Quyết định 345/QĐ-UBND năm 2017 về Quy chế Quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH TUYÊN QUANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TUYÊN QUANG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 - 2020;

Căn cứ Kế hoạch số 20/KH-UBND ngày 01/3/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Ứng dụng Công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước tỉnh Tuyên Quang giai đoạn 2016 - 2020;

Xét đề nghị của Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 20/TTr-STTTT ngày 12/6/2017 về việc ban hành Quy chế Quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến tỉnh Tuyên Quang.

Điều 2. Giao Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố và các cơ quan có liên quan thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Giám đốc các sở; Thủ trưởng các ban, ngành thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thành phố; Giám đốc Viễn thông Tuyên Quang; Giám đốc Công ty Điện lực Tuyên Quang; các cơ quan, đơn vị và tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH TUYÊN QUANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 345/QĐ-UBND, ngày 02/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tuyên Quang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi, Đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc Quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trực tuyến (sau đây gọi tắt là HNTH) tỉnh Tuyên Quang.

2. Đối tượng áp dụng: Các cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống HNTH tỉnh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Hệ thống Hội nghị truyền hình (HNTH - Video Conference): Là các buổi họp, hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) truyền tải hình ảnh và âm thanh giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa kết nối qua đường truyền mạng.

2. Hệ thống HNTH tỉnh Tuyên Quang: Là hệ thống được kết nối thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Đảng và nhà nước giữa 28 điểm cầu bao gồm: Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, 18 Sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện và thành phố; được kết nối với nhau thông qua máy chủ trung tâm.

3. Điểm cầu đầu cuối: Là nơi lắp đặt các thiết bị hệ thống HNTH để kết nối với máy chủ trung tâm và các điểm cầu khác thuộc hệ thống. Điểm cầu đầu cuối của hệ thống HNTH tỉnh Tuyên Quang được lắp đặt tại 28 điểm cầu.

4. Điểm cầu chính: Là một điểm cầu cuối nhưng được sử dụng để chủ trì, điều khiển cuộc họp trực tuyến cụ thể.

5. Máy chủ trung tâm: Là nơi quản lý kết nối giữa các điểm cầu đầu cuối và được đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, do Sở Thông tin và Truyền thông quản lý, duy trì hoạt động.

Điều 3. Mục đích của việc sử dụng hệ thống HNTH tỉnh

Để tổ chức các cuộc họp giữa Tỉnh ủy, Ủy ban nhân dân tỉnh, Hội đồng nhân dân tỉnh với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện và thành phố nhằm góp phần tích cực vào việc đổi mới, nâng cao hiệu quả trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan Đảng, cơ quan quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

Điều 4. Trách nhiệm quản lý và sử dụng hệ thống HNTH

1. Các điểm cầu được trang bị hệ thống HNTT có trách nhiệm quản lý, vận hành, sử dụng, bảo quản các thiết bị đầu cuối HNTH, phối hợp kịp thời với Điểm cầu chính trong quá trình chuẩn bị cũng như khi diễn ra HNTH.

2. Phối hợp với Viễn thông Tuyên Quang, Công ty Điện lực Tuyên Quang đảm bảo chất lượng đường truyền, nguồn điện phục vụ hệ thống HNTH tốt nhất.

3. Cung cấp thông tin cán bộ kỹ thuật (họ tên, đơn vị, chức vụ, số điện thoại, email) về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp. Khi thay đổi hoặc luân chuyển cán bộ làm nhiệm vụ khác phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống.

Chương II

CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 5. Các yêu cầu cơ bản của phòng HNTH

1. Phòng họp trực tuyến phải được bố trí ổn định, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về ánh sáng, âm thanh, hình ảnh truyền, nhận rõ nét.

2. Bảo đảm các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống; không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống.

3. Không được tự ý di chuyển thiết bị, sử dụng thiết bị vào mục đích khác hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống.

Điều 6. Yêu cầu khi sử dụng hệ thống HNTH

1. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.

2. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.

3. Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật.

4. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện cuộc họp trực tuyến theo đúng kịch bản, nội dung do Điểm cầu chính yêu cầu.

5. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

Điều 7. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp trên hệ thống HNTH

1. Nguyên tắc chung: Hệ thống HNTH của tỉnh được sử dụng trong các cuộc họp, tập huấn thường xuyên hoặc đột xuất theo yêu cầu triệu tập của đơn vị tổ chức hội nghị.

