Quyết định 32/2019/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Quảng Ninh

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH QUẢNG NINH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/06/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ, quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Theo đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 805/TTr-STTTT ngày 10/10/2019 về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến trên địa bàn tỉnh Quảng Ninh; Báo cáo thẩm định số 225/BC/STP ngày 04/10/2019 của Sở Tư pháp,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Quảng Ninh.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2019.

Các Ông (bà): Chánh Văn phòng Tỉnh ủy, Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh; Bí thư các huyện ủy, thị ủy, thành ủy; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Giám đốc Công ty Điện lực Quảng Ninh; Giám đốc Viễn thông Quảng Ninh; UBND các xã, phường, thị trấn và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH QUẢNG NINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 32/2019/QĐ-UBND, ngày 31/10/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Quảng Ninh để tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tập huấn, bồi dưỡng, trao đổi chuyên môn, chuyên đề nghiệp vụ (sau đây gọi chung là Hội nghị) giữa các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh với các cơ quan, đơn vị cấp huyện, cấp xã.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh; các Ban Đảng của Tỉnh ủy, các Ban của HĐND tỉnh, các sở, ban, ngành, Ủy ban MTTQ tỉnh và đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh; Các huyện ủy, thị ủy, thành ủy; UBND cấp huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị khác có liên quan khai thác, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh Quảng Ninh.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là HNTHTT): Là hình thức hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp ở nhiều địa điểm khác nhau (các điểm cầu) kết nối qua hệ thống mạng viễn thông, giúp các đại biểu tham gia họp trực tuyến tại các phòng họp khác nhau có thể nhìn thấy nhau và tương tác như đang cùng ngồi trong cùng một phòng họp.

2. Hệ thống HNTHTT tỉnh Quảng Ninh: Là hệ thống kết nối điểm cầu trung tâm, điểm cầu chủ tọa và các điểm cầu vệ tinh thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng (hình thức thuê dịch vụ của Viễn thông Quảng Ninh) với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) đặt tại VNPT Quảng Ninh và các thiết bị đầu cuối đặt tại các điểm cầu. Hệ thống HNTHTT tỉnh Quảng Ninh được triển khai bao gồm 3 cấp (cấp tỉnh; cấp huyện; cấp xã):

a) Cấp tỉnh: Các điểm cầu tại Văn phòng Tỉnh ủy, Văn Phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh và các sở, ban, ngành.

b) Cấp huyện: 14 điểm cầu tại Thành ủy, Huyện ủy, Thị ủy và 14 điểm cầu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố.

c) Cấp xã: 186 điểm cầu tại 186 Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.

Hệ thống Hội nghị truyền hình tỉnh (kết nối với điểm cầu các cơ quan Đảng, các cơ quan đơn vị thuộc Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh, Bộ chỉ huy BĐBP tỉnh, Công an tỉnh, Hải quan tỉnh, Trụ sở tiếp dân - Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Liên cơ quan số 4, Tòa án tỉnh, Trung tâm Điều hành sản xuất than Quảng Ninh, Đảng bộ Than Cẩm Phả, Công ty than Uông Bí (các điểm có thể mở rộng khi có yêu cầu).

3. Cơ quan chủ trì cuộc họp: Là cơ quan đưa ra yêu cầu, nội dung của cuộc họp hoặc cơ quan tham mưu tổ chức cuộc họp do lãnh đạo Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện chủ trì...

4. Điểm cầu trung tâm: Là nơi lắp đặt thiết bị điều khiển đa điểm cầu (Multipoint Control Unit: MCU) để kết nối điểm cầu chủ tọa với các điểm cầu vệ tinh nhằm thiết lập HNTHTT của tỉnh. Điểm cầu trung tâm hiện được đặt và quản lý tại Viễn thông Quảng Ninh.

5. Điểm cầu chủ tọa: Là điểm cầu được sử dụng để chủ trì mỗi cuộc HNTHTT cụ thể; Điểm cầu chủ tọa có thiết bị và được cài đặt phần mềm có thể điều khiển và cho phép các điểm cầu vệ tinh tương tác để tham gia vào HNTHTT của tỉnh. Các phòng họp có thể làm điểm cầu chủ tọa được đặt tại địa điểm: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn Phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Hội trường A- Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh và các điểm cầu khác do cơ quan chủ trì đề nghị thiết lập làm điểm cầu chủ tọa.

