Quyết định 5978/QĐ-UBND năm 2019 về Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Viễn thông ngày 23 tháng 11 năm 2009;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 1069/TTr-STTTT ngày 22 tháng 11 năm 2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các quận, huyện; và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 5978/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng và các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng (Hội nghị truyền hình trực tuyến): Là hệ thống thông tin sử dụng thiết bị (phần cứng và phần mềm) được kết nối bằng mạng đô thị thành phố Đà Nẵng và mạng Internet để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các điểm cầu.

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Luật Viễn thông ngày 23 tháng 11 năm 2009;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 1069/TTr-STTTT ngày 22 tháng 11 năm 2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng; Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các quận, huyện; và các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 5978/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2019 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng và các cơ quan, đơn vị có liên quan trên địa bàn thành phố Đà Nẵng.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến thành phố Đà Nẵng (Hội nghị truyền hình trực tuyến): Là hệ thống thông tin sử dụng thiết bị (phần cứng và phần mềm) được kết nối bằng mạng đô thị thành phố Đà Nẵng và mạng Internet để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các điểm cầu.

2. Máy chủ trung tâm: Là nơi lắp đặt thiết bị quản lý trung tâm (MCU) để kết nối điểm cầu chính với các điểm cầu nhánh nhằm thiết lập hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến.

3. Điểm cầu: Là nơi đặt thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình trực tuyến cùng các thiết bị ngoại vi để tham gia hội nghị truyền hình trực tuyến.

4. Điểm cầu chính: là điểm cầu chủ trì của hội nghị truyền hình trực tuyến cụ thể: thực hiện việc điều khiển các thiết bị của các điểm cầu và cho phép các điểm cầu nhánh tương tác tham gia vào hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

5. Điểm cầu nhánh: Là điểm cầu được kết nối với máy chủ trung tâm, điểm cầu chính và thực hiện quyền tương tác với hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

6. Đơn vị chủ trì: Là đơn vị điều hành hội nghị truyền hình trực tuyến tại điểm cầu chính.

7. Đơn vị sử dụng: Là đơn vị tham gia hội nghị truyền hình trực tuyến tại điểm cầu nhánh.

8. Đơn vị vận hành: Là đơn vị bảo đảm kỹ thuật truyền dẫn, kết nối, nhân lực để xử lý các vấn đề liên quan hỏng hóc của Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tại thời điểm trước, trong và sau của hội nghị truyền hình trực tuyến.

Chương II

MỤC ĐÍCH, NGUYÊN TẮC, YÊU CẦU SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 4. Mục đích

Phục vụ công tác hội nghị truyền hình trực tuyến; kết nối chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trung ương, thành phố, quận, huyện, phường xã khi có yêu cầu của các cơ quan nhằm truyền đưa các thông tin, diễn biến của hội nghị bằng phương thức trực tuyến.

Điều 5. Nguyên tắc

1. Đúng mục đích, hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến chỉ để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trung ương, thành phố, quận, huyện đến cấp cơ sở và triển khai hội nghị giữa các cơ quan, tổ chức bằng hình thức trực tuyến.

2. Hiệu quả tiết kiệm thời gian đi lại, hội nghị được diễn ra ở nhiều điểm cầu, số lượng người tham gia lớn.

3. Bảo đảm an toàn thông tin, thông tin truyền đưa trên hệ thống phải chính xác theo Quy chế bảo đảm an toàn thông tin trong lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn thành phố Đà Nẵng được ban hành theo Quyết định số 4159/QĐ-UBND ngày 14 tháng 9 năm 2018 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng; tuân thủ các quy định liên quan về an toàn thông tin, an ninh mạng và các quy định khác của pháp luật.

4. Tư liệu, tài liệu hội nghị được lưu trữ tại cơ quan chủ trì và được thống nhất đưa vào quản lý, cung cấp cho các cơ quan khác có nhu cầu.

