Quyết định 243/QĐ-KTNN năm 2025 về Hướng dẫn kiểm toán từ xa do Tổng Kiểm toán Nhà nước ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH HƯỚNG DẪN KIỂM TOÁN TỪ XA

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước ngày 24 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kiểm toán nhà nước ngày 26 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Quyết định số 08/2024/QĐ-KTNN ngày 15 tháng 11 năm 2024 của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Hướng dẫn kiểm toán từ xa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

HƯỚNG DẪN

KIỂM TOÁN TỪ XA
(Kèm theo Quyết định số 243/QĐ-KTNN ngày 21 tháng 02 năm 2025 của Tổng Kiểm toán nhà nước)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Hướng dẫn này được xây dựng trên cơ sở quy định của Luật Kiểm toán nhà nước (KTNN), Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước (CMKTNN), Quy trình kiểm toán của KTNN, các văn bản khác có liên quan, các thông lệ tốt của quốc tế và thực tiễn hoạt động kiểm toán của KTNN.

2. Hướng dẫn này áp dụng chung cho tất cả các loại hình kiểm toán của KTNN và có thể áp dụng cho một cuộc kiểm toán từ xa toàn diện hoặc kiểm toán từ xa một phần (một số nội dung kiểm toán).

3. Trường hợp phát sinh ngoài quy định của Hướng dẫn này, Trưởng Đoàn kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải báo cáo cấp có thẩm quyền theo quy định của KTNN.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Hướng dẫn này áp dụng đối với:

1. Các đơn vị trực thuộc KTNN được giao nhiệm vụ chủ trì thực hiện các cuộc kiểm toán, kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm soát chất lượng kiểm toán;

2. Các Đoàn kiểm toán của KTNN (gọi tắt là Đoàn kiểm toán), kiểm toán viên nhà nước và thành viên không phải kiểm toán viên nhà nước tham gia hoạt động kiểm toán (gọi tắt là KTVNN);

3. Các tổ chức, cá nhân được ủy thác hoặc thuê thực hiện kiểm toán;

4. Đơn vị được kiểm toán;

5. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán từ xa.

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH HƯỚNG DẪN KIỂM TOÁN TỪ XA

TỔNG KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Kiểm toán nhà nước ngày 24 tháng 6 năm 2015 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Kiểm toán nhà nước ngày 26 tháng 11 năm 2019;

Căn cứ Quyết định số 08/2024/QĐ-KTNN ngày 15 tháng 11 năm 2024 của Tổng Kiểm toán nhà nước về việc ban hành Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Hướng dẫn kiểm toán từ xa.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

HƯỚNG DẪN

KIỂM TOÁN TỪ XA
(Kèm theo Quyết định số 243/QĐ-KTNN ngày 21 tháng 02 năm 2025 của Tổng Kiểm toán nhà nước)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Hướng dẫn này được xây dựng trên cơ sở quy định của Luật Kiểm toán nhà nước (KTNN), Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước (CMKTNN), Quy trình kiểm toán của KTNN, các văn bản khác có liên quan, các thông lệ tốt của quốc tế và thực tiễn hoạt động kiểm toán của KTNN.

2. Hướng dẫn này áp dụng chung cho tất cả các loại hình kiểm toán của KTNN và có thể áp dụng cho một cuộc kiểm toán từ xa toàn diện hoặc kiểm toán từ xa một phần (một số nội dung kiểm toán).

3. Trường hợp phát sinh ngoài quy định của Hướng dẫn này, Trưởng Đoàn kiểm toán, Tổ trưởng Tổ kiểm toán phải báo cáo cấp có thẩm quyền theo quy định của KTNN.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Hướng dẫn này áp dụng đối với:

1. Các đơn vị trực thuộc KTNN được giao nhiệm vụ chủ trì thực hiện các cuộc kiểm toán, kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm soát chất lượng kiểm toán;

2. Các Đoàn kiểm toán của KTNN (gọi tắt là Đoàn kiểm toán), kiểm toán viên nhà nước và thành viên không phải kiểm toán viên nhà nước tham gia hoạt động kiểm toán (gọi tắt là KTVNN);

3. Các tổ chức, cá nhân được ủy thác hoặc thuê thực hiện kiểm toán;

4. Đơn vị được kiểm toán;

5. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến hoạt động kiểm toán từ xa.

Điều 3. Mục đích ban hành

1. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động kiểm toán của KTNN và từng bước phát triển hoạt động kiểm toán trong môi trường số.

2. Bảo đảm tính thống nhất trong việc tổ chức, thực hiện kiểm toán từ xa và là cơ sở cho hoạt động kiểm tra, thanh tra, kiểm soát chất lượng kiểm toán đối với kiểm toán từ xa.

Điều 4. Giải thích từ ngữ

Trong Hướng dẫn này, các thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Kiểm toán từ xa là phương thức mà KTVNN ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông tương tác với đơn vị được kiểm toán để thu thập bằng chứng kiểm toán điện tử, làm cơ sở đưa ra ý kiến kiểm toán mà không phụ thuộc vào vị trí làm việc của KTVNN.

2. Dữ liệu điện tử là dữ liệu (ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự) được tạo ra, xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Dữ liệu điện tử được thu thập từ phương tiện điện tử, mạng máy tính, mạng viễn thông, trên đường truyền và các nguồn điện tử khác.

3. Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi các thông tin dưới dạng vật lý và các quy trình thủ công sang định dạng kỹ thuật số. 

4. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

5. Tài liệu điện tử là các tài liệu được tạo lập để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

6. Bằng chứng kiểm toán điện tử là văn bản điện tử, tài liệu điện tử do KTVNN thu thập được liên quan đến cuộc kiểm toán, làm cơ sở cho việc đánh giá, xác nhận và kiến nghị kiểm toán.

7. Trí tuệ nhân tạo (AI) là hệ thống máy tính hoặc phần mềm có khả năng mô phỏng các hành vi và suy nghĩ của con người; bao gồm nhận thức, học hỏi, ra quyết định, giải quyết vấn đề và hỗ trợ con người trong khi thực hiện các nhiệm vụ.

Điều 5. Một số vấn đề chung về kiểm toán từ xa

1. Các dạng kiểm toán từ xa

Dựa vào trình độ CNTT và khả năng ứng dụng các công cụ kiểm toán từ xa của KTVNN và đơn vị được kiểm toán, có thể chia thành kiểm toán từ xa một phần và kiểm toán từ xa toàn diện (xem hình minh họa).

Ghi chú: ICTs (Information and Communication Technology) là các công cụ công nghệ thông tin và truyền thông; CAATs (Computer Assisted Audit Techniques) là các kỹ thuật máy tính hỗ trợ kiểm toán.

a) Kiểm toán từ xa một phần: Được hiểu là việc sử dụng công nghệ hỗ trợ cho kiểm toán từ xa đối với một số nội dung công việc mà không phải tất cả công việc kiểm toán của cuộc kiểm toán; các nội dung khác không thực hiện được kiểm toán từ xa thì thực hiện kiểm toán trực tiếp tại đơn vị để đạt được mục tiêu của cuộc kiểm toán. Kiểm toán từ xa một phần yêu cầu việc số hóa dữ liệu trước khi các tài liệu này được trao đổi giữa KTVNN và đơn vị được kiểm toán.

b) Kiểm toán từ xa toàn diện: Tất cả các hoạt động kiểm toán của cuộc kiểm toán đều được thực hiện từ xa và liên quan đến việc sử dụng các dạng công nghệ khác nhau. Dữ liệu điện tử có thể được thu thập thông qua rất nhiều kênh.

