Quyết định 1716/QĐ-UBND năm 2019 về Quy chế phối hợp hoạt động giữa Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh với các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị có thủ tục hành chính giải quyết tại Trung tâm và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố tỉnh Quảng Ninh

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG GIỮA TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH VỚI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH; CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CÓ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH GIẢI QUYẾT TẠI TRUNG TÂM VÀ UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương được Quốc hội Nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 19/6/2015;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định 1831/QĐ-TTg ngày 28/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc cho phép thí điểm thành lập Trung tâm Hành chính công tỉnh Quảng Ninh;

Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 22/QĐ-UBND ngày 03/01/2019 của UBND tỉnh về việc quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh Quảng Ninh;

Theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh tại Văn bản số 231/TTPVHCC-TN&GQTT ngày 27/3/2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế phối hợp hoạt động giữa Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh với các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị có thủ tục hành chính giải quyết tại Trung tâm và UBND các huyện, thị xã, thành phố.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành, thay thế Quyết định số 3693/QĐ-UBND ngày 23/11/2015 của UBND tỉnh Quảng Ninh.

Điều 3. Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND, UBND tỉnh; Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh; Giám đốc các Sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; Thủ trưởng các cơ quan và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

PHỐI HỢP HOẠT ĐỘNG GIỮA TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH VỚI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CÓ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH GIẢI QUYẾT TẠI TRUNG TÂM VÀ UBND CÁC HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1716/QĐ-UBND ngày 24 tháng 4 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định về nguyên tắc và trách nhiệm phối hợp giữa Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh (sau đây gọi tắt là Trung tâm) với các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị có thủ tục hành chính giải quyết tại Trung tâm (sau đây gọi chung là sở, ngành) trong việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân tại Trung tâm và các vấn đề có liên quan đến công tác quản lý, hoạt động của Trung tâm; giữa Trung tâm với Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện) trong việc phối hợp, chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến hoạt động của Trung tâm Hành chính công cấp huyện và Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả cấp xã thuộc quyền quản lý.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Các sở, ban, ngành, Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Trung tâm Hành chính công cấp huyện.

2. Cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại các Trung tâm và cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện có nhiệm vụ, quyền hạn tham gia vào quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

Điều 3. Nguyên tắc phối hợp

1. Đảm bảo mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm; nâng cao chất lượng phục vụ tổ chức, cá nhân trong giải quyết thủ tục hành chính của các sở, ngành. Giải quyết thủ tục hành chính kịp thời, nhanh chóng, thuận tiện, đúng pháp luật, công bằng, bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các sở, ngành, cơ quan đơn vị có liên quan; lấy sự hài lòng của tổ chức, cá nhân là thước đo chất lượng và hiệu quả phục vụ.

2. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao; phối hợp chặt chẽ trong giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật, trong công tác quản lý và thực hiện chính sách đối với cán bộ và các hoạt động khác có liên quan đảm bảo không trùng lặp, chồng chéo nhiệm vụ trong quản lý và thực thi công vụ giữa các sở, ngành, địa phương, Trung tâm.

3. Trung tâm đảm bảo vai trò là đầu mối chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, thu phí, lệ phí, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân và theo dõi, giám sát, đánh giá việc giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.

Người đứng đầu các sở, ngành, địa phương chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh về kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo quy định; đồng thời có trách nhiệm trả lời, giải quyết các kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân về kết quả giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị.

