QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ CỦA TỈNH BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số:
228/2005/QĐ-UBND, ngày 17/10/2005 của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Bình Dương)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh
Bình Dương là một thành phần của hệ thống thông tin điện tử của tỉnh Bình
Dương.
Hệ
thống thư tín điện tử là một thành phần cơ bản của Trung tâm tích hợp dữ liệu
được xây dựng theo chương trình Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn
2001-2005 (Đề án 112) nhằm phục vụ cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan tỉnh
Bình Dương sử dụng gửi, nhận thông tin dưới dạng thư tín qua mạng tin học diện
rộng, phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân
công.
Điều 2: Văn phòng UBND tỉnh chịu trách
nhiệm tổ chức, quản lý khai thác và sử dụng thống nhất hệ thống thư tín điện tử
của Tỉnh.
Điều 3: Trung tâm tin học trực thuộc Văn
phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng UBND tỉnh về quản trị kỹ
thuật hệ thống điện tử và các dịch vụ cơ bản của hệ thống thông tin điện tử của
tỉnh Bình Dương.
Điều 4: Quy định này áp dụng cho tất cả
các đơn vị và cán bộ, công chức của tỉnh Bình Dương khi tham gia khai thác và sử
dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bình Dương.
Chương II
TỔ
CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG TỈNH BÌNH DƯƠNG
Điều 5: Hệ thống thư tín điện tử được thiết
lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của tỉnh gồm Trung
tâm tích hợp dữ liệu (TTTHDL), mạng LAN thành phần . . .
-
Hệ thống thư được đặt tên duy nhất trong tỉnh có dạng : tênsửdụng@binhduong.gov.vn
được chia thành các loại:
- Hộp
thư dành cho cá nhân: dành cho các cán bộ, công chức của tỉnh
-
Hộp thư dành cho đơn vị hành chính của Tỉnh ( Huyện, Thị xã, Sở, ban ngành). Hộp
thư dành cho đơn vị (còn gọi là hộp thư đơn vị) được qui định đánh tên theo hướng
dẫn tại công văn số 309/CV-BĐH112 ngày 13/9/2004 của Ban điều hành Đề án 112 của
Chính phủ về qui định địa chỉ IP và tên miền của mạng tin học Chính phủ.
-
Mọi thông tin cá nhân, tổ chức khi đăng ký sử dụng hộp thư điện tử của tỉnh được
lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu đặt tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh - gọi
là danh bạ điện tử của tỉnh.
Chương III
QUY
ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 6: Trách nhiệm của các đơn vị tham gia quản lý thư điện
tử của tỉnh Bình Dương
1-
Văn phòng UBND tỉnh:
-
Chánh văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm Quản lý Danh bạ điện tử của tỉnh,
cho phép đăng nhập, sửa đổi, loại bỏ các hộp thư của tỉnh.
Quản
trị mạng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện cập nhật thông tin vào hệ
thống thư tín điện tử của tỉnh theo quyết định của Chánh Văn phòng tỉnh.
2.
Sở Nội vụ chịu trách nhiệm cung cấp những thay đổi thông tin về mỗi cán bộ công
chức trong tỉnh cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật, bổ sung kịp thời vào danh
bạ điện tử của tỉnh.
3.
Các đơn vị hành chính trong tỉnh phải báo cáo các thông tin thay đổi về cá
nhân, tổ chức mình khi có thay đổi cho Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật các
thông tin này vào danh bạ điện tử của tỉnh.
Điều 7: Trung tâm Tin
học có nhiệm vụ:
1.
Quản trị hệ thống danh bạ điện tử cơ quan tỉnh Bình Dương, thông tin về danh bạ
thư điện tử trong tỉnh.
2.
Cấp cho từng cán bộ, công chức, viên chức cơ quan tỉnh Bình Dương địa chỉ thư
tín điện tử và mật khẩu sử dụng, khai thác thư tín điện tử khi được Chánh văn
phòng UBND tỉnh yêu cầu.
3.
Quản trị Hệ thông thư tín điện tử của tỉnh, bảo đảm cho Hệ thống thư tín điện tử
của tỉnh hoạt động thông suốt, liên tục.
4.
Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin đối với Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh
theo chế độ mật, quản lý quyền truy cập của các đơn vị, cán bộ, công chức, viên
chức cơ quan tỉnh Bình Dương.
5.
Xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ
công tác nghiệp vụ, chuyên môn.
6.
Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học đối với Hệ thống thư tín điện tử của
tỉnh Bình Dương.
7.
Tạo lập chế độ lưu trữ thông tin.
8.
Giúp Chánh văn phòng xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán
bộ, công chức, viên chức cơ quan tỉnh khai thác sử dụng Hệ thống thư tín điện tử
của tỉnh Bình Dương.