2. Các công cụ kiểm toán từ xa

Thông thường KTVNN có thể sử dụng các công cụ sau đây để thực hiện các bước của quy trình kiểm toán từ xa:

a) Các tài liệu an toàn trao đổi trên các nền tảng để giúp KTVNN và đơn vị được kiểm toán chia sẻ tài liệu và dữ liệu; những nền tảng này có thể bật chế độ hợp tác, kiểm soát phiên bản và kiểm soát truy cập (ví dụ: ShareFile, Box và Google Drive…).

b) Các công cụ phân tích dữ liệu và trực quan hóa dữ liệu có thể được sử dụng để nhận diện xu thế và sự bất thường đồng thời tạo ra bảng điều khiển tương tác để hiểu rõ hơn và trao đổi các phát hiện kiểm toán (ví dụ: Các phần mềm Mircrosoft Power BI, Tableau và IBM Cognos Analytics...).

c) Công cụ đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán (KHKT) có thể giúp KTVNN đánh giá rủi ro, ưu tiên các vùng kiểm toán và lập KHKT dựa trên rủi ro và các ưu tiên đã xác định (ví dụ: Các phần mềm ACL, GRC, Galvanize HighBond và IDEA…).

d) Công cụ quản lý kiểm toán và quy trình làm việc (ví dụ: TeamMate+, AuditBoard...) có thể giúp quản lý toàn bộ quy trình kiểm toán, từ lập kế hoạch đến lập báo cáo kiểm toán (BCKT). Các công cụ này có thể cung cấp kho dữ liệu trung tâm về hồ sơ kiểm toán, tài liệu làm việc và các phát hiện kiểm toán, tạo điều kiện cho việc phối hợp và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong Đoàn kiểm toán.

đ) Nền tảng họp video cho phép KTVNN thực hiện các cuộc phỏng vấn, các cuộc họp và các trao đổi, thảo luận từ xa với đơn vị được kiểm toán và các bên liên quan; duy trì sự trao đổi hiệu quả trong suốt quá trình kiểm toán (ví dụ: Zoom, Microsoft Team và Cisco Webex Meeting và các công cụ ghi âm, ghi hình…).

e) Các công cụ chia sẻ màn hình và màn hình nền từ xa có thể giúp KTVNN truy cập và đánh giá hệ thống và các ứng dụng CNTT của đơn vị được kiểm toán; đánh giá hệ thống kiểm soát, an ninh nội bộ và tính toàn vẹn của dữ liệu (ví dụ: TeamViewer, AnyDesk và Remote Desktop Connection…).

g) Các công cụ thu thập bằng chứng kiểm toán điện tử có thể giúp KTVNN thu thập và quản lý các chữ ký điện tử và duy trì bằng chứng kiểm toán một cách an toàn (ví dụ: Adobe Acrobat, DocuSign và Google Earth…).

h) Các công cụ nhắn tin và phối hợp an toàn có thể cung cấp sự an toàn và các phương tiện hiệu quả cho việc trao đổi thông tin và phối hợp giữa các thành viên của Đoàn kiểm toán (ví dụ: Slack, Microsoft Teams và WhatsApp…).

i) Các công cụ kiểm toán và kiểm soát thường xuyên giúp phân tích và kiểm soát các giao dịch nghiệp vụ kinh tế và các chỉ số hoạt động một cách thường xuyên liên tục theo thời gian thực cho phép KTVNN đưa ra các ý kiến phản hồi và kiến nghị kịp thời (ví dụ: Các phần mềm như ACL Analytics và Arbutus Analyzer…).

k) Công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) cũng có thể được sử dụng trong các giai đoạn của cuộc kiểm toán khi điều kiện cho phép nhằm hỗ trợ KTVNN trong việc phát hiện gian lận tài chính qua dữ liệu bất thường; xác minh tính xác thực của video, giọng nói; kiểm tra tính nhất quán của tài liệu và thư điện tử; phát hiện các mẫu dữ liệu bất thường trong giao dịch… (ví dụ: Máy học, học sâu, tự động hóa quy trình bằng robot, xử lý ngôn ngữ tự nhiên, các phần mềm như: Forensic Accounting AI, Blockchain, Deepfake Detection AI, Natural Languge Processing, AI-driven anomaly detection…).

l) Các công cụ an toàn và hiệu quả khác.

3. Rủi ro đối với kiểm toán từ xa

a) Tính xác thực của bằng chứng: Các vấn đề về bóp méo dữ liệu và tính không rõ ràng của dữ liệu có thể phát sinh trong môi trường từ xa; việc xác định danh tính của người dùng không trực tiếp gặp mặt có thể làm tăng nguy cơ thao túng thông tin hoặc thông tin giả mạo. Các tài liệu và video có thể bị điều chỉnh theo hướng tiêu cực và dẫn đến gian lận. Do đó, mức độ sẵn có về công nghệ thông tin và truyền thông cũng như cơ chế vận hành an ninh dữ liệu đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc giảm thiểu các vấn đề này.

b) Vấn đề an ninh: Kiểm toán từ xa liên quan đến các hoạt động kiểm toán trực tuyến và trao đổi dữ liệu số hóa. Do đó, việc xem xét vấn đề an ninh đối với việc truy cập và lưu trữ dữ liệu là rất quan trọng. Để giải quyết vấn đề này, KTVNN và đơn vị được kiểm toán cần chính thức hóa việc giao thức mạng và thống nhất cam kết đối với Tính bảo mật, Tính an ninh và Bảo vệ dữ liệu (CSDP).

c) Tầm nhìn hạn chế: Khi thực hiện cuộc kiểm toán từ xa, khả năng quan sát thực tế các hoạt động, quy trình và tài liệu của đơn vị được kiểm toán là rất hạn chế. Hạn chế này có thể dẫn đến các lỗi, sự không chính xác hay khả năng gian lận mà nếu thực hiện kiểm toán trực tiếp tại đơn vị có thể dễ dàng phát hiện được.

d) Các thách thức về truyền thông: Thông tin thu thập được thông qua sự tương tác giữa người với người thường phức tạp và có sự khác biệt về thái độ, mức độ biểu cảm…, tuy nhiên điều này không được thể hiện rõ ràng trong môi trường kiểm toán từ xa. Việc trao đổi hạn chế giữa KTVNN và đơn vị được kiểm toán có thể dẫn đến BCKT không đáng tin cậy, không chính xác hoặc không đầy đủ.

đ) Các vấn đề về công nghệ: Kiểm toán từ xa hoàn toàn phụ thuộc vào công nghệ bao gồm phần mềm họp video, nền tảng chia sẻ dữ liệu (đặc biệt dữ liệu có dung lượng lớn) và kết nối internet. Các vấn đề kỹ thuật có thể cản trở quá trình kiểm toán, dẫn đến sự chậm trễ hoặc thiếu chính xác của các phát hiện kiểm toán (ví dụ: Lỗi mạng, lỗi máy tính hoặc sự cố thiết bị).

4. Một số điều kiện thực hiện cuộc kiểm toán từ xa

a) Điều kiện về công nghệ

 - Hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông và các công cụ hỗ trợ: Cả KTNN và đơn vị được kiểm toán cần có hệ thống CNTT phù hợp và đáp ứng yêu cầu, bao gồm máy tính, phần mềm và kết nối internet ổn định.

