|
VIỆN KIỂM SÁT
NHÂN DÂN
TỐI CAO
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 190/QĐ-VKSTC-VP
|
Hà
Nội, ngày 06 tháng 4 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ CỦA NGÀNH KIỂM SÁT
NHÂN DÂN
VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
Căn cứ Luật tổ chức Viện kiểm sát
nhân dân năm 2014;
Căn cứ Nghị quyết số 951/NQ-UBTVQH13
ngày 28/5/2015 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về việc phê chuẩn Quyết định của
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về bộ máy làm việc của Viện kiểm sát
nhân dân tối cao;
Căn cứ Quyết định số
410/QĐ-VKSTC-V15 ngày 26/6/2015 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao
về việc quy định nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị thuộc bộ máy làm việc của
Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chế độ
công tác hồ sơ nghiệp vụ của ngành Kiểm sát nhân dân.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối
cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân
dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự
Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
VIỆN TRƯỞNG
Đã ký: Nguyễn Hòa Bình
|
QUY ĐỊNH
CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC HỒ SƠ NGHIỆP VỤ NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 190/QĐ-VKSTC ngày 06/4/2016 của
Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Khái niệm
hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát và công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là tập hợp
thông tin, tài liệu phản ánh về công tác thực hành quyền công tố, kiểm sát hoạt
động tư pháp và các hoạt động khác thuộc chức trách, nhiệm vụ của Ngành, được lập,
đăng ký, quản lý, sắp xếp theo quy định thống nhất của ngành Kiểm sát nhân dân.
2. Công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
là các hoạt động thu thập, đăng ký, lưu trữ, khai thác thông tin, tài liệu phản
ánh tình hình, kết quả công tác của ngành Kiểm sát nhân dân.
Điều 2. Nguyên
tắc trong công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao,
các đơn vị và công chức, viên chức khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phải
thu thập thông tin, tài liệu và tiến hành lập, đăng ký, quản lý, sử dụng các loại
hồ sơ, biểu mẫu, sổ theo quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát nhân dân.
2. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải được
quản lý, sử dụng và bảo vệ tuyệt đối an toàn, bí mật từ khi thu thập tài liệu
cho đến khi tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật và của ngành Kiểm sát
nhân dân.
3. Nghiêm cấm
các đơn vị và công chức, viên chức tự ý lập, làm sai lệch hoặc sử dụng hồ sơ
nghiệp vụ kiểm sát vào các mục đích khác không đúng quy định của pháp luật và của
ngành Kiểm sát nhân dân.
Chương II
CÔNG TÁC HỒ SƠ
NGHIỆP VỤ KIỂM SÁT
Điều 3. Các loại
hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm
sát việc giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố: Tích lũy
tài liệu trong quá trình thực hành quyền công tố, kiểm sát việc giải quyết tố
giác, tin báo về tội phạm và kiến nghị khởi tố. Ký hiệu: TB.
2. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm
sát điều tra, truy tố án hình sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình thực hành
quyền công tố, kiểm sát điều tra, truy tố mỗi vụ án hình sự. Ký hiệu: HS.
3. Hồ sơ thực hành quyền công tố, kiểm
sát việc xét xử vụ án hình sự: Tích lũy tài liệu trong quá trình thực hành quyền
công tố, kiểm sát xét xử mỗi vụ án hình sự. Ký hiệu: XS đối
với xét xử sơ thẩm; XP đối với xét xử phúc thẩm; XG đối với xét xử giám đốc thẩm,
XT đối với xét xử tái thẩm.
4. Hồ sơ kiểm sát việc tạm giữ, tạm
giam: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam. Ký hiệu:
TG.
5. Hồ sơ kiểm sát thi hành án hình sự:
Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát thi hành án hình sự. Ký hiệu: TH.
6. Hồ sơ kiểm sát đặc xá: Tích lũy tài
liệu trong quá trình kiểm sát đặc xá. Ký hiệu: ĐX
7. Hồ sơ kiểm sát thi hành án dân sự:
Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát thi hành án dân sự. Ký hiệu: TD.
8. Hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các
vụ, việc dân sự, hôn nhân và gia đình: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm
sát việc giải quyết các vụ, việc dân sự, hôn nhân và gia đình. Ký hiệu: DS đối
với giai đoạn sơ thẩm; DP đối với giai đoạn phúc thẩm; DG đối với giai đoạn
giám đốc thẩm; DT đối với giai đoạn tái thẩm.