Điều 6. Yêu cầu của phòng hội nghị truyền hình trực tuyến

Các phòng hội nghị truyền hình trực tuyến phải bảo đảm:

1. Các điều kiện về đường truyền tín hiệu Internet bảo đảm Video được truyền theo chuẩn HD.

2. Nguồn điện lưới 220V bảo đảm an toàn cho Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến hoạt động thông suốt trong suốt thời gian diễn ra hội nghị.

3. Vị trí lắp đặt màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh được lắp đặt phù hợp bảo đảm chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ ràng.

4. Số lượng ghế ngồi phù hợp số lượng người tham dự hội nghị ở từng điểm cầu.

5. Các trang thiết bị của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tuân thủ các quy định về cháy nổ, bảo đảm các phương tiện phòng cháy, chữa cháy khi có sự cố.

6. Không di chuyển, thay đổi, cài đặt các thông số liên quan đến thiết bị của hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến khi chưa được phép của đơn vị quản lý, vận hành.

7. Đối với các trường hợp tham gia hội nghị trực tuyến không tương tác sử dụng điện thoại thông minh, laptop qua các ứng dụng, yêu cầu các thiết bị phải bảo đảm có kết nối Internet tốc độ cao qua dịch vụ di động hoặc Internet không dây.

8. Ứng dụng lưu trữ, chuyển đổi giọng nói thành văn bản (Speech to Text) nếu có.

Chương III

QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỌP, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 7. Quy trình tổ chức hội nghị trên hệ thống truyền hình trực tuyến

Bước 1. Đăng ký hội nghị

1. Các cơ quan, đơn vị có nhu cầu tổ chức hội nghị qua hệ thống truyền hình trực tuyến đăng ký hội nghị qua email: bcvt@danang.gov.vn hoặc qua chức năng “Đặt phòng hội nghị TTHC trực tuyến” trên Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành tại địa chỉ www.egov.danang.gov.vn trước ngày hội nghị chính thức ít nhất 02 (hai) ngày làm việc theo Phiếu đăng ký tại Phụ lục I.

Bước 2. Xử lý nội dung đăng ký

1. Đầu mối Sở Thông tin và Truyền thông (thông qua Phòng Bưu chính - Viễn thông) sau khi nhận được phiếu đăng ký; trong thời gian không quá 04 giờ làm việc trình Lãnh đạo Sở, xác nhận vào Phiếu đăng ký (Phụ lục I) và gửi qua email cho cơ quan đăng ký và đơn vị vận hành (Trung tâm phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Đà Nẵng email: mtd@danang.gov.vn) hoặc trên Hệ thống quản lý văn bản và Điều hành để chuẩn bị các điều kiện tổ chức triển khai Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

2. Trong thời gian không quá 01 giờ làm việc sau khi xác nhận được gửi đến cơ quan đăng ký, đơn vị vận hành; Phòng Bưu chính - Viễn thông có trách nhiệm gửi văn bản đến Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng theo mẫu Phụ lục II để bảo đảm nguồn điện.

3. Trong thời gian không quá 06 giờ làm việc kể từ khi nhận phiếu đăng ký đã có xác nhận của Lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị vận hành, tiến hành xây dựng kịch bản, phân công và lập danh sách theo Phụ lục III gửi về Sở Thông tin và Truyền thông thông qua email: bcvt@danang.gov.vn.

4. Các đơn vị chủ trì, đơn vị sử dụng chuẩn bị đầy đủ và thông báo về Sở Thông tin và Truyền qua email: bcvt@.danang.gov.vn với các nội dung:

a) Điều kiện về đường truyền tín hiệu mạng đô thị hoặc mạng Internet bảo đảm Video được truyền theo chuẩn HD.

b) Nguồn điện lưới 220V bảo đảm an toàn cho Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến hoạt động thông suốt trong suốt thời gian diễn ra hội nghị.

c) Vị trí lắp đặt màn hình, máy chiếu, hệ thống âm thanh được lắp đặt phù hợp bảo đảm chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ ràng.

d) Số lượng ghế ngồi đủ số lượng người tham dự hội nghị.

