Quyết định 4065/QĐ-BCT năm 2011 quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày và mẫu văn bản của Bộ Công thương do Bộ trưởng Bộ Công thương ban hành
| Số hiệu | 4065/QĐ-BCT |
| Ngày ban hành | 11/08/2011 |
| Ngày có hiệu lực | 11/08/2011 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Bộ Công thương |
| Người ký | Hồ Thị Kim Thoa |
| Lĩnh vực | Lĩnh vực khác |
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 4065/QĐ-BCT |
Hà Nội, ngày 11 tháng 08 năm 2011 |
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ MẪU CÁC LOẠI VĂN BẢN CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG
BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG
Căn cứ Nghị định số 189/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận: |
KT.
BỘ TRƯỞNG |
VỀ THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ MẪU CÁC LOẠI VĂN BẢN CỦA
BỘ CÔNG THƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4065/QĐ-BCT ngày 11 tháng 8 năm 2011 của Bộ
trưởng Bộ Công Thương)
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Công Thương đối với văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản. Các văn bản chuyên ngành, giấy phép được thực hiện theo quy định riêng.
2. Quy định này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Công Thương.
Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Công Thương và các cơ quan, đơn vị bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành hoặc liên tịch với các cơ quan có thẩm quyền ban hành gồm: Thông tư, Thông tư liên tịch.
2. Văn bản hành chính gồm: Quyết định, chỉ thị, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển và công văn hành chính.
3. Bản sao văn bản gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
4. Văn bản chuyên ngành, giấy phép: Các văn bản chuyên ngành, giấy phép do Bộ trưởng Bộ Công Thương quy định và có hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày riêng phù hợp các quy định của pháp luật chuyên ngành.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 4065/QĐ-BCT |
Hà Nội, ngày 11 tháng 08 năm 2011 |
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ MẪU CÁC LOẠI VĂN BẢN CỦA BỘ CÔNG THƯƠNG
BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG
Căn cứ Nghị định số 189/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
|
Nơi nhận: |
KT.
BỘ TRƯỞNG |
VỀ THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VÀ MẪU CÁC LOẠI VĂN BẢN CỦA
BỘ CÔNG THƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4065/QĐ-BCT ngày 11 tháng 8 năm 2011 của Bộ
trưởng Bộ Công Thương)
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Công Thương đối với văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản. Các văn bản chuyên ngành, giấy phép được thực hiện theo quy định riêng.
2. Quy định này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Công Thương.
Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Công Thương và các cơ quan, đơn vị bao gồm:
1. Văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành hoặc liên tịch với các cơ quan có thẩm quyền ban hành gồm: Thông tư, Thông tư liên tịch.
2. Văn bản hành chính gồm: Quyết định, chỉ thị, thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển và công văn hành chính.
3. Bản sao văn bản gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
4. Văn bản chuyên ngành, giấy phép: Các văn bản chuyên ngành, giấy phép do Bộ trưởng Bộ Công Thương quy định và có hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày riêng phù hợp các quy định của pháp luật chuyên ngành.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và khai thác trình bày văn bản hành chính và Quy định này.
Điều 4. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Quy định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Điều 5. Phông chữ trong văn bản
Phông chữ sử dụng để trình bày trong văn bản phải trên máy vi tính là phông chữ Tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Điều 6. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày trên giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.
2. Kiểu trình bày
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
3. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
- Trang mặt trước:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm.
- Trang mặt sau:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm.
4. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo “Phụ lục III gồm: Sơ đồ 3.1 - Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản đối với công văn hành chính và Sơ đồ 3.2 - Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản đối với văn bản có tên loại”. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo Sơ đồ trên.
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô Quốc hiệu, phụ lục III, sơ đồ 3.1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------------------------------
Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 8. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Thể thức
Đối với công văn của Bộ; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Tên của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Hội đồng thành viên (HĐTV), Trách nhiệm hữu hạn một thành viên (TNHH MTV), Việt Nam (VN).
Ví dụ:
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
TẬP
ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAM |
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trường hợp có cơ quan, đơn vị chủ quản cấp trên trực tiếp):
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
TẬP
ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM |
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô Tên cơ quan, phụ lục III, sơ đồ 3.1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 9. Số, ký hiệu của văn bản
1. Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do Bộ Công Thương ban hành được thực hiện theo quy định tại Điều 7 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008 ngày 03 tháng 6 năm 2008, Điều 60 của Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2009 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại Quy định này, cụ thể như sau:
- Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản quy phạm pháp luật ban hành trong năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, ví dụ: 2010, 2011.
- Văn bản quy phạm pháp luật liên tịch được đánh số thứ tự theo số văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan chủ trì soạn thảo.
- Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản (Phụ lục II) và tên cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản.
2. Số, ký hiệu của văn bản hành chính
2.1. Thể thức
a) Số của văn bản
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của văn bản
- Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Quy định này (Phụ lục II) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản.
Ví dụ:
Quyết định của Bộ Công Thương ban hành được ghi như sau: Số: ……../QĐ-BCT
Thông báo của Bộ Công Thương ban hành được ghi như sau: Số: ……../TB-BCT
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có). Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn của Bộ Công Thương theo bảng chữ viết tắt tên của các đơn vị thuộc cơ quan Bộ (Phụ lục I).
Ví dụ:
+ Công văn của Bộ Công Thương do Vụ Kế hoạch soạn thảo:
Số: …/BCT-KH;
+ Công văn của Bộ Công Thương do Văn phòng Bộ soạn thảo:
Số: …/BCT-VP;
+ Công văn của Sở Công Thương tỉnh Y do Văn phòng Sở soạn thảo:
Số: …/SCT-VP;
Trường hợp các Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải lấy số của Hội đồng, Ban.
Chữ viết tắt tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị trong mỗi cơ quan, đơn vị phải được quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
2.2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số và ký hiệu (phụ lục III, sơ đồ 3.1), được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/); giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-), ví dụ:
Số: 45/2010/TT-BCT; Số: 08/CT-BCT; Số: 24/QĐ-BCT;
Số: 37/BCT-TCCB; Số: 55/BCT-VP; Số: 123/BCT-KH.
Điều 10. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người; bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn bản của Bộ Công Thương, của Tổng công ty Hóa chất Việt Nam, của Viện Máy và Dụng cụ công nghiệp, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội.
Văn bản của Công ty Thủy điện Hòa Bình (có trụ sở tại thành phố Hòa Bình, tỉnh Hòa Bình): Hòa Bình; của Trường Cao đẳng Công nghệ và Kinh tế (có trụ sở tại huyện Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên): Thái Nguyên.
+ Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
- Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ:
Văn bản của Sở Công Thương thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng …: Hà Nội; Thành phố Hồ Chí Minh; Đà Nẵng.
- Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn bản của Sở Công Thương tỉnh Hà Nam (có trụ sở tại thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam): Hà Nam; của Sở Công Thương tỉnh Hải Dương (có trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương; của Sở Công Thương tỉnh Lâm Đồng (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Lâm Đồng;
b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày … tháng … năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
3. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô Địa danh, ngày … tháng … năm, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Ví dụ: Hà Nội, ngày 08 tháng 02 năm 2011
Điều 11. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, đều phải ghi tên loại, trừ công văn hành chính.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô Tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản (phụ lục III, sơ đồ 3.2); tên loại văn bản (nghị định, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa (cân đối ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
Về
việc điều động cán bộ
----------------
Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô trích yếu nội dung công văn hành chính (phụ lục III, sơ đồ 3.1), sau chữ viết tắt “V/v” (về việc) và được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 6537/BCT-TCCB
V/v tuyển dụng công chức năm 2011
1. Thể thức
a) Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định, chỉ thị, yêu cầu được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; phù hợp với các quy định, quy chế của Bộ Công Thương;
- Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;
- Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
- Việc viết hoa trong văn bản được thực hiện theo phụ lục VI - Quy định viết hoa trong văn bản hành chính;
- Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
b) Bố cục của văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.
Dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có thể được bố cục như sau:
- Dự thảo Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; các quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
Các quy chế (quy định, điều lệ) ban hành kèm theo: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Thông tư: theo chương, mục, điều, khoản, điểm.
Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau:
- Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm;
Các quy chế (quy định, điều lệ) ban hành kèm theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
- Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
- Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải có tiêu đề.
2. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được trình bày tại ô nội dung văn bản (phụ lục III, sơ đồ 3.1).
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn(paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm.
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.
Điều 13. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1. Thể thức
a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức;
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
|
KT.
BỘ TRƯỞNG |
KT.
CHÁNH VĂN PHÒNG |
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
|
TL.
BỘ TRƯỞNG |
TL.
BỘ TRƯỞNG |
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ.
BỘ TRƯỞNG
CỤC TRƯỞNG CỤC HÓA CHẤT
b) Chức vụ của người ký
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng, Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng, Chánh Thanh tra, Phó Chánh Thanh tra, Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc), Hiệu trưởng v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách v.v….; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền và những trường hợp cần thiết khác do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Đối với những Ban, Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan, đơn vị của người ký ở dưới, ví dụ:
- Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà Bộ trưởng Bộ Công Thương làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:
|
TM.
HỘI ĐỒNG |
KT.
TRƯỞNG BAN |
|
BỘ
TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG |
THỨ
TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG |
- Chức vụ của người ký văn bản do Ban hoặc Hội đồng của Bộ Công Thương ban hành mà Thứ trưởng Bộ Công Thương làm Trưởng ban hoặc Chủ tịch Hội đồng, lãnh đạo các Cục, Vụ thuộc làm Phó Trưởng ban hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau:
|
TM.
HỘI ĐỒNG |
KT.
TRƯỞNG BAN |
|
THỨ
TRƯỞNG |
VỤ
TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ |
c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác; đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học được ghi thêm học hàm, học vị.
2. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô quyền hạn, chức vụ người ký (phụ lục III, sơ đồ 3.1, sơ đồ 3.2); chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô họ và tên người ký; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô họ và tên người ký (phụ lục III, sơ đồ 3.1, sơ đồ 3.2); bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô chữ ký.
Điều 14. Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô dấu (phụ lục III, sơ đồ 3.1); dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
1. Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm cụ thể như để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để báo cáo; để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Các trường đào tạo trực thuộc Bộ.
Đối với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, đơn vị hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày tại ô nơi nhận (bên trên và bên dưới, phụ lục III, sơ đồ 3.1, sơ đồ 3.2)
Phần nơi nhận ghi trên đầu văn bản với từ “Kính gửi” (chỉ áp dụng đối với công văn hành chính) được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, đơn vị hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Phần nơi nhận ghi tại góc cuối bên trái cùng với từ “Nơi nhận” (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau đó có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, đơn vị), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong những trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
1. Thể thức
a) Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Việc xác định mức độ khẩn của văn bản được thực hiện như sau:
- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ;
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
c) Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” hoặc chỉ dẫn về dự thảo văn bản như “DỰ THẢO” hay “DỰ THẢO LẦN …”. Các chỉ dẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản.
d) Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); địa chỉ trang thông tin điện tử (Website); số điện thoại, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ.
đ) Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ với số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
e) Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
g) Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
2. Kỹ thuật trình bày
a) Dấu chỉ mức độ mật
Con dấu có độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô độ mật, dấu thu hồi được đóng vào ô dấu thu hồi và chỉ dẫn phạm vi lưu hành.
b) Dấu chỉ mức độ khẩn
Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô độ khẩn. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c) Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô Dấu thu hồi và chỉ dẫn phạm vi lưu hành (phụ lục III, sơ đồ 3.1); các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản: từ “DỰ THẢO” hoặc cụm từ “DỰ THẢO LẦN …” được trình bày trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax được trình bày trên trang đầu của văn bản bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản.
đ) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được trình bày tại ô (**) (phụ lục III, sơ đồ 3.1) ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
e) Phụ lục văn bản
Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) của phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
g) Số trang văn bản
Số trang của văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer), bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Mẫu chữ (phông, loại, cỡ, kiểu chữ) và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục V kèm theo Quy định này.
Mẫu trình bày một số loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục IV kèm theo Quy định này.
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO
Thể thức bản sao bao gồm:
1. Hình thức sao bao gồm: “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”. Việc xác định hình thức bản sao được thực hiện theo quy định tại các khoản 4, 5 và 6 Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
2. Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản là tên của cơ quan, đơn vị thực hiện việc sao văn bản;
3. Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo “Phụ lục I - Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao” kèm theo Quy định này. Số được ghi bằng số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm;
4. Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại các Điều 10, 13, 14 và 15 Chương II của Quy định này.
1. Vị trí trình bày
Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao trên trang giấy khổ A4 được thực hiện theo Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản nêu tại Sơ đồ 3.3 (Phụ lục III) kèm theo Quy định này.
2. Kỹ thuật trình bày bản sao
a) Hình thức sao: cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” và “SAO LỤC” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
b) Các thành phần thể thức khác của bản sao gồm: tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể thức tương ứng của văn bản tại Điều 17.