- Tính bảo mật, tính an ninh và bảo vệ dữ liệu (CSDP): Cần có các biện pháp bảo mật dữ liệu, mã hóa thông tin để tránh rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu trong quá trình thực hiện kiểm toán từ xa.

b) Điều kiện về pháp lý

Tuân thủ quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là quy định về tính an toàn và bảo mật dữ liệu.

c) Điều kiện về con người

- KTVNN phải có kỹ năng sử dụng công nghệ, hiểu biết về phần mềm và cách thức kiểm toán từ xa.

- Đơn vị được kiểm toán cần có đội ngũ nhân sự hỗ trợ, sẵn sàng cung cấp, trao đổi thông tin và giải trình trong quá trình kiểm toán.

c) Điều kiện về dữ liệu

- Sẵn sàng dữ liệu số: Đơn vị được kiểm toán cần chuyển đổi dữ liệu từ dạng giấy sang dạng số hóa để dễ dàng chia sẻ và xử lý.

- Chất lượng dữ liệu: Dữ liệu phải đầy đủ, chính xác và có khả năng truy xuất nhanh chóng khi được yêu cầu.

d) Trình tự, thủ tục kiểm toán rõ ràng

- Trình tự, thủ tục kiểm toán từ xa cần được xác định rõ ràng tại KHKT, gồm các bước công việc, thời gian thực hiện và các công cụ hỗ trợ…

- KTVNN và đơn vị được kiểm toán cần duy trì liên lạc thường xuyên, kịp thời để xử lý các vấn đề phát sinh.

5. Kiểm soát chất lượng của cuộc kiểm toán từ xa

Kiểm soát chất lượng kiểm toán từ xa tập trung bảo đảm rằng các yêu cầu về chất lượng và tính tuân thủ được đáp ứng khi cuộc kiểm toán được thực hiện từ xa; đặc biệt phải kiểm soát được chất lượng của việc thiết lập hệ thống để bảo đảm tính bảo mật, tính an ninh và bảo vệ dữ liệu (CSDP) phục vụ cho kiểm toán từ xa.

Điều 6. Yêu cầu đối với các đơn vị trực thuộc và các Đoàn kiểm toán

Khi tổ chức thực hiện kiểm toán hoạt động từ xa, các đơn vị trực thuộc và các Đoàn kiểm toán phải tuân thủ Luật KTNN, các quy định pháp luật hiện hành, quy định của cấp có thẩm quyền về kiểm soát quyền lực, phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực, Hệ thống CMKTNN, Quy trình kiểm toán của KTNN, Quy chế tổ chức và hoạt động của Đoàn KTNN, Quy chế Kiểm soát chất lượng kiểm toán, các quy định khác của KTNN có liên quan và các quy định tại Hướng dẫn này.

Chương II

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Tuân thủ Quy trình kiểm toán của KTNN, Hệ thống CMKTNN, các hướng dẫn kiểm toán đối với từng lĩnh vực kiểm toán và các văn bản khác có liên quan của KTNN; trong đó lưu ý một số vấn đề dưới đây:

Điều 7. Chuẩn bị kiểm toán

1. Khảo sát, thu thập thông tin

Khảo sát, thu thập thông tin từ xa là việc thu thập các tài liệu số hóa, dữ liệu lưu trữ tại KTNN; khai thác bằng CNTT từ xa trên dữ liệu điện tử của đơn vị được kiểm toán, cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và báo cáo của đơn vị. Trong đó lưu ý thông tin từ bên trong và bên ngoài đơn vị được kiểm toán có thể thực hiện thông qua các phương pháp thu thập thông tin sau:

- Đánh giá của các lần kiểm toán trước;

- Nghiên cứu các tài liệu lưu trữ của KTNN liên quan đến đơn vị được kiểm toán (nếu có);

- Đề nghị đơn vị được kiểm toán và cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến cuộc kiểm toán báo cáo bằng văn bản, cung cấp các thông tin, tài liệu (gửi qua các phương thức như thư điện tử, gửi fax, chuyển phát bưu gửi...);

- Tìm hiểu về môi trường và các hoạt động kiểm soát của đơn vị được kiểm toán thông qua việc sử dụng ứng dụng phân tích dữ liệu lớn bao gồm dữ liệu nội bộ và bên ngoài.

- Khai thác thông tin có liên quan đến đơn vị được kiểm toán trên các phương tiện thông tin đại chúng;

- Trao đổi, phỏng vấn lãnh đạo, nhân viên và những người có liên quan của đơn vị để thu thập thông tin (có thể sử dụng bảng câu hỏi, thông qua các kênh liên lạc như họp trực tuyến, cổng trao đổi thông tin, công cụ chia sẻ tài liệu...);

- Trao đổi với các cơ quan quản lý chuyên ngành, cơ quan quản lý nhà nước cấp trên trực tiếp của đơn vị được kiểm toán (thông qua các kênh liên lạc như họp trực tuyến, cổng trao đổi thông tin, công cụ chia sẻ tài liệu...);

- Truy cập vào cơ sở dữ liệu quốc gia và dữ liệu điện tử của đơn vị được kiểm toán, của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động kiểm toán để khai thác, thu thập thông tin, tài liệu liên quan trực tiếp đến nội dung, phạm vi kiểm toán (việc truy cập dữ liệu phải tuân thủ quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm bảo vệ bí mật, bảo mật, an toàn theo quy định của pháp luật).

- Các phương pháp khác (nếu phù hợp).

2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát

a) Đánh giá rủi ro

- Đánh giá rủi ro tiềm tàng

+ Rủi ro về tính phức tạp của các giao dịch: Các giao dịch phức tạp của đơn vị được kiểm toán thường khó áp dụng phương thức kiểm toán từ xa hơn kiểm toán trực tiếp tại đơn vị; do đó, làm tăng nguy cơ KTVNN không phát hiện được các giao dịch bất thường của đơn vị được kiểm toán.

+ Rủi ro kiểm toán lần đầu: Đối với các đơn vị được kiểm toán lần đầu, KTVNN sẽ gặp khó khăn hơn khi truy cập vào các ứng dụng của đơn vị được kiểm toán để thu thập thông tin và đánh giá thông tin.

+ Rủi ro về tính chính trực của lãnh đạo đơn vị được kiểm toán: Việc thiếu tương tác trực tiếp với lãnh đạo đơn vị được kiểm toán và không có khả năng quan sát trực tiếp tại đơn vị có thể gây khó khăn cho KTVNN trong việc thu thập thông tin và đánh giá tính chính trực của lãnh đạo đơn vị được kiểm toán.

- Đánh giá rủi ro kiểm soát: KTVNN có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá tính hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát nội bộ nhất là việc đánh giá sự phân công, phân nhiệm trong tổ chức bộ máy của đơn vị được kiểm toán.

- Đánh giá rủi ro do gian lận

+ Thao túng dữ liệu: Rủi ro có thể phát sinh từ việc thay đổi trái phép hồ sơ điện tử hoặc bộ dữ liệu để che giấu sự bất thường hoặc xuyên tạc dữ liệu.

+ Trình bày các tài liệu không xác thực: Kiểm toán từ xa chủ yếu dựa vào trao đổi thông tin điện tử và tài liệu điện tử nên có thể làm tăng nguy cơ KTVNN nhận được các tài liệu không xác thực như hóa đơn giả, hợp đồng giả, các dữ liệu, tài liệu giả do AI tạo ra, xác nhận không chính xác từ bên thứ ba và các tài liệu khác để hỗ trợ cho giao dịch không đúng quy định.