9.
Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, xây dựng và
phát triển Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh Bình Dương để báo cáo Chánh văn
phòng trình UBND tỉnh phê duyệt.
Điều 8: Cung cấp và quản lý thư điện tử
Việc
cung cấp và quản lý thư tín điện tử được áp dụng cho đối tượng mới được tuyển
vào làm việc trong tỉnh, thuyên chuyển công tác hoặc thôi không làm việc trong
tỉnh Bình Dương.
1.
Đối với trường hợp công chức mới vào làm việc trong tỉnh Bình Dương. Sau khi có Quyết định tuyển dụng hoặc tiếp nhận cán bộ mới
và có lệnh của Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Quản trị mạng phải tạo lập một hộp
thư mới cho cán bộ đó để tham gia hệ thống thông tin điện tử.
2.
Đối với trường hợp công chức thay đổi vị trí công tác.
Trung
tâm tin học căn cứ vào Quyết định của Chánh văn phòng UBND tỉnh cập nhật thông
tin vào danh bạ điện tử của tỉnh để bảo đảm tính thống nhất quản lý người sử dụng
trong hệ thống thông tin của tỉnh Bình Dương.
3.
Đối với trường hợp công chức chuyển công tác ra khỏi tỉnh Bình Dương hoặc nghỉ
việc.
Trung
tâm tin học căn cứ vào Quyết định của Chánh văn phòng UBND tỉnh cập nhật thông
tin vào danh bạ điện tử của tỉnh và loại hộp thư của cán bộ này ra khỏi hệ thống
thông tin điện tử của tỉnh.
Điều 9: Trách nhiệm của
người sử dụng hộp thư cá nhân
Các
cán bộ, công chức viên chức thuộc cơ quan tỉnh Bình Dương được cấp hộp thư điện
tử cá nhân có trách nhiệm :
l.
Bảo vệ mật khẩu sử dụng thư điện tử.
2.
Quản lý và lưu trữ các thư điện tử của cá nhân.
3.
Chịu trách nhiệm về nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.
4.
Không truy nhập vào hộp thư của người khác và không để người khác sử dụng địa
chỉ, hộp thư điện tử của mình.
5.
Không được cung cấp mật khẩu, hoặc để lộ mật khẩu vào Hệ thống thư tín điện tử
cho người khác. Trường hợp mật khẩu bị lộ phải báo cáo cho Trung tâm tin học để
được thay đổi mật khẩu.
6.
Không phát tán thư rác hoặc các thư điện tử không đúng mục đích của Hệ thống
thư tín điện tử cơ quan thông qua địa chỉ sử dựng của mình.
7.
Khi gặp sự cố về hệ thống thư tín điện tử phải báo cho Trung tâm tin học để
khôi phục, sửa chữa.
Điều 10: Trách nhiệm của
người sử dụng hộp thư đơn vị.
Hộp
thư điện tử là loại hộp thư đặc biệt dành để đơn vị hành chính trao đổi công
tác của đơn vị.
Hộp
thư đơn vị do Thủ trưởng đơn vị quản lý. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho
một số người trong đơn vị sử dụng.
Khi
thay đổi Thủ trưởng đơn vị thì phải bàn gian hộp thư, mật khẩu và toàn bộ nội
dung dữ liệu của hộp thư đơn vị cho trưởng đơn vị mới.
Khi
nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư đơn vị thì Thủ trưởng đơn vị (hoặc người
được Thủ trưởng ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý và thực hiện.
Thủ
trưởng cơ quan ban hành qui chế sử dụng và chấp hành thông tin được truyền qua
hộp thư cơ quan và phải coi đó như phương tiện công bố mệnh lệnh hành chính của
thủ trưởng đơn vị.
Điều 11: Các đơn vị
hành chính cấp sở, huyện không tự tổ chức hệ thống e-mail riêng.
Không
sử dụng các hộp thư cá nhân dạng khác (như yahoo, hotmail. . .) để trao đổi
công việc trên mạng của tỉnh Bình Dương.
Không
tự tổ chức mạng riêng với địa chỉ IP riêng và tên miền (domain) riêng.
Chương IV
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12: Văn phòng
UBND tỉnh và thủ trưởng các đơn vị tham gia vào Hệ thống thư tín điện tử có
trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện trong đơn vị mình các quy định trên.
Đơn
vị, cá nhân nào vi phạm quy định này phải chịu trách nhiệm theo quy định của
pháp luật hiện hành.
Điều 13: Trong quá
trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc cần sửa đổi bổ sung, đề nghị các
đơn vị phản ánh về Văn phòng UBND tỉnh (thông qua Trung tâm tin học) để tổng hợp
báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.
