2.
Trách nhiệm quản lý
Sở Thông tin và Truyền thông là
đơn vị đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức, vận hành và hướng dẫn khai thác, duy
trì hoạt động của hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Nai.
Điều 3.
Đối tượng và phạm vi áp dụng
Quy định này áp dụng cho tất cả
cán bộ, công chức, viên chức và cơ quan Nhà nước thuộc bộ máy Nhà nước tỉnh Đồng
Nai khi khai thác và sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Nai.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ
Điều 4.
Thiết lập và vận hành hệ thống thư điện tử
1. Hệ thống thư điện tử được thiết
lập và vận hành trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh và trên mạng
internet.
2. Địa chỉ hộp thư điện tử của
cá nhân, tổ chức được đặt tên duy nhất theo tên miền @dongnai.gov.vn và được định
nghĩa như sau:
- Địa chỉ hộp
thư điện tử cá nhân là địa chỉ hộp thư điện tử dành cho cán bộ, công chức, viên
chức; mỗi cán bộ, công chức, viên chức chỉ được đăng ký, sử dụng duy nhất một địa
chỉ hộp thư điện tử.
- Địa chỉ hộp thư điện tử cá
nhân có dạng: Tencbcc@dongnai.gov.vn. Trong đó: Tencbcc bao gồm: Tên + chữ cái
đầu của họ + chữ cái đầu của phần chữ lót giữa họ và tên.
Trường hợp nếu tên cán bộ cần được
cấp trùng với tên cán bộ đã được cấp trước đó thì việc đặt tên cho hộp thư điện
tử sẽ bổ sung thêm ký tự "ABC" do quản trị hệ thống quy định.
- Địa chỉ hộp thư điện tử cơ
quan là địa chỉ hộp thư điện tử dành cho cơ quan Nhà nước trong việc trao đổi
thông tin giữa các tổ chức, cá nhân.
- Địa chỉ hộp thư điện tử cơ
quan dạng tên tênCQ@dongnai.gov.vn.
- Danh bạ điện tử tỉnh Đồng Nai
(gọi tắt là danh bạ điện tử) là cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin hộp thư điện tử
của các tổ chức, cá nhân nằm trong hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Nai.
Điều 5.
Cung cấp và quản lý hộp thư điện tử
Việc cung cấp và quản lý hộp thư
điện tử được áp dụng cho các đối tượng là các cơ quan Nhà nước, cán bộ đương nhiệm,
mới được tuyển vào làm việc và luân chuyển hoặc ngừng công tác trong cơ quan
Nhà nước, được quy định như sau:
1. Đối với cán bộ đương nhiệm:
Thủ trưởng cơ quan Nhà nước có
trách nhiệm tổng hợp danh sách về thông tin cán bộ và gửi về Sở Thông tin và Truyền
thông để tạo lập hộp thư điện tử trong danh bạ điện tử.
2. Đối với trường hợp cán bộ được
tuyển dụng mới:
Sau khi có quyết định tuyển dụng
hoặc tiếp nhận cán bộ mới của cơ quan có thẩm quyền và văn bản xác nhận đề nghị
tạo lập hộp thư điện tử, Sở Thông tin và Truyền thông sẽ tạo lập hộp thư điện tử
trong danh bạ điện tử.
3. Đối với trường hợp cán bộ
thay đổi vị trí công tác:
Sở Thông tin và Truyền thông căn
cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật lại thông tin trong
danh bạ điện tử.
4. Đối với trường hợp cán bộ ngừng
công tác trong cơ quan Nhà nước tỉnh Đồng Nai:
Sở Thông tin và Truyền thông căn
cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền để cập nhật thông tin trong danh bạ
điện tử và hủy bỏ địa chỉ hộp thư điện tử ra khỏi hệ thống thư điện tử.
5. Đối với các cơ quan, tổ chức:
Khi được Sở Thông tin và Truyền
thông tạo lập địa chỉ hộp thư điện tử trong danh bạ điện tử, các cơ quan Nhà nước
có trách nhiệm công khai địa chỉ hộp thư điện tử của đơn vị và cán bộ có thẩm
quyền trên trang thông tin điện tử (hoặc cổng thông tin điện tử) của đơn vị và
của tỉnh Đồng Nai nhằm phổ biến đến tổ chức, cá nhân để thuận tiện trong việc
trao đổi thông tin.
Chương III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN
TỬ
Điều 6.
Sử dụng hệ thống thư điện tử
1. Thời gian khai thác hệ thống
thư điện tử là 24 giờ/07 ngày.
