|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HƯNG YÊN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1934/QĐ-UBND
|
Hưng Yên, ngày 06
tháng 9 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỬA
ĐỔI, BỔ SUNG TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ
TƯ PHÁP
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11
năm 2019;
Căn cứ Nghị định số
61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa,
một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Thông tư số
01/2018/TT-VPCP ngày 23 tháng 11 năm 2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng
Chính phủ hướng dẫn thi hành một số Quy định của Nghị định 61/2018/NĐ-CP ngày
23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên
thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 1109/TTr-STP ngày 29 tháng 8 năm 2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt kèm theo Quyết định này 02 Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính
sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi chức năng quản lý của
Sở Tư pháp.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Sở Tư pháp; Ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố; Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn và các cơ
quan, đơn vị có liên quan thực hiện giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân,
tổ chức tuân thủ đúng quy trình được phê duyệt tại Quyết định này.
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, trên cơ sở quy trình nội bộ giải quyết thủ tục
hành chính được phê duyệt tại Quyết định này xây dựng quy trình điện tử giải
quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục
hành chính tỉnh để áp dụng thống nhất trên địa bàn tỉnh.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ (Cục KSTTHC);
- Chủ tịch, các PCT UBND tỉnh;
- Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;
- Bưu điện tỉnh Hưng Yên;
- VNPT Hưng Yên;
- Trung tâm TT - HN tỉnh;
- Lưu: VT, TT PVHCC&KSTTNh.
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Duy Hưng
|
QUY TRÌNH
NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH SỬA ĐỔI, BỔ SUNG TRONG
LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1934/QĐ-UBND ngày 06/9/2024 của Chủ tịch
UBND tỉnh Hưng Yên)
A. Danh mục
Quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính áp dụng chung cấp huyện, cấp xã
|
Stt
|
Tên quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính
|
Ghi chú
|
|
1
|
Chứng thực bản sao từ bản
chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc
chứng nhận
|
TTHC số 1, lĩnh vực Chứng thực,
mục D phần Danh mục quy trình nội bộ giải quyết TTHC thuộc phạm vi chức năng
quản lý nhà nước của Sở Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 2621/QĐ- UBND
ngày 10/11/2022
|
|
2
|
Chứng thực bản sao từ bản
chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận
|
TTHC số 2, lĩnh vực Chứng thực,
mục D phần Danh mục quy trình nội bộ giải quyết TTHC thuộc phạm vi chức năng
quản lý nhà nước của Sở Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định số 2621/QĐ- UBND
ngày 10/11/2022
|
B. Nội dung
quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính áp dụng chung cấp huyện, cấp xã
1. Thủ tục
Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền
của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận
Thời hạn thực hiện TTHC: Ngay
trong ngày sau khi tiếp nhận giấy tờ, văn bản (08 giờ) hoặc trong
ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp
cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản;
bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn
bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực
không thể đáp ứng được thời hạn nêu trên thì thời hạn được kéo dài thêm không
quá 02 ngày làm việc x 8h = 16h, hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng
văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc
tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận giấy tờ,
văn bản phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người
yêu cầu chứng thực.
1.1. Cách thức thực hiện
Tổ chức, cá nhân chuẩn bị giấy
tờ, văn bản xuất trình trực tiếp tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND cấp
huyện/ UBND cấp xã (sau đây gọi tắt là Bộ phận Một cửa )
1.2. Quy trình giải quyết
TTHC
Bước 1. Tiếp nhận và chuyển
hồ sơ TTHC:
Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả UBND cấp huyện/cấp xã
Công chức tiếp nhận giấy tờ,
văn bản xem xét, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao:
+ Nếu nội dung bản sao không
đúng với bản chính hoặc bản chính giấy tờ văn bản thuộc các trường hợp bản
chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao, thì báo
cáo lãnh đạo từ chối giải quyết, văn bản từ chối phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu
từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
+ Nếu giấy tờ, văn bản được làm
cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính, Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả giải quyết TTHC tiếp nhận và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống
thông tin một cửa điện tử tỉnh.