+ Truy cập trái phép: Việc truy cập từ xa vào hệ thống và dữ liệu điện tử của đơn vị được kiểm toán có thể làm tăng nguy cơ truy cập trái phép của các bên thứ ba, chẳng hạn như: Việc phá hủy dữ liệu, lừa đảo và cài đặt phần mềm độc hại…; điều này có khả năng ảnh hưởng lớn đến tính trung thực của phát hiện, kết quả kiểm toán và có thể gây hại cho cả đơn vị được kiểm toán và KTVNN.

+ Thao túng các công cụ kiểm toán từ xa: Kiểm toán từ xa dựa vào công nghệ nên điều này có thể làm tăng nguy cơ đơn vị được kiểm toán hoặc các bên khác có thể thao túng các công cụ kiểm toán để che giấu sai sót hoặc gian lận. Ví dụ: Đơn vị được kiểm toán có thể thay đổi dấu thời gian, thay đổi vị trí và sửa đổi bản ghi truy cập của người dùng,…

(Tham khảo một số công cụ công nghệ thông tin và truyền thông tương ứng với các thủ tục tìm hiểu về đơn vị được kiểm toán và đánh giá rủi ro tại Phụ lục 01 kèm theo Hướng dẫn).

b) Xác định trọng yếu

Những hạn chế trong việc tìm hiểu đơn vị được kiểm toán cũng như việc truy cập thông tin của đơn vị được kiểm toán trong quá trình kiểm toán từ xa có thể dẫn đến những thay đổi trong việc xác định trọng yếu. Về định lượng, để bảo đảm tính thận trọng, KTVNN có thể áp dụng tỷ lệ mức trọng yếu tổng thể và mức trọng yếu thực hiện ở mức thấp hơn so với kiểm toán trực tiếp tại đơn vị được kiểm toán. Về định tính, KTVNN cần lưu ý xác định các nội dung kiểm toán tuân thủ phù hợp với rủi ro do gian lận đã xác định.

c) Phương pháp và thủ tục kiểm toán

Khi xây dựng KHKT, ngoài các nội dung theo quy định (bao gồm cả các thủ tục kiểm toán theo CMKTNN), KHKT từ xa cần xác định cụ thể các công cụ công nghệ (như họp trực tuyến, trao đổi qua email, cổng trao đổi thông tin...) cần thiết trong từng thủ tục kiểm toán, đánh giá khả năng thu thập bằng chứng đầy đủ và thích hợp cũng như các quy định về bảo mật trao đổi thông tin.

d) Phạm vi kiểm toán

KHKT cần xác định phạm vi kiểm toán phù hợp để giảm thiểu rủi ro kiểm toán. Chẳng hạn, việc kiểm toán từ xa sẽ không thể trực tiếp quan sát, kiểm kê hàng tồn kho, tiền mặt của đơn vị thì có thể bổ sung giới hạn về các khoản mục đó.

3. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết

Một số điều kiện cần thiết có thể cần lưu ý thêm so với phương thức kiểm toán trực tiếp tại đơn vị được kiểm toán như:

a) Nhân sự: Đoàn kiểm toán và đơn vị được kiểm toán phải phân công những người chủ chốt chịu trách nhiệm đối với từng nội dung/lĩnh vực kiểm toán quan trọng và bố trí một người là đầu mối chịu trách nhiệm trao đổi giữa hai bên.

b) Tài liệu: Các tài liệu mà Đoàn kiểm toán và đơn vị được kiểm toán sử dụng sẽ ở dạng số hóa hoặc định dạng quét để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tải lên và tải xuống thông tin trong thời gian thực hiện.

c) Yêu cầu về tính bảo mật, tính an ninh và bảo vệ dữ liệu (CSDP): Đoàn kiểm toán và đơn vị được kiểm toán đều phải coi trọng đến các yêu cầu về tính bảo mật, tính an ninh và bảo vệ dữ liệu, chẳng hạn như thông qua việc sử dụng thông tin đăng nhập mạng riêng ảo (VPN) và hạn chế quyền truy cập dữ liệu...

d) Công cụ công nghệ thông tin và truyền thông được sử dụng bởi Đoàn kiểm toán và đơn vị được kiểm toán bao gồm cả phần cứng và phần mềm. Trong đó, có thể sử dụng các phần mềm hoặc nền tảng hỗ trợ kiểm toán từ xa như:

- Để giao tiếp giữa hai bên và thực hiện chứng kiến kiểm kê, KTVNN có thể sử dụng các ứng dụng như Microsoft Teams...

- Để quản lý công việc dễ dàng hơn, KTVNN có thể sử dụng các ứng dụng như Lịch Outlook để lên lịch trình và quản lý các cuộc trao đổi...

- Để chia sẻ và lưu trữ dữ liệu trong Đoàn, Tổ kiểm toán, Đoàn kiểm toán có thể sử dụng Google Drive trên đám mây. Nền tảng này cho phép KTVNN tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ tài liệu trong thời gian kiểm toán (như kiểm toán trực tiếp tại đơn vị được kiểm toán).

- Để chia sẻ và lưu trữ dữ liệu giữa Đoàn kiểm toán và đơn vị được kiểm toán cần sử dụng cổng trao đổi thông tin của KTNN.

- Để thực hiện phân tích dữ liệu, KTVNN có thể sử dụng các chương trình như Excel, Microsoft Power BI...

Điều 8. Thực hiện kiểm toán

1. Công bố quyết định kiểm toán

Hình thức công bố quyết định kiểm toán có thể được thực hiện bằng cách gửi thông báo hoặc tổ chức công bố tại cuộc họp trực tuyến trên hệ thống CNTT của KTNN.

2. Tiến hành kiểm toán

Tùy thuộc điều kiện của từng cuộc kiểm toán và khả năng đáp ứng về CNTT, cuộc kiểm toán từ xa có thể được tiến hành tập trung tại một địa điểm làm việc hoặc phân tán.

2.1. Thu thập bằng chứng kiểm toán

Các phương pháp, thủ tục kiểm toán nhằm thu thập bằng chứng kiểm toán thường được sử dụng gồm: Quan sát; kiểm tra, đối chiếu; xác nhận từ bên ngoài; tính toán lại; phỏng vấn; thủ tục phân tích; thực hiện lại...

a) Quan sát

Quan sát từ xa đòi hỏi phải sử dụng các công cụ kỹ thuật số để quan sát các quy trình hoặc thủ tục từ xa như: Hình ảnh, dữ liệu camera tại đơn vị được lưu trữ, truyền tải về cho KTNN hoặc sử dụng thiết bị viễn thám thích hợp như máy bay không người lái, hình ảnh vệ tinh,… (Tham khảo một số ví dụ về quan sát từ xa tại Phụ lục 02 kèm theo Hướng dẫn).

b) Kiểm tra

Kiểm tra bao gồm kiểm tra tài liệu, sổ, bản ghi và kiểm tra tài sản.