6. Điểm cầu vệ tinh: Là điểm cầu được lắp đặt thiết bị để kết nối với điểm cầu trung tâm, điểm cầu chủ tọa và các điểm cầu khác thuộc hệ thống HNTHTT của tỉnh. Điểm cầu vệ tinh được đặt tại các địa điểm: 14 huyện, 186 điểm cầu các xã, Bộ chỉ huy quân sự tỉnh, Bộ chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh, Công an tỉnh, Hải quan tỉnh, Trụ sở tiếp dân - Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Liên cơ quan số 4, Tòa án tỉnh, Trung tâm Điều hành sản xuất than Quảng Ninh, Đảng bộ than Cẩm Phả, Công ty than Uông Bí và các điểm khác khi được mở rộng.

7. Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các HNTHTT.

8. Cán bộ kỹ thuật: Là cán bộ công chức, viên chức tại các cơ quan đơn vị được phân công phụ trách vận hành hệ thống thiết bị trực tuyến, và cán bộ kỹ thuật của VNPT được phân công phụ trách hỗ trợ kỹ thuật cho các điểm cầu trực tuyến.

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 4. Quy định đối với các phòng họp trực tuyến

1. Phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu chủ tọa

- Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng Tỉnh ủy: Phục vụ các HNTHTT do Tỉnh ủy, các Ban Đảng của Tỉnh ủy chủ trì tổ chức.

- Phòng họp trực tuyến tại Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh: Phục vụ các HNTHTT do Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh chủ trì tổ chức.

- Phòng họp trực tuyến Hội trường A-Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh: Phục vụ các HNTHTT do Tỉnh chủ trì tổ chức.

2. Phòng họp trực tuyến tại các điểm cầu vệ tinh

- Phục vụ HNTHTT của huyện ủy, thị ủy, thành ủy; HĐND và UBND các huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị-xã hội cấp huyện, thị xã và các đơn vị khác có liên quan khai thác, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của tỉnh Quảng Ninh.

- Phòng họp trực tuyến được lắp đặt tại các huyện, thị xã, thành phố, Bộ chỉ huy quân sự tỉnh, Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh, Công an tỉnh, Hải quan tỉnh, Trụ sở tiếp dân - Thanh tra tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Liên cơ quan số 4, Tòa án tỉnh, UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh; Trung tâm Điều hành sản xuất than Quảng Ninh, Đảng bộ than Cẩm Phả, Công ty than Uông Bí... phải được ưu tiên sử dụng phục vụ cho các phiên họp trực tuyến từ cấp tỉnh đến cấp xã theo lịch tổ chức HNTHTT của đơn vị chủ trì gửi thông báo.

3. Các phòng họp trực tuyến phải đảm bảo

- Các điều kiện về kết nối mạng, ánh sáng, bàn ghế; công tác phòng chống cháy nổ, môi trường, nguồn điện và các trang thiết bị phục vụ khác để các HNTHTT đạt kết quả tốt.

- Có sổ ghi biên bản để ghi chép những thông tin trực kỹ thuật, chất lượng kết nối HNTHTT của các phiên kết nối thử và phiên HNTHTT chính thức, ghi chép các lỗi xảy ra khi vận hành hệ thống và công tác xử lý, khắc phục các lỗi (nếu có), ký xác nhận và lưu giữ sổ để phục vụ việc kiểm tra định kỳ, đột xuất công tác duy trì, sử dụng hệ thống HNTHTT tại các đơn vị. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn chi tiết mẫu ghi sổ biên bản đến các đơn vị.

Chương III

QUY TRÌNH VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTHTT

Điều 5. Quy trình chung

1. Thông báo tổ chức họp qua hệ thống HNTHTT

1.1. Cơ quan chủ trì cuộc họp có văn bản thông báo tổ chức họp qua hệ thống HNTHTT trước ngày họp chính thức ít nhất 03 (ba) ngày làm việc, văn bản này gửi đến các cơ quan, đơn vị sau:

a) VNPT Quảng Ninh để chuẩn bị thiết bị điều khiển trung tâm và các điều kiện kỹ thuật, đảm bảo mạng truyền số liệu chuyên dùng phục vụ cuộc họp.

b. Công ty Điện lực tỉnh Quảng Ninh để có kế hoạch đảm bảo và nguồn điện ổn định phục vụ cuộc họp;

c) Các cơ quan, đơn vị cùng dự họp (các điểm cầu vệ tinh).

Văn bản thông báo nêu rõ các nội dung sau:

- Tên cơ quan chủ trì cuộc họp (điểm cầu trung tâm);

- Số lượng, tên cơ quan thành phần dự họp (điểm cầu vệ tinh);

- Thời gian tổ chức họp chính thức;

- Thời gian tổ chức vận hành thử.

Cơ quan chủ trì cuộc họp nếu có nhu cầu ghi lại toàn bộ nội dung, diễn biến cuộc họp hoặc các yêu cầu về kỹ thuật khác (trình chiếu slide, phát video,...) cần thông tin cho VNPT Quảng Ninh biết trước khi cuộc họp diễn ra tối thiểu 01 (một) ngày làm việc để kịp thời chuẩn bị.