Ngay sau khi tiếp nhận giấy tờ,
văn bản TTHC theo quy định, công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản thực hiện chuyển
giấy tờ, văn bản đến lãnh đạo Phòng Tư pháp/Lãnh đạo UBND cấp xã xem xét, giải
quyết. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài
thời gian quy định thì phải có Phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết
quả cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 2. Giải quyết hồ sơ
TTHC:
Phòng Tư pháp/UBND cấp xã thực
hiện:
* Công chức được phân công tiếp
nhận giấy tờ, văn bản: Tiếp nhận giấy tờ, văn bản, kiểm tra bản chính, đối chiếu
với bản sao (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ)
1.2.1. Nếu giấy tờ, văn bản
thuộc trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
* Công chức được phân công tiếp
nhận giấy tờ, văn bản: báo cáo lãnh đạo Phòng Tư pháp/ lãnh đạo UBND cấp xã từ chối
tiếp nhận. Công chức tiếp nhận xây dựng dự thảo văn bản từ chối, phải nêu rõ lý
do theo mẫu Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (Thời gian
thực hiện cụ thể: 02 giờ).
Lãnh đạo Phòng Tư pháp / lãnh đạo
UBND cấp xã kiểm tra, duyệt văn bản từ chối và thực hiện các công việc, chuyển
hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định (Thời gian thực hiện cụ thể:
02 giờ).
1.2.2. Nếu giấy tờ, văn bản
được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:
* Công chức được phân công tiếp
nhận giấy tờ, văn bản: cập nhật trên phần mềm, Dự thảo lời chứng chứng thực bản
sao từ bản chính theo mẫu quy định, trình Người thực hiện chứng thực (Lãnh đạo
Phòng Tư pháp và lãnh đạo UBND cấp xã) kiểm tra và thực hiện chứng thực
theo quy định; Công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản chịu trách nhiệm về kết quả
kiểm tra bản chính (Thời gian thực hiện cụ thể: 03 giờ)
Trường hợp cần cần kéo
dài thời gian: 11 giờ
* Người thực hiện chứng thực:
Kiểm tra, xem xét giấy tờ, văn bản và dự thảo lời chứng chứng thực bản sao từ bản
chính. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về kết quả bản sao được chứng
thực từ bản chính do mình thực hiện chứng thực.
Chuyển kết quả giải quyết hồ sơ
tới Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả. (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ)
* Công chức được phân công tiếp
nhận giấy tờ, văn bản: vào sổ chứng thực, tính phí theo quy định. (Thời
gian thực hiện cụ thể: 01 giờ)
Bước 3: Trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính
Công chức Bộ phận trả kết quả,
tiếp nhận kết quả giải quyết, vào Sổ theo dõi hồ sơ, thực hiện:
- Thông báo cho tổ chức, cá
nhân biết trước tin nhắn, thư điện tử, điện thoại đối với hồ sơ TTHC được giải
quyết trước thời hạn quy định.
- Trả kết quả giải quyết hồ sơ
TTHC:
+ Trả kết quả trực tiếp: Tổ chức,
cá nhân nhận kết quả giải quyết TTHC tại bộ phận trả kết quả. Nếu trường hợp trả
kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc trường hợp kéo dài thì theo thời
gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (xuất trình giấy
hẹn trả kết quả).
- Thời gian: Giờ làm việc theo
quy định của tỉnh.
2. Thủ tục
chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận
Thời hạn thực hiện TTHC: Ngay
trong ngày sau khi tiếp nhận giấy tờ, văn bản (08 giờ) hoặc trong
ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp
cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản;
bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn
bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực
không thể đáp ứng được thời hạn nêu trên thì thời hạn được kéo dài thêm không
quá 02 ngày làm việc x 8h = 16h, hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng
văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc
tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận giấy tờ,
văn bản phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người
yêu cầu chứng thực.
