TTHC TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC THUỘC PHẠM VI
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA SỞ TƯ PHÁP TỈNH BẮC KẠN
(Ban
hành kèm theo Quyết định số: 1212/QĐ-UBND ngày 17 tháng 8 năm 2015 của Chủ tịch
UBND tỉnh Bắc Kạn)
PHẦN I. DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
|
STT
|
Tên thủ tục
hành chính
|
Lĩnh vực
|
Cơ quan thực
hiện
|
Trang
|
|
A. Thủ tục hành chính áp dụng chung
|
|
1
|
Cấp bản sao từ sổ gốc
|
Chứng thực
|
Các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc
|
2
|
|
B. Thủ tục hành chính của Công chứng viên
thực hiện chứng thực
|
|
1
|
Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn
bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết
với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
|
Chứng thực
|
Công chứng viên của Phòng Công chứng/Văn phòng
Công chứng
|
4
|
|
2
|
Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
(áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu
chứng thực không ký, không điểm chỉ được)
|
Chứng thực
|
Công chứng viên của Phòng Công chứng/Văn phòng Công chứng
|
6
|
PHẦN II. NỘI DUNG THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
A. Thủ tục hành chính áp dụng
chung
Thủ tục Cấp bản sao từ sổ gốc
- Trình tự thực hiện:
Bước 1: Người yêu cầu cấp bản sao
từ sổ gốc phải xuất trình các giấy tờ phục vụ cho yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc
tại các cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc. Trường hợp người yêu cầu cấp bản
sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy
tờ theo quy định.
Bước 2: Cơ quan, tổ chức căn cứ
vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi theo
đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.
+ Trong trường hợp không tìm thấy
sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì
cơ quan, tổ chức đang lưu giữ sổ gốc có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho
người yêu cầu.
Bước 3:
Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ hoặc qua bưu
điện (nếu nộp qua bưu điện).
- Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức lưu sổ gốc hoặc gửi yêu cầu
qua bưu điện.
- Thành phần, số lượng hồ sơ:
+ Trường hợp nộp trực tiếp thì
xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy chứng minh nhân dân hoặc
hộ chiếu còn giá trị sử dụng.
+ Trường hợp người yêu cầu cấp bản
sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy
chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, 01 phong bì dán tem ghi
rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
+ Trường hợp người yêu cầu là
người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ
chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa
kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết thì phải
xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
- Thời hạn giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc
tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản
sao từ sổ gốc được gửi qua bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ
quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo dấu bưu điện đến.
- Đối tượng thực hiện thủ tục
hành chính: Cá nhân, tổ chức
- Cơ quan thực hiện thủ tục
hành chính: Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc
- Kết quả thực hiện thủ tục
hành chính: Bản sao được cấp từ sổ gốc
- Lệ phí: 3.000 đồng/bản.
-
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:
Không
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có): Phải có sổ gốc
- Căn cứ pháp lý của thủ tục
hành chính:
+ Nghị định số: 23/2015/NĐ-CP ngày
16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và
chứng thực hợp đồng, giao dịch;
+ Nghị
quyết số: 04/2009/NQ-HĐND ngày 24/4/2009 của Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Kạn về
việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao,
lệ phí chứng thực.
B. Thủ tục hành chính của Công
chứng viên thực hiện chứng thực
1. Thủ tục Chứng thực bản sao
từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của
Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc
chứng nhận
- Trình tự thực hiện:
Bước1: Người yêu cầu chứng thực
phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và
bản sao cần chứng thực tại Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng
thực chỉ xuất trình bản chính thì công chứng viên tiến hành chụp từ bản chính
để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp tổ chức hành nghề công chứng không có
phương tiện để chụp.
Bước 2:
Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội
dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các
trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực
bản sao thì thực hiện chứng thực như sau:
* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực
bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của
tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai)
trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ
trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một
bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính
giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Bước 3:
Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
- Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp
-
Thành phần, số lượng hồ sơ: Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần
chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ
quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường
hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
- Thời hạn giải quyết: Trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc
tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Đối với trường hợp cùng một lúc
yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính
có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức
tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể
đáp ứng được thời hạn quy định nêu trên thì thời hạn chứng thực được kéo dài
thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng
văn bản với người yêu cầu chứng thực.
- Đối tượng thực hiện thủ tục
hành chính: Cá nhân, tổ chức
- Cơ quan thực hiện thủ tục
hành chính: Tổ chức hành nghề công chứng
- Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao được chứng thực từ bản chính
- Lệ
phí: 2.000 đồng/trang, từ trang thứ 03 trở lên thì mỗi
trang thu 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 100.000 đồng/bản.
- Tên
mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không
- Yêu cầu, điều kiện thực hiện
thủ tục hành chính: Bản chính giấy tờ, văn bản cần
chứng thực.
Bản
chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa,
thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát,
không xác định được nội dung.
+ Bản chính đóng dấu mật của cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao
chụp.
+ Bản chính có nội dung trái pháp
luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội
chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự,
nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
+ Bản chính do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp
hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc
tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại
+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự
lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Căn cứ pháp lý của thủ tục
hành chính:
+ Nghị định số: 23/2015/NĐ-CP ngày
16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và
chứng thực hợp đồng, giao dịch;
+ Nghị
quyết số: 04/2009/NQ-HĐND ngày 24/4/2009 của Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Kạn về
việc quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao,
lệ phí chứng thực.
2.
Thủ tục Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn
bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu
chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được)
- Trình tự thực hiện:
Bước 1: Người yêu cầu chứng thực
chữ ký/điểm chỉ/không thể ký, không thể điểm chỉ được phải xuất trình các giấy
tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký tại Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công
chứng.
Bước 2: Người thực hiện chứng thực
kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ
theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn,
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các
trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực
ký/điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
* Ghi đầy đủ
lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
* Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của
tổ chức hành nghề công chứng thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ
(02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản
có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
+ Đối
với trường hợp chứng thực chữ ký/điểm chỉ/không thể ký, không thể điểm chỉ được
tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông
thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu
chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 Nghị định số:
23/2015/NĐ-CP thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ vào giấy tờ cần
chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
Bước 3: Người yêu cầu chứng thực
nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.
- Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại tổ chức
hành nghề công chứng hoặc ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu
người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm
giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
- Thành phần hồ sơ:
Người
yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
+ Bản chính hoặc bản sao có chứng
thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
+ Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ
ký/điểm chỉ.
- Thời hạn thực hiện yêu cầu
chứng thực: Trong ngày tổ chức hành nghề công chứng
tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau
15 giờ.
- Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân
-
Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Tổ
chức hành nghề công chứng
- Kết quả thực hiện thủ tục hành
chính: Giấy tờ,
văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ.
- Lệ
phí (nếu có): 10.000 đồng/trường hợp.
-
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai:
Không
-
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: (Khoản 4, Điều 24, Nghị định số:
23/2015/NĐ-CP của Chính phủ)
Trường hợp không được chứng thực
chữ ký:
+ Tại thời điểm chứng thực, người
yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký
xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng
hoặc giả mạo.
+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu
cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền,
kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch
sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ
chức; vi phạm quyền công dân.
+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là
hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối
với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên
được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử
dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Căn
cứ pháp lý của thủ tục hành chính:
+ Nghị định số: 23/2015/NĐ-CP ngày
16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và
chứng thực hợp đồng, giao dịch.
+ Nghị quyết số: 04/2009/NQ-HĐND
ngày 24/4/2009 của Hội đồng nhân dân tỉnh Bắc Kạn về việc quy định mức thu, chế
độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí cấp bản sao, lệ phí chứng thực.