Bước 3. Công tác chuẩn bị và triển khai

1. Đầu mối Sở Thông tin và Truyền thông (Phòng Bưu chính - Viễn thông) thiết lập nhóm tương tác qua ứng dụng OTT bao gồm Lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông, Phòng Bưu chính - Viễn thông, cán bộ kỹ thuật của đơn vị vận hành, các điểm cầu chính, điểm cầu nhánh.

2. Đơn vị vận hành:

a) Chủ động triển khai lắp đặt thiết bị thiết lập các thông số kỹ thuật, chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật của thiết bị trước khi diễn ra hội nghị, tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh trước 6 giờ làm việc.

b) Cán bộ phụ trách kỹ thuật của điểm cầu chính và các điểm cầu nhánh kiểm tra thiết bị hệ thống, nguồn điện và điện dự phòng, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, hình ảnh tại điểm cầu và thường xuyên báo cáo nhóm tương tác qua ứng dụng.

c) Tiếp nhận, bảo quản thiết bị trong thời gian vận hành thử đến khi kết thúc hội nghị.

Bước 4. Vận hành, giám sát trong quá trình Hội nghị và Báo cáo

1. Đầu mối Sở Thông tin và Truyền thông (Phòng Bưu chính - Viễn thông) giám sát, kịp thời và chỉ đạo xử lý đến các điểm cầu về chất lượng hình ảnh âm thanh, đường truyền qua nhóm tương tác trực tuyến

2. Cán bộ kỹ thuật của đơn vị vận hành ở các điểm cầu:

a) Đơn vị vận hành phân công trực vận hành xuyên suốt thiết bị điều khiển trung tâm (MCU) đặt tại Trung tâm Dữ liệu thành phố Đà Nẵng trong quá trình diễn ra hội nghị truyền hình trực tuyến.

b) Tiếp nhận các thông tin về việc hiệu chỉnh âm thanh, hình ảnh, thông tin đăng kí phát biểu từ chủ trì hội nghị, chuyển cho cán bộ kỹ thuật của đơn vị vận hành qua nhóm tương tác trực tuyến.

c) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật của đơn vị sử dụng kịp thời xử lý điều chỉnh góc quay camera, khung hình hiển thị, âm thanh,... kịp thời khắc phục hạn chế tối đa thời gian gián đoạn hội nghị.

d) Cập nhật thường xuyên thông tin chất lượng hình ảnh, âm thanh, đường truyền qua mẫu nhật ký theo Phụ lục IV và báo cáo qua nhóm tương tác trực tuyến trong thời gian 10 phút/lần.

Bước 5: Kết thúc hội nghị

1. Các điểm cầu: Bàn giao thiết bị cho đơn vị vận hành.

2. Đơn vị vận hành:

a) Thu hồi toàn bộ thiết bị, vật tư của hệ thống trong vòng 03 giờ kể từ khi hội nghị kết thúc.

b) Báo cáo nhật ký triển khai về Phòng Bưu chính - Viễn thông theo mẫu tại Phụ lục V trong vòng 04 giờ làm việc khi kết thúc hội nghị.

c) Hoàn chỉnh kỹ thuật, giao băng ghi hình, tài liệu,... hội nghị (nếu có) cho đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị trong 02 ngày làm việc kể từ khi hội nghị kết thúc.

3. Đầu mối Sở Thông tin và Truyền thông (Phòng Bưu chính - Viễn thông): Thực hiện báo cáo kết quả triển khai hệ thống hội nghị trực tuyến theo mẫu Phụ lục VI trong vòng 08 giờ làm việc kể từ thời điểm kết thúc hội nghị.

Chương IV

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 8. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1. Bảo đảm thực hiện đúng nội dung trong tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến được quy định tại Điều 7 Quy chế này.