Mẫu trình bày các thành phần thể thức bản sao văn bản được minh họa tại Mẫu số 4.20 mẫu trình bày bản sao kèm theo Quy định này.
Điều 19. Trách nhiệm thực hiện
Tất cả cán bộ, công chức cơ quan Bộ Công Thương có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong Quy định này.
Căn cứ quy định này, các Sở Công Thương, Tập đoàn, Tổng công ty, Công ty, cơ quan đơn vị thuộc Bộ Xây dựng và ban hành quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phù hợp với đặc điểm và thực tế của cơ quan, đơn vị mình.
Điều 20. Trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện Quy định
Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy định này trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ để bảo đảm sự thống nhất trong toàn ngành.
Điều 21. Sửa đổi, bổ sung Quy định
Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Bộ trưởng Bộ Công Thương quyết định trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ.
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC CƠ QUAN
BỘ
(Kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản)
|
STT |
Tên đơn vị |
Chữ viết tắt |
|
1. |
Vụ Kế hoạch |
KH |
|
2. |
Vụ Tài chính |
TC |
|
3. |
Vụ Tổ chức cán bộ |
TCCB |
|
4. |
Vụ Pháp chế |
PC |
|
5. |
Vụ Hợp tác quốc tế |
HTQT |
|
6. |
Thanh tra Bộ |
TTB |
|
7. |
Văn phòng Bộ |
VP |
|
8. |
Vụ Khoa học và Công nghệ |
KHCN |
|
9. |
Vụ Công nghiệp nặng |
CNNg |
|
10. |
Vụ Công nghệ nhẹ |
CNN |
|
11. |
Vụ Xuất nhập khẩu |
XNK |
|
12. |
Vụ Thị trường trong nước |
TTTN |
|
13 |
Vụ Thương mại miền núi |
TMMN |
|
14. |
Vụ Thị trường châu Á - Thái Bình Dương |
KV1 |
|
15. |
Vụ Thị trường châu Âu |
KV2 |
|
16. |
Vụ Thị trường châu Mỹ |
KV3 |
|
17. |
Vụ Thị trường châu Phi, Tây Á, Nam Á |
KV4 |
|
18. |
Vụ Chính sách thương mại đa biên |
ĐB |
|
19. |
Vụ Thi đua - Khen thưởng |
TĐKT |
|
20. |
Tổng cục Năng lượng |
TCNL |
|
21. |
Cục Điều tiết điện lực |
ĐTĐL |
|
22. |
Cục Quản lý cạnh tranh |
QLCT |
|
23. |
Cục Quản lý thị trường |
QLTT |
|
24. |
Cục Xúc tiến thương mại |
XTTM |
|
25. |
Cục Công nghiệp địa phương |
CNĐP |
|
26. |
Cục Kỹ thuật an toàn và Môi trường công nghiệp |
ATMT |
|
27. |
Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin |
TMĐT |
|
28. |
Cục Hóa chất |
HC |
|
29. |
Cơ quan đại diện của Bộ Công Thương tại thành phố Hồ Chí Minh |
CQĐD |
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản)
|
STT |
Tên loại văn bản |
Chữ viết tắt |
|
|
Văn bản quy phạm pháp luật |
|
|
1 |
Thông tư |
TT |
|
2. |
Thông tư liên tịch |
TTLT |
|
|
Văn bản hành chính |
|
|
1. |
Quyết định (cá biệt) |
QĐ |
|
2. |
Chỉ thị (cá biệt) |
CT |
|
3. |
Thông cáo |
TC |
|
4. |
Thông báo |
TB |
|
5. |
Chương trình |
CTr |
|
6. |
Kế hoạch |
KH |
|
7. |
Phương án |
PA |
|
8. |
Đề án |
ĐA |
|
9. |
Báo cáo |
BC |
|
10. |
Biên bản |
BB |
|
11. |
Tờ trình |
TTr |
|
12. |
Hợp đồng |
HĐ |
|
13 |
Công điện |
CĐ |
|
14. |
Giấy chứng nhận |
CN |
|
15. |
Giấy ủy nhiệm |
UN |
|
16. |
Giấy mời |
GM |
|
17. |
Giấy giới thiệu |
GT |
|
18. |
Giấy nghỉ phép |
NP |
|
19. |
Giấy đi đường |
ĐĐ |
|
20. |
Giấy biên nhận hồ sơ |
BN |
|
21. |
Phiếu gửi |
PG |
|
22. |
Phiếu chuyển |
PC |
|
|
Bản sao văn bản |
|
|
1. |
Bản sao y bản chính |
SY |
|
2. |
Bản trích sao |
TS |
|
3. |
Bản sao lục |
SL |
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO
(Kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản)
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản đối với công văn hành chính (trên khổ giấy A4).
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản đối với văn bản có tên loại (trên khổ giấy A4).
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản.
Sơ
đồ 3.1. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản trên khổ giấy A4(*)
(đối với công văn hành chính)
Ghi chú:
(*) Hướng dẫn thiết lập khổ giấy (page size) trong MS Word: File -> Page setup
|
-> Margin: Top: 20-25mm; Bottom: 20-25mm; Right: 15-20mm; left: 30-35mm; -> Paper: A4 |
-> Defaul. |
(**) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
Sơ
đồ 3.2. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản trên khổ giấy A4(*)
(đối với văn bản có tên loại)
Ghi chú:
(*) Hướng dẫn thiết lập khổ giấy (page size) trong MS Word: File -> Page setup
|
-> Margin: Top: 20-25mm; Bottom: 20-25mm; Right: 15-20mm; left: 30-35mm; -> Paper: A4 |
-> Defaul. |
(**) Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao văn bản trên khổ giấy A4
Ghi chú:
(*) Số lượng bản phát hành.
MẪU CÁC LOẠI VĂN BẢN
(Kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản)
Mẫu 4.1. Quyết định cá biệt của Bộ Công Thương.
Mẫu 4.2. Quyết định của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương.
Mẫu 4.3. Chỉ thị cá biệt của Bộ Công Thương.
Mẫu 4.4. Thông tư của Bộ Công Thương.
Mẫu 4.5. Thông tư liên tịch của Bộ Công Thương với các cơ quan có thẩm quyền.
Mẫu 4.6. Công văn hành chính của Bộ Công Thương.
Mẫu 4.7. Công văn hành chính của cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
Mẫu 4.8. Công văn nội bộ của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương.
Mẫu 4.9. Văn bản có tên loại như Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Đề án v.v… các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương.
