|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH CÀ MAU
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 669/QĐ-UBND
|
Cà Mau, ngày 07
tháng 05 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH “KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2014 CỦA TỈNH CÀ MAU”
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2013;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
Căn cứ Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP
ngày 24/01/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng,
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 321/TTr-SNV ngày 26 tháng 4 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Kế hoạch công
tác văn thư, lưu trữ năm 2014 của tỉnh Cà Mau”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực
thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện,
thành phố Cà Mau chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- TT.Tỉnh ủy, TT.HĐND tỉnh (b/c);
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Chi cục VT-LT tỉnh;
- NC (H);
- Lưu: VT, L04/5.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Tiến Hải
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2014 CỦA TỈNH CÀ MAU
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 669/QĐ-UBND ngày 07 tháng 5 năm 2014 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau)
Căn cứ Công văn số 60/VTLTNN-NVĐP
ngày 24/01/2014 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn phương hướng,
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 đối với các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương; Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau xây dựng kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2014 như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
- Nâng cao vị trí, vai trò, tầm quan
trọng của công tác văn thư, lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Tạo
sự chuyển biến tích cực để đưa công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị
trên địa bàn tỉnh đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật.
- Thủ trưởng sở, ban, ngành tỉnh; Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau căn cứ tình hình thực tế của đơn vị
mình, xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 và tổ chức triển
khai thực hiện theo quy định.
II. NỘI DUNG, NHIỆM
VỤ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1. Tổ chức tuyên truyền, phổ biến
Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật
Lưu trữ ngày 11/11/2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
- Việc tuyên truyền, phổ biến Luật
Lưu trữ tổ chức dưới mọi hình thức như: tổ chức hội nghị cán bộ, công chức,
viên chức, hội nghị phổ biến Luật, tuyên truyền trên các phương tiện thông tin,
trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị,...
2. Công tác tổ chức và cán bộ
- Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau tiếp tục kiện toàn lại tổ chức
làm công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, đơn vị mình quản lý; khi tuyển dụng, bố
trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ phải đảm bảo chuyên môn,
nghiệp vụ theo quy định.
- Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cán bộ quản lý và công chức, viên chức trực
tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, đặc biệt quan tâm đến
đội ngũ cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn.
- Thực hiện đúng quy định của pháp luật
về chế độ chính sách đối với công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn
thư, lưu trữ.
3. Xây dựng, ban hành văn bản về
công tác văn thư, lưu trữ
- Giám đốc Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp
với Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan rà soát, đề xuất sửa đổi, bổ
sung các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với các quy định của
Trung ương và tình hình thực tế của tỉnh.
- Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn,
chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ, yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ
sung hoặc ban hành mới các văn bản như sau:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
+ Danh mục hồ sơ cơ quan;
+ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu;
+ Danh mục thành phần tài liệu nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện, thành phố.
Khi ban hành các văn bản nêu trên,
yêu cầu các đơn vị gửi một bản về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để
theo dõi, tổng hợp và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.
4. Công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra
Giao Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng kế
hoạch và tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ
quan, đơn vị. Theo đó, tập trung vào các nội dung sau:
- Triển khai các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn của Trung ương, của tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ;
- Về tổ chức văn thư, lưu trữ, biên
chế, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các chế độ chính sách đối với
cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Kiểm tra, hướng dẫn việc giải quyết
công văn đi, đến; công tác soạn thảo văn bản; ban hành và quản lý văn bản;
- Công tác lập hồ sơ hiện hành và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Tình trạng tài liệu lưu trữ; công
tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống; việc xác định giá trị tài liệu và
tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật;
- Kiểm tra phòng hoặc kho lưu trữ và
các trang thiết bị bảo quản tài liệu, công tác phòng, chống ẩm, mốc, côn trùng,
phòng chống cháy, nổ và chế độ vệ sinh định kỳ,...;
- Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê
cơ sở về công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư, lưu trữ.
5. Bố trí kinh phí để thực hiện
công tác văn thư, hoạt động lưu trữ
Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau bố trí kinh phí cho hoạt động
công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với khả năng và điều kiện thực tế của đơn vị
mình. Kinh phí thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ được bố trí
trong dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan, tổ chức theo quy định tại Điều 39
Luật Lưu trữ năm 2011.
III. THỰC HIỆN
NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành
tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau tập trung thực hiện tốt
các công việc sau:
1. Về công tác Văn thư
- Thực hiện việc soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính;
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Quản lý và sử dụng con dấu;
- Ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm của
cơ quan, đơn vị;
- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào kho lưu trữ theo quy định.
2. Về công tác Lưu trữ
a) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu:
Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh thực hiện các công việc sau:
+ Rà soát, chỉnh lý tài liệu đã được
giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Tổ chức tốt việc khai thác, sao y bản
chính và sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Thường xuyên kiểm tra việc bảo trì,
sửa chữa hoặc thay thế mới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo
quản an toàn tài liệu trong kho lưu trữ như: hệ thống báo cháy tự động, vận
hành máy bơm nước, máy điều hòa nhiệt độ, phòng chống mối, mọt, giá, kệ, hộp, cặp
tài liệu,..