- Kiểm tra tài liệu, sổ, bản ghi

Việc kiểm tra hồ sơ và tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào tài liệu số hóa, đòi hỏi các phương pháp phải an toàn để bảo đảm tính xác thực và trung thực của các tài liệu, hồ sơ. Để bảo đảm tính xác thực của tài liệu trong kiểm toán từ xa cần kết hợp các phương pháp xác minh truyền thống với các giải pháp công nghệ hiện đại như:

+ Xác thực dữ liệu và phân tích so sánh: Bảo đảm tính hợp lệ của dữ liệu bằng cách tham chiếu chéo các tài liệu nhận được với dữ liệu so sánh thích hợp (bằng chứng chứng thực) và tiến hành xác nhận nhiều lớp với các đơn vị có liên quan về các vấn đề mà KTVNN cho là cần thiết để kiểm tra thêm. Phân tích so sánh giúp xác minh tính nguyên bản, chính xác của thông tin và làm rõ sự khác biệt hoặc không nhất quán giữa các hồ sơ, tài liệu.

Trường hợp đơn vị được kiểm toán sử dụng AI để tạo ra các dữ liệu, tài liệu giả mà KTVNN thấy có dấu hiệu nghi ngờ như: Thông tin, số liệu, chữ ký điện tử... không rõ nét, không phù hợp hoặc thống nhất với các tài liệu khác..., KTVNN có thể sử dụng các công cụ thống kê để phát hiện các sai lệch; kiểm tra mẫu dữ liệu thông qua việc đọc và phân tích nội dung; so sánh dữ liệu AI tạo với dữ liệu do con người tạo ra; hoặc sử dụng AI khác để phát hiện lỗi hoặc sai phạm trong dữ liệu... Trường hợp nghi ngờ nhưng không đủ năng lực, công cụ, thời gian để tự đánh giá, KTVNN báo cáo Tổ trưởng Tổ kiểm toán xin ý kiến chỉ đạo của cấp có thẩm quyền để hỗ trợ, xác minh, đánh giá cho phù hợp.

+ Khẳng định về tính xác thực: KTVNN có thể yêu cầu đơn vị được kiểm toán phải khai báo tính xác thực của các tài liệu được cung cấp. Những khẳng định này có thể ở dạng văn bản hoặc bằng miệng (ghi âm). Đối với các tài liệu, dữ liệu qua các thủ tục kiểm toán mà KTVNN có đủ cơ sở xét đoán là giả thì KTVNN cần đánh giá sự ảnh hưởng của tài liệu, thông tin này đến mục tiêu kiểm toán để đưa ra đánh giá và ý kiến kiểm toán phù hợp.

+ Thông tin liên lạc: Đoàn kiểm toán cần thống nhất với đơn vị được kiểm toán về cách thức trao đổi thông tin như thông qua nhân viên được chỉ định và địa chỉ e-mail chính thức để bảo đảm quy trình trao đổi thông tin được kiểm soát và theo dõi, giảm thiểu nguy cơ giả mạo dữ liệu hoặc truy cập trái phép.

+ Thiết lập và sử dụng một quy trình đánh giá được chuẩn hóa và tích hợp: Đoàn kiểm toán có thể thiết lập và sử dụng một quy trình đánh giá được chuẩn hóa và tích hợp để tiến hành các thủ tục kiểm toán; trong đó yêu cầu việc lưu trữ các tài liệu làm việc kiểm toán phải dưới dạng số hóa để tạo điều kiện cho việc truy xuất, so sánh và xác minh được thực hiện dễ dàng và bảo đảm việc quản lý tài liệu có hệ thống và có tổ chức.

+ Dữ liệu điện tử và công nghệ đám mây: Việc chuyển đổi sang dữ liệu điện tử của đơn vị được kiểm toán đã hợp thức hóa các quy trình truyền và lưu trữ dữ liệu. Quá trình sử dụng công nghệ đám mây sẽ bảo đảm dung lượng lưu trữ lớn và mức độ bảo mật cao. Cơ sở hạ tầng đám mây cung cấp một môi trường an toàn để lưu trữ và truy cập các tài liệu liên quan đến kiểm toán, bảo đảm tính khả dụng và bảo vệ dữ liệu.

(Tham khảo một số ví dụ về kiểm tra tài liệu, hồ sơ từ xa tại Phụ lục 03a kèm theo Hướng dẫn).

- Kiểm tra tài sản

Đối với các văn bản gốc dạng giấy, trừ trường hợp tài liệu gốc được đơn vị chuyển phát về trụ sở Cơ quan KTNN, KTVNN sẽ không thể kiểm tra, đối chiếu trực tiếp mà phải thực hiện trên tài liệu dữ liệu điện tử hoặc tài liệu số hóa từ bản gốc. Tương tự, trong trường hợp kiểm tra, đối chiếu hiện vật, KTVNN sẽ phải dựa vào các công cụ hỗ trợ gián tiếp như với phương pháp quan sát (điểm a nêu trên). Tài liệu do đơn vị được kiểm toán cung cấp có thể được thực hiện theo các hình thức: Chuyển phát tài liệu bản giấy; cung cấp tài liệu dưới dạng điện tử (gồm tài liệu số hóa từ bản giấy và dữ liệu gốc dạng điện tử) thông qua hệ thống CNTT của KTNN. KTVNN cần lưu ý để lưu trữ lại bằng chứng cho thấy tài liệu chuyển phát nhận được là của đơn vị được kiểm toán cung cấp.

KTVNN có thể thực hiện các bước kiểm tra tài sản từ xa sau:

+ KTVNN phối hợp với bộ phận kiểm toán nội bộ của đơn vị được kiểm toán (hoặc một bộ phận có chức năng tương tự) để xác minh và kiểm soát tất cả các tài liệu đơn vị được kiểm toán cung cấp cho Đoàn kiểm toán. Yêu cầu lãnh đạo của bộ phận này xác minh rằng các bản mềm của tài liệu là hợp lệ và giống với bản cứng gốc.

+ KTVNN yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp tài liệu trên các phương tiện được chỉ định với quyền truy cập hạn chế chỉ bao gồm KTVNN, đơn vị được kiểm toán và bộ phận kiểm toán nội bộ.

+ Sau khi phân tích các tài liệu, KTVNN yêu cầu các thành phần liên quan của đơn vị được kiểm toán thảo luận trực tuyến sơ bộ để xác định các lĩnh vực có rủi ro cao cần kiểm tra tài sản ảo[1].

+ KTVNN sắp xếp kiểm tra tài sản ảo, chỉ định thành phần tham dự, các công cụ được chuẩn bị và sử dụng bởi đơn vị được kiểm toán, các dạng thử nghiệm cần được thực hiện, thời gian kiểm tra tài sản và các nội dung cần kiểm tra.

+ KTVNN gửi kết quả kiểm toán cho đơn vị được kiểm toán, bộ phận cung cấp xác nhận và trả lời thông qua e-mail chính thức hoặc các kênh an toàn khác.

(Tham khảo một số ví dụ về kiểm tra tài sản từ xa tại Phụ lục 03b kèm theo Hướng dẫn).

c) Phỏng vấn

Phỏng vấn từ xa được thực hiện thông qua hình thức trao đổi trực tuyến bằng âm thanh, hình ảnh, tin nhắn, bảng câu hỏi trên hệ thống CNTT thích hợp hoặc phỏng vấn qua điện thoại... Để bảo đảm tính bảo mật cần thiết cho cả KTNN và đơn vị được kiểm toán, trong điều kiện cho phép, KTVNN phải thực hiện phỏng vấn trên hệ thống CNTT của KTNN, hạn chế sử dụng các kênh truyền dẫn khác, đặc biệt là các dịch vụ trực tuyến công cộng. Ngoài ra, thông tin trao đổi từ phỏng vấn từ xa có thể không bảo đảm được tính chính xác như cuộc phỏng vấn thông thường do không thể bảo đảm tuyệt đối khả năng về trách nhiệm, thẩm quyền của đúng đối tượng tham gia vào một cuộc phỏng vấn trực tuyến.

