Quyết định 1678/QĐ-UBND năm 2024 phê duyệt Quy trình nội bộ thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh An Giang

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH AN GIANG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1678/QĐ-UBND

An Giang, ngày 01 tháng 11 năm 2024

CHỦ TỊCH




Hồ Văn Mừng

PHÒNG TƯ PHÁP

QUY TRÌNH

Mã hiệu:

QT-

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

Ngày BH

...../..../20..

ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH AN GIANG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1678/QĐ-UBND

An Giang, ngày 01 tháng 11 năm 2024

CHỦ TỊCH




Hồ Văn Mừng

PHÒNG TƯ PHÁP

QUY TRÌNH

Mã hiệu:

QT-

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

Ngày BH

...../..../20..

Trách nhiệm

Tiếp nhận

Soạn thảo

Phê duyệt

Họ tên

Chữ ký

Chức vụ

Chuyên viên tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Chuyên viên Phòng Tư pháp

Trưởng Phòng Tư pháp

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung

Trang / Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần ban hành/Lần sửa đổi

Ngày ban hành

5.1

Căn cứ pháp lý:

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

+ Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

5.2

Yêu cầu, Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính: Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao điện tử.

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử:

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

5.3

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao có chứng thực hoặc bản chụp có mang theo bản chính để đối chiếu

Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử.

x

5.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

5.5

Thời gian giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

5.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Nộp hồ sơ trực tiếp.

5.7

Phí: : 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.

5.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ, số hoá và cập nhật Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh An Giang

Thu lệ phí chứng thực điện tử (nếu có)

Công chức tiếp nhận và trả kết quả

Không tính thời gian

- Các hồ sơ tại mục 5.3

Bước 2

- Kiểm tra, đối chiếu giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

- Trường hợp hồ sơ đảm bảo các quy định về chứng thực, thực hiện ghi đầy đủ lời chứng theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ không đảm bảo các quy định về chứng thực thì từ chối tiếp nhận hồ sơ và chuyển trả trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh An Giang đến tài khoản của công chức tiếp nhận và trả kết quả.

- Trình lãnh đạo phòng ký duyệt hồ sơ chứng thực.

Công chức được phân công giải quyết hồ sơ của Phòng Tư pháp

08 giờ

Bước 3

- Thực hiện ký số theo quy định

- Chuyển đến tài khoản của văn thư để đóng dấu, phát hành

Lãnh đạo Phòng Tư pháp

Bản sao có ký số của lãnh đạo

Bước 4

- Vào sổ chứng thực điện tử, đóng dấu và phát hành theo quy định.

- Chuyển kết quả đến tài khoản của công chức tiếp nhận và trả kết quả

Văn thư

Bản sao có ký số của lãnh đạo và đóng dấu cơ quan

Bước 5

- Trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

Công chức tiếp nhận và trả kết quả

Không tính thời gian

Bản sao điện tử hoàn chỉnh

PHÒNG TƯ PHÁP

QUY TRÌNH

Mã hiệu:

QT-

Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận

Ngày BH

...../..../20..

Trách nhiệm

Tiếp nhận

Soạn thảo

Phê duyệt

Họ tên

Chữ ký

Chức vụ

Chuyên viên tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Chuyên viên Phòng Tư pháp

Trưởng Phòng Tư pháp

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung

Trang / Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần ban hành/Lần sửa đổi

Ngày ban hành

5.1

Căn cứ pháp lý:

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

+ Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

5.2

Yêu cầu, Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính: Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao điện tử.

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử:

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

5.3

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao có chứng thực hoặc bản chụp có mang theo bản chính để đối chiếu

Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử.

x

5.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

5.5

Thời gian giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

5.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Nộp hồ sơ trực tiếp.

5.7

Phí: : 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.

5.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ, số hoá và cập nhật Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh An Giang

Thu lệ phí chứng thực điện tử (nếu có)

Công chức tiếp nhận và trả kết quả

Không tính thời gian

- Các hồ sơ tại mục 5.3

Bước 2

- Kiểm tra, đối chiếu giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

- Trường hợp hồ sơ đảm bảo các quy định về chứng thực, thực hiện ghi đầy đủ lời chứng theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ không đảm bảo các quy định về chứng thực thì từ chối tiếp nhận hồ sơ và chuyển trả trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh An Giang đến tài khoản của công chức tiếp nhận và trả kết quả.

- Trình lãnh đạo phòng ký duyệt hồ sơ chứng thực.

Công chức được phân công giải quyết hồ sơ của Phòng Tư pháp

08 giờ

Bước 3

- Thực hiện ký số theo quy định

- Chuyển đến tài khoản của văn thư để đóng dấu, phát hành

Lãnh đạo Phòng Tư pháp

Bản sao có ký của lãnh đạo

Bước 4

- Vào sổ chứng thực điện tử, đóng dấu và phát hành theo quy định.

- Chuyển kết quả đến tài khoản của công chức tiếp nhận và trả kết quả

Văn thư

Bản sao có ký của lãnh đạo và đóng dấu cơ quan

Bước 5

- Trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

Công chức tiếp nhận và trả kết quả

Không tính thời gian

Bản sao điện tử hoàn chỉnh

UBND CẤP XÃ

QUY TRÌNH

Mã hiệu:

QT-

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận

Ngày BH

...../..../20..

Trách nhiệm

Tiếp nhận

Soạn thảo

Phê duyệt

Họ tên

Chữ ký

Chức vụ

Chuyên viên tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

Công chức tư pháp

Lãnh đạo UBND cấp xã

Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung

Trang / Phần liên quan việc sửa đổi

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần ban hành/Lần sửa đổi

Ngày ban hành

5.1

Căn cứ pháp lý:

+ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

+ Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;

+ Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.

5.2

Yêu cầu, Điều kiện thực hiện Thủ tục hành chính: Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao điện tử.

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử:

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

5.3

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao có chứng thực hoặc bản chụp có mang theo bản chính để đối chiếu

Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao điện tử.

x

5.4

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

5.5

Thời gian giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo quy định thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

5.6

Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Nộp hồ sơ trực tiếp.

5.7

Phí: : 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thu 1.000 đồng/trang. Trang là căn cứ để thu phí được tính theo trang của bản chính.

5.8

Quy trình xử lý công việc

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/ Kết quả

Bước 1

Tiếp nhận hồ sơ, số hoá và cập nhật Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh An Giang

Thu lệ phí chứng thực điện tử (nếu có)

Công chức tiếp nhận và trả kết quả

Không tính thời gian

- Các hồ sơ tại mục 5.3

Bước 2

- Kiểm tra, đối chiếu giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực.

- Trường hợp hồ sơ đảm bảo các quy định về chứng thực, thực hiện ghi đầy đủ lời chứng theo quy định.

- Trường hợp hồ sơ không đảm bảo các quy định về chứng thực thì từ chối tiếp nhận hồ sơ và chuyển trả trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh An Giang đến tài khoản của công chức tiếp nhận và trả kết quả.

- Trình lãnh đạo phòng ký duyệt hồ sơ chứng thực.

Công chức được phân công giải quyết hồ sơ của UBND cấp xã

08 giờ

Bước 3

- Thực hiện ký số theo quy định

- Chuyển đến tài khoản của văn thư để đóng dấu, phát hành

Lãnh đạo UBND cấp xã

Bản sao có ký số của lãnh đạo

Bước 4

- Vào sổ chứng thực điện tử, đóng dấu và phát hành theo quy định.

- Chuyển kết quả đến tài khoản của công chức tiếp nhận và trả kết quả

Văn thư

Bản sao có ký số của lãnh đạo và đóng dấu cơ quan

Bước 5

- Trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực

Công chức tiếp nhận và trả kết quả

Không tính thời gian

Bản sao điện tử hoàn chỉnh