2. Được phép gửi, nhận thông tin
qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản (trừ những văn bản mật), bao gồm: Lịch
công tác của cơ quan, các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ
các cuộc họp, những văn bản gửi đến những cơ quan để biết, để báo cáo.
3. Khuyến khích sử dụng hộp thư
điện tử để gửi, nhận các loại văn bản như: Thư mời, công văn, báo cáo các cấp,
những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và các văn bản khác.
4. Những văn bản được chuyển qua
hộp thư điện tử trong giao dịch giữa các cơ quan Nhà nước và cơ quan gửi (mà
không cần phải gửi thêm văn bản giấy) phải phù hợp với quy định của pháp luật về
giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy.
5. Tận dụng triệt để hộp thư điện
tử để trao đổi các loại văn bản, tài liệu với tổ chức, cá nhân khi cung cấp các
dịch vụ công.
6. Thủ trưởng các cơ quan cử cán
bộ theo dõi, kiểm tra hộp thư điện tử của cơ quan để hồi đáp kịp thời thư điện
tử từ các tổ chức, cá nhân. Tối thiểu 02 lần trong ngày.
7. Sử dụng bộ mã các ký tự chữ
tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung trao đổi
trong trao đổi thư điện tử.
8. Khi phát hành văn bản giấy,
trừ những văn bản mật, ngoài việc gửi văn bản tới nơi nhận theo cách thông thường,
phải gửi văn bản điện tử (tương ứng nội dung văn bản giấy đã được ban hành
chính thức) vào địa chỉ hộp thư điện tử của cơ quan có tên trong phần "Nơi
nhận".
Chương IV
QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG
CỦA HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 7.
Trách nhiệm của các đơn vị tham gia hệ thống thư điện
tử
1. Sở Thông tin và Truyền thông
- Quản trị hệ thống thư điện tử,
đảm bảo cho hệ thống thư điện tử hoạt động thông suốt, liên tục.
Quản lý danh bạ điện tử, cho phép
đăng nhập, sửa đổi hoặc loại bỏ các thông tin liên quan trong danh bạ điện tử.
- Cấp địa chỉ hộp thư điện tử và
khởi tạo mật khẩu sử dụng ban đầu cho cán bộ, cơ quan Nhà nước để tham gia khai
thác, sử dụng hệ thống thư điện tử.
- Loại bỏ các hộp thư điện tử của
các cá nhân, tổ chức khi không chịu sự quản lý của các cơ quan Nhà nước tỉnh Đồng
Nai.
- Phối hợp và hướng dẫn người sử
dụng xóa bỏ thư điện tử có nội dung không phù hợp.
- Bảo đảm an toàn, bảo mật thông
tin của hệ thống và của người sử dụng.
- Lập và thực hiện chế độ sao
lưu dữ liệu hệ thống theo định kỳ.
- Tổ chức bồi dưỡng, tập huấn
cho cán bộ khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử.
- Triển khai ứng dụng hạ tầng
khóa công khai (PKI), chữ ký số để bảo đảm bảo mật, xác thực thông tin trong việc
sử dụng hệ thống thư điện tử.
- Có trách nhiệm thông báo, hướng
dẫn cho các tổ chức, cá nhân có liên quan khi có sự thay đổi, cập nhật hộp thư
điện tử trong danh bạ điện tử.
2. Các cơ quan tham gia hệ thống
thư điện tử
a) Thông báo cho Sở Thông tin và
Truyền thông khi có sự thay đổi về nhân sự trong đơn vị để cập nhật kịp thời
vào danh bạ điện tử.
b) Báo cáo việc khai thác sử dụng
định kỳ 06 tháng một lần và đột xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của các cơ quan
có thẩm quyền.
Điều 8.
Trách nhiệm của Lãnh đạo cơ quan
1. Ban hành nội quy sử dụng hộp
thư điện tử tại cơ quan trong phạm vi quản lý nhằm đẩy mạnh việc sử dụng hệ thống
thư điện tử.
2. Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng
hộp thư điện tử của cán bộ, khuyến khích việc sử dụng gắn với việc thi đua,
khen thưởng tại cơ quan.
3. Nhận thức đúng lợi ích của ứng
dụng hộp thư điện tử trong công việc, đẩy mạnh ứng dụng thư điện tử trong quản
lý, điều hành.
4. Gương mẫu trong việc ứng dụng
hộp thư điện tử.
5. Đảm bảo các điều kiện khai
thác sử dụng hộp thư điện tử tại cơ quan.
6. Phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông trong quá trình khai thác sử dụng.
Điều 9.
Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân
1. Bảo vệ mật khẩu, thay đổi mật
khẩu mặc định ban đầu, thường xuyên thay đổi mật khẩu hộp thư điện tử của mình
trong quá trình sử dụng.
2. Quản lý và lưu trữ các thư điện
tử của cá nhân.
3. Chịu trách nhiệm về nội dung
thông tin của mình trong quá trình sử dụng hộp thư điện tử.
4. Không truy nhập vào hộp thư
điện tử của người khác, không để người khác sử dụng hộp thư điện tử của mình.
5. Không được cung cấp mật khẩu,
hoặc để lộ mật khẩu đăng nhập vào hệ thống thư điện tử cho người khác.
6. Không sử dụng hộp thư điện tử
trao đổi thông tin không đúng mục đích.
7. Không phát tán thư rác,
virus, các loại mã độc hoặc có hành động gây ảnh hưởng đến sự an toàn, bảo mật
hệ thống thư điện tử.
8. Trong quá trình sử dụng hộp
thư điện tử khi gặp sự cố, phải thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông.
9. Nhận thức đúng lợi ích và tận
dụng tối đa việc sử dụng hộp thư điện tử.
10. Chỉ sử dụng hộp thư điện tử
với địa chỉ tên miền dongnai.gov.vn để trao đổi trong công việc của cơ quan Nhà
nước.
11. Tuân thủ các quy định về an
ninh, an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử.
Điều 10.
Trách nhiệm của người sử dụng hộp thư điện tử đơn vị
1. Hộp thư điện tử đơn vị do Thủ
trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho một hoặc một số
người trong đơn vị quản trị.
2. Thủ trưởng đơn vị hay người
được Thủ trưởng ủy quyền có trách nhiệm
+ Thay đổi mật khẩu mặc định,
thay đổi thường xuyên mật khẩu, bảo vệ mật khẩu và các nội dung lưu trữ trong hộp
thư điện tử đơn vị.
+ Thường xuyên theo dõi, kiểm
tra hộp thư điện tử đơn vị.
3. Thủ trưởng đơn vị quy định việc
sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua hộp thư điện tử đơn vị và coi đó
như một trong các phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng đơn vị.
4. Khi thay đổi vị trí công tác,
Thủ trưởng đơn vị phải bàn giao việc quản trị và toàn bộ nội dung dữ liệu của hộp
thư điện tử đơn vị cho Thủ trưởng đơn vị mới.
Điều 11.
Các hành vi nghiêm cấm
1. Tự tổ chức hệ thống thư điện
tử riêng, tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (domain) riêng để
xây dựng hệ thống thư điện tử riêng.
2. Sử dụng hộp thư điện tử không
thuộc hệ thống thư điện tử của tỉnh Đồng Nai (như yahoo, hotmail, gmail) để
trao đổi công việc.
3. Phá hoại hệ thống thư điện tử
của tỉnh Đồng Nai bằng các hình thức như: Phát tán virus, gửi thư rác, v.v
Chương V
CÔNG TÁC KIỂM TRA, BÁO
CÁO, KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 12.
Định kỳ hàng năm và đột xuất, Sở Thông tin và Truyền
thông phối hợp với cơ quan có liên quan tiến hành kiểm tra công tác ứng dụng hộp
thư điện tử tỉnh Đồng Nai trong các cơ quan Nhà nước.
Các cơ quan Nhà nước thường
xuyên kiểm tra, đánh giá công tác sử dụng hộp thư điện tử tỉnh Đồng Nai của cán
bộ do đơn vị quản lý.
Điều 13.
Các cơ quan Nhà nước báo cáo kết quả việc khai thác hệ
thống thư điện tử của tỉnh theo định kỳ 06 tháng một lần và đột xuất theo hướng
dẫn và yêu cầu của Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Bộ Thông
tin và Truyền thông, Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai.
Điều 14.
Khen thưởng
Ban Thi đua Khen thưởng, Lãnh đạo
tại các đơn vị đề xuất khen thưởng cho tập thể, cá nhân trong việc ứng dụng hiệu
quả hộp thư điện tử tỉnh Đồng Nai trong công việc.
Điều 15.
Cơ quan, cá nhân nào vi phạm Quy định này phải chịu
trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chương VI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16.
Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông và Thủ trưởng các
cơ quan Nhà nước tham gia vào hệ thống thư điện tử tỉnh Đồng Nai có trách nhiệm
tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.
Điều 17.
Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính căn cứ vào kế
hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hàng năm bố trí kinh phí cho việc quản lý, khai thác
sử dụng và phát triển hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Điều 18.
Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc
cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các đơn vị gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để
tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.