9. Hồ sơ kiểm sát việc giải quyết các
vụ án hành chính, vụ việc kinh doanh, thương mại, lao động và những việc khác
theo quy định của pháp luật: Tích lũy tài liệu trong quá trình kiểm sát việc giải
quyết các vụ án hành chính, vụ việc kinh doanh, thương mại, lao động và những
việc khác theo quy định của pháp luật. Ký hiệu: HC đối với án hành chính; HM đối
với án thương mại; HL đối với án lao động; HK đối với việc khác theo quy định của
pháp luật; HX đối với việc áp dụng biện pháp xử lý hành chính tại Tòa án nhân
dân.
10. Hồ sơ kiểm sát và giải quyết đơn
khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư pháp: Tích lũy tài liệu
trong quá trình kiểm sát và giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo trong hoạt động tư
pháp. Ký hiệu: KN đối với đơn khiếu nại; KC đối với đơn tố cáo.
11. Hồ sơ điều tra vụ án hình sự:
Tích lũy tài liệu trong quá trình điều tra vụ án hình sự của Cơ quan điều tra
VKSND tối cao. Ký hiệu: ĐT;
12. Hồ sơ tương trợ tư pháp hình sự:
Tích lũy tài liệu về quá trình thực hiện việc tương trợ tư pháp về hình sự. Ký
hiệu: TP;
13. Hồ sơ về vụ án tạm đình chỉ: Tích
lũy toàn bộ về quá trình điều tra, truy tố, xét xử vụ án tạm đình chỉ. Ký hiệu:
TĐ trong giai đoạn điều tra, CT trong giai đoạn truy tố, CX trong giai đoạn xét xử;
14. Hồ sơ vụ án đình chỉ: Tích lũy
toàn bộ về quá trình điều tra, truy tố, xét xử vụ án, có quyết định đình chỉ điều
tra. Ký hiệu: ĐC trong giai đoạn điều tra, ĐĐ trong giai đoạn truy tố, ĐF trong
giai đoạn xét xử.
15. Hồ sơ giải quyết đơn yêu cầu bồi
thường: Tích lũy tài liệu trong quá trình giải quyết đơn yêu cầu bồi thường. Ký
hiệu: BT.
16. Hồ sơ kiểm tra: Tích lũy tài liệu
trong quá trình kiểm tra. Ký hiệu: KT.
17. Hồ sơ thanh tra: Tích lũy tài liệu
trong quá trình thanh tra. Ký hiệu: TT.
18. Hồ sơ thanh quyết toán: Tích lũy
tài liệu trong quá trình sử dụng ngân sách nhà nước của Ngành hoặc một cấp kiểm
sát. Ký hiệu: QT.
19. Hồ sơ chuyên đề nghiệp vụ: Tích
lũy tài liệu về quá trình tổ chức, thực hiện hoặc theo dõi, chỉ đạo Viện kiểm
sát cấp dưới về một chuyên đề, một lĩnh vực công tác nghiệp vụ, một kế hoạch
công tác. Ký hiệu: CĐ.
Điều 4. Lập hồ sơ
nghiệp vụ kiểm sát
1. Thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ được giao và các quy định về công tác nghiệp vụ để quyết định
việc lập các loại hồ sơ tại Điều 3 của Chế độ công tác này.
2. Công chức, viên chức được thủ trưởng
các đơn vị giao nhiệm vụ lập các loại hồ sơ tại Điều 3 có trách nhiệm:
a) Thu thập tài liệu để làm căn cứ lập
hồ sơ;
b) Soạn thảo và trình ký quyết định lập
hồ sơ;
c) Ghi trích yếu trên bìa hồ sơ (tên
vụ án, vụ việc, thời gian xảy ra ...);
3. Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được lập
thống nhất, khoa học và phản ánh đầy đủ, chính xác các thông tin hoạt động nghiệp
vụ kiểm sát.
Điều 5. Đăng ký Hồ
sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Phân công, phân cấp đăng ký.
a) Ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao:
Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao đăng ký tại Phòng Lưu trữ thuộc
Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
b) Ở Viện kiểm sát quân sự trung
ương: Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát quân sự trung ương đăng ký tại Văn phòng
Viện kiểm sát quân sự trung ương. Các đơn vị Viện kiểm sát quân sự khác đăng ký
tại bộ phận Văn phòng của đơn vị mình;
c) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp cao:
Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp cao đăng ký tại Văn phòng Viện kiểm
sát nhân dân cấp cao;
d) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh:
Các đơn vị thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh đăng ký tại Văn phòng Viện kiểm
sát nhân dân cấp tỉnh;
e) Ở Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện:
Các bộ phận thuộc Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện đăng ký tại bộ phận làm công
tác văn phòng của Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện.