+ Tổ chức vệ sinh kho theo định kỳ,
duy trì độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ;
+ Xác định giá trị tài liệu để tiến
hành các thủ tục hủy tài liệu hết giá trị theo quy định;
+ Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê
cơ sở về công tác văn thư, lưu trữ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư, lưu trữ.
b) Các sở, ban, ngành tỉnh và Ủy ban
nhân dân huyện, thành phố Cà Mau:
- Bố trí phòng hoặc kho lưu trữ,
trang bị tủ, kệ đựng hồ sơ tài liệu cho phù hợp và phải đảm bảo thông thoáng,
duy trì nhiệt độ, tuyệt đối an toàn trong công tác phòng chống cháy, nổ; thường
xuyên vệ sinh kho, khử trùng phòng, chống mối, mọt theo định kỳ;
- Thực hiện việc thu thập và chỉnh lý
tài liệu hiện hành trong đơn vị để chuẩn bị giao nộp về Lưu trữ lịch sử tỉnh,
Lưu trữ huyện theo quy định;
- Thực hiện chế độ kiểm kê, thống kê
tài liệu và báo cáo định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định;
- Tổ chức xác định giá trị tài liệu,
tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo Luật Lưu trữ;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ.
3. Xây dựng và thực hiện Đề án
a) Chỉnh lý tài liệu tồn đọng trên địa
bàn tỉnh Cà Mau
Giao Giám đốc Sở Nội vụ xây dựng Đề
án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tỉnh Cà Mau giai đoạn 2015 - 2020
trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt.
b) Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ
Giao Sở Nội vụ phối hợp với Thủ trưởng
các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau căn cứ
vào tình hình thực tế của tỉnh xây dựng Đề án (hoặc Kế hoạch) triển khai cụ thể
hóa và triển khai thực hiện Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ về việc phê duyệt “Đề án quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm
2020, tầm nhìn đến năm 2030”.
- Tổ chức xây dựng và triển khai thực
hiện Đề án số hóa tài liệu nhằm đẩy mạnh hoạt động quản lý, khai thác sử dụng
thông tin, tài liệu lưu trữ bằng phần mềm,...
c) Sưu tầm tài liệu quý, hiếm
- Giám Sở Nội vụ phối hợp với Thủ trưởng
các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau triển
khai thực hiện Quyết định số 664/QĐ-TTg ngày 31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ
về việc phê duyệt nội dung đề án “Sưu tầm tài liệu quý, hiếm của Việt Nam và về
Việt Nam”, tiến hành rà soát, thống kê những tài liệu quý, hiếm hiện có trên địa
bàn tỉnh Cà Mau theo quy định.
4. Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng
tỉnh và cải tạo kho lưu trữ
- Giám đốc Sở Nội vụ phối hợp với Ban
Quản lý Dự án công trình xây dựng tỉnh Cà Mau (Chủ đầu tư) khẩn trương thực hiện
Quyết định số 1564/QĐ-UBND ngày 31/10/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về
việc phê duyệt Dự án đầu tư xây dựng công trình Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Cà
Mau.
- Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban,
ngành tỉnh quan tâm bố trí diện tích thích hợp hoặc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp
phòng hoặc kho để bảo quản tài liệu lưu trữ. Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện,
thành phố Cà Mau lập kế hoạch xây dựng mới hoặc cải tạo, nâng cấp, sửa chữa kho
lưu trữ đảm bảo đủ diện tích và các trang thiết bị bảo quản, đồng thời chỉ đạo Ủy
ban nhân dân các xã, phường, thị trấn bố trí kho lưu trữ theo quy định tại Thông
tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ chuyên dụng.
5. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành
tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau tăng cường chỉ đạo công
tác lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đồng thời đưa ra những giải pháp cụ
thể để nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ, hạn chế tình trạng tài liệu bó
gói, đóng thùng,...
Chỉ đạo lựa chọn những tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; cấp huyện để giao
nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
IV. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố Cà Mau căn cứ nội dung Kế hoạch này,
xây dựng kế hoạch để cụ thể hóa và triển khai thực hiện ở cơ quan, đơn vị mình;
báo cáo định kỳ kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đến Ủy ban nhân dân
tỉnh (qua Sở Nội vụ).
2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn,
kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Kế hoạch này, tổng hợp tình hình, báo cáo kết
quả thực hiện định kỳ quý, 6 tháng và năm đến Ủy ban nhân dân tỉnh và Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ.
Trong quá trình thực hiện, nếu có khó
khăn, vướng mắc, yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân huyện, thành phố Cà Mau phản ánh đến Sở Nội vụ để được xem xét, hướng
dẫn thực hiện./.