2. Các cuộc họp được tổ chức trên hệ thống HNTH trực tuyến của tỉnh:

- Tỉnh ủy tổ chức;

- Hội đồng nhân dân tỉnh tổ chức;

- Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức;

- Tập huấn theo chuyên đề, chuyên ngành do các Sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể cấp tỉnh tổ chức;

- Hội nghị, sơ kết, tổng kết do các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thành phố tổ chức;

- Cuộc họp giữa các sở, ban, ngành; giữa các huyện, thành phố; giữa các sở, ban, ngành và huyện, thành phố tổ chức.

3. Mục đích, yêu cầu, thành phần tham dự và thời gian tổ chức cuộc họp: Do cơ quan, đơn vị tổ chức cuộc họp xác định dựa trên nội dung công việc phải giải quyết.

Điều 8. Đăng ký sử dụng hệ thống HNTH

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp phải thông báo bằng văn bản trước 02 ngày họp chính thức tới Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh để chuẩn bị bố trí phòng họp và các điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp; đồng thời thông báo cho Viễn thông Tuyên Quang và Công ty Điện lực Tuyên Quang trước 02 ngày để có kế hoạch bảo đảm đường truyền và nguồn điện tại các điểm cầu.

2. Trường hợp họp đột xuất, khẩn cấp (như lụt bão, thiên tai, hỏa hoạ) đơn vị chủ trì thông báo bằng điện thoại, fax cho Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan liên quan để kịp thời chuẩn bị điều kiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp.

3. Các sở, ban, ngành tổ chức họp trực tuyến với các phòng, ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thành phố phải thống nhất thời gian sử dụng phòng họp trực tuyến với Ủy ban nhân dân huyện, thành phố đồng thời đăng ký với Sở Thông tin và Truyền thông trước khi phát hành văn bản mời họp để tránh sự trùng lặp.

Điều 9. Công tác chuẩn bị trước cuộc họp HNTH

1. Đơn vị chủ trì cuộc họp có trách nhiệm thông báo thời gian chuẩn bị và thời gian họp chính thức cho các điểm cầu tham gia cuộc họp và các cơ quan, đơn vị có liên quan;

2. Thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTH phục vụ cuộc họp được đảm bảo hoạt động thông suốt;

3. Tổ chức kiểm tra chạy thử các thiết bị đầu cuối, đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh trước 01 ngày và 02 giờ trước giờ họp chính thức;

4. Tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành hệ thống HNTH tại các điểm cầu để thuận tiện cho việc đăng ký phát biểu và hỗ trợ kỹ thuật.

5. Nghiêm chỉnh chấp hành và thực hiện phối hợp điều khiển cuộc họp trực tuyến theo đúng kịch bản, nội dung do Điểm cầu chính yêu cầu.

Điều 10. Trách nhiệm của các điểm cầu trong cuộc họp

1. Trách nhiệm của cán bộ kỹ thuật tại Điểm cầu chính:

a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị hình ảnh, âm thanh, ánh sáng cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp.

b) Phối hợp với các cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu để kịp thời xử lý, khắc phục khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp.

c) Cập nhật các đăng ký phát biểu tại các điểm cầu cho người chủ trì cuộc họp.

2. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách vận hành tại điểm cầu đầu cuối tham gia cuộc họp:

a) Phối hợp với các bộ phụ trách điều khiển tại Điểm cầu chính điều chỉnh hình ảnh, âm thanh, ánh sáng trong phòng họp đảm bảo chất lượng phục vụ cuộc họp;

b) Tham gia vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp theo đúng kịch bản và nội dung theo yêu cầu của Điểm cầu chính;

c) Điều chỉnh hình ảnh phù hợp tại điểm cầu đang phát biểu;

d) Không kết nối trực tiếp tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật tại Điểm cầu chính;

đ) Phối hợp với cán bộ kỹ thuật của Điểm cầu chính để kiểm tra và khắc phục khi mất kết nối; báo cáo chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách đồng thời báo cáo bộ phận phụ trách Điểm cầu chính để điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế;

e) Tiếp nhận đăng ký phát biểu của chủ trì cuộc họp tại điểm cầu mình phụ trách và gửi cho cán bộ kỹ thuật tại Điểm cầu chính bằng điện thoại.

3. Kết thúc cuộc họp, cán bộ kỹ thuật ở Điểm cầu chính và các điểm cầu kiểm tra lại toàn bộ hệ thống, tắt thiết bị theo đúng quy trình.

Chương III

TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN

Điều 11. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Là đơn vị đầu mối quản trị, vận hành toàn bộ hệ thống; hướng dẫn và hỗ trợ kỹ thuật; đôn đốc các cơ quan, ban, ngành, đơn vị quản lý và sử dụng có hiệu quả hệ thống HNTH của tỉnh.