2. Phương pháp đăng ký
Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát đăng ký theo
loại, mỗi hồ sơ (gồm một hay nhiều tập) có số đăng ký riêng và đăng ký theo phương pháp thủ công hoặc điện tử.
3. Thời gian đăng ký
Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ
ngày có quyết định lập hồ sơ, các loại hồ sơ nghiệp vụ quy
định tại Điều 3 phải đăng ký.
4. Thủ tục đăng ký
Sau khi hoàn thành các công việc quy
định tại khoản 2, điều 4 quy định này, công chức, viên chức mang hồ sơ đến
phòng lưu trữ hoặc Văn phòng, bộ phận làm công tác Văn phòng của đơn vị mình để
vào sổ theo dõi, đăng ký hồ sơ, lấy số. Cán bộ làm công tác lưu trữ trực tiếp
viết ký hiệu, số hồ sơ lên bìa hồ sơ.
Điều 6. Công tác
quản lý, sử dụng khai thác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.
a) Viện trưởng VKSND cấp huyện, trưởng
phòng VKSND cấp tỉnh, Viện trưởng các Viện nghiệp vụ thuộc Viện kiểm sát nhân
dân cấp cao, trưởng phòng các đơn vị thuộc VKSND tối cao
có trách nhiệm nắm vững tình hình, thường xuyên kiểm tra,
đôn đốc công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của đơn vị mình.
Khi đơn vị giải thể, sáp nhập hoặc
chia tách thì thủ trưởng đơn vị phải thông báo cho bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp
vụ của Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp về kế hoạch nộp lưu, đăng ký lại hoặc
chia tách hồ sơ cho phù hợp với tổ chức mới.
Công chức, viên chức được giao lập,
quản lý hồ sơ có trách nhiệm thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu nhằm bảo đảm
cho hồ sơ phản ánh đầy đủ, khách quan tình hình, kết quả công tác theo chế độ bảo
mật, không để lộ, lọt thông tin, thất lạc, hư hỏng.
Trường hợp bị mất, thất lạc, hư hỏng,
lộ, lọt thông tin, tài liệu phải báo ngay cho Thủ trưởng đơn vị biết để báo cáo
lên cấp trên trực tiếp. Thủ trưởng đơn vị phải có kế hoạch tổ chức truy tìm, có
biện pháp khắc phục hậu quả, xác định trách nhiệm cá nhân
và có hình thức xử lý theo đúng quy định của pháp luật.
b) Bàn giao hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
Công chức, viên chức khi thay đổi nhiệm vụ, chuyển công tác, nghỉ chế độ... hoặc
khi có quyết định của cấp lãnh đạo có thẩm quyền phải bàn giao hồ sơ theo quy định.
Biên bản bàn giao phải có xác nhận của
lãnh đạo đơn vị và lập thành 03 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ, 01 bản gửi bộ phận
quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi đăng ký, 01 bản lưu lại đơn vị. Trường hợp người
giao nhận và người nhận trong cùng một đơn vị thì biên bản bàn giao lập thành
02 bản: 01 bản lưu trong hồ sơ; 01 bản giao bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ nơi
đăng ký.
Khi tiếp nhận hồ sơ nghiệp vụ kiểm
sát của đơn vị khác nơi đăng ký thì phải đăng ký lại như hồ sơ mới.
2. Sử dụng, khai thác hồ sơ nghiệp vụ
kiểm sát
a) Chỉ được sử dụng, khai thác hồ sơ
nghiệp vụ kiểm sát trong công tác của ngành Kiểm sát nhân dân theo đúng quy định
của pháp luật.
b) Khi sử dụng hồ sơ nghiệp vụ kiểm
sát phải chấp hành đúng các quy định của pháp luật và của ngành KSND.
c) Chỉ được sao
trích hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát khi được sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng
đơn vị đang quản lý hồ sơ.
Điều 7. Kết thúc
hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
Thủ trưởng đơn vị Viện kiểm sát nhân
dân có thẩm quyền quyết định lập hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát thì có quyền ra quyết
định kết thúc hồ sơ.