Mẫu 4.10. Quy chế, Quy định của Bộ Công Thương, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương (ban hành kèm theo Quyết định).
Mẫu 4.11. Giấy mời của Bộ Công Thương.
Mẫu 4.12. Công văn nội bộ của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương.
Mẫu 4.13. Thư chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị.
Mẫu 4.14. Công hàm.
Mẫu 4.15. Công văn đối ngoại.
Mẫu 4.16. Phiếu trình của Bộ Công Thương.
Mẫu 4.17. Bản sao văn bản.
Mẫu 4.1. Quyết định cá biệt của Bộ Công Thương.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /QĐ-BCT |
Hà Nội, ngày … tháng … năm …(1) |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ………………….(2)………………..
BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG THƯƠNG
Căn cứ Nghị định 189/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương;
Căn cứ ………………………………..(3)..................................................................................... ;
Theo đề nghị của .................................................................................................................. ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ………………………………………….(4).........................................................................
Điều 2...................................................................................................................................
Điều... ................................................................................................................................. /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Năm ban hành.
(2) Trích yếu nội dung Quyết định.
(3) Các căn cứ pháp lý để ra Quyết định.
(4) Nội dung của Quyết định.
(5) Chữ viết tắt của đơn vị chủ trì soạn thảo.
Mẫu 4.2. Quyết định của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /QĐ-… (2) |
…(3)…, ngày … tháng … năm …(4) |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ………………….(5)………………..
THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ ………………………………….(6)................................................................................... ;
Căn cứ ................................................................................................................................. ;
Xét đề nghị........................................................................................................................... ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ………………………………………….(7).........................................................................
Điều 2. .................................................................................................................................
Điều... ................................................................................................................................. /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
(2) Số…/QĐ-Tên viết tắt của cơ quan, đơn vị.
(3) Địa danh.
(4) Năm ban hành.
(5) Trích yếu nội dung Quyết định.
(6) Các căn cứ pháp lý để ra Quyết định.
(7) Nội dung Quyết định.
(8) Chữ viết tắt của tên đơn vị soạn thảo.
Mẫu 4.3. Chỉ thị cá biệt của Bộ Công Thương.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /CT-BCT |
Hà Nội, ngày … tháng … năm …(1) |
CHỈ THỊ
Về việc……………………….(2)………………………..
.................................................................... (3)....................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Năm ban hành.
(2) Trích yếu nội dung Chỉ thị.
(3) Nội dung của Chỉ thị.
(4) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
Mẫu 4.4. Thông tư của Bộ Công Thương
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /2…(1)/TT-BCT |
Hà Nội, ngày … tháng … năm …(1)… |
THÔNG TƯ
……………………….(2)………………………..
Căn cứ Nghị định 189/2007/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thương;
Căn cứ……………………………………….(3)............................................................................
............................................................................................................................................ ;
Bộ Công Thương hướng dẫn.................................................................................................
……………………………………………………………………………… như sau:
……………………………………......(4).....................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Năm ban hành.
(2) Trích yếu nội dung Thông tư.
(3) Căn cứ pháp lý để ban hành; mục đích (nếu có) và phạm vi điều chỉnh của Thông tư.
(4) Nội dung của Thông tư.
(5) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
Mẫu 4.5. Thông tư liên tịch của Bộ Công Thương
|
CQ
CHỦ TRÌ - CQ PHỐI HỢP- (1) |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /2..(2)../TTLT-…-…(3) |
Hà Nội, ngày … tháng … năm …(2)… |
THÔNG TƯ LIÊN TỊCH
……………………………..(4)……………………….
Căn cứ......................................................... (5).....................................................................
............................................................................................................................................ ;
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ ,
....................................................................... (6)..................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ |
|
Nơi nhận: |
|
Chú thích:
(1) Tên Cơ quan chủ trì và tên (các) cơ quan (tổ chức) khác tham gia ban hành TTLT (Bộ Công Thương có thể là Cơ quan chủ trì hoặc cơ quan phối hợp)
(2) Năm ban hành.
(3) Chữ viết tắt tên Bộ và tên (các) cơ quan (tổ chức).
(4) Trích yếu nội dung Thông tư liên tịch.
(5) Căn cứ pháp lý để ban hành; mục đích (nếu có) và phạm vi điều chỉnh của Thông tư liên tịch.
(6) Nội dung của Thông tư liên tịch.
(7a) Quyền hạn, chức vụ người ký của Bộ chủ trì soạn thảo TTLT.
(7b) Quyền hạn, chức vụ người ký của cơ quan (tổ chức) tham gia soạn thảo.
(8) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
Mẫu 4.6. Công văn hành chính của Bộ Công Thương.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số:
/BCT-….(1) |
Hà Nội, ngày … tháng … năm …(2)… |
|
Kính gửi: |
-……………………………………; |
................................................................. (4)........................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Số và ký hiệu Công văn.
(2) Ngày tháng năm ban hành.
(3) Trích yếu nội dung Công văn.
(4) Nội dung Công văn.
(5) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
Mẫu 4.7. Công văn hành chính của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số:
/…-…(2) |
…(4)…, ngày … tháng … năm …… |
|
Kính gửi: |
-……………………………………; |
................................................................. (5)........................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Tên cơ quan, đơn vị ban hành Công văn.
(2) Số và ký hiệu Công văn.
(3) Trích yếu nội dung Công văn.
(4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành.
(5) Nội dung Công văn.
(6) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
Mẫu 4.8. Công văn nội bộ của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số:
/…-…(2) |
…(3)…, ngày … tháng … năm …… |
Kính gửi:…………………..(5)………………………..
................................................................. (6)........................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản.
(2) Tên viết tắt của đơn vị. Số nội bộ của đơn vị.
(3) Địa danh, ngày tháng năm ban hành.
(4) Trích yếu nội dung.
(5) Nơi nhận.
(6) Nội dung văn bản.
(7) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /…..-BCT(1) |
Hà Nội, ngày … tháng … năm …(2)… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN (3)
…………………..(4)………………………..
................................................................. (5)........................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Số và ký hiệu văn bản.
(2) Ngày tháng năm ban hành.
(3) Tên loại văn bản như Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo v.v…
(4) Trích yếu nội dung văn bản.
(5) Nội dung văn bản.
(6) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /…-…(2) |
…(3)…, ngày … tháng … năm …… |
TÊN LOẠI VĂN BẢN (4)
…………………..(5)………………………..
................................................................. 6)........................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Tên cơ quan ban hành văn bản.
(2) Số và ký hiệu văn bản.
(3) Địa danh, ngày tháng năm ban hành.