Phỏng vấn từ xa có thể gồm 3 giai đoạn: Chuẩn bị, thực hiện và kết thúc phỏng vấn, bao gồm việc ký biên bản phỏng vấn.

- Để bảo đảm tính hiệu quả của việc phỏng vấn từ xa, KTVNN phải thực hiện các bước chuẩn bị cần thiết, bao gồm lựa chọn phương tiện phỏng vấn và tiến hành chạy thử, lên lịch phỏng vấn và gửi thư mời, soạn thảo câu hỏi phỏng vấn, tổ chức nhóm phỏng vấn, chuẩn bị bản ghi dự phòng, lập hồ sơ người được phỏng vấn và xây dựng kế hoạch phỏng vấn. Chuẩn bị cũng liên quan đến việc xác định giới hạn người tham gia và thời lượng của mỗi cuộc phỏng vấn.

- Trong quá trình phỏng vấn từ xa, KTVNN bảo đảm rằng người được phỏng vấn là đối tượng dự định như được chỉ định trong thư mời, yêu cầu người được phỏng vấn giữ máy quay video của họ, xây dựng mối quan hệ với người được phỏng vấn, chú ý đến ngôn ngữ phi lời nói của họ bằng cách yêu cầu họ điều chỉnh vị trí và khoảng cách với thiết bị, tập trung vào chủ đề, ghi lại cuộc phỏng vấn và chuẩn bị biên bản phỏng vấn.

Ngoài ra, KTVNN cần thận trọng về các vấn đề có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện các xác nhận từ xa, đặc biệt là trong các tình huống có thể tiềm ẩn nguy cơ gian lận. Ví dụ lỗi tín hiệu gây gián đoạn trong quá trình phát trực tuyến, đơn vị được kiểm toán bị ngắt kết nối khỏi cuộc thảo luận mà không có lý do có thể kiểm chứng được hoặc đơn vị được kiểm toán cố gắng định hướng KTVNN trong một số điều kiện nhất định mà không có lý do chính đáng.

- Kết thúc phỏng vấn: Nếu biên bản có thể được hoàn thành ngay lập tức, KTVNN sẽ gửi các biên bản này qua tính năng chia sẻ tài liệu và yêu cầu người được phỏng vấn ký tên kỹ thuật số. Trường hợp không thể hoàn thành ngay biên bản, KTVNN gửi các biên bản và yêu cầu người được phỏng vấn ký điện tử hoặc trên một tài liệu in.

Trường hợp đơn vị được kiểm toán sử dụng AI để giả mạo video cuộc họp, giọng nói…, KTVNN có thể sử dụng phần mềm phân tích video, giọng nói để nhận diện nội dung giả mạo hoặc kết hợp sử dụng AI và chuyên gia để kiểm chứng thông tin cho phù hợp.

(Tham khảo một số ví dụ về phỏng vấn từ xa tại Phụ lục 04 kèm theo Hướng dẫn).

d) Xác nhận từ bên ngoài

Thu thập bằng chứng kiểm toán từ bên thứ ba thường thông qua các phương tiện điện tử, chẳng hạn như e-mail, nền tảng trực tuyến an toàn hoặc hội nghị từ xa. (Tham khảo một số ví dụ về xác nhận từ xa tại Phụ lục 05 kèm theo Hướng dẫn).

đ) Thực hiện lại

Việc thực hiện lại yêu cầu KTVNN thực hiện kiểm soát được lựa chọn (theo cách thủ công hoặc thông qua việc sử dụng CAATs) chẳng hạn như thực hiện lại việc ghi chép các khoản phải thu. Thực hiện lại được coi là một phương pháp đáng tin cậy để đánh giá tính hữu hiệu của các hoạt động kiểm soát vì cho phép KTVNN trực tiếp kiểm tra các kiểm soát thay vì dựa vào các báo cáo và cơ sở dữ liệu của đơn vị được kiểm toán. (Tham khảo một số ví dụ về thực hiện lại từ xa tại Phụ lục 06 kèm theo Hướng dẫn).

e) Thủ tục phân tích

Các thủ tục phân tích được sử dụng trong suốt quá trình kiểm toán từ xa và được thực hiện cho ba mục đích chính như sau:

- Đánh giá phân tích sơ bộ: Các đánh giá phân tích sơ bộ được thực hiện để có được sự hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của đơn vị được kiểm toán (ví dụ: hiệu suất tài chính so với các năm trước và giữa các ngành có liên quan), giúp KTVNN đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu từ đó xác định lịch trình, thời gian và nội dung của các thủ tục kiểm toán.

- Thủ tục phân tích cơ bản: Các thủ tục phân tích cơ bản được thực hiện khi KTVNN cho rằng việc sử dụng các thủ tục phân tích có thể hiệu quả hơn so với các thử nghiệm chi tiết trong việc giảm rủi ro sai sót trọng yếu ở cấp độ khẳng định xuống mức thấp có thể chấp nhận được.

- Đánh giá phân tích cuối cùng: Các thủ tục phân tích được thực hiện như một cuộc soát xét tổng thể các báo cáo tài chính vào thời điểm cuối của cuộc kiểm toán để đánh giá xem các kết quả có phù hợp với hiểu biết của KTVNN về đơn vị được kiểm toán hay không. Nếu phát hiện bất thường, việc đánh giá rủi ro cần được thực hiện lại để xem xét liệu có cần thêm bất kỳ thủ tục kiểm toán nào không.

(Tham khảo một số ví dụ về thủ tục phân tích từ xa tại Phụ lục 07 kèm theo Hướng dẫn).

g) Thử nghiệm xuyên suốt

Thử nghiệm xuyên suốt trong kiểm toán từ xa liên quan đến việc theo dõi một giao dịch hoặc quy trình hoạt động cụ thể của đơn vị được kiểm toán từ đầu đến cuối để đánh giá tính hiệu quả và độ tin cậy của các hoạt động kiểm soát nội bộ và việc tuân thủ của đơn vị được kiểm toán. Thử nghiệm xuyên suốt từ xa có thể bao gồm xem xét, quan sát và phỏng vấn từ xa. Theo đó, thử nghiệm xuyên suốt giúp xác định các lỗ hổng kiểm soát tiềm ẩn, bảo đảm tính chính xác của báo cáo tài chính và cung cấp thông tin chi tiết về các rủi ro tiềm tàng.

Việc thực hiện phương pháp thử nghiệm xuyên suốt từ xa của KTVNN có thể bao gồm các nội dung sau:

- Xác minh danh tính của người có trách nhiệm của đơn vị được kiểm toán và yêu cầu họ kết nối thông qua các công cụ hội nghị truyền hình bằng máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.

- Thông báo cho đơn vị được kiểm toán rằng quá trình thử nghiệm xuyên suốt sẽ được ghi lại và ảnh chụp màn hình có thể được chụp về các bằng chứng được cung cấp.

- Yêu cầu người có trách nhiệm giải thích chi tiết về chu kỳ giao dịch hoặc quy trình hoạt động và chứng minh trực tuyến.

- Yêu cầu người có trách nhiệm cung cấp một tài liệu ngẫu nhiên, hiển thị tài liệu đó trên thiết bị và chứng minh các kiểm soát nội bộ có sẵn.