Chương II

NỘI DUNG VÀ TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP GIỮA TRUNG TÂM VỚI CÁC SỞ, BAN, NGÀNH

Điều 4. Trách nhiệm của Trung tâm

1. Đối với việc xây dựng, cập nhật quy trình giải quyết thủ tục hành chính; công khai, hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, trả kết quả thủ tục hành chính; đôn đốc, theo dõi, giám sát việc giải quyết thủ tục hành chính.

a) Trên cơ sở nội dung quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của các sở, ngành đối với từng thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Trung tâm có trách nhiệm thống nhất với các sở, ngành trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy trình điện tử giải quyết thủ tục hành chính và cập nhật trên phần mềm của Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh để phục vụ công tác quản lý, công khai, minh bạch và tiếp cận, tìm hiểu, tra cứu, theo dõi của tổ chức, cá nhân; thống nhất cách thức, quy trình giải quyết các thủ tục hành chính có tính đặc thù hoặc có hồ sơ phát sinh ít tại Trung tâm.

b) Thực hiện niêm yết, công khai đầy đủ, kịp thời các thủ tục hành chính của các sở, ngành được thực hiện tại Trung tâm trên Cổng thông tin điện tử tỉnh, trang dichvucong.quangninh.gov.vn và niêm yết bằng văn bản tại trụ sở Trung tâm; đảm bảo việc công khai thủ tục hành chính chính xác, rõ ràng, đầy đủ các thủ tục hành chính và bộ phận tạo thành thủ tục hành chính theo quy định, không công khai các thủ tục hành chính đã hết hiệu lực thi hành.

c) Tổ chức thực hiện việc hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, cá nhân khi liên hệ giải quyết thủ tục hành chính, kê khai, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ thực hiện thủ tục hành chính, thanh toán phí, lệ phí (nếu có), nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính thông qua hướng dẫn trực tiếp tại Trung tâm, hướng dẫn qua hệ thống tổng đài, qua Cổng dịch vụ công của tỉnh và qua mạng xã hội, hướng dẫn bằng văn bản được gửi qua dịch vụ bưu chính, hướng dẫn qua bộ hồ sơ điền mẫu và các hình thức khác. Hỗ trợ tổ chức, cá nhân sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, mức độ 4; sử dụng dịch vụ bưu chính trong nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

d) Chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong việc theo dõi, giám sát, đôn đốc các sở, ngành có thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm và cán bộ, công chức, viên chức cử đến làm việc tại Trung tâm (sau đây gọi chung là cán bộ) trong việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân theo đúng quy định của pháp luật, quy định của tỉnh, chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và quy trình giải quyết thủ tục hành chính đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ giải quyết thủ tục hành chính của các sở, ngành và cán bộ tại Trung tâm, những khó khăn, vướng mắc, kiến nghị, đề xuất (nếu có) với UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh định kỳ theo quy định, đồng thời gửi các sở, ngành có thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước được thực hiện tại Trung tâm để biết, phối hợp chỉ đạo, thực hiện.

Chủ động đề nghị các sở, ngành có thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm thông tin về việc tiếp nhận và tiến độ giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân khi cần thiết hoặc có yêu cầu; xác định rõ lý do, nội dung cần bổ sung đối với hồ sơ yêu cầu bổ sung hoặc lý do, nguyên nhân quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả đối với hồ sơ quá hạn. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các sở, ngành có thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm và cán bộ xử lý hồ sơ đến hoặc hồ sơ quá thời hạn giải quyết.

đ) Có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu thứ hai của các sở, ngành trong việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm theo Quy chế phối hợp đã được ký kết giữa Trung tâm với sở, ngành.

e) Tiếp nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính từ các sở, ngành để trả cho tổ chức, cá nhân theo quy định. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa đến nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả thì có trách nhiệm quản lý, lưu giữ kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm và trả cho tổ chức, cá nhân khi tổ chức, cá nhân đến nhận.

2. Đối với công tác kiểm soát thủ tục hành chính

a) Phối hợp với các sở, ngành, địa phương thường xuyên rà soát, cập nhật kịp thời, nghiên cứu, đề xuất các nhiệm vụ, sáng kiến giải pháp đơn giản hóa các thủ tục hành chính, xây dựng quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm đảm bảo phù hợp, nhanh chóng, chính xác, khoa học, thuận tiện.

b) Tổng hợp các phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân về thủ tục hành chính và các quy định có liên quan đến thủ tục hành chính để tổng hợp, báo cáo đề xuất hoặc kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung, cải tiến quy trình và các nội dung liên quan khác để tạo thuận lợi và nhanh chóng cho tổ chức, cá nhân trong giải quyết thủ tục hành chính.