(4) Tên loại văn bản như Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo v.v…
(5) Trích yếu nội dung văn bản.
(6) Nội dung văn bản.
(7) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG(*) |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
QUY CHẾ (QUY ĐỊNH)
……………………………….(1)……………………………..
(Ban hành kèm theo Quyết định số…………………., ngày… tháng… năm 20… của ………..(2)………….)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.....................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Điều 2.....................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Chương ……
……………………...……..
Điều ... ...................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Điều ... ...................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
Chương …….
…………………………..
Điều ... ...................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
|
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(*) Có thêm tên cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ (như mẫu 4.10) nếu là Quy chế, Quy định của cơ quan, đơn vị.
(1) Trích yếu nội dung Quy chế, Quy định.
(2) Số và ký hiệu, ngày tháng của Quyết định ban hành Quy chế, Quy định.
Mẫu 4.12. Thư chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo đơn vị.
|
Họ
và tên……(1)........ |
|
|
|
Hà Nội, ngày … tháng … năm …(3)… |
Kính gửi:…………………..(4)………………………..
................................................................. (5).......................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
|
(chữ
ký) |
Chú thích:
(1) Họ tên người viết thư.
(2) Chức vụ.
(3) Địa danh, ngày tháng năm viết thư.
(4) Nơi nhận.
(5) Nội dung thư.
|
MINISTRY
OF INDUSTRY AND TRADE |
|
|
N0:……..(2)…….. |
Hanoi , ……(1)…… |
The …(3)… of the Socialist Republic of Vietnam presents its compliments to …(4)… and has the honour to
...............................................................................................................................................
.................................................................... (5)........................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
The …(3)… of the Socialist Republic of Vietnam avalis itseft of this opportunity to renew to the …(4)… the assurances of its highest consideration./.(6)
…………………(4)…………………….
Cc…………………(7)…………………….
Chú thích:
(1) Ngày gửi văn bản.
(2) Số văn bản.
(3) Cơ quan ban hành gửi văn bản (Bộ Công Thương).
(4) Cơ quan, tổ chức nước ngoài nhận văn bản.
(5) Nội dung văn bản.
(6) Chữ ký của người gửi vào cuối văn bản (nếu cần).
(7) Các cơ quan, tổ chức khác.
|
MINISTRY
OF INDUSTRY AND TRADE |
54 Hai Ba Trung Str, |
|
|
Hanoi , ……(1)…… |
N0: ……(2)…….
………….(3)……………..
……………………………
Attn:……(4)……………..
Re:………(5)…………………….................
Dear …………,
............................................................................................................................................
............................................ (6)............................................................................................
............................................................................................................................................
Yours ……….,
(7)
……(8)…………..
……(9)…………..
Cc:…………….(10)……………………
Chú thích:
(1) Ngày ban hành văn bản.
(2) Số văn bản.
(3) Địa chỉ tổ chức, cá nhân nhận.
(4) Người trực tiếp giải quyết (trong trường hợp thư gửi tổ chức).
(5) Trích yếu nội dung văn bản.
(6) Nội dung văn bản.
(7) Chữ ký của người gửi.
(8) Họ tên của người ký.
(9) Chức danh của người ký.
(10) Các cơ quan, tổ chức khác.
Mẫu 4.15. Giấy mời của Bộ Công Thương
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /GM-BCT |
Hà Nội, ngày … tháng … năm …(1)… |
GIẤY MỜI
Kính gửi: …………………….(2)…………………….
............................................ (3).............................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Thời gian: ...........................................................................................................................
Địa điểm:..............................................................................................................................
Người chủ trì:.......................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
|
Nơi nhận: |
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ |
Chú thích:
(1) Năm ban hành.
(2) Nơi nhận.
(3) Nội dung.
(4) Chữ viết tắt tên của đơn vị chủ trì soạn thảo.
Mẫu 4.16. Phiếu trình của Bộ Công Thương
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
|
|
|
Hà Nội, ngày … tháng … năm … |
PHIẾU TRÌNH
Kính gửi: ….......................……………………………….
Đơn vị trình:.........................................................................................................................
Vấn đề trình:........................................................................................................................
Các văn bản kèm theo:.........................................................................................................
|
1. Tóm tắt nội dung và kiến nghị (Ý kiến của cơ quan trình; Ý kiến của các cơ quan nhà nước có liên quan; Ý kiến của các Vụ phối hợp xử lý):
|
|
|
2. Họ tên, chữ ký và điện thoại của chuyên viên thụ lý:
3. Ý kiến của Lãnh đạo đơn vị:
Ký và ghi rõ họ tên |
Giải quyết của Lãnh đạo Bộ
|
|
Độ mật: Mật ¨ Tối mật ¨ Tuyệt mật ¨ Độ khẩn: Khẩn ¨ Thượng khẩn ¨ Hỏa tốc ¨ Đăng lên mạng LAN: ¨ Đăng lên website: ¨ |
|
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG |
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: /2…/TT-… |
Hà Nội, ngày … tháng … năm …… |
THÔNG TƯ
………………………………….
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
...............................................................................................................................................
............................................................................................................................................ /.
|
Nơi nhận: |
BỘ
TRƯỞNG |
|
BỘ
CÔNG THƯƠNG (2) Số:……..(3)………./SY(4) |
SAO Y BẢN CHÍNH (1) Hà Nội, ngày… tháng… năm… |
|
Nơi nhận: |
QUYỀN HẠN CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký và con dấu) Họ và tên |
Chú thích:
(1) Hình thức sao: Sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục.
(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao văn bản.
(3) Số bản sao.
(4) Ký hiệu bản sao.
MẪU PHÔNG CHỮ TRÌNH BÀY VĂN BẢN (FONT UNICODE) VÀ
CÁC MẪU HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY VĂN BẢN
(Kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản)
Mẫu 5.1. Mẫu font chữ trình bày văn bản.
Mẫu 5.2. Mẫu hướng dẫn trình bày văn bản hành chính.
Mẫu 5.3. Mẫu hướng dẫn trình bày Quyết định.
Mẫu 5.4. Mẫu hướng dẫn trình bày công văn nội bộ.