1.2. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như bão, lũ lụt, thiên tai, hỏa hoạn,...) cơ quan chủ trì thông báo bằng điện thoại cho VNPT Quảng Ninh (số điện thoại: 02033.825.547) và các đơn vị liên quan ít nhất trước 01 giờ để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

2. Công tác chuẩn bị, vận hành thử hệ thống HNTHTT trước cuộc họp chính thức

2.1. Các công việc chuẩn bị cho 1 phiên truyền hình hội nghị tổ chức trước cuộc họp chính thức 01 ngày.

Trước khi phiên tổng duyệt diễn ra, cán bộ kỹ thuật các điểm cầu kiểm tra tình trạng hoạt động các trang thiết bị phục vụ cho buổi thử nghiệm (thiết bị truyền hình hội nghị, màn hình, âm thanh, thiết bị mạng,,..) và đảm bảo nguồn điện cho các thiết bị nêu trên, một số công việc cần phải thực hiện như sau:

- Thiết bị âm thanh:

+ Đối với các phòng họp sử dụng Micro đa hướng kèm theo thiết bị đầu cuối truyền hình hội nghị (VCS) có độ nhạy cao cần để micro sát bàn chủ tọa, hạn chế các nguồn phát âm thanh không mong muốn tại phòng họp ảnh hưởng đến chất lượng chung.

+ Đối với các phòng họp có hệ thống âm thanh chuyên dụng:

i/ Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu này cần nắm rõ nguyên lý hoạt động của hệ thống, vận hành thành thạo các thiết bị.

ii/ Tiến hành thử toàn bộ micro và các thành phần khác trước khi kết nối vào phiên tổng duyệt, phiên họp chính thức (bảo đảm không bị hú, rít, nhiễu);

iii/ Ghi chép các thông số chuẩn của hệ thống âm thanh và đánh giá chất lượng âm thanh tại mỗi phiên họp.

- Thiết bị đầu cuối truyền hình hội nghị (VCS): Bật thiết bị, kiểm tra tình trạng hoạt động, thông số cài đặt của thiết bị, bao gồm:

+ Địa chỉ IP;

+ Chế độ hiển thị hình ảnh (thông thường mỗi điểm sẽ hiển thị 2 nguồn hình ảnh khác nhau);

+ Kiểm tra tín hiệu âm thanh vào/ra;

+ Chất lượng hình ảnh, khả năng điều khiển của Camera và đánh dấu các vị trí quay, quét camera nhanh (Preset camera);

+ Thông số cơ bản khác như định dạng hình ảnh (HD720p/1080p), băng thông kết nối, băng thông cho trình chiếu dữ liệu, chế độ triệt vọng,...

+ Đường truyền: Kiểm tra, đánh giá chất lượng đường truyền đến thiết bị cổng kết nối, thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) (Nếu có sự cố, cần chủ động kiểm tra, xác định lỗi và liên lạc với đơn vị phụ trách về đường truyền để phối hợp xử lý).

Bắt đầu kết nối vào phiên tổng duyệt, các đơn vị sẽ tiến hành thử nghiệm và diễn tập theo kịch bản do đơn vị chủ trì điều hành. Trong khi thử âm thanh, hình ảnh với điểm cầu trung tâm, cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu vệ tinh cần ngồi đúng vị trí chủ tọa để tiến hành thử nghiệm (đây là vị trí thường xuyên phát biểu). Trong quá trình thử nghiệm, cán bộ kỹ thuật các điểm cầu vệ tinh phối hợp với cán bộ kỹ thuật điểm cầu chính thực hiện tinh chỉnh và xử lý lỗi (nếu có) của hệ thống. Giữ nguyên tình trạng của hệ thống sau khi đã tinh chỉnh thành công.

2.2. Các nội dung thực hiện trước khi bắt đầu diễn ra phiên họp

- Trước khi diễn ra phiên họp 01 giờ 30 phút, cán bộ kỹ thuật các điểm cầu cần có mặt tại phòng họp các điểm cầu; đảm bảo các trang thiết bị tại phòng họp không có sự thay đổi so với buổi thử nghiệm trước đó.

- Kiểm tra trạng thái hoạt động và đảm bảo việc cung cấp nguồn điện ổn định đầy đủ cho các thiết bị: VCS, màn hình, âm thanh, thiết bị mạng trong suốt phiên họp.

- Cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu trung tâm bắt đầu kết nối với thiết bị tại các điểm cầu vệ tinh; nếu thấy không có kết nối với điểm cầu trung tâm thì cán bộ kỹ thuật trực tại các điểm cầu vệ tinh liên lạc với cán bộ kỹ thuật ở điểm cầu trung tâm để xác định nguyên nhân và chủ động phối hợp với cán bộ của VNPT Quảng Ninh tại khu vực đó để khắc phục kịp thời.

- Sau khi hoàn tất quá trình kết nối, từ đầu cầu trung tâm, cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh sẽ tiến hành thử tiếng và hình ảnh các điểm cầu, nếu thấy chất lượng chưa tốt, cán bộ kỹ thuật tại các đầu cầu thông báo ngay với cán bộ của VNPT Quảng Ninh để phối hợp xử lý. Trong quá trình tinh chỉnh, từng điểm cầu sẽ thông báo họ tên, số điện thoại liên hệ của cán bộ kỹ thuật phục vụ tại điểm cầu đó cho điểm cầu trung tâm.

- Lưu ý: Tại quá trình này, cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu cần thực hiện:

+ Không tự động thực hiện kết nối đến các điểm cầu khác mà cần chờ cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh từ điểm cầu trung tâm gọi về.

+ Không bật các tính năng như trình chiếu slide khi không có thông báo trước.

+ Theo dõi phiên thử và tiến hành thử với điểm cầu trung tâm khi được yêu cầu.

3. Điều khiển hệ thống HNTHTT trong cuộc họp chính thức

- Trong thời gian diễn ra phiên họp nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, cán bộ kỹ thuật trực tại các đầu cầu cần thông báo ngay cho cán bộ của VNPT Quảng Ninh tại khu vực để kiểm tra và xử lý.

- Trên màn hình hội nghị tại các điểm cầu, màn hình sẽ hiển thị hình ảnh chính tại điểm cầu trung tâm hoặc hình ảnh các điểm cầu vệ tinh đang phát biểu (tùy theo kịch bản của mỗi phiên họp), cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu không điều chỉnh chế độ hiển thị này.

- Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu theo dõi nội dung phiên họp và chủ động bật/tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.

- Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu cần lưu một số vị trí quay của camera vào nút nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên phải, phóng to, thu nhỏ,... Trong quá trình diễn ra hội nghị có thể chuyển các vị trí camera để hình động thêm sinh động. Khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay camera vào người đang phát biểu.

4. Kết thúc phiên họp

- Cán bộ kỹ thuật tại các điểm cầu thống kê các tồn tại (nếu có), cập nhật kết quả, đánh giá chất lượng phiên họp, tổng hợp theo từng tháng để báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông 03 tháng /lần.,

- Cán bộ VNPT Quảng Ninh trực tại điểm cầu tiếp nhận các tồn tại (nếu có) và có biện pháp khắc phục kịp thời, ký xác nhận việc đánh giá chất lượng phiên họp.

Điều 6. Quy trình cụ thể theo từng cấp quy mô

1. Đối với hội nghị quy mô lớn từ Trung ương tới Tỉnh và chuyển tiếp tới tất cả các xã, phường trong toàn tỉnh.

- Tại đầu cầu của tỉnh, cán bộ của VNPT Quảng Ninh phụ trách thực hiện vận hành phiên họp, theo dõi chất lượng phiên họp và kịp thời xử lý các lỗi kỹ thuật đảm bảo sự hoạt động ổn định của hệ thống trong suốt quá trình diễn ra phiên họp. Trung tâm Điều hành thông tin của VNPT Quảng Ninh đảm bảo chất lượng mạng lưới, theo dõi, ghi lại lưu lượng kết nối và chất lượng đường truyền đến MCU và các điểm đầu cầu.

- Việc vận hành hệ thống phải tuân thủ theo đúng kịch bản (phương án) đã đề ra. Số lượng các điểm họp lớn (trên 200 điểm) cần dành 1/2 ngày để các đầu cầu cấp 2 (cấp huyện, thị xã, thành phố) kết nối và thử chất lượng với các đầu cầu cấp 3 (các phường, xã) thuộc đầu cầu cấp 2 (phòng họp riêng trên hệ thống).

- Dành 1/2 ngày tiếp theo để kết nối tất cả các đầu cầu cấp 2, 3 vào phòng họp chung và kiểm tra chất lượng tổng thể.

- Tiến hành kết nối với điểm cầu Trung ương và kiểm tra các đầu cầu cấp 2,3 đảm bảo chất lượng tốt mới kết thúc việc thử hệ thống.

- Yêu cầu các cán bộ kỹ thuật tại điểm cầu cấp 2,3 bật thiết bị trước 01 giờ 30 phút và kiểm tra kết nối trước khi diễn ra phiên họp. Mọi lỗi kỹ thuật không kết nối được hoặc chất lượng kém cần báo nhân viên của VNPT Quảng Ninh kịp thời xử lý.