3. Đối với việc tiếp nhận, bố trí, quản lý cán bộ sở, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm

a) Trung tâm có trách nhiệm tiếp nhận cán bộ do các sở, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn theo chỉ đạo của UBND tỉnh; từ chối tiếp nhận đối với cán bộ không đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định hoặc chủ động đề nghị với sở, ngành thay cán bộ vi phạm kỷ luật lao động, có thái độ, tác phong, cư xử không đúng quy định về văn hóa công sở, năng lực chuyên môn không đáp ứng được nhiệm vụ hoặc có hành vi vi phạm pháp luật khác trong thời gian làm việc tại Trung tâm; chủ động đề nghị sở, ngành cử cán bộ đến Trung tâm để kịp thời tăng, giảm cán bộ khi số lượng tổ chức, cá nhân đến thực hiện thủ tục hành chính có biến động tăng, giảm hoặc quá ít hoặc trường hợp cán bộ được vắng mặt, được nghỉ theo quy định.

b) Có trách nhiệm bố trí vị trí làm việc và đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện, môi trường làm việc, ứng dụng công nghệ thông tin và các điều kiện cần thiết khác cho cán bộ làm việc tại Trung tâm.

c) Quản lý, theo dõi, đôn đốc, giám sát cán bộ các sở, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm trong thực hiện hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân, việc chấp hành các quy định của pháp luật về chế độ công vụ, kỷ luật kỷ cương hành chính, thời gian làm việc, tiến độ và chất lượng xử lý công việc được giao, thực hiện quy chế văn hóa công sở, nội quy của Trung tâm, thái độ, tác phong, cư xử, giao tiếp với tổ chức, cá nhân và hằng tháng thông báo cho sở, ngành cử cán bộ biết. Kịp thời xử lý theo thẩm quyền hoặc phối hợp với sở, ngành trực tiếp quản lý cán bộ xem xét, xử lý hành vi vi phạm của cán bộ xảy ra tại Trung tâm.

d) Trước ngày 15 tháng 12, Trung tâm có trách nhiệm thực hiện nhận xét, đánh giá định kỳ hằng năm đối với cán bộ các sở, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm về quá trình công tác tại Trung tâm theo quy định. Thực hiện đánh giá đột xuất đối với cán bộ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo đề nghị của sở, ngành trực tiếp quản lý.

Kết quả nhận xét, đánh giá hằng năm của Trung tâm được gửi cho sở, ngành trực tiếp quản lý cán bộ để làm cơ sở cho sở, ngành đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hằng năm của cán bộ thuộc quyền quản lý theo quy định; ưu tiên xem xét việc đề bạt, bổ nhiệm, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng và khen thưởng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ.

4. Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ

a) Hằng năm, Trung tâm phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, ứng xử, sử dụng các hệ thống phần mềm và các nội dung đào tạo, bồi dưỡng khác để nâng cao chất lượng cán bộ làm việc tại Trung tâm.

b) Trang sắm đồng phục công sở hằng năm, chi trả chế độ hỗ trợ hằng tháng kịp thời, đầy đủ cho cán bộ làm việc tại Trung tâm theo quy định.

5. Đối với việc thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính

a) Thông báo công khai mức phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính đối với các thủ tục hành chính có thu phí, lệ phí thực hiện tại Trung tâm theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, hỗ trợ tổ chức, cá nhân lựa chọn, sử dụng hình thức nộp phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính phù hợp; tổ chức thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính tập trung tại Trung tâm.

b) Số tiền thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm được gửi vào tài khoản của các sở, ngành. Trước ngày 05 hằng tháng, Trung tâm có trách nhiệm chuyển bảng tổng hợp thu phí, lệ phí và liên 3 của biên lai phí, lệ phí cho sở, ngành kiểm soát, đối chiếu.

c) Phối hợp với các sở, ngành thống nhất cân đối khoản trích để lại từ khoản thu phí, lệ phí (ngoài phần nộp ngân sách nhà nước) báo cáo UBND tỉnh có tỷ lệ trích lại phục vụ cho hoạt động của Trung tâm.