2. Bảo đảm việc kết nối, truyền dẫn đủ về số lượng, chất lượng hình ảnh trong quá trình phục vụ hội nghị.

3. Hàng năm, rà soát, xây dựng các kế hoạch:

a) Đầu tư, nâng cấp, mở rộng hệ thống hội nghị trực tuyến.

b) Đào tạo cán bộ kỹ thuật bảo đảm việc vận hành, bảo dưỡng, bảo trì, khai thác hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

c) Quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống hội nghị trực tuyến.

d) Kiểm tra định kỳ hệ thống Hội nghị trực tuyến để kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố bảo đảm hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu sử dụng.

Điều 9. Trách nhiệm của đơn vị vận hành hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Bảo đảm thực hiện đúng nội dung trong tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến được quy định tại Điều 7 Quy chế này.

2. Quản trị, vận hành kỹ thuật hệ thống máy chủ điều khiển trung tâm (MCU) của hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến, hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật cho các cơ quan, đơn vị trong việc quản lý và sử dụng thiết bị hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến.

3. Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị thuộc hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến.

4. Lập sổ theo dõi, thống kê số lượng hội nghị truyền hình trực tuyến để báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông trước định kỳ hằng năm trước ngày 30 tháng 12 hoặc đột xuất khi có yêu cầu theo mẫu tại Phụ lục VII

5. Phân công cán bộ làm đầu mối gồm một lãnh đạo đơn vị, cán bộ trực vận hành kỹ thuật tại các điểm cầu trong quá trình chuẩn bị đến khi hội nghị kết thúc Danh sách cán bộ đầu mối gửi về đầu mối Sở Thông tin và Truyền thông (Phòng Bưu chính - Viễn thông, email: bcvt@danang.gov.vn) theo mẫu tại Phụ lục III

6. Báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông khi phát hiện các sự cố về truyền dẫn để kịp thời phối hợp xử lý nhằm đảm bảo hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến luôn trong trạng thái sẵn sàng vận hành.

7. Tổ chức đào tạo cho các cán bộ kỹ thuật của các cơ quan, đơn vị về quản lý và sử dụng hệ thống hội nghị trực tuyến.

8. Hàng năm, báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố.

Điều 10. Trách nhiệm của đơn vị sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến

1. Bảo đảm thực hiện đúng nội dung trong tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến được quy định tại Điều 7 Quy chế này.

2. Chuẩn bị cơ sở vật chất, phòng hội nghị, bảo đảm hệ thống đấu nối mạng Internet, nguồn điện thông suốt; bố trí cán bộ phối hợp trong thời gian vận hành thử và diễn ra hội nghị chính thức.

3. Có trách nhiệm tiếp nhận bảo quản thiết bị; bàn giao cho đơn vị vận hành khi hoàn thành hội nghị.

Điều 11. Trách nhiệm của Sở Tài chính

Hằng năm, tại thời điểm xây dựng dự toán, trên cơ sở dự toán theo nội dung chi, mức chi quy định hiện hành của các Sở, ngành, đơn vị, địa phương Sở Tài chính có trách nhiệm xem xét tổng hợp tham mưu Ủy ban nhân dân thành phố trình Hội đồng nhân dân thành phố phê duyệt kinh phí như sau:

1. Đầu tư, nâng cấp, mở rộng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến theo đề xuất của Sở Thông tin và Truyền thông.

2. Đào tạo cán bộ kỹ thuật bảo đảm khai thác hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến đạt hiệu quả.

3. Quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 12. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm, kỷ luật trong quá trình thực hiện Quy chế này được thực hiện theo các quy định hiện hành.

Điều 13. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ vào Quy chế này, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố và các đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi quản lý của mình.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, quyết định./.

Phụ lục I

PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG

HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông thành phố Đà Nẵng

1. Căn cứ (văn bản chỉ đạo tổ chức hội nghị qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (ghi số văn bản, ngày tháng năm, cơ quan ban hành).

2. Nội dung hội nghị: .........................................................................................................

3. Người chủ trì: ....................................................  Chức vụ: ............................................

