Quyết định 1198/QĐ-UBND năm 2018 về Quy chế cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ CUNG CẤP THÔNG TIN, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ trình số 1104/STP-BTTP ngày 02 tháng 02 năm 2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi là Quy chế).

Điều 2. Giao Sở Tư pháp tiếp tục chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng hoàn chỉnh theo quy định của Luật công chứng và chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tư pháp; chủ trì, phối hợp với Hội Công chứng viên Thành phố phổ biến, quán triệt việc thực hiện Quy chế cho các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên địa bàn Thành phố; phổ biến Quy chế cho các Văn phòng Thừa phát lại trên địa bàn Thành phố, Doanh nghiệp tham gia xây dựng Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng và Chương trình thông tin ngăn chặn, các cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn có trụ sở tại Thành phố.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các Sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận, huyện, Giám đốc Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CUNG CẤP THÔNG TIN, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1198/QĐ-UBND ngày 29 tháng 3 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định việc cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh, áp dụng đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh và cơ quan, tổ chức, cá nhân đề nghị ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, có thông tin tham khảo liên quan đến hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tại Thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử) được chứa trong các phần mềm: Chương trình thông tin ngăn chặn và Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng.

2. Ngăn chặn: là việc cơ quan có thẩm quyền, trong các trường hợp theo quy định của pháp luật, có văn bản đề nghị ngừng công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là căn cứ để Công chứng viên xem xét việc không thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch có liên quan.

3. Giải tỏa ngăn chặn: là việc cơ quan có thẩm quyền có văn bản hủy bỏ việc ngăn chặn của chính cơ quan đó hoặc của cơ quan có thẩm quyền khác trong các trường hợp pháp luật có quy định.

4. Thông tin tham khảo: là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân, trong các trường hợp pháp luật không quy định, có văn bản đề nghị ngừng công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, cá nhân, tổ chức.

Điều 3. Nguyên tắc cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử

1. Việc cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử được thực hiện theo quy định pháp luật, Quy chế này, hướng dẫn của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh và Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng Thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng).

2. Các tổ chức hành nghề công chứng phải chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng để đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo quy định pháp luật.

3. Cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử phải thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trách nhiệm khi cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử đúng mục đích, không sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

4. Công chứng viên xem xét, quyết định việc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định, chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng theo quy định pháp luật.

5. Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin tham khảo chịu trách nhiệm về tính chính xác, đúng đắn, hợp pháp và kịp thời đối với các yêu cầu của mình cũng như về các hệ quả xảy ra do yêu cầu của mình.

6. Thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, kể cả các thông tin về tạo lập, sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp đồng, giao dịch, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch, phải trung thực, chính xác với văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, hồ sơ công chứng gốc.

7. Việc cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử phải chính xác, đầy đủ, đảm bảo thời hạn quy định.

8. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

9. Cá nhân, tổ chức cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử vi phạm Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm, sẽ bị nhắc nhở, cảnh cáo, khóa tài khoản theo Quy chế này, xử phạt vi phạm hành chính hoặc hình thức xử lý khác theo quy định pháp luật.

10. Doanh nghiệp tham gia xây dựng Phần mềm Quản lý hồ sơ công chứng và Chương trình thông tin ngăn chặn vi phạm Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật và hợp đồng hợp tác.

Điều 4. Những hành vi bị nghiêm cấm

1. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử bằng tài khoản của người khác.

2. Để cho người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

3. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử để thực hiện các công việc không được giao.

4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử trái với quy định, thẩm quyền, hướng dẫn của Sở Tư pháp và Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng; làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

5. Thay đổi quy trình khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử trái quy định, thẩm quyền, hướng dẫn của Sở Tư pháp và Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng.

6. Sử dụng thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử cho mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động quản lý nhà nước về công chứng.

7. Không cập nhật thông tin hoặc cập nhật thông tin không chính xác, không đầy đủ, không đảm bảo thời gian quy định vào các trường, mục của Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

8. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

9. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

10. Những hành vi vi phạm pháp luật khác.

Chương II

CUNG CẤP THÔNG TIN, KHAI THÁC, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Điều 5. Gửi văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin tham khảo

1. Bản chính văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân cấp tỉnh, Tòa án nhân dân cấp huyện, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, Tòa án quân sự khu vực, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, Viện kiểm sát quân sự khu vực được gửi đến Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

2. Bản chính văn bản, quyết định có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, tạm ngừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt tạm ngừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn khác của Cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, Cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện, Cơ quan thi hành án cấp quân khu, Văn phòng Thừa phát lại ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khác được gửi đến Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

3. Ủy ban nhân dân Thành phố, Ủy ban nhân dân quận - huyện, Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường quận - huyện, Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố và các Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai tại các quận - huyện của Thành phố Hồ Chí Minh gửi bản chính văn bản thông tin về các trường hợp thu hồi đất, thu hồi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất phôi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn khác đến Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

4. Bản chính văn bản thông tin về các trường hợp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản, giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch về tài sản, lừa đảo tài sản và các trường hợp cần ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn khác của Cơ quan điều tra của Công an nhân dân (Cơ quan An ninh điều tra Bộ Công an, Cơ quan An ninh điều tra Công an cấp tỉnh, Cơ quan Cảnh sát điều tra Bộ Công an, Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp tỉnh, Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an cấp huyện), Cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân (Cơ quan An ninh điều tra Bộ Quốc phòng, Cơ quan An ninh điều tra quân khu và tương đương, Cơ quan điều tra hình sự Bộ Quốc phòng, Cơ quan điều tra hình sự quân khu và tương đương, Cơ quan điều tra hình sự khu vực), Cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao (Cơ quan điều tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Cơ quan điều tra Viện kiểm sát quân sự trung ương), các cơ quan của Bộ đội biên phòng, Hải quan, Kiểm lâm, Cảnh sát biển, Kiểm ngư, Công an nhân dân, Quân đội nhân dân được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra, Công an cấp tỉnh, Công an cấp huyện, Công an cấp xã được gửi đến Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

5. Các tổ chức hành nghề công chứng và Công chứng viên trên địa bàn Thành phố gửi bản chính văn bản thông tin về các trường hợp có dấu hiệu giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch, các trường hợp chấm dứt, đơn phương chấm dứt, hủy bỏ ủy quyền liên quan đến tài sản, sót thừa kế đến Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

Điều 6. Chia sẻ thông tin về lịch sử giao dịch

1. Tổ chức hành nghề công chứng tổ chức cập nhật chính xác, đầy đủ, cùng thời điểm thụ lý, công chứng các thông tin về hợp đồng, giao dịch mà tổ chức mình thụ lý, công chứng vào các trường, mục của Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

2. Công chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng chia sẻ và tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch.

3. Sở Tư pháp hướng dẫn quy trình chia sẻ thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

Điều 7. Cung cấp thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử cho cá nhân, tổ chức

1. Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng cung cấp thông tin về ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

2. Cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử không được cung cấp thông tin về lịch sử giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, trừ trường hợp phục vụ cho yêu cầu công chứng mà tổ chức mình đang thụ lý, công chứng, cho công tác quản lý nhà nước hoặc theo quy định pháp luật.

Điều 8. Cấp tài khoản khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử

1. Tổ chức hành nghề công chứng, Công chứng viên, nhân viên tổ chức hành nghề công chứng, cá nhân