- Trước khi diễn ra phiên họp 01 giờ 30 phút, cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh cần có mặt tại phòng họp tại điểm cầu trung tâm của tỉnh thực hiện kết nối với điểm cầu trung tâm của Trung ương, nếu cách thời điểm họp 20 phút mà thấy đơn vị mình chưa được kết nối thì cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh trực tại các đầu cầu liên lạc với Trung tâm điều hành kỹ thuật của Cục Bưu điện Trung ương thuộc vùng quản lý để phối hợp xử lý.

- Sau khi hoàn tất quá trình kết nối, từ đầu cầu trung tâm, cán bộ kỹ thuật của Cục Bưu điện Trung ương sẽ tiến hành thử tiếng và hình ảnh các điểm cầu, nếu thấy chất lượng chưa tốt, cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh tại các đầu cầu thông báo ngay với Trung tâm điều hành kỹ thuật của Cục Bưu điện Trung ương để phối hợp xử lý. Trong quá trình tinh chỉnh, từng điểm cầu sẽ thông báo họ tên, số điện thoại liên hệ của cán bộ kỹ thuật phục vụ tại điểm cầu đó cho điểm cầu trung tâm.

- Trong thời gian diễn ra phiên họp: Nếu cuộc gọi bị ngắt hoặc thấy chất lượng dịch vụ suy giảm, cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh trực tại các đầu cầu cần thông báo ngay về các đơn vị Trung tâm điều hành kỹ thuật theo vùng quản lý của Cục Bưu điện Trung ương để kiểm tra và xử lý.

- Kết thúc phiên họp: Cán bộ kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh tại điểm cầu cập nhật kết quả phiên họp, thống kê các tồn tại (nếu có) và báo cáo tới đầu mối của Cục Bưu điện Trung ương.

2. Đối với hội nghị quy mô cấp tỉnh

2.1. Quy mô kết nối từ tỉnh tới tất cả các xã, phường trong tỉnh:

- Các điểm đầu cuối kết nối trực tiếp đến thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) tỉnh để tham gia vào phiên hội nghị.

- Việc quản lý, tổ chức và thiết lập hội nghị, quản trị hệ thống qua thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) do VNPT Quảng Ninh thực hiện.

2.2. Quy mô kết nối từ trong phạm vi cấp huyện hay giữa các đơn vị hành chính trực thuộc tỉnh với nhau

- Các điểm đầu cuối trong huyện kết nối đến hệ thống thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) tỉnh.

- Việc tổ chức và điều hành phiên hội nghị diễn ra hoàn toàn chủ động, không cần bất cứ sự can thiệp nào từ quản trị hệ thống cấp tỉnh.

3. Đối với các hội nghị từ cấp huyện (đầu cầu cấp 2) đến các xã (đầu cầu cấp 3)

- Điểm đầu cầu trung tâm (đầu cầu cấp 2) gọi các đầu cầu cấp 3 kết nối với thiết bị điều khiển trung tâm (MCU). Đầu cầu cấp 2 điều khiển phiên họp.

- Cán bộ quản trị hệ thống thuộc Trung tâm Công nghệ thông tin của VNPT Quảng Ninh theo dõi hệ thống và chất lượng phiên họp. Kịp thời xử lý khi có sự cố.

- Cán bộ thuộc Trung tâm Điều hành thông tin và kỹ thuật của VNPT Quảng Ninh tại đơn vị hỗ trợ đường truyền, kịp thời xử lý khi có sự cố.

Trong quá trình khai thác hệ thống, VNPT Quảng Ninh cử cán bộ kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra hoạt động của hệ thống. Reset lại hệ thống sau khi kết thúc phiên thử và kết nối lại kiểm tra chất lượng của phiên họp nhằm đảm bảo chất lượng phiên họp diễn ra đạt chất lượng tốt. Các trung tâm viễn thông của VNPT Quảng Ninh cử nhân viên kỹ thuật địa bàn kiểm tra các thiết bị trực tuyến như cách bảo quản thiết bị, đấu nối nguồn điện có qua bộ lưu điện (UPS) hay không....

Chương IV

YÊU CẦU TRONG QUÁ TRÌNH VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTHTT

Điều 7. Yêu cầu chung

1. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

2. Đảm bảo các yêu cầu về an toàn thông tin.

3. Đảm bảo các yêu cầu về quy trình phối hợp, quản lý vận hành nêu tại Chương 3 của Quy chế này.

4. Bật, tắt, vận hành hệ thống HNTHTT phải đúng quy trình kỹ thuật. Tắt thiết bị khi không sử dụng, không bật để thiết bị chạy qua đêm.