6. Đối với việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của tổ chức, cá nhân

a) Trung tâm thực hiện tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân về các quy định hành chính của các sở, ngành có thủ tục hành chính thực hiện tại Trung tâm, đối với cán bộ làm việc tại Trung tâm và cán bộ tham gia trong quy trình giải quyết thủ tục hành chính về thái độ, tinh thần trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp, tác phong, ứng xử, về việc tuân thủ không đúng quy định của pháp luật trong việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính và các hành vi vi phạm pháp luật khác có liên quan thông qua Tổng đài hỗ trợ, số điện thoại đường dây nóng, trực tiếp tại Bộ phận Kiểm tra - Giám sát thuộc Trung tâm, qua thư điện tử, hòm thư góp ý, phiếu khảo sát đánh giá mức độ hài lòng của tổ chức, cá nhân, thông qua các hệ thống phần mềm đánh giá, mạng xã hội và qua các kênh thông tin, phương thức tiếp nhận khác.

b) Sau khi tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, của tổ chức, cá nhân, Trung tâm có trách nhiệm xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển đến cơ quan có thẩm quyền xử lý theo nguyên tắc sau: (1) Đối với nội dung có liên quan đến hoạt động, điều hành của Trung tâm thì Trung tâm chủ trì xử lý, có giải trình, trả lời tổ chức, cá nhân bằng văn bản, đồng thời gửi sở, ngành 01 bản để biết; (2) Đối với nội dung liên quan đến việc hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính thì Trung tâm có trách nhiệm chuyển đến các sở, ngành có liên quan để xử lý theo thẩm quyền, đồng thời đôn đốc, theo dõi quá trình giải quyết; (3) Đối với nội dung có liên quan đến quy định hành chính ngoài phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm thì Trung tâm có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh để chỉ đạo điều chỉnh đối với nội dung thuộc thẩm quyền hoặc kiến nghị với cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh theo quy định pháp luật.

Điều 5. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành

1. Đối với việc rà soát thủ tục hành chính, xây dựng quy trình giải quyết thủ tục hành chính; hướng dẫn, tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính

a) Có trách nhiệm cung cấp ngay cho Trung tâm nội dung chi tiết của từng thủ tục hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền công bố (bao gồm trình tự, cách thức thực hiện, thành phần, số lượng hồ sơ, thời gian giải quyết, mức phí, lệ phí,...); xây dựng quy trình giải quyết các thủ tục hành chính chi tiết, rõ ràng thời gian giải quyết tại các bước thực hiện, cán bộ được phân công thực hiện ở mỗi bước bảo đảm tổng thời gian giải quyết trình cấp có thẩm quyền phê duyệt để Trung tâm cập nhật trên phần mềm của Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh để thực hiện công khai minh bạch cho tổ chức, cá nhân và phục vụ công tác quản lý, theo dõi.

b) Chủ động rà soát, cập nhật TTHC trình cấp có thẩm quyền công bố, thông báo kịp thời cho Trung tâm về những thay đổi của các thủ tục hành chính để Trung tâm thực hiện niêm yết, công khai bằng văn bản hoặc bằng điện tử cho tổ chức, cá nhân được biết.

c) Ngay sau khi danh mục thủ tục hành chính được cấp có thẩm quyền công bố, quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thủ trưởng các sở, ngành có trách nhiệm ban hành Quyết định phân công cho cấp phó, ủy quyền cho cán bộ làm việc tại Trung tâm thẩm định, ký phê duyệt đối với từng thủ tục hành chính theo danh mục cụ thể gửi Trung tâm để cập nhật quy trình và phục vụ công tác quản lý, theo dõi; đồng thời quán triệt trong tập thể lãnh đạo bố trí thời gian hằng ngày đến Trung tâm để trực tiếp phê duyệt hồ sơ thủ tục hành chính đã được thẩm định theo sự phân công, tuyệt đối không phê duyệt hồ sơ thủ tục hành chính tại trụ sở cơ quan và các hồ sơ thủ tục hành chính không tiếp nhận qua Trung tâm.

d) Chỉ đạo, quán triệt cán bộ thuộc quyền quản lý làm việc tại Trung tâm thực hiện hướng dẫn tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ trước khi tiếp nhận theo nguyên tắc hướng dẫn một lần đầy đủ, chính xác; không tự ý yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung các hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định đối với các thủ tục hành chính đã được các cơ quan có thẩm quyền công bố công khai theo quy định.

đ) Đôn đốc, kiểm tra cán bộ thuộc quyền quản lý tiếp nhận, thẩm định hoặc phối hợp thẩm định hồ sơ thủ tục hành chính; chuyển cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính liên thông; phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt hồ sơ thủ tục hành chính đảm bảo chất lượng, thời gian trả kết quả cho tổ chức, cá nhân và tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật; chuyển kết quả giải quyết thủ tục hành chính về Trung tâm để trả cho tổ chức, cá nhân, không tự ý trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân tại cơ quan hoặc bộ phận giải quyết thủ tục hành chính của các sở, ngành tại Trung tâm (trừ các thủ tục hành chính đặc thù, nếu việc trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân do sở, ngành thực hiện thì phải có sự trao đổi, thống nhất với Trung tâm).

Giao nhiệm vụ cho cán bộ phải xem xét, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ khi tiếp nhận, sau khi tiếp nhận phải quét (scan) và lưu trữ hồ sơ điện tử, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu của Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh; thường xuyên kiểm tra, cập nhật tiến độ xử lý từng hồ sơ trên phần mềm quản lý để giải quyết thủ tục hành chính theo quy định. Đồng thời, các sở, ngành thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của cán bộ làm việc tại Trung tâm và cán bộ tham gia quy trình giải quyết thủ tục hành chính; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh, xử lý nghiêm đối với các trường hợp vi phạm.

e) Trong quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, các sở, ngành có trách nhiệm xử lý hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là đảm bảo nguyên tắc:

Đối với hồ sơ sau khi tiếp nhận, thẩm định không đủ điều kiện giải quyết, sở, ngành trả lại hồ sơ và thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết hồ sơ để gửi cho tổ chức, cá nhân, đồng thời quét văn bản và đính kèm trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh để quản lý, theo dõi. Thời hạn thông báo phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

Đối với hồ sơ qua thẩm tra, thẩm định chưa đủ điều kiện giải quyết, sở, ngành trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung theo mẫu Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ để gửi tổ chức, cá nhân, đồng thời quét văn bản và đính kèm trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh để quản lý, theo dõi. Thời gian thông báo trả lại hồ sơ không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định cụ thể về thời gian. Thời hạn giải quyết được tính lại từ đầu sau khi nhận đủ hồ sơ.

Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời hạn chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn, sở, ngành có thẩm quyền giải quyết hồ sơ phải thông báo bằng văn bản cho Trung tâm và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân, trong đó nêu rõ lý do quá hạn, thời gian đề nghị gia hạn trả kết quả theo mẫu Phiếu xin lỗi và hẹn ngày trả kết quả, đồng thời quét văn bản xin lỗi và đính kèm trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh để quản lý, theo dõi. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần.

f) Chỉ đạo, giao nhiệm vụ cho cán bộ thuộc quyền quản lý cử đến làm việc tại Trung tâm đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền, chủ động hướng dẫn tổ chức, cá nhân cách thức tiếp cận, sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 và sử dụng dịch vụ bưu chính công ích trong nộp hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính.

2. Phối hợp trong công tác quản lý, thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ được cử đến làm việc tại Trung tâm

a) Các sở, ban, ngành có trách nhiệm cử cán bộ đến làm việc tại Trung tâm đáp ứng tiêu chuẩn chung về phẩm chất theo quy định của pháp luật và đáp ứng các tiêu chuẩn sau: Cán bộ phải có năng lực, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác; có phẩm chất đạo đức tốt, tinh thần trách nhiệm cao trong thi hành nhiệm vụ được giao; có tác phong, thái độ giao tiếp, cư xử lịch sự, hòa nhã, cởi mở, thân thiện, chuẩn mực, đúng quy chế văn hóa công sở; đồng thời phải từ phó trưởng phòng và tương đương trở lên, có đủ thẩm quyền hoặc được ủy quyền trực tiếp thẩm định, phê duyệt nhiều thủ tục hành chính thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau của cơ quan, đơn vị ngay tại Trung tâm đảm bảo nguyên tắc tiếp nhận, thẩm định, phê duyệt và trả kết quả ngay tại Trung tâm. Không cử cán bộ chỉ thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển hồ sơ thủ tục hành chính về cho cán bộ bộ phận khác giải quyết hoặc cử cán bộ ở các phòng, bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ không có thủ tục hành chính giải quyết tại Trung tâm. Thời hạn cán bộ cử đến làm việc tại Trung tâm từ 12 tháng đến 24 tháng mỗi đợt.

b) Chủ động phương án bố trí dự phòng ít nhất 01 cán bộ để kịp thời thay thế cán bộ cử đến làm việc tại Trung tâm trong các trường hợp người đó nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ ốm, nghỉ việc riêng, đi học, đào tạo, bồi dưỡng để không làm gián đoạn việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân. Có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Trung tâm trước khi cán bộ cử đến làm việc tại Trung tâm nghỉ theo các trường hợp nêu trên và cử cán bộ khác thay thế.

c) Theo đề nghị của Trung tâm, các sở, ngành kịp thời tăng, giảm số lượng cán bộ khi số lượng tổ chức, cá nhân đến thực hiện thủ tục hành chính tăng, giảm hoặc quá ít; cử cán bộ khác thay thế cán bộ đã được cử đến làm việc tại Trung tâm nếu không đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định hoặc vi phạm kỷ luật lao động, có thái độ, tác phong, cư xử không đúng quy định về văn hóa công sở hoặc không hoàn thành nhiệm vụ, năng lực chuyên môn không đáp ứng được nhiệm vụ hoặc có hành vi vi phạm pháp luật khác trong thời gian làm việc tại Trung tâm hoặc được đánh giá có mức độ hài lòng thấp.

d) Cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin liên quan đến lĩnh vực công tác và bảo đảm đầy đủ các quyền lợi cho cán bộ thuộc quyền quản lý cử đến làm việc tại Trung tâm. Trường hợp các sở, ngành cử cán bộ thuộc quyền quản lý đang làm việc tại Trung tâm đi đào tạo, bồi dưỡng hoặc nghỉ chế độ, nghỉ việc riêng từ 30 ngày trở lên, các sở, ngành chủ động tự trang cấp đồng phục bổ sung cho cán bộ được cử thay thế.

đ) Quán triệt, yêu cầu cán bộ thuộc quyền quản lý cử đến làm việc tại Trung tâm phải đeo thẻ công chức, viên chức, thẻ ngành và mặc đồng phục trong thời gian làm việc theo quy định; chấp hành nghiêm chỉnh các nội quy, quy chế của Trung tâm và các quy định của nhà nước; nhận bàn giao tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất, vị trí quầy làm việc tại Trung tâm và có trách nhiệm quản lý, sử dụng có hiệu quả trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được giao.

e) Thủ trưởng các sở, ngành phối hợp với Giám đốc Trung tâm đánh giá, nhận xét cán bộ về quá trình công tác tại Trung tâm. Kết quả đánh giá, nhận xét xếp loại, khen thưởng hằng năm của Thủ trưởng các sở, ngành đối với cán bộ thuộc quyền quản lý cử đến làm việc tại Trung tâm được gửi 01 bản cho Trung tâm trước ngày 30 tháng 12 để biết và theo dõi.

3. Đối với việc thu phí, lệ phí giải quyết thủ tục hành chính

a) Các sở, ngành có trách nhiệm thông báo kịp thời bằng văn bản cho Trung tâm về những thay đổi của mức phí, lệ phí của các thủ tục hành chính đang giải quyết tại Trung tâm để Trung tâm kịp thời cập nhật, điều chỉnh, niêm yết công khai và tổ chức thu theo quy định.

b) Tiếp nhận bảng tổng hợp thu phí, lệ phí, liên 3 của biên lai phí, lệ phí từ Trung tâm gửi để kiểm soát, đối chiếu. Thời gian đối chiếu việc thu phí, lệ phí với Trung tâm được thực hiện từ ngày 05 đến ngày 08 hằng tháng.

c) Chủ động trao đổi, thống nhất với Trung tâm đề xuất với UBND tỉnh quy định tỷ lệ trích lại từ nguồn thu phí, lệ phí cho Trung tâm để phục vụ công tác giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm.

Đối với số tiền phí, lệ phí được trích để lại cho Trung tâm, các sở, ngành chuyển về Trung tâm (qua tài khoản của Trung tâm tại Kho bạc Nhà nước) trước ngày 10 hằng tháng.

d) Chịu trách nhiệm quyết toán các khoản thu phí, lệ phí thủ tục hành chính với các cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

4. Đối với việc sử dụng con dấu thứ hai tại Trung tâm

Các sở, ngành đã thực hiện việc đăng ký con dấu thứ hai để phục vụ việc phê duyệt thủ tục hành chính ngay tại Trung tâm có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm thực hiện tốt Quy chế phối hợp quản lý, sử dụng con dấu đã ký kết; chấp hành nghiêm việc đóng dấu vào kết quả giải quyết thủ tục hành chính ngay tại Trung tâm.

5. Đối với việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị, của tổ chức, cá nhân

a) Chủ trì giải quyết kịp thời, triệt để các phản ánh, kiến nghị, của tổ chức, cá nhân liên quan đến hoạt động giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng quản lý của sở, ngành theo quy định (bao gồm các phản ánh, kiến nghị, của tổ chức, cá nhân do Trung tâm tiếp nhận, chuyển đến); có trách nhiệm gửi kết quả xử lý cho Trung tâm 01 bản để quản lý, theo dõi, tổng hợp báo cáo chung.

b) Thường xuyên kiểm tra, rà soát các kiến nghị, phản ánh của tổ chức, cá nhân trên trang: dichvucong.quangninh.gov.vn để hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện thủ tục hành chính trên giao diện Cổng thông tin, trả lời những nội dung hỏi đáp của tổ chức, cá nhân.

Chương III

CÔNG TÁC PHỐI HỢP GIỮA TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG TỈNH VỚI UBND CẤP HUYỆN

Điều 6. Trách nhiệm của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

1. Hướng dẫn các Trung tâm Hành chính công cấp huyện một số nội dung liên quan đến hoạt động của Trung tâm theo quy định và thẩm quyền, trách nhiệm được giao; phối hợp với UBND cấp huyện tổng hợp báo cáo, đề xuất UBND tỉnh các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của các Trung tâm.

2. Phối hợp với UBND cấp huyện chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc Trung tâm Hành chính công cấp huyện trong công tác phối hợp giải quyết các thủ tục hành chính liên thông của các sở, ngành và địa phương.

3. Phối hợp với UBND cấp huyện và các cơ quan có liên quan tổ chức hướng dẫn, tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng giao tiếp, kinh nghiệm quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức và nhân viên của các Trung tâm Hành chính công cấp huyện.

4. Chủ trì, phối hợp tổ chức các hoạt động tuyên truyền, hội thảo về các hoạt động của Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh và Trung tâm Hành chính công các địa phương.

5. Tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh về tình hình hoạt động, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và các vấn đề khác có liên quan đến hoạt động của Trung tâm Hành chính công cấp huyện và Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả cấp xã thuộc quyền quản lý của UBND cấp huyện; đồng thời phối hợp với UBND cấp huyện kiến nghị, đề xuất với UBND tỉnh các nhiệm vụ, giải pháp, các nội dung cần chỉ đạo để nâng cao chất lượng hoạt động của Trung tâm Hành chính công cấp huyện và Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả cấp xã.

Điều 7. Trách nhiệm của UBND cấp huyện

1. Phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh trong việc chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm Hành chính công cấp huyện, đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của Trung tâm, thực hiện việc giải quyết các thủ tục hành chính liên thông theo quy định.

2. Thường xuyên tổng hợp, trao đổi với Trung tâm các thông tin, kịp thời khắc phục những tồn tại, vướng mắc trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính của Trung tâm Hành chính công cấp huyện.

3. Cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ về giải quyết thủ tục hành chính do Trung tâm tổ chức. Phối hợp với Trung tâm tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạt động của Trung tâm hành chính công các cấp.

4. Phối hợp trong việc tổ chức khảo sát đánh giá sự hài lòng của tổ chức, cá nhân về xử lý ý kiến góp ý, phản ánh, kiến nghị...

5. Tiếp nhận, xử lý, giải quyết các phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân đối với các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền. Hướng dẫn, trả lời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân do Trung tâm chuyển đến qua hệ thống Tổng đài 1900558826.

6. Chỉ đạo xây dựng và cập nhật quy trình giải quyết đối với các thủ tục hành chính được công bố thực hiện tại Trung tâm Hành chính công cấp huyện và Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả cấp xã thuộc quyền quản lý trên Hệ thống thông tin một cửa điện tử tỉnh để phục vụ công tác giải quyết thủ tục hành chính.

7. Chủ động thông tin, trao đổi các bất cập, hạn chế trong tổ chức và hoạt động của Trung tâm Hành chính công cấp huyện, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả cấp xã; đồng thời đưa ra các kiến nghị, giải pháp để giải quyết.

8. Chỉ đạo Trung tâm Hành chính công cấp huyện chủ động theo dõi, giám sát thời gian, quy trình thực hiện thủ tục hành chính, đặc biệt là các thủ tục hành chính liên thông từ cấp xã đến cấp huyện đảm bảo theo đúng quy định. Trường hợp giải quyết quá hạn đối với thủ tục hành chính đã tiếp nhận tại Trung tâm thì chỉ đạo cơ quan, đơn vị phải có văn bản thông báo, xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn thời gian trả kết quả và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND cấp huyện về việc chậm trễ trong việc giải quyết thủ tục hành chính đó.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 8. Thực hiện chế độ thông tin báo cáo

1. Trong quá trình tổ chức hoạt động, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh và các sở, ngành thường xuyên trao đổi thông tin về hoạt động giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm và thực hiện nhiệm vụ của cán bộ của các sở, ngành cử đến làm việc tại Trung tâm.

2. Định kỳ 6 tháng, 01 năm hoặc đột xuất khi có yêu cầu của UBND tỉnh, Trung tâm tổ chức họp giao ban với các sở, ngành có thủ tục hành chính giải quyết tại Trung tâm để trao đổi về việc quản lý, điều hành, thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm và việc giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm của các sở, ngành.

3. Định kỳ hằng năm, Trung tâm và các sở, ngành, địa phương phối hợp tổ chức kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện Quy chế và thống nhất chương trình, kế hoạch hành động cho năm sau.

Điều 9. Trách nhiệm thi hành

1. Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh chủ trì, phối hợp với các sở, ngành, UBND cấp huyện tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan có liên quan có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm thực hiện các nội dung quy định trong quy chế này và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh trong việc phối hợp hoạt động thực hiện tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị, địa phương.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có vướng mắc, phát sinh hoặc quy định chưa phù hợp, các sở, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố kịp thời phản ánh, kiến nghị với UBND tỉnh (qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh) để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.