Khi kết thúc các loại hồ sơ nghiệp vụ
kiểm sát quy định tại Điều 3 thì công chức, viên chức quản lý hồ sơ phải thực
hiện các thủ tục:
a) Đánh số thứ tự các tài liệu có
trong hồ sơ từ 01 đến hết;
b) Thống kê tài liệu có trong hồ sơ;
c) Định thời hạn bảo quản hồ sơ;
d) Soạn thảo và trình ký quyết định kết
thúc hồ sơ;
e) Nộp lưu tại bộ phận lưu trữ.
Điều 8. Phân
công, phân cấp lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
Hồ sơ do đơn vị nào lập hoặc nhận bàn
giao thì do đơn vị đó lưu trữ
Tại Viện kiểm sát nhân dân tối cao: hồ
sơ của các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao nộp lưu tại Phòng
Lưu trữ, Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao;
Tại Viện kiểm sát nhân dân cấp cao,
Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện hồ sơ nộp
lưu tại Văn phòng hoặc bộ phận làm công tác văn phòng của các đơn vị đó.
Tại Viện kiểm sát quân sự các cấp: nộp
lưu tại đơn vị hoặc bộ phận làm công tác văn phòng.
Điều 9. Lưu trữ hồ
sơ nghiệp vụ kiểm sát
Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát được tổ chức
lưu trữ theo phông, khối và loại hồ sơ.
Điều 10. Bảo vệ,
bảo mật hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát phải được
nghiên cứu, khai thác và bảo quản, bảo vệ, bảo mật tuyệt đối an toàn. Những hồ
sơ, tài liệu có nguy cơ bị hỏng phải được phục chế kịp thời theo quy định.
Điều 11. Hủy hồ
sơ nghiệp vụ kiểm sát
Hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát hết thời hạn
bảo quản và không còn giá trị sử dụng thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ
và Quy chế về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 12. Trách
nhiệm của Thủ trưởng các đơn vị Viện kiểm sát nhân dân các cấp, Viện kiểm sát
quân sự các cấp và công chức, viên chức ngành Kiểm sát nhân dân
1. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Viện
kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh
và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện
nghiêm túc hồ sơ nghiệp vụ Kiểm sát.
Định kỳ 06 tháng phải kiểm tra, đánh
giá tình hình, kết quả công tác hồ sơ của đơn vị, Viện kiểm sát cấp mình; hằng
năm, phải kiểm tra tổng thể và báo cáo công tác hồ sơ nghiệp vụ.
2. Khi đánh giá kết quả công tác, nhận
xét, đánh giá cán bộ, bổ nhiệm, xét danh hiệu thi đua, nâng lương phải căn cứ
việc chấp hành chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát là một tiêu chuẩn để
xem xét, quyết định.
Điều 13. Trách
nhiệm của bộ phận quản lý hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát
1. Tham mưu giúp Viện trưởng Viện kiểm
sát nhân dân các cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác hồ sơ
nghiệp vụ Kiểm sát. Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm
tra, hướng dẫn công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát của các đơn vị, địa phương.
2. Phối hợp chặt chẽ với bộ phận theo
dõi, quản lý án của đơn vị để tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị về công tác giải
quyết án;
3. Sơ kết, tổng kết, nghiên cứu đề xuất
sửa đổi, bổ sung công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát cho phù hợp với yêu cầu công
tác của Ngành.
4. Đề xuất và thống nhất quản lý về
chương trình nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức khai thác hệ thống
hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát.
5. Phối hợp với các đơn vị liên quan,
đề xuất lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp chuẩn hóa các loại biểu mẫu, sổ sách, dự trù kinh phí tổ chức in, mua sắm cấp phát biểu mẫu.
Điều 14. Khen
thưởng - kỷ luật
Thủ trưởng các đơn vị và công chức,
viên chức ngành Kiểm sát nhân dân phải chấp hành nghiêm túc các quy định Chế độ
công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát. Đơn vị và công chức, viên chức có thành tích
xuất sắc được khen thưởng, nếu vi pham tùy theo tính chất, mức độ phải bị xử
lý, kỷ luật theo quy định của pháp luật và ngành Kiểm sát nhân dân.
Điều 15. Trách
nhiệm hướng dẫn, kiểm tra
Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, Viện kiểm sát các cấp thực
hiện nghiêm túc Chế độ công tác hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát và định kỳ tổ chức sơ
kết, tổng kết báo cáo lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao./.