5. Không được tự ý di chuyển thiết bị được trang bị phục vụ HNTHTT, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình của thiết bị không theo hướng dẫn của VNPT Quảng Ninh.

6. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện cuộc họp HNTHTT theo đúng kịch bản, nội dung do điểm cầu chủ tọa yêu cầu.

Điều 8. Yêu cầu tại điểm cầu chủ tọa

Cán bộ kỹ thuật phụ trách tại điểm cầu chủ tọa có trách nhiệm:

1. Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

2. Phối hợp với các cán bộ phụ trách vận hành hệ thống HNTHTT ở các điểm cầu vệ tinh để kịp thời xử lý, khắc phục khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

3. Cập nhật các đăng ký phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

Điều 9. Yêu cầu tại các điểm cầu vệ tinh

1. Các điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm phối hợp với điểm cầu trung tâm thực hiện nghiêm túc các nội dung trước, trong và sau phiên họp HNTHTT.

- Cử cán bộ kỹ thuật chuyên trách để kiểm tra, rà soát lại các thông số kỹ thuật đã thiết lập cho thiết bị hệ thống HNTHTT; phối hợp với điểm cầu chủ tọa để kết nối giữa điểm cầu vệ tinh với điểm cầu chủ tọa, tổ chức chạy thử các thiết bị để kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh đảm bảo phục vụ phiên họp HNTHTT trước 01 ngày và trước 01 giờ 30 phút khai mạc phiên họp HNTHTT.

- Gửi thông tin cán bộ kỹ thuật trực vận hành hệ thống HNTHTT tại các điểm cầu vệ tinh về điểm cầu chủ tọa để thuận tiện cho việc liên lạc điều phối, hỗ trợ kỹ thuật từ điểm cầu chủ tọa.

2. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật chuyên trách vận hành tại điểm cầu vệ tinh khi tham gia phiên họp HNTHTT

- Phối hợp với cán bộ phụ trách điều khiển tại điểm cầu trung tâm điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng tốt nhất phục vụ phiên họp.

- Trực tiếp vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra phiên họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu của điểm cầu chủ tọa.

- Liên lạc kịp thời để phối hợp với cán bộ kỹ thuật của điểm cầu trung tâm, cán bộ VNPT trên địa bàn kiểm tra, khắc phục nếu bị mất kết nối; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách đồng thời báo cáo cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa để được hỗ trợ kịp thời.

- Thực hiện đăng ký phát biểu của điểm cầu mình với cán bộ trực phụ trách điểm cầu chủ tọa qua điện thoại.

Chương V

TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ CÓ LIÊN QUAN

Điều 10. Trách nhiệm của Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh

1. Văn phòng Tỉnh ủy

- Trực tiếp quản lý và bảo quản hệ thống thiết bị phục vụ HNTHTT lắp đặt ở phòng họp trực tuyến tại đơn vị; tiếp nhận đăng ký tổ chức HNTHTT, sắp xếp lịch họp HNTHTT trình Thường trực tỉnh ủy (đối với các HNTHTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy chủ trì) quyết định.

- Bố trí 02 (hai) cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành sử dụng các thiết bị phục vụ các HNTHTT, tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức.

2. Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh

- Trực tiếp quản lý và bảo quản hệ thống thiết bị phục vụ HNTHTT lắp đặt ở phòng họp trực tuyến Hội trường A-Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh và phòng họp trực tuyến tại đơn vị; tiếp nhận đăng ký tổ chức HNTHTT, sắp xếp lịch họp HNTHTT trình Thường trực HĐND tỉnh (đối với các HNTHTT do HĐND tỉnh chủ trì), trình Thường trực UBND tỉnh (đối với các HNTHTT do UBND tỉnh chủ trì) và trình lãnh đạo Đoàn ĐBQH tỉnh (đối với các HNTHTT do Đoàn ĐBQH tỉnh chủ trì) quyết định.

- Bố trí 02 (hai) cán bộ kỹ thuật trực tiếp vận hành sử dụng các thiết bị phục vụ các HNTHTT, tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Là đơn vị đầu mối quản trị chung hệ thống HNTHTT của toàn tỉnh; phối hợp với các đơn vị có lắp đặt điểm cầu để vận hành toàn bộ hệ thống HNTHTT; có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTHTT của tỉnh.

2. Chủ trì, phối hợp với các điểm cầu và các đơn vị liên quan kiểm tra định kỳ, đột xuất tại các điểm cầu lắp đặt phòng họp HNTHTT để kịp thời phát hiện và xử lý các lỗi của hệ thống, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị quản lý, vận hành các trang thiết bị phục vụ họp HNTHTT đúng quy định, đảm bảo hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu.