Mẫu 5.1. Phông chữ trình bày văn bản (Dùng font chữ Unicode)
|
TT |
Thành phần thể thức văn bản |
Loại chữ |
Cỡ chữ |
Kiểu chữ |
Ví
dụ minh họa |
Ghi chú |
||
|
1. |
Quốc hiệu |
|
|
|
|
|
||
|
a) |
Dòng trên |
Chữ in hoa |
12-13 |
Đứng, đậm |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
||
|
b) |
Dòng dưới |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
|
||
|
c) |
Dòng kẻ bên dưới |
|
14 |
|
_______________________ |
Nét kẻ liền, mảnh, có độ dài bằng độ dài của dòng “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. |
||
|
2. |
Tên cơ quan ban hành văn bản |
|
|
|
|
|
||
|
a) |
Không ghi cơ quan quản lý cấp trên |
Chữ in hoa |
13 |
Đứng, đậm |
BỘ CÔNG THƯƠNG |
|
||
|
b) |
Có cơ quan cấp trên: |
|
|
|
|
|
||
|
|
- Tên cơ quan cấp trên |
Chữ in hoa |
12-13 |
Đứng |
BỘ CÔNG THƯƠNG |
|
||
|
|
- Tên cơ quan ban hành văn bản |
Chữ in hoa |
12-13 |
Đứng, đậm |
CỤC QUẢN LÝ CẠNH TRANH |
|
||
|
c) |
Nét kẻ dưới tên cơ quan |
|
14 |
|
_______ |
Nét kẻ liền, mảnh, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối ở giữa. |
||
|
3. |
Số, ký hiệu văn bản |
|
|
|
|
Có dấu hai chấm (:) sau chữ “Số”. |
||
|
a) |
Văn bản quy phạm pháp luật |
Chữ in thường |
13 |
Đứng |
Số: /2011/TT-BCT |
|
||
|
b) |
Văn bản cá biệt |
Chữ in thường |
13 |
Đứng |
Số: /QĐ-BCT Số: /BC-BCT |
|
||
|
c) |
Công văn hành chính |
Chữ in thường |
13 |
Đứng |
Số: /BCT-NL (*) |
(*): Tên viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản. |
||
|
4. |
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản |
Chữ in thường |
13-14 |
Nghiêng |
Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2011 |
|
||
|
5. |
Tên văn bản và trích yếu cho văn bản |
|
|
|
|
|
||
|
a |
Đối với văn bản có tên loại |
|
|
|
|
|
||
|
|
Tên loại văn bản |
Chữ in hoa |
14-15 |
Đứng, đậm |
QUYẾT ĐỊNH |
|
||
|
|
Phần trích yếu trong tên văn bản có tên loại |
Chữ in thường |
14 |
Đứng, đậm |
Về việc điều động và bổ nhiệm cán bộ |
- Không viết tắt - Phải thật gọn |
||
|
|
Dòng kẻ bên dưới |
|
|
|
_________ |
|
||
|
b |
Đối với công văn |
|
|
|
|
|
||
|
|
Trích yếu nội dung |
Chữ in thường |
12-13 |
Đứng |
V/v bổ sung vốn lưu động |
Đặt cân đối với số và ký hiệu văn bản |
||
|
6. |
Nơi nhận (cho công văn…) |
Chữ in thường |
14 |
Đứng |
Kính gửi: |
Có dấu hai chấm (:). |
||
|
a |
Gửi một địa chỉ |
Chữ in thường |
14 |
Đứng |
Kính gửi: Văn phòng Chính phủ |
Không gạch đầu dòng (-). |
||
|
b |
Gửi từ hai địa chỉ trở lên |
Chữ in thường |
14 |
Đứng |
|
Có gạch đầu dòng (-), xuống dòng ngay sau phần “Kính gửi”, kết thúc mỗi địa chỉ bằng dấu chấm phẩy (;), địa chỉ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). |
||
|
7. |
Độ mật, độ khẩn của văn bản |
Chữ in hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
MẬT TUYỆT MẬT KHẨN THƯỢNG KHẨN |
|
||
|
8. |
Nội dung văn bản |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
Xét đề nghị của Công ty …. nêu tại công văn số … ngày về việc…, Bộ Công Thương có ý kiến như sau: |
- Dòng đầu tiên của đoạn văn lùi vào 01 Tab. |
||
|
a |
Gồm phần, chương, mục, điều, khoản, điểm, chi tiết, tiểu tiết |
|
|
|
|
|
||
|
|
Từ “phần” hoặc “chương” và số thứ tự của phần, chương |
Chữ thường |
14 |
Đứng, đậm |
Phần I Chương I |
|
||
|
|
Tiêu đề của phần, chương |
Chữ in hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
QUY ĐỊNH CHUNG |
|
||
|
|
Từ “mục” và số thứ tự |
Chữ in thường |
14 |
Đứng, đậm |
Mục 1 |
|
||
|
|
Tiêu đề của mục |
Chữ in hoa |
12-13 |
Đứng, đậm |
GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH |
|
||
|
|
Điều |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
Điều 1. |
Chữ số Ả Rập, sau số điều có dấu chấm (.). |
||
|
|
Khoản |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
1. Các hình thức… |
Sau số khoản có dấu chấm (.). |
||
|
|
Điểm |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
a) Đối với… |
|
||
|
|
Tiết |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
- |
|
||
|
|
Tiểu tiết |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
+ |
|
||
|
b |
Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết |
|
|
|
|
|
||
|
|
Từ “phần” và số thứ tự |
Chữ in thường |
14 |
Đứng, đậm |
Phần I |
|
||
|
|
Tiêu đề của phần |
Chữ in hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ |
|
||
|
|
Số thứ tự và tiêu đề của mục |
Chữ in hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
I. NHỮNG KẾT QUẢ… |
Dòng đầu cách lề 01 Tab. Sau số mục có dấu chấm (.). |
||
|
|
Khoản: |
|
|
|
|
|
||
|
|
Trường hợp có tiêu đề |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng |
|
||
|
|
Trường hợp không có tiêu đề |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
1. Thông tư này có hiệu lực thi hành… |
|
||
|
|
Điểm đánh bằng ký tự abc |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
a) Đối với |
Sau ký tự có dấu ngoặc đơn “)”. |
||
|
|
Tiết |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
- |
Dòng đầu cách lề 01 Tab. |
||
|
|
Tiểu tiết |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
+ |
|
||
|
9. |
Chức vụ và họ tên người ký: |
|
|
|
|
|
||
|
|
Chức vụ của người đứng đầu cơ quan ký (không thừa lệnh) |
Chữ in hoa |
13-14
13-14 |
Đứng, đậm
Đứng, đậm |
BỘ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG |
|
||
|
|
Chức vụ người ký thừa lệnh hoặc ký thay |
Chữ in hoa Chữ in hoa
Chữ in hoa Chữ in hoa Chữ in hoa |
13-14 13-14
13-14 13-14 13-14 |
Đứng, đậm Đứng, đậm
Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm |
KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG
TL. BỘ TRƯỞNG KT. VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ PHÓ VỤ TRƯỞNG |
|
||