Lập kế hoạch kiểm tra định kỳ hệ thống HNTH (phối hợp với các điểm cầu và Viễn thông Tuyên Quang) để kịp thời phát hiện và xử lý các sự cố đảm bảo hệ thống sẵn sàng hoạt động khi có yêu cầu sử dụng;

Phối hợp tổ chức kiểm tra, đấu nối các thiết bị đầu cuối đường truyền, chất lượng âm thanh, hình ảnh hoàn tất chậm nhất 01 giờ trước giờ khai mạc cuộc họp;

Thiết lập các thông số kỹ thuật, điều khiển thiết bị hệ thống HNTH phục vụ cuộc họp được hoạt động thông suốt.

2. Hàng năm rà soát hệ thống HNTH, tiếp nhận và tổng hợp các ý kiến phản ánh của các cơ quan, đơn vị để nghiên cứu đưa ra các giải pháp nâng cấp, mở rộng hệ thống; đề xuất các kế hoạch bảo đảm về nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo các kiến thức mới về công nghệ và kỹ thuật cho cán bộ vận hành.

3. Tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch đầu tư, nâng cấp, bảo trì hệ thống HNTH cho các cơ quan liên quan trên địa bàn.

4. Tổng hợp danh sách các cán bộ kỹ thuật tham gia quản lý, vận hành Hệ thống HNTH và thông báo cho các điểm cầu, đơn vị liên quan biết để thuận tiện liên hệ và phối hợp.

5. Tiếp nhận và sắp xếp lịch họp cho các cơ quan, đơn vị đăng ký sử dụng hệ thống HNTH;

6. Hàng năm lập dự toán kinh phí thuê đường truyền chung cho các đơn vị; kinh phí bảo trì, nâng cấp hệ thống vào trong dự toán ngân sách hàng năm hoạt động của Sở.

Điều 12. Điểm cầu tại các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

1. Tăng cường sử dụng hệ thống HNTH trong việc tổ chức các cuộc họp với Văn phòng Tỉnh ủy; Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh; Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân huyện, thành phố.

2. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp trực tuyến bảo đảm các điều kiện quy định trong Quy chế này.

3. Bố trí 01 cán bộ phụ trách kỹ thuật vận hành, quản lý và sử dụng thiết bị phòng họp trực tuyến.

4. Hàng năm lập dự toán kinh phí trong hoạt động của đơn vị để phục vụ cho việc quản lý, duy trì, bảo trì, nâng cấp hệ thống.

5. Định kỳ cuối năm các cơ quan, đơn vị lập báo cáo đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống HNTH, gửi ý kiến, kiến nghị, đề xuất về Sở Thông tin và Truyền thông tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 13. Các cơ quan liên quan

1. Viễn thông Tuyên Quang

a) Cung cấp đường truyền, bảo đảm các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền cho hệ thống HNTH; đảm bảo đường truyền an toàn, hiệu quả và liên tục.

b) Cử cán bộ kỹ thuật phối hợp với các điểm cầu thường trực xử lý sự cố đường truyền trong thời gian chạy thử hệ thống HNTH và toàn bộ thời gian diễn ra trong cuộc họp chính thức.

c) Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành. Đồng thời có trách nhiệm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng kinh phí duy trì đường truyền hệ thống HNTH hàng năm theo đúng quy định.

2. Công ty Điện lực Tuyên Quang

a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc có kế hoạch đảm bảo cung cấp ổn định nguồn điện cho máy chủ Trung tâm đặt tại Sở Thông tin và Truyền thông, các điểm cầu của hệ thống HNTH trực tuyến theo kế hoạch do đơn vị chủ trì cuộc họp thông báo.

b) Cung cấp thông tin của cán bộ kỹ thuật thường trực xử lý sự cố điện trong thời gian chạy thử đường truyền và trong thời gian diễn ra cuộc họp cho các điểm cầu.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Khen thưởng và xử lý vi phạm

Công tác thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm, kỷ luật trong quá trình thực hiện Quy chế này được thực hiện theo các quy định hiện hành.

Điều 15. Tổ chức thực hiện

1. Căn cứ vào Quy chế này, các cơ quan, đơn vị quản lý thiết bị hệ thống HNTH có trách nhiệm xây dựng Quy chế quản lý và vận hành hệ thống HNTH tại cơ quan, đơn vị mình đảm bảo an toàn và phát huy được hiệu quả thiết bị.

2. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện quy chế này, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc, phát sinh các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.

PHỤ LỤC

DANH SÁCH CÁC ĐIỂM CẦU THUỘC HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TRỰC TUYẾN TỈNH TUYÊN QUANG