3. Thực hiện việc đánh giá chất lượng hệ thống HNTHTT của tỉnh đối với các điểm cầu theo định kỳ 06 tháng/1 lần vào các ngày 30/6 và 31/12 hàng năm để đảm bảo thực hiện công tác thanh toán với đơn vị cho thuê dịch vụ. Hàng năm rà soát hệ thống HNTHTT, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống;

Điều 12. Trách nhiệm của đơn vị chủ trì tổ chức HNTHTT

1. Phát hành văn bản triệu tập, giấy mời và các tài liệu Hội nghị đến các thành phần tham dự bằng văn bản điện tử thông qua phần mềm quản lý văn bản hoặc thư điện tử công vụ.

2. Gửi thông báo bằng văn bản điện tử về kế hoạch tổ chức HNTHTT cho VNPT Quảng Ninh ít nhất 03 (ba) ngày trước khi tiến hành HNTHTT chính thức để phối hợp chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp, trừ trường hợp khẩn cấp, đột xuất; phối hợp với VNPT Quảng Ninh kiểm tra, thử hệ thống HNTHTT trước khi tổ chức HNTHTT và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong các phiên HNTHTT chính thức.

3. Thông báo cho VNPT Quảng Ninh, Công ty Điện lực Quảng Ninh trước ít nhất 03 (ba) ngày để đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ phiên họp HNTHTT tại các điểm cầu theo Kế hoạch.

4. Trường hợp cần tổ chức HNTHTT đột xuất, khẩn cấp (như bão lụt, thiên tai...) đơn vị chủ trì phải chủ động thông báo bằng điện thoại, fax, thư điện tử công vụ cho Viễn thông Quảng Ninh, Công ty Điện lực Quảng Ninh và các cơ quan liên quan để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ phiên HNTHTT.

Điều 13. Trách nhiệm của các đơn vị có lắp đặt điểm cầu vệ tinh

1. Các đơn vị lắp đặt điểm cầu vệ tinh có trách nhiệm quản lý và bảo quản các thiết bị của hệ thống HNTHTT; ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến, bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này; phối hợp kịp thời với điểm cầu chủ tọa trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra phiên họp HNTHTT chính thức.

2. Bố trí 02 (hai) cán bộ kỹ thuật chuyên trách hoặc cán bộ phụ trách vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTHTT. Riêng đối với các huyện, xã bố trí cán bộ kỹ thuật chuyên trách hoặc cán bộ phụ trách trực tiếp vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTHTT như sau:

- 01 (một) cán bộ thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy và 01 (một) cán bộ thuộc UBND cấp huyện tham gia đào tạo, tập huấn để có thể vận hành tốt hệ thống HNTHTT.

- Các HNTHTT do Tỉnh ủy, các Ban của Tỉnh ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp tỉnh chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc huyện ủy, thị ủy, thành ủy chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTHTT cấp huyện; các HNTHTT do HĐND, UBND tỉnh, các sở, ban, ngành chủ trì tổ chức thì cán bộ kỹ thuật thuộc UBND cấp huyện chịu trách nhiệm vận hành hệ thống HNTHTT cấp huyện.

3. Cung cấp thông tin lãnh đạo đơn vị, cán bộ kỹ thuật (phụ trách chính), cán bộ kỹ thuật (hỗ trợ) về Sở Thông tin và Truyền thông (theo phụ lục III); tham gia đầy đủ các chương trình đào tạo, tập huấn công tác vận hành hệ thống trang bị cho phòng họp trực tuyến do Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức; khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch tập huấn vận hành và sử dụng hệ thống HNTHTT.

4. Phối hợp với VNPT Quảng Ninh, đơn vị chủ trì tổ chức HNTHTT thực hiện việc kiểm tra thử hệ thống HNTHTT trước khi diễn ra phiên HNTHTT chính thức và đảm bảo kỹ thuật trong suốt quá trình diễn ra phiên HNTHTT chính thức.

5. Phối hợp với đại diện của VNPT Quảng Ninh, Chi nhánh điện lực tại địa bàn đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTHTT an toàn, thông suốt.

6. Có phương án về nguồn điện dự phòng cho phòng họp trực tuyến để đảm bảo phục vụ các phiên họp HNTHTT không bị gián đoạn khi có sự cố trên lưới điện tại địa bàn.

7. Hàng năm lập dự toán kinh phí trong hoạt động của đơn vị để phục vụ việc duy trì, bảo trì, nâng cấp hệ thống kịp thời (đối với các điểm cầu do đơn vị tự đầu tư, trang bị) và hỗ trợ cho cán bộ kỹ thuật trực tiếp quản lý, vận hành hệ thống sau mỗi cuộc họp.