|
|
Họ tên người ký |
Chữ thường |
13-14 |
Đứng, đậm |
Vũ Huy Hoàng |
Bắt đầu từ vị trí giữa của dòng chức vụ hoặc từ bên phải dòng chức vụ. |
||
|
10. |
Nơi nhận văn bản, bản sao |
|
|
|
|
|
||
|
a) |
Nơi nhận (phía trái, cuối văn bản) |
Chữ thường |
12 |
Đậm, nghiêng |
Nơi nhận: |
Có dấu (:) sau “nơi nhận”. |
||
|
b) |
Tên và địa chỉ các nơi nhận cụ thể |
Chữ thường |
11 |
Đứng |
- Như trên (hoặc Như Điều…); - Các Sở Công Thương; - …………………………; - Lưu VT, ……….(*) |
(*): tên viết tắt đơn vị soạn thảo. |
||
|
c) |
Chỉ dẫn phổ biến trên mạng diện rộng của mạng nội bộ của Bộ Công Thương |
Chữ thường |
11 |
Đứng |
- Mạng LAN. (File: Phu luc 6 - Mau chu va vi du minh hoa.doc) - Trang Web của Bộ. |
Có địa chỉ văn bản trên mạng kèm theo |
||
|
11. |
Chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng |
Chữ in hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI
KHÔNG ĐƯA TIN TRÊN BÁO, ĐÀI |
|
||
|
12. |
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản |
Chữ in hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
DỰ THẢO |
|
||
|
13. |
Ký hiệu người đánh máy, số lượng bản phát hành |
Chữ in thường |
11 |
Đứng |
(Tên người đánh máy viết tắt).(Số bản phát hành) VT.(50) |
Theo mẫu trình bày văn bản. |
||
|
14. |
Phụ lục văn bản |
|
|
|
|
|
||
|
|
Từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục |
Chữ in thường |
14 |
Đứng, đậm |
Phụ lục I |
|
||
|
|
Tiêu đề của phụ lục |
Chữ in hoa |
13 |
Đứng, đậm |
VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN |
|
||
|
15. |
Số trang |
Chữ in thường |
13-14 |
Đứng |
2,6,14 |
|
||
|
16. |
Hình thức sao |
Chữ in hoa |
13-14 |
Đứng, đậm |
SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO |
|
||
|
17. |
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax |
Chữ in thường |
11-12 |
Đứng |
số XX phố Hai Bà Trưng, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (04)XXXXXXXX, Fax: (04)XXXXXXXX Email: Website: |
|
||
|
18. |
Địa chỉ văn bản trên máy tính |
Chữ thường |
8 |
Đứng |
\My Document\Phong CCHC\mauvanban2008.doc |
Theo mẫu trình bày văn bản |
Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ chữ 14; nhưng Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.
Mẫu 5.2. Mẫu trình bày văn bản hành chính
Mẫu 5.3. Mẫu trình bày Quyết định
Mẫu 5.4. Mẫu trình bày công văn nội bộ
VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Kèm theo Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản)
I. VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU
1. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng.
2. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng. Ví dụ:
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ,
II. VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI
1. Tên người Việt Nam
a) Tên thông thường: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người. Ví dụ:
- Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú, Giàng A Pao, Kơ Pa Kơ Lơng…
b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết.
Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ông Gióng, Đinh Tiên Hoàng, Lý Thái Tổ, Bác Hồ, Cụ Hồ…
2. Tên người nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt.
a) Trường hợp phiên âm qua âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc tên người Việt Nam.
Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn…
b) Trường hợp phiên âm không qua âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất trong mỗi thành tố.
Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen, Phi-đen Cat-xtơ-rô…
III. VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ
1. Tên địa lý Việt Nam
a) Tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung (tỉnh, huyện, xã…) với tên riêng của đơn vị hành chính đó: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối.
Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định, tỉnh Đắk Lắk…; quận Hải Châu, huyện Gia Lâm, huyện Ea H’leo, thị xã Sông Công, thị trấn Cầu Giát…; phường Nguyễn Trãi, xã la Yeng…
b) Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo giữa danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó.
Ví dụ: Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Phường Điện Biên Phủ…
c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội.
d) Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm v.v…) với danh từ riêng (có một âm tiết) trở thành tên riêng của địa danh đó: Viết hoa tất cả các chữ cái tạo nên địa danh.
Ví dụ: Cửa Lò, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy…
Trường hợp danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà chỉ viết hoa danh từ riêng.
Ví dụ: biển Cửa Lò, chợ Bến Thành, sông Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long…
đ) Tên địa lý chỉ một vùng, miền, khu vực nhất định được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với từ chỉ phương thức khác: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi. Đối với tên địa lý chỉ vùng miền riêng được cấu tạo bằng từ chỉ phương hướng kết hợp với danh từ chỉ địa hình thì phải viết hoa các chữ cái mỗi đầu mỗi âm tiết.
Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ, Nam Kỳ, Nam Trung Bộ…
2. Tên địa lý nước ngoài được phiên chuyển sang tiếng Việt
a) Tên địa lý đã được phiên âm sang âm Hán Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam.
Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh, Mỹ, Thụy Sĩ, Tây Ban Nha…
b) Tên địa lý phiên âm không qua âm Hán Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc của nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tắc viết hoa tên người nước ngoài quy định tại Điểm b, Khoản 2, Mục II.
Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn, Sing-ga-po, Cô-pen-ha-ghen, Béc-lin…
IV. VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
1. Tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam
Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
- Ban Chỉ đạo trung ương về Phòng chống tham nhũng; Ban Quản lý dự án Đê điều…
- Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Ủy ban Đối ngoại của Quốc hội; Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; Ủy ban về Các vấn đề xã hội của Quốc hội; Ủy ban Nhà nước về Người Việt Nam ở nước ngoài;
- Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nam Định…
- Bộ Tài nguyên và Môi trường; Bộ Khoa học và Công nghệ; Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Bộ Công thương; Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Bộ Thông tin và Truyền thông…
- Tổng cục Thuế; Tổng cục Hải quan; Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục…
- Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam; Tổng công ty Hàng hải Việt Nam; Tổng công ty Hàng không Việt Nam…
- Tập đoàn Dầu khí Việt Nam; Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt Nam; Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam; Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam;…
- Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La; Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh; Ủy ban nhân dân quận Ba Đình; Ủy ban nhân dân huyện Vụ Bản;…
- Sở Tài chính; Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Xây dựng; Sở Kế hoạch và Đầu tư; Sở Giáo dục và Đào tạo;…
- Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh; Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội; Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội; Trường Đại học dân lập Văn Lang; Trường Trung học phổ thông Chu Văn An; Trường Trung học cơ sở Lê Quý Đôn; Trường Tiểu học Thành Công;…
- Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam; Viện Ứng dụng công nghệ;…
- Trung tâm Nghiên cứu Giáo dục dân tộc; Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ; Trung tâm Triển lãm văn hóa nghệ thuật Việt Nam; Trung tâm Tư vấn Giám sát chất lượng công trình;…
- Báo Thanh niên; Báo Diễn đàn doanh nghiệp; Tạp chí Tổ chức nhà nước; Tạp chí Phát triển giáo dục; Tạp chí Dân chủ và Pháp luật;…
- Nhà Văn hóa huyện Gia Lâm; Nhà Xuất bản Hà Nội; Cổng Thông tin điện tử Chính phủ;…
- Nhà máy Đóng tàu Sông Cấm; Nhà máy Sản xuất phụ tùng và Lắp ráp xe máy; Xí nghiệp Chế biến thủy sản đông lạnh; Xí nghiệp Đảm bảo an toàn giao thông đường sông Hà Nội; Xí nghiệp Trắc địa Bản đồ 305;…
- Công ty Cổ phần Đầu tư Tư vấn và Thiết kế xây dựng; Công ty Nhựa Tiền Phong; Công ty Trách nhiệm hữu hạn Du lịch và Vận tải Đông Nam Á; Công ty Đo đạc Địa chính và công trình;…
- Hội nhạc sĩ Việt Nam, Hội Người cao tuổi Hà Nội, Hội Chữ thập đỏ Việt Nam, Hội Nông dân Việt Nam…
- Vụ Hợp tác quốc tế; Phòng Nghiên cứu khoa học; Phòng Chính sách xã hội; Hội đồng Thi tuyển viên chức; Hội đồng Sáng kiến và Cải tiến kỹ thuật;…
- Trường hợp viết hoa đặc biệt:
Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam; Văn phòng Trung ương Đảng.
2. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
a) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài đã dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc tên cơ quan, tổ chức của Việt Nam.
Ví dụ: Liên hợp quốc (UN); Tổ chức Y tế thế giới (WHO); Hiệp hội Các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN)…
b) Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh.
Ví dụ: WTO; UNDP; UNESCO; SARBICA; SNG…
V. VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC
1. Tên các huân chương, huy chương, các danh hiệu vinh dự
Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết của các thành tố tạo thành tên riêng và các từ chỉ thứ, hạng.
Ví dụ: Huân chương Độc lập hạng Nhất; Huân chương Sao vàng; Huân chương Lê-nin; Huân chương Hồ Chí Minh; Huân chương Chiến công; Huân chương Kháng chiến hạng Nhì; Huy chương Chiến sĩ vẻ vang; Bằng Tổ quốc ghi công; Giải thưởng Nhà nước; Nghệ sĩ Nhân dân; Nhà giáo Ưu tú; Thầy thuốc Nhân dân; Anh hùng Lao động; Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân;…
2. Tên chức vụ, học vị, danh hiệu
Viết hoa tên chức vụ, học vị nếu đi liền với tên người cụ thể.
Ví dụ:
- Chủ tịch Hồ Chí Minh, Tổng thống V.V. Pu-tin, Đại tướng Võ Nguyên Giáp,…
- Phó Thủ tướng, Tổng Cục trưởng, Phó Tổng Cục trưởng, Phó Cục trưởng, Tổng Giám đốc, Giám đốc, Phó Giám đốc, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, Tổng thư ký….
- Giáo sư Viện sĩ Nguyễn Văn H., Tiến sĩ khoa học Phạm Văn M….
3. Danh từ chung đã riêng hóa
Viết hoa chữ cái đầu của từ, cụm từ chỉ tên gọi đó trong trường hợp dùng trong một nhân xưng, đứng độc lập và thể hiện sự trân trọng.
Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),…
4. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm
Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm.
Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9; ngày Quốc tế Lao động 1-5; ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10; ngày Lưu trữ Việt Nam lần thứ Nhất,…
5. Tên các sự kiện lịch sử và các triều đại
Tên các sự kiện lịch sử: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành sự kiện và tên sự kiện, trong trường hợp có các con số chỉ mốc thời gian thì ghi bằng chữ và viết hoa chữ đó.
Ví dụ: Phong trào Cần vương; Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh; Cách mạng tháng Tám; Phong trào Phụ nữ Ba đảm đang;…
Tên các triều đại: Triều Lý, Triều Trần,…
6. Tên các loại văn bản
Viết hoa chữ cái đầu của tên loại văn bản và chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên riêng của văn bản trong trường hợp nói đến một văn bản cụ thể.
Ví dụ: Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X của Đảng; Bộ luật Dân sự; Luật Giao dịch điện tử;…
Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm
Ví dụ:
- Căn cứ Điều 10 Bộ luật Lao động…
- Căn cứ Điểm a, Khoản 1, Điều 5 Luật Giao dịch điện tử…
7. Tên các tác phẩm, sách báo, tạp chí
Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên tác phẩm, sách báo
Ví dụ: tác phẩm Đường kách mệnh; từ điển Bách khoa toàn thư; tạp chí Cộng sản;…
8. Tên các năm âm lịch, ngày tiết, ngày tết, ngày và tháng trong năm
a) Tên các năm âm lịch: Viết hoa chữ cái đầu của tất cả các âm tiết tạo thành tên gọi.
Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hội, Mậu Tuất, Mậu Thân…
b) Tên các ngày tiết và ngày tết: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.
Ví dụ: tiết Lập xuân; tiết Đại hàn; tết Đoan ngọ; tết Trung thu; tết Nguyên đán;…
Viết hoa chữ Tết trong trường hợp dùng để thay cho một tết cụ thể (như Tết thay cho tết Nguyên đán).
c) Tên các ngày trong tuần và tháng trong năm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết chỉ ngày và tháng trong trường hợp không dùng chữ số:
Ví dụ: thứ Hai; thứ Tư; tháng Năm; tháng Tám;…
9. Tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo
- Tên gọi các tôn giáo, giáo phái: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên gọi.
Ví dụ: đạo Cơ Đốc; đạo Tin Lành; đạo Thiên Chúa; đạo Hòa Hảo; đạo Cao Đài… hoặc chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi như: Nho giáo; Thiên Chúa giáo; Hồi giáo;…
- Tên gọi ngày lễ tôn giáo: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi.
Ví dụ: lễ Phục sinh; lễ Phật đản;…