4. Thời gian: …… giờ ngày ..../..../201.., địa điểm: ..............................................................

5. Cán bộ kỹ thuật: ................................................  Số điện thoại liên hệ: ..........................

6. Số lượng điểm cầu nhánh:

6. Yêu cầu khác (đánh dấu x vào nội dung cần yêu cầu):

□ Máy chiếu □ Phát video □ Phát biểu □ Lưu trữ hình ảnh, video hội nghị

Đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông quan tâm hỗ trợ tổ chức hội nghị./.

Phụ lục II

Kính gửi: Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng

1. Căn cứ (văn bản chỉ đạo tổ chức hội nghị qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (ghi số văn bản, ngày tháng năm, cơ quan ban hành).

2. Căn cứ phiếu đăng ký sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của cơ quan…… (ghi rõ cơ quan, đăng ký ngày tháng năm,...).

Kính đề nghị Điện lực Đà Nẵng thiết lập phương án hỗ trợ các địa điểm phục vụ Hội nghị truyền hình trực tuyến theo mô tả bảng dưới đây như sau:

Đề nghị hỗ trợ bảo đảm điện lưới, phân công lực lượng trực vận hành, kiểm tra đường dây và trạm biến áp, đảm bảo hành lang an toàn lưới điện tại các điểm cầu trước và trong thời điểm diễn ra Hội nghị.

Vậy, Sở Thông tin và Truyền thông kính đề nghị Công ty TNHH MTV Điện lực Đà Nẵng triển khai thực hiện./.

Phụ lục III

- Căn cứ (văn bản chỉ đạo tổ chức hội nghị qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (ghi số văn bản, ngày tháng năm, cơ quan ban hành).

- Căn cứ phiếu đăng ký sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến của cơ quan (ghi rõ cơ quan, đăng ký ngày tháng năm,...).

Trung tâm Phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Đà Nẵng thông báo như sau:

1. Danh sách cán bộ kỹ thuật vận hành tại các điểm cầu:

2. Dự kiến thời gian vận hành thử:

Lần 1: ...h... ngày...tháng...20...

Lần 2: ...h... ngày...tháng...20...

Trước khi hội nghị chính thức: ...h... ngày...tháng...20...

Trung tâm Phát triển hạ tầng Công nghệ thông tin Đà Nẵng thông báo để các cơ quan, đơn vị liên quan phối hợp./.

Phụ lục IV

MẪU NHẬT KÝ DÀNH CHO CÁN BỘ KỸ THUẬT VẬN HÀNH TRONG THỜI GIAN DIỄN RA HỘI NGHỊ

Nội dung hội nghị: ...................  Thời gian tổ chức hội nghị: .................  Điểm cầu: ...............  

Phụ lục V

MẪU NHẬT KÝ TRIỂN KHAI HỘI NGHỊ TRỰC TUYẾN

Nội dung hội nghị: ……………… Thời gian tổ chức hội nghị: ………… Đơn vị chủ trì: …………..

Phụ lục VI

Kính gửi: Ban Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông

Căn cứ (văn bản chỉ đạo tổ chức hội nghị qua hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (ghi số văn bản, ngày tháng năm, cơ quan ban hành).

Phòng Bưu chính - Viễn thông kính báo cáo kết quả triển khai hội nghị truyền hình trực tuyến vào ngày ... tháng ... năm 20.., như sau:

1. Nội dung hội nghị: .........................................................................................................

2. Đơn vị chủ trì hội nghị: ...................................................................................................

3. Thời gian triển khai hệ thống: .........................................................................................

4. Các điểm cầu:

5. Các sự cố xảy ra trong thời gian triển khai:

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

6. Đánh giá công tác triển khai hệ thống và đề xuất giải pháp khắc phục

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Vậy, Phòng Bưu chính - Viễn thông kính báo cáo Ban Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông được biết./.

Phụ lục VII

MẪU SỔ THEO DÕI, THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG CUỘC HỌP HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN
(Ban hành kèm theo Quyết định số    /QĐ-UBND ngày   /   /2019 của UBND thành phố Đà Nẵng)