8. Báo cáo thống kê:

- Các điểm cầu lập sổ theo dõi, thống kê số lượng, chất lượng cuộc họp HNTHTT (Mẫu sổ theo dõi thống kê tại Phụ lục I).

- Báo cáo các điểm cầu: Các điểm cầu cấp cấp xã tổng hợp báo cáo đánh giá chất lượng hoạt động gửi UBND huyện tổng hợp; Điểm cầu cấp huyện tổng hợp kết quả đánh giá đánh giá chất lượng hoạt động của các điểm cầu cấp xã và cấp huyện do đơn vị quản lý báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông; Các điểm cầu cấp tỉnh và các điểm cầu vệ tinh báo cáo đánh giá chất lượng hoạt động gửi Sở Thông tin và Truyền thông (Mẫu báo cáo chất lượng hoạt động theo phụ lục II).

- Thời gian báo cáo (hàng quý và năm): Báo cáo Quý được tính từ ngày 01 tháng đầu tiên của quý đến ngày cuối cùng quý báo cáo đó; Báo cáo năm được tính từ ngày 01/01 cho đến ngày 31/12 của năm.

Điều 14. Trách nhiệm của VNPT Quảng Ninh

1. Bố trí cán bộ kỹ thuật chuyên trách trực, giám sát việc vận hành hệ thống thiết bị phục vụ HNTHTT lắp đặt tại phòng họp trực tuyến thuộc điểm cầu trung tâm, các điểm cầu Chủ tọa là Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng HĐND, UBND tỉnh và Hội trường A-Trung tâm tổ chức hội nghị tỉnh và các điểm cầu khác do cơ quan chủ trì đề nghị thiết lập làm điểm cầu chủ tọa.

2. Đề xuất và báo cáo với Sở Thông tin và Truyền thông trong việc xây dựng các kế hoạch đào tạo nhân lực trực tiếp quản lý, vận hành và bảo quản các thiết bị tại các điểm cầu của hệ thống HNTHTT; xây dựng các phương án ứng phó xử lý sự cố và bảo đảm an toàn thông tin mạng trên hệ thống HNTHTT của tỉnh; lập dự toán kinh phí hàng năm để phục vụ cho việc quản lý, duy trì hoạt động, bảo trì, nâng cấp hệ thống điều khiển trung tâm và phục vụ việc họp trực tuyến để tổng hợp trong dự toán hoạt động chung của đơn vị.

3. Tiếp nhận kế hoạch tổ chức HNTHTT của đơn vị chủ trì tổ chức HNTHTT. Phối hợp với các đơn vị có lắp đặt điểm cầu vệ tinh kiểm tra, thử hệ thống HNTHTT trước khi tổ chức HNTHTT ít nhất 01 ngày và đảm bảo công tác tổ chức, vận hành hệ thống trong phiên HNTHTT chính thức.

4. Cung cấp đường truyền, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTHTT; đảm bảo đường truyền an toàn, liên tục và có phương án dự phòng ứng phó xử lý ngay các sự cố khi đang có cuộc họp HNTHTT.

5. Hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị có lắp đặt điểm cầu thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTTTT. Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu, thường trực tại các điểm cầu trung tâm và cấp huyện trong các phiên thử hệ thống HNTTTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTTTT chính thức để kịp thời phối hợp xử lý các sự cố về đường truyền, thiết bị xảy ra (nếu có); phân công cán bộ kỹ thuật phụ trách khu vực điểm cầu cấp xã để kịp thời xử lý các sự cố xảy ra trong các phiên họp thử hệ thống HNTTTT và toàn bộ thời gian diễn ra phiên họp HNTTTT chính thức. Đảm bảo thiết bị dự phòng thay thế khi cố sự cố xảy ra các các điểm cầu vệ tinh.

6. Lập sổ theo dõi, thống kê số lượng, chất lượng cuộc họp HNTHTT để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông định kỳ 01 tháng một lần hoặc đột xuất khi có yêu cầu (Mẫu sổ theo dõi, thống kê tại Phụ lục I).

Điều 15. Trách nhiệm của Công ty Điện lực Quảng Ninh

1. Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp nguồn điện ổn định cho hệ thống thiết bị lắp đặt tại các điểm cầu của hệ thống HNTHTT trong các phiên họp HNTHTT theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

2. Cung cấp thông tin của bộ phận kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện để phục vụ việc xử lý sự cố về điện khi có cuộc họp HNTHTT tại các điểm cầu.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Các cơ quan, đơn vị trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo đề xuất, trình Ủy ban nhân dân tỉnh kịp thời chỉ đạo./.