QUY CHẾ
THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG GIỮA SỞ
TƯ PHÁP VỚI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN, THỊ XÃ VÀ XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN TRONG GIẢI
QUYẾT VIỆC HỘ TỊCH THUỘC THẨM QUYỀN CẤP TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 18/2009/QĐ-UBND ngày 19/5/2009 của UBND tỉnh)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định thực hiện
cơ chế một cửa liên thông giữa Sở Tư pháp với UBND huyện, thị xã và xã, phường,
thị trấn trong công tác xác minh, tra cứu sổ hộ tịch và cung cấp các thông tin
có liên quan để làm cơ sở giải quyết việc hộ tịch thuộc thẩm quyền cấp tỉnh (gọi
tắt là việc hộ tịch).
Điều 2. Đối
tượng điều chỉnh
Cơ quan có trách nhiệm thực hiện
cơ chế một cửa liên thông theo quy chế này gồm: Sở Tư pháp, UBND huyện, thị xã
(gọi chung là UBND cấp huyện) và UBND xã, phường, thị trấn (gọi chung là UBND cấp
xã).
Điều 3.
Nguyên tắc thực hiện
1. Thủ tục hành chính công
khai, đơn giản, rõ ràng.
2.Việc chuyển giao hồ sơ giữa
các cơ quan liên quan được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về công
tác văn thư.
3. Các nội dung phối hợp thực
hiện trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của từng cơ quan nhưng phải đảm
bảo tính đồng bộ, chặt chẽ để giải quyết công việc được kịp thời, chính xác,
đúng pháp luật.
4. Đối với những công việc phát
sinh vượt quá thẩm quyền của mỗi cơ quan hoặc những vấn đề phức tạp thì báo cáo
và đề xuất UBND tỉnh chỉ đạo giải quyết.
Điều 4. Thời
hạn
1. Thời hạn để giải quyết công
việc theo quy chế này là ngày làm việc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp cơ quan có trách
nhiệm xác minh, tra cứu sổ hộ tịch (UBND cấp huyện, xã) không thể thông báo kết
quả đúng thời hạn quy định tại quy chế này thì phải có văn bản nêu rõ lý do để
Sở Tư pháp làm cơ sở trả lời và gia hạn cho công dân có yêu cầu giải quyết việc
hộ tịch.
Chương II
NỘI DUNG THỰC
HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG TRONG GIẢI QUYẾT VIỆC HỘ TỊCH
Điều 5. Xác
minh, tra cứu sổ hộ tịch
1. Xác minh hộ tịch: xác minh bằng
văn bản và phối hợp xác minh trực tiếp các nội dung gồm: quá trình cư trú, tàng
thư đăng ký cư trú, tạm trú của công dân; quan hệ huyết thống; tình hình môi giới
kết hôn và các nội dung có liên quan để làm cơ sở giải quyết việc hộ tịch.
2. Tra cứu sổ hộ tịch: tra cứu
các dữ kiện về hộ tịch của công dân trong tàng thư lưu trữ để làm cơ sở giải
quyết việc hộ tịch.
Điều 6.
Cung cấp thông tin có liên quan về giải quyết việc hộ tịch
1. Thông báo việc thay đổi, cải
chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, nhận
cha, mẹ, con, cấp lại bản chính giấy khai sinh và các nội dung về hộ tịch khác
có liên quan cho cơ quan lưu trữ sổ hộ tịch (trong trường hợp cơ quan có thẩm
quyền giải quyết việc hộ tịch hiện không lưu trữ sổ hộ tịch) để thực hiện việc
ghi chú theo quy định của pháp luật.
2. Thông báo việc khiếu nại, tố
cáo của công dân có liên quan về hộ tịch cho cơ quan có thẩm quyền để xem xét,
giải quyết.
Chương
III
TRÁCH NHIỆM CỦA
CÁC CƠ QUAN THỰC HIỆN CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG
Điều 7.
Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Yêu cầu xác minh, tra cứu sổ
hộ tịch:
a) Khi công dân có yêu cầu về hộ
tịch mà việc giải quyết yêu cầu đó cần đến thông tin trong sổ hộ tịch hiện đang
lưu trữ tại UBND cấp huyện, UBND cấp xã hoặc cần xác minh làm rõ thêm các nội
dung có liên quan để làm cơ sở giải quyết, thì Sở Tư pháp phải có văn bản yêu cầu,
kèm theo hồ sơ gửi UBND cấp huyện, UBND cấp xã trong thời hạn quy định.
b) Đối với trường hợp xác minh
trực tiếp, Sở Tư pháp phải liên lạc, trao đổi trước với UBND cấp huyện, UBND cấp
xã để địa phương kịp thời phối hợp.
2. Thông báo kết quả giải quyết
việc hộ tịch cho UBND cấp huyện, UBND cấp xã nơi lưu trữ sổ hộ tịch hoặc nơi cư
trú của công dân Việt Nam trong trường hợp kết hôn có yếu tố nước ngoài theo
quy định tại khoản 1, khoản 2, Điều 6 quy chế này.
3. Thời hạn:
a) Yêu cầu xác minh, tra cứu sổ
hộ tịch: không quá 03 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Đối với hồ sơ đăng ký kết hôn,
nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài thì thời hạn yêu cầu xác minh, tra cứu sổ
hộ tịch không quá 03 ngày, kể từ ngày hoàn tất thủ tục phỏng vấn theo
quy định của pháp luật.
b) Trường hợp xác minh trực tiếp,
Sở Tư pháp phải liên lạc, trao đổi trước với UBND cấp huyện hoặc UBND cấp xã chậm
nhất là 02 ngày trước khi tiến hành xác minh.
c) Thông báo kết quả giải quyết
việc hộ tịch: đối với loại việc hộ tịch phải tiến hành thủ tục ghi chú thì sau
khi giải quyết yêu cầu của công dân, Sở Tư pháp phải thông báo ngay cho cơ quan
có thẩm quyền để thực hiện ghi chú theo quy định.
Đối với loại việc đăng ký kết
hôn có yếu tố nước ngoài, Sở Tư pháp thực hiện việc thống kê và thông báo theo
định kỳ hàng tháng.
Điều 8.
Trách nhiệm của UBND cấp huyện
1. Xác minh, tra cứu sổ hộ tịch:
a) Trên cơ sở văn bản yêu cầu,
kèm theo hồ sơ có liên quan do Sở Tư pháp chuyển đến, UBND cấp huyện có trách
nhiệm chỉ đạo cơ quan chuyên môn tiến hành xác minh, tra cứu sổ hộ tịch và
thông báo kết quả cho Sở Tư pháp trong thời hạn quy định.
b) Phối hợp với Sở Tư pháp thực
hiện xác minh trực tiếp để giải quyết việc hộ tịch.
2. Cập nhật, ghi chú vào sổ hộ
tịch các thông tin về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ
sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, nhận cha, mẹ, con; cấp lại bản chính giấy
khai sinh và các nội dung về hộ tịch khác có liên quan trên cơ sở thông báo do
Sở Tư pháp chuyển đến.
3. Thời hạn:
Tra cứu sổ hộ tịch không quá 03
ngày; xác minh, tra cứu các nội dung có liên quan để giải quyết việc hộ tịch
không quá 05 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp.
Điều 9.
Trách nhiệm của UBND cấp xã
1. Xác minh, tra cứu sổ hộ tịch:
a) Trên cơ sở văn bản yêu cầu,
kèm theo hồ sơ có liên quan do Sở Tư pháp chuyển đến, UBND cấp xã có trách nhiệm
xác minh, tra cứu sổ hộ tịch và thông báo kết quả cho Sở Tư pháp trong thời
gian quy định.
b) Phối hợp với Sở Tư pháp thực
hiện xác minh trực tiếp để giải quyết công việc hộ tịch.
2. Cập nhật các thông tin về
thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh
hộ tịch, đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài và các nội dung về hộ tịch khác
có liên quan trên cơ sở thông báo do Sở Tư pháp chuyển đến.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN
THI HÀNH
Điều 10. Tổ
chức thực hiện
1. Trách nhiệm chung: Giám đốc
Sở Tư pháp, chủ tịch UBND các huyện, thị xã, các xã, phường, thị trấn có trách
nhiệm:
a) Triển khai, quán triệt nội
dung quy chế này đến cán bộ, công chức và bộ phận nghiệp vụ có liên quan thuộc
quyền quản lý. Tổ chức niêm yết công khai để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có
liên quan biết, thực hiện và giám sát, kiểm tra.
b) Chỉ đạo, theo dõi và kiểm
tra các bộ phận nghiệp vụ có liên quan trong việc phối hợp thực hiện cơ chế một
cửa liên thông, đồng thời phải tạo điều kiện thuận lợi và đảm bảo thời hạn giải
quyết công việc theo quy định của pháp luật và theo quy chế này.
c) Chịu trách nhiệm giải quyết
và phối hợp giải quyết những công việc thuộc trách nhiệm của mình theo quy chế
này và các quy định pháp luật khác có liên quan.
2. Trách nhiệm cụ thể:
a) Giám đốc Sở Tư pháp có trách
nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho ngành tư pháp địa phương trong thực hiện
nhiệm vụ giúp UBND cùng cấp xác minh, tra cứu các nội dung có liên quan để giải
quyết yêu cầu về hộ tịch của công dân.
b) Chủ tịch UBND cấp huyện và cấp
xã có trách nhiệm chỉ đạo các đơn vị nghiệp vụ, bộ phận chuyên môn có liên quan
trong việc phối hợp thực hiện các nội dung liên thông quy định tại quy chế này.
Điều 11. Sửa
đổi, bổ sung, thay thế
Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế
quy chế này do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư
pháp sau khi thống nhất ý kiến với UBND cấp huyện và cấp xã./.