- Có thể ngẫu nhiên yêu cầu người có trách nhiệm cung cấp bằng chứng xác minh và phê duyệt được ủy quyền cho từng quy trình/giao dịch của đơn vị.

- Yêu cầu đơn vị giải trình về bất kỳ thông tin liên quan nào trong các tình huống bất thường, chẳng hạn các lỗi được phát hiện,…

- Ghi lại và tài liệu hóa bất kỳ điểm yếu nào của các hoạt động kiểm soát nội bộ của đơn vị được kiểm toán.

- Phân tích tác động của các điểm yếu đối với các thủ tục kiểm toán khác.

(Tham khảo một số ví dụ về thử nghiệm xuyên suốt từ xa và một số công cụ công nghệ thông tin và truyền thông hỗ trợ cho giai đoạn thực hiện kiểm toán từ xa tại Phụ lục 08 và Phụ lục 09 kèm theo Hướng dẫn).

2.2. Đánh giá bằng chứng kiểm toán và hình thành ý kiến kiểm toán

Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm toán, KTVNN đánh giá xem việc thu thập được bằng chứng kiểm toán đã đầy đủ và thích hợp để đưa ra các phát hiện và kết quả kiểm toán. Trên cơ sở đó, KTVNN thực hiện đánh giá chuyên môn để đưa ra kết luận hoặc ý kiến kiểm toán về thông tin hoặc đối tượng được kiểm toán.

KTVNN có thể phải dựa vào giấy tờ kỹ thuật số, bảng tính và các dạng tài liệu điện tử khác để đánh giá nên khó xác thực và xác minh hơn so với tài liệu trên giấy. Nếu không có khả năng kiểm tra thực tế hồ sơ và tài sản, KTVNN có thể cần phát triển các thủ tục kiểm toán thay thế để bảo đảm tính hợp lệ của thông tin do đơn vị được kiểm toán cung cấp.

Một số lưu ý về đánh giá bằng chứng kiểm toán:

- Khi kiểm tra tính xác thực, hợp lý, hợp pháp, thích hợp, đầy đủ của các bằng chứng kiểm toán khi kiểm toán từ xa, KTVNN cần đặc biệt lưu ý do tính chất của bằng chứng kiểm toán thu thập được có thể bị ảnh hưởng đáng kể vì hầu hết thông tin đều được thu thập gián tiếp và thường thông qua sự kiểm soát, tác động của đơn vị được kiểm toán. Một số yếu tố có thể tác động đến tính xác thực, hợp lý, hợp pháp, thích hợp, đầy đủ của bằng chứng kiểm toán như:

+ Các thông tin, dữ liệu điện tử do đơn vị được kiểm toán cung cấp trước đó có thể chưa cập nhật kịp thời hoặc thường xuyên bị chỉnh sửa, thay thế bằng nhiều phiên bản khác nhau.

+ Bản số hóa từ văn bản giấy kể cả khi có chứng thực về chữ ký số vẫn có thể có sai khác so với văn bản giấy (ví dụ: Do lỗi trong quá trình scan hoặc bị chỉnh sửa, can thiệp).

+ Bằng chứng kiểm toán thu thập được qua các thủ tục như quan sát có rủi ro do KTVNN không có mặt trực tiếp tại hiện trường nên hình ảnh, âm thanh thu được qua các công cụ hỗ trợ có thể không phản ánh chính xác tình hình thực tế (ví dụ: Hình ảnh âm thanh bị trễ, sai lệch do tín hiệu đường truyền, bị can thiệp chỉnh sửa trước khi truyền đến cho KTVNN; hình ảnh âm thanh truyền về là của địa điểm và/hoặc khung thời gian khác với địa điểm, khung thời gian thực tế đang cần quan sát).

+ Độ tin cậy của bằng chứng cũng bị ảnh hưởng do tính chất bất ngờ, ngẫu nhiên khi thực hiện một số phương pháp thủ tục kiểm toán không còn được duy trì khi kiểm toán từ xa (ví dụ: KTVNN không thể đột xuất kiểm tra thực địa hoặc kiểm tra tính có thực của một tài sản như khi kiểm toán trực tiếp).

- Để giảm thiểu rủi ro kiểm toán, với bằng chứng kiểm toán do đơn vị được kiểm toán cung cấp, KTVNN có thể chỉ nên đánh giá trên cơ sở các bằng chứng được gửi trực tiếp từ đơn vị được kiểm toán có chứng thực từ bên chuyển phát và/hoặc bằng chứng gửi, lưu trữ trên hệ thống CNTT của KTNN. KTVNN hạn chế sử dụng bằng chứng là tài liệu gửi qua các hình thức, kênh truyền dẫn khác, đặc biệt là các dịch vụ truyền dẫn, lưu trữ trực tuyến công cộng do các bên thứ ba cung cấp.

- Đối với các bằng chứng kiểm toán không đảm bảo tính hợp pháp do thu thập từ xa hoặc KTVNN có đủ cơ sở đánh giá bằng chứng kiểm toán là giả, KTVNN cần yêu cầu đơn vị gửi bản cứng có xác thực để đối chiếu, lưu trữ theo quy định.

2.3. Lập và ký biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán

- Trong quá trình tổng hợp kết quả kiểm toán, trao đổi với đơn vị được kiểm toán (về các vấn đề liên quan đến cuộc kiểm toán, các phát hiện kiểm toán), tiếp nhận ý kiến giải trình của đơn vị được kiểm toán, KTVNN chỉ trao đổi, tiếp nhận thông tin, tài liệu điện tử với đơn vị được kiểm toán thông qua hệ thống CNTT của KTNN, hạn chế tối đa việc sử dụng các dịch vụ truyền dẫn trực tuyến công cộng của bên thứ ba cung cấp.

- Khi gửi biên bản xác nhận số liệu và tình hình kiểm toán cho người có trách nhiệm liên quan của đơn vị được kiểm toán ký, KTVNN có thể gửi dưới dạng tài liệu điện tử để ký số hoặc gửi bản giấy qua dịch vụ chuyển phát. Với phương thức kiểm toán từ xa, KTVNN không chứng kiến trực tiếp việc ký biên bản nên trong mọi trường hợp, khi KTVNN tiếp nhận lại biên bản đã có đầy đủ chữ ký thì cần kiểm tra để bảo đảm chữ ký số (nếu có) của đúng người có trách nhiệm và nội dung biên bản không bị thay đổi, chỉnh sửa.

3. Lập và thông qua dự thảo biên bản kiểm toán

Việc lập và thông qua dự thảo biên bản kiểm toán có thể gửi dưới dạng tài liệu điện tử để hoặc gửi bản giấy qua dịch vụ chuyển phát; có thể tổ chức họp trực tuyến hoặc lấy ý kiến bằng văn bản của đơn vị được kiểm toán gửi Tổ kiểm toán đối với dự thảo biên bản kiểm toán, làm cơ sở để hoàn thiện biên bản kiểm toán.

4. Trong suốt quá trình thực hiện kiểm toán, trường hợp phát sinh các hành vi vi phạm phải xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kiểm toán nhà nước (bao gồm trường hợp đơn vị được kiểm toán không ký biên bản kiểm toán sau 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản kiểm toán có chữ ký của Tổ trưởng Tổ kiểm toán) thì thực hiện theo quy định tại Quy trình kiểm toán của KTNN. Tuy nhiên, do đặc thù của kiểm toán từ xa, KTVNN khi xác định hành vi vi phạm cần xem xét các nguyên nhân khách quan như thất lạc tài liệu khi chuyển phát hoặc phát sinh sai lệch, chậm trễ trong cung cấp dữ liệu, trả lời, giải trình do truyền dẫn trên môi trường CNTT…

Điều 9. Lập và gửi báo cáo kiểm toán

1. Lập dự thảo báo cáo kiểm toán

Trong quá trình tập hợp các bằng chứng kiểm toán, khi tổ chức tổng hợp, soát xét bằng chứng kiểm toán, Trưởng Đoàn kiểm toán cần lưu ý một số điểm về bằng chứng kiểm toán như đã đề cập tại Điều 8 nêu trên.

KTVNN có thể sử dụng các công cụ và ứng dụng như e-mail, cổng trao đổi thông tin, ứng dụng họp trực tuyến, các công cụ nguồn mở, tăng băng thông hoặc các phần mềm phù hợp... để lập BCKT. Việc triển khai các giao thức về Tính bảo mật, Tính an ninh và Bảo vệ dữ liệu (CSDP) thực thi mã hóa, kiểm soát truy cập và các biện pháp bảo mật khác giúp giảm thiểu rủi ro vi phạm dữ liệu và hỗ trợ bảo vệ dữ liệu kiểm toán khỏi bị truy cập hoặc tiết lộ trái phép. Việc ứng dụng các công nghệ thông tin và truyền thông phải được trình bày trong BCKT.

2. Gửi lấy ý kiến đối với dự thảo báo cáo kiểm toán

Đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán có trách nhiệm gửi dự thảo BCKT đã hoàn thiện lấy ý kiến của đơn vị được kiểm toán bằng văn bản hoặc văn bản điện tử (nếu không thuộc trường hợp thực hiện theo chế độ mật). Dự thảo BCKT chỉ được gửi dưới dạng văn bản điện tử trong trường hợp đáp ứng các điều kiện theo quy định của KTNN.

3. Tổ chức thông báo kết quả kiểm toán

- Việc tổ chức hội nghị thông báo kết quả kiểm toán có thể sử dụng hình thức họp trực tuyến trên hệ thống CNTT của KTNN.

- Đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán cần lưu ý trao đổi, thông tin kịp thời với đơn vị được kiểm toán để phòng tránh trường hợp đơn vị có gửi ý kiến bằng văn bản nhưng bị thất lạc khi chuyển phát hoặc bị chậm trễ, lỗi khi truyền qua hệ thống CNTT.

4. Phát hành báo cáo kiểm toán

BCKT có thể phát hành dưới dạng văn bản hoặc tài liệu điện tử (nếu không thuộc trường hợp thực hiện theo chế độ mật) theo quy định của KTNN.

Điều 10. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán

Khi áp dụng phương thức kiểm toán từ xa, việc theo dõi, kiểm tra thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán cần lưu ý: Theo dõi, đôn đốc, thu thập, tổng hợp thông tin về kết luận, kiến nghị kiểm toán và tình hình thực hiện kết luận, kiến nghị kiểm toán của đơn vị được kiểm toán trên cơ sở các văn bản, tài liệu điện tử được đơn vị được kiểm toán gửi qua các phương thức từ xa như thư điện tử, gửi fax, chuyển phát bưu gửi hoặc họp trực tuyến... Tuy nhiên, các phương thức này phải đảm bảo an toàn và bảo mật theo quy định.

Chương III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Trách nhiệm về kiểm toán từ xa

1. Đơn vị chủ trì cuộc kiểm toán

- Tuân thủ đúng trình tự, thủ tục đã quy định trong Quy trình kiểm toán của KTNN và Hướng dẫn này khi tổ chức các Đoàn kiểm toán theo phương thức kiểm toán từ xa.

- Chịu trách nhiệm trước Tổng Kiểm toán nhà nước về việc truy cập dữ liệu bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm bảo vệ bí mật, bảo mật, an toàn theo quy định của pháp luật.

- Đề xuất các nội dung nghiệp vụ, các yêu cầu cần thiết để xây dựng, nâng cấp hoặc mở rộng hệ thống CNTT phục vụ cho kiểm toán từ xa.

2. Cục Công nghệ thông tin

- Tiếp nhận, hỗ trợ kịp thời và tổng hợp đề nghị của các đơn vị trực thuộc KTNN trong quá trình thực hiện kiểm toán từ xa để báo cáo Tổng Kiểm toán nhà nước xem xét, chỉ đạo.

- Nghiên cứu, tham khảo, đề xuất triển khai các giải pháp công nghệ mới, tiên tiến, phù hợp với mục tiêu và yêu cầu nghiệp vụ kiểm toán của KTNN đối với hình thức kiểm toán từ xa.

Điều 12. Tổ chức thực hiện

1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc KTNN và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Hướng dẫn này.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vấn đề mới hoặc khó khăn, vướng mắc cần phản ánh kịp thời về Vụ Chế độ và Kiểm soát chất lượng kiểm toán để tổng hợp, tham mưu Tổng Kiểm toán nhà nước xem xét, chỉ đạo./.

MỘT SỐ CÔNG CỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TƯƠNG ỨNG VỚI CÁC THỦ TỤC TÌM HIỂU VỀ ĐƠN VỊ ĐƯỢC KIỂM TOÁN VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO TỪ XA

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ QUAN SÁT TỪ XA

KTVNN có thể tham khảo một số ví dụ về khó khăn, vướng mắc thường gặp, những ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán và biện pháp xử lý khi quan sát từ xa như:

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ KIỂM TRA TÀI LIỆU, HỒ SƠ TỪ XA

KTVNN có thể tham khảo một số ví dụ về khó khăn, vướng mắc thường gặp, những ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán và biện pháp xử lý khi kiểm tra tài liệu, hồ sơ từ xa như:

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ KIỂM TRA TÀI SẢN TỪ XA

KTVNN có thể tham khảo một số ví dụ về khó khăn, vướng mắc thường gặp, những ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán và biện pháp xử lý khi kiểm tra tài sản từ xa như:

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ PHỎNG VẤN TỪ XA

KTVNN có thể tham khảo một số ví dụ về khó khăn, vướng mắc thường gặp, những ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán và biện pháp xử lý khi phỏng vấn từ xa như:

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ XÁC NHẬN TỪ XA

KTVNN có thể tham khảo một số ví dụ về khó khăn, vướng mắc thường gặp, những ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán và biện pháp xử lý khi xác nhận từ xa như:

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ THỰC HIỆN LẠI TỪ XA

KTVNN có thể tham khảo một số ví dụ về khó khăn, vướng mắc thường gặp, những ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán và biện pháp xử lý khi thực hiện lại từ xa như:

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ THỦ TỤC PHÂN TÍCH TỪ XA

KTVNN có thể tham khảo một số ví dụ về khó khăn, vướng mắc thường gặp, những ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán và biện pháp xử lý khi thực hiện thủ tục phân tích từ xa như:

MỘT SỐ VÍ DỤ VỀ THỬ NGHIỆM XUYÊN SUỐT TỪ XA

KTVNN có thể tham khảo một số ví dụ về khó khăn, vướng mắc thường gặp, những ảnh hưởng đến cuộc kiểm toán và biện pháp xử lý khi thử nghiệm xuyên suốt từ xa như:

MỘT SỐ CÔNG CỤ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỖ TRỢ CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN KIỂM TOÁN TỪ XA

Một số công cụ công nghệ thông tin và truyền thông có thể sử dụng để hỗ trợ cho giai đoạn thực hiện kiểm toán từ xa như: