Quyết định 63/1997/QĐ-NH2 Quy định về bảo quản chứng từ kế toán của Ngân hàng Nhà nước do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành

Điều 1: Hàng ngày, các chứng từ kế toán của Ngân hàng Nhà nước sau khi đã được hạch toán vào sổ sách, đối chiếu khớp đúng giữa các phần hành kế toán phải được tập hợp đầy đủ, kịp thời (Bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc và các phụ kiện kèm theo) và sắp xếp để đóng thành tập "Nhật ký chứng từ" chắc chắn, gọn gàng để lưu trữ.

Nhật ký chứng từ được đóng thành tập riêng theo từng ngày, việc sắp xếp, đóng và bảo quản tập nhật ký chứng từ kế toán phải bảo đảm các yêu cầu sau:

- Đảm bảo đầy đủ chứng từ.

- Bảo vệ an toàn tài của Nhà nước.

- Giúp cho việc xem xét, tra cứu được nhanh chóng, dễ dàng.

- Phù hợp với quy trình hạch toán kế toán.

- Thuận tiện trong việc tiêu huỷ khi hết hạn bảo quản.

Điều 2: Những chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nước phải bảo quản và lưu trữ gồm:

- Chứng từ bằng giấy: Bảng kê tổng hợp chứng từ các cặp, nhật ký quỹ, các chứng từ nội bảng, các chứng từ ngoại bảng (Kể cả các giấy tờ kèm theo chứng từ).

- Băng từ, đĩa từ, Microfilm và các vật mang tin có chứa dữ liệu thông tin về chứng từ kế toán.

Điều 3: Thời hạn lưu trữ chứng từ được chia làm hai loại sau:

- Loại lưu trữ vĩnh viễn.

- Loại lưu trữ có thời hạn.

Thời hạn lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nước do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.

Điều 4: Các chứng từ kế toán đã hạch toán phải được chuyển giao hết cho nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ. Khi nhận chứng từ, nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải kiểm soát lại các chứng từ trong ngày và bảo đảm tập hợp đầy đủ toàn bộ chứng từ phát sinh trong ngày (Bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc kèm theo) và xử lý:

1- Tiến hành phân loại các chứng từ kế toán theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nước

1.1 Loại lưu trữ vĩnh viễn: Là các chứng từ quan trọng, có liên quan lâu dài đến hoạt động của Ngân hàng Nhà nước, như:

- Các cơ sở pháp lý để lập các chứng từ kế toán liên quan đến vốn và tài sản Nhà nước giao cho Ngân hàng Nhà nước quản lý, như:

+ Chứng từ về tịch thu, trưng mua lại, tạm gửi, tạm giữ vàng bạc ngoại tệ (Bao gồm chứng từ thu vào, xuất ra, quyết định thu, trả thanh toán...).

+ Chứng từ, văn bản liên quan đến tài khoản phát hành tiền và lưu thông (Quyết định của Chính phủ, Quyết định cung ứng tiền, quyết định của Thống đốc về xuất quỹ dự trữ).

+ Hồ sơ thanh toán công nợ trong nước, thanh toán công nợ với nước ngoài.

+ Chứng từ pháp lý liên quan đến việc "chi quỹ điều hoà ngoại tệ theo lệnh của Chính phủ", về "Phát hành theo các mục đích chỉ định".

+ Các giấy tờ liên quan khoản vay dài hạn, vay nợ nước ngoài của Ngân hàng Nhà nước.

- Các chứng từ liên quan đến vốn và tài sản của bản thân ngành Ngân hàng, hoặc vốn và tài sản của Nhà nước cấp cho ngành Ngân hàng để xây dưng cơ bản, mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn và thời gian sử dụng lâu dài như:

+ Hồ sơ bàn giao tài sản (khi giải thể, tách hoặc sát nhập đơn vị).

+ Chứng từ liên quan đến xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định như các chứng từ, tài liệu liên quan đến trụ sở làm việc, nhà ở, kho tàng, đất đai (Hồ sơ về đất đai, sơ đồ thiết kế thi công các công trình nói trên...) lưu trữ vĩnh viễn.

1.2 - Loại chứng từ lưu trữ có thời hạn, gồm:

- Loại lưu trữ lâu dài: là các chứng từ kế toán từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc phải qua một thời gian lưu trữ và cần thiết trong công tác xem xét, tra cứu, điều tra, tham khảo... như:

+ Chứng từ thanh toán nợ dân, dân nợ và các khoản tồn động lâu ngày chưa xử lý (biên lai trên mức thu đổi, chứng thư gửi tiền tiết kiệm của ngân hàng quốc gia trước đây...).

+ Chứng từ liên quan đến xây dựng cơ bản, mua sắm tài sản cố định như: (Ô tô, máy vi tính...).

+ Chứng từ liên quan đến các vụ việc đã và đang trong quá trình tố tụng.

+ Hồ sơ, công văn, giấy tờ quan trọng khác liên quan đến công tác hạch toán kế toán của ngành Ngân hàng.

+ Chứng từ, hồ sơ vay nợ, thanh toán viện trợ ký với nước ngoài của Chính phủ.

+ Chứng từ liên quan đến việc tiêu huỷ tiền (Biên bản xác nhận kết quả tiêu huỷ tiền )...

- Loại lưu trữ ngắn hạn: Là các chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày liên quan đến thu nhập, chi phí thường xuyên và các khoản khác của Ngân hàng (Trừ những loại đã lưu trữ lâu dài, vĩnh viễn) như:

+ Báo cáo tên hàng;

+ Nhật ký chứng từ;

+ Biên bản thanh lý tài sản...

2 - Cách tổ chức lưu trữ các chứng từ lâu dài, vĩnh viễn:

- Tách các loại chứng từ quan trọng có thời hạn lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn đã nêu ở trên để photo copy thêm một bản (Kể cả chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc):

+ Bản photo copy được đóng vào tập nhật ký chứng từ để lưu trữ, trên bản photo copy phải có chữ ký của trưởng phòng kế toán và nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ xác nhận việc photo copy y nguyên bản chính.

+ Bản chính lưu vào một hồ sơ riêng để thường xuyên theo dõi, tra cứu và xử lý. Tập hồ sơ này được bảo quản theo thời hạn quy định lâu dài hoặc vĩnh viễn.

+ Các Ngân hàng phải mở sổ theo dõi riêng việc quản lý, sử dụng các chứng từ này.

Điều 5: Sắp xếp chứng từ kế toán trong tập nhật ký chứng từ:

- Các chứng từ trước khi đóng vào tập nhật ký phải được sắp xếp theo trật tự các cặp giao dịch (Phân theo cách sắp xếp để vào máy vi tính), cụ thể:

Cặp 1 - Các chứng từ về tiền mặt, ngân phiếu thanh toán.

Cặp 2 - Các chứng từ thanh toán liên hàng.

Cặp 3 - Các chứng từ về thanh toán bù trừ.

Cặp 4 - Các chứng từ về thu chi nội bộ.

Cặp 5 - Các chứng từ về kế toán giao dịch.

Cặp 6 - Các chứng từ điều chỉnh.

Cặp 9 - Các chứng từ ngoại bảng.

- Trong mỗi cặp gồm có "Bảng kê các chứng từ phát sinh cặp..." kèm theo các chứng từ được sắp xếp theo số thứ tự giao dịch trong ngày. Các chứng từ gốc (Giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu, bảng kê, quyết định, biên bản...) phải đóng kèm theo chứng từ ghi sổ. Trong trường hợp phát sinh 1 chứng từ thì mỗi cặp cũng phải có bảng kê cặp chứng từ phát sinh trong ngày (Bảng kê cặp phát sinh tiền mặt kèm chứng từ, cặp phát sinh liên hàng kèm chứng từ...).

- Tập nhật ký chứng từ được sắp xếp theo trật tự:

+ Bảng kê tổng hợp chứng từ các cặp.

+ Nhật ký quỹ (Nhật ký quỹ tiền mặt đóng ngay trên chứng từ tiền mặt, nhật ký quỹ Ngân phiếu thanh toán đóng ngay trên chứng từ thu chi ngân phiếu thanh toán).

+ Bảng kê các chứng từ trong cặp kèm các chứng từ cặp đó phát sinh trong ngày.

Điều 6: Đóng nhật ký chứng từ.

- Các chứng từ sau khi đã sắp xếp theo trật tự như trên, nhân viên làm thủ tục bảo quản chứng từ chịu trách nhiệm đóng nhật ký chứng từ thành tập chắc chắn, gọn gàng theo từng ngày. Ngoài cùng của tập nhật ký chứng từ phải có bìa cứng, đai để bảo vệ, trên bìa có ghi các yếu tố:

+ Tên đơn vị Ngân hàng:..........................

+ Cặp chứng từ:..................................

+ Số lưu trữ:...................................

+ Thời hạn lưu trữ: ........ngày hết hạn lưu trữ:.......