2.1. Cách thức thực hiện
Tổ chức, cá nhân chuẩn bị giấy
tờ, văn bản, xuất trình trực tiếp tại bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND cấp
huyện (sau đây gọi tắt là Bộ phận Một cửa )
2.2. Quy trình giải quyết
TTHC
Bước 1. Tiếp nhận và chuyển
hồ sơ TTHC:
Tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả UBND cấp huyện
Công chức tiếp nhận giấy tờ,
văn bản xem xét, kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao:
+ Nếu nội dung bản sao không
đúng với bản chính; bản chính giấy tờ văn bản thuộc các trường hợp bản chính giấy
tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở chứng thực bản sao, thì báo cáo lãnh đạo
Phòng Tư pháp từ chối giải quyết, văn bản từ chối phải nêu rõ lý do theo mẫu
Phiếu từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
+ Nếu giấy tờ, văn bản được làm
cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính, Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả
kết quả giải quyết TTHC tiếp nhận và cập nhật vào cơ sở dữ liệu của Hệ thống
thông tin một cửa điện tử tỉnh.
Ngay sau khi tiếp nhận giấy tờ,
văn bản TTHC theo quy định, công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản thực hiện chuyển
giấy tờ, văn bản đến lãnh đạo Phòng Tư pháp xem xét, giải quyết. Trường hợp trả
kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian quy định thì
phải có Phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng
thực.
Bước 2. Giải quyết hồ sơ
TTHC:
Phòng Tư pháp thực hiện:
* Công chức được phân công tiếp
nhận giấy tờ, văn bản: Tiếp nhận giấy tờ, văn bản, kiểm tra bản chính, đối chiếu
với bản sao (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ)
1.2.1. Nếu giấy tờ, văn bản
thuộc trường hợp không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
* Công chức được phân công tiếp
nhận giấy tờ, văn bản: báo cáo lãnh đạo Phòng Tư pháp từ chối tiếp nhận. Công
chức tiếp nhận xây dựng dự thảo văn bản từ chối, phải nêu rõ lý do theo mẫu Phiếu
từ chối giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính (Thời gian thực hiện cụ thể:
02 giờ).
Lãnh đạo Phòng Tư pháp kiểm
tra, duyệt văn bản từ chối và thực hiện các công việc, chuyển hồ sơ đến cơ quan
có thẩm quyền theo quy định (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ).
1.2.2. Nếu giấy tờ, văn bản
được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:
* Công chức được phân công tiếp
nhận giấy tờ, văn bản: cập nhật trên phần mềm, Dự thảo lời chứng chứng thực bản
sao từ bản chính theo mẫu quy định, trình Lãnh đạo Phòng Tư pháp kiểm tra và thực
hiện chứng thực theo quy định; Công chức tiếp nhận giấy tờ, văn bản chịu trách
nhiệm về kết quả kiểm tra bản chính (Thời gian thực hiện cụ thể: 03 giờ)
Trường hợp cần cần kéo
dài thời gian: 11 giờ
* Người thực hiện chứng thực
(Lãnh đạo Phòng Tư pháp): Kiểm tra, xem xét giấy tờ, văn bản và dự thảo lời chứng
chứng thực bản sao từ bản chính. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về
kết quả bản sao được chứng thực từ bản chính do mình thực hiện chứng thực.
Chuyển kết quả giải quyết hồ sơ
tới Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả. (Thời gian thực hiện cụ thể: 02 giờ)
* Công chức được phân công tiếp
nhận giấy tờ, văn bản: vào sổ chứng thực, tính phí theo quy định. (Thời
gian thực hiện cụ thể: 01 giờ)
Bước 3: Trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính
Công chức Bộ phận trả kết quả,
tiếp nhận kết quả giải quyết, vào Sổ theo dõi hồ sơ, thực hiện:
- Thông báo cho tổ chức, cá
nhân biết trước tin nhắn, thư điện tử, điện thoại đối với hồ sơ TTHC được giải
quyết trước thời hạn quy định.
- Trả kết quả giải quyết hồ sơ
TTHC:
+ Trả kết quả trực tiếp: Tổ chức,
cá nhân nhận kết quả giải quyết TTHC tại bộ phận trả kết quả. Nếu trường hợp trả
kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc trường hợp kéo dài thì theo thời
gian, địa điểm ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (xuất trình giấy
hẹn trả kết quả).
- Thời gian: Giờ làm việc theo
quy định của tỉnh.