+ Tập số:...../Tổng số tập trong ngày:.................

+ Ngày....Tháng ...năm ...............................

+ Tập nhật ký chứng từ này gồm có...... chứng từ (đã đánh số từ 01 đến.....) Người đóng và đánh số chứng từ (ký tên và ghi rõ họ tên).

- Trường hợp số lượng chứng từ phát sinh trong ngày nhiều thì có thể chia và đóng thành nhiều tập nhỏ theo cặp (theo quy định trên). Ngoài bìa mỗi tập phải ghi cặp chứng từ loại, ký hiệu, thứ tự các tập và tổng số tập trong ngày; Ví dụ trong ngày có 4 tập, thứ tự của mỗi tập ghi là: tập 1/4 ngày ..., tập 2/4....

- Trường hợp khối lượng chứng từ hàng ngày ít thì được đóng nhiều ngày (3 hoặc 5 ngày) thành 1 tập nhưng giữa các ngay phải có bìa ngăn cách, bìa ngoài cùng của tập chứng từ phải ghi rõ chứng từ tập... .ngày... (từ số... đến số...) đến.....ngày...(từ số... đến số ...) mỗi tập chỉ ghi một số thứ tự (Bắt đầu từ 01 đến hết)

- Đối với các chứng từ quan trọng (có thời hạn lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn), bản chính được lưu vào hồ sơ riêng, đến cuối tháng, nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải lập bảng liệt kê (kê riêng theo từng loại thời hạn bảo quản) các chứng từ quan trọng đã phát sinh trong tháng, trên bảng liệt kê phải ghi rõ: Chứng từ phát sinh ngày...tháng...năm...; loại nghiệp vụ...; loại chứng từ.. .; thời hạn bảo quản..., sau đó tập hợp đầy đủ các chứng từ có cùng thời hạn lưu trữ để đóng lại thành tập, mỗi thời hạn bảo quản đóng thành một tập riêng kèm theo bảng kê, ví dụ: Tập chứng từ bảo quản vĩnh viễn; tập chứng từ bảo quản lâu dài..., các chứng từ trong mỗi tập được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh.

Điều 7: Tất cả chứng từ trong tập (bao gồm bảng kê tổng hợp chứng từ các cặp, bảng kê từng cặp chứng từ phát sinh, chứng từ ghi sổ, các chứng từ gốc...) phải được ghi số thứ tự liên tục, số thứ tự bắt đầu từ số 01 trở đi. Số thứ tự chứng từ lưu trữ phải dùng bút bi mầu, bút mực mầu để ghi hoặc dập số thống nhất vào góc phải phía trên mỗi tờ chứng từ.

Điều 8: Đối với chứng từ có thời hạn lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn đang trong thời gian điều tra, thanh tra, tra cứu... mặc dù đã đến hạn gửi kho lưu trữ nhưng vẫn được tiếp tục lưu trữ và bảo quản tại phòng kế toán cho đến khi các chứng từ này đã được điều tra, thanh tra, tra cứu... xong thì phải gửi ngay vào kho lưu trữ.

Điều 9: Các tập nhật ký chứng từ trong tháng, sau khi đóng được bảo quản tại phòng kế toán và chậm nhất 1 tháng sau khi quyết toán năm được duyệt phải gửi kho lưu trữ.

1- Khi chuyển giao chứng từ kế toán cho thủ kho bảo quản lưu trữ, bộ phận kế toán phải tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán trong tháng và phân loại chứng từ theo thời hạn bảo quản, các tài liệu kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian (thứ tự ngày trong tháng) để đóng gói thành bó (hoặc đóng bao, hòm hay thùng) và niêm phong theo đúng quy định. Ngoài mỗi bó (hoặc bao, hòm thùng) đựng chứng từ lưu trữ phải ghi rõ:

+ Tên đơn vị Ngân hàng .................

+ Tổng số tập trong tháng (bó hoặc bao, hòm, thùng)..........

+ Chứng từ tháng.... năm....

+ Số lưu trữ....

+ Thời hạn lưu trữ .......

+ Người niêm phong (đóng gói) ký và ghi rõ họ tên.

2 - Việc giao nhận chứng từ lưu trữ giữa bộ phận kế toán và thủ kho lưu trữ được thực hiện giao theo bó (hoặc bao hòm hay thùng) đã niêm và phải có sổ bàn giao chứng từ (có sự ký nhận giữa thủ kho lưu trữ và bộ phận kế toán), sổ theo dõi kèm bảng kê chứng từ giao nhận theo đúng các thủ tục quy định về chế độ lưu trữ.

Điều 10 - Kho lưu trữ phải có đầy đủ dụng cụ chứa đựng và bảo quản tài liêu như tủ, giàn giá, phương tiện phòng hoả, cứu hoả, các biện pháp chống mối mọt, ẩm ướt, chuột cắn, hư hỏng mất mát...và bố trí một thủ kho lưu trữ chuyên trách. Trường hợp chưa có kho lưu trữ hoặc kho lưu trữ không đủ chỗ thì phải bảo quản chứng từ kế toán vào tủ hoặc hòm có khoá để ở gian kho khác và thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản tất cả những tài liệu để ở tủ, hòm này.

* Chịu trách nhiệm đối với chứng từ:

- Đối với các chứng từ bảo quản ở phòng kế toán: Nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải chịu trách nhiệm về bảo quản chứng từ đầy đủ, nguyên vẹn, an toàn, không để xảy ra thiếu, mất mát, hư hỏng, sửa chữa tẩy xoá hoặc bị cháy chứng từ trong suốt thời gian bảo quản tại phòng kế toán và không được phép cho bất cứ người nào xem hoặc mượn nếu không được sự đồng ý của trưởng phòng kế toán.

- Trưởng phòng kế toán phải chịu trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp và số lượng chứng từ phù hợp với số liệu ghi trên các tập chứng từ đã được đóng bó (hoặc bao, hòm, thùng) đã niêm phong (hoặc khoá) như khi bàn giao cho thủ kho lưu trữ.

- Thủ kho lưu trữ chịu trách nhiệm trong các trường hợp:

+ Thiếu, mất, hư hỏng, bị phá hoại hoặc sửa chữa, tẩy xoá chứng từ khi bị mất dấu niêm phong (hoặc khoá bị phá) trên các bó, bao, hòm, thùng đựng chứng từ lưu trữ; hoặc dấu niêm phong vẫn còn những không phải là dấu đã niêm phong khi nhận bàn giao giữa bộ phận kế toán và khó lưu trữ.

+ Chứng từ bị hư hỏng do ẩm ướt, mối xông, chuột cắn hoặc bị cháy.

+ Mất cả bó, bao, hòm, thùng có đựng chứng từ trong đó.

+ Các trường hợp chứng từ bị mất mát, hư hỏng khác do thủ kho thiếu trách nhiệm trong việc bảo quản gây nên.

Điều 11 - Việc kiểm tra và cung cấp số liệu, tài liệu kế toán để đối chiếu, xem xét, tra cứu, giám định và sao chụp... tại các Ngân hàng được thực hiện theo quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước Trung ương.

- Quá trình xem xét, giám định, sao chụp...các chứng từ và tài liệu kế toán có liên quan phải có sự chứng kiến của thủ kho bảo quản, trưởng phòng kế toán, Giám đốc Ngân hàng hoặc người được Giám đốc, trưởng phòng kế toán uỷ quyền bằng văn bản thực hiện việc giám sát. Việc tra cứu, đối chiếu, giám định, xem xét hoặc sao chụp chứng từ, tài liệu lưu trữ chỉ được tiến hành ở nơi quy định tại trụ sở Ngân hàng nơi lưu trữ tài liệu. Chứng từ gốc phải được đảm bảo nguyên vẹn, không được mang chứng từ gốc ra khỏi nơi quy định.

- Trong quá trình điều tra, xem xét hoặc sao chụp chứng từ gốc, nếu ai làm hư hỏng, thất lạc hoặc tẩy xoá sửa chữa chứng từ gốc thì đơn vị có chứng từ lưu trữ phải lập biên bản, quy trách nhiệm cụ thể và xử lý hành chính hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.

- Các chứng từ kế toán sau quá trình xem xét, giám định, hoặc sao chụp... phải để vào đúng nơi cũ và niêm phong, kẹp chì lại theo đúng quy định dưới sự chứng kiến của thủ kho bảo quản. Giám đốc Ngân hàng, trưởng phòng kế toán hoặc người được Giám đốc, Trưởng phòng kế toán uỷ quyền bằng văn bản.

- Mọi trường hợp mất mát, thất lạc chứng từ đều phải báo cáo thủ trưởng và Trưởng phòng kế toán của đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.

Điều 12: Vụ trưởng vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn và cùng phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát kiểm tra việc thực hiện quyết định này.

Thủ trưởng và Trưởng phòng kế toán Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này tại đơn vị mình.

Điều 13: Mọi sửa đổi, bổ sung nội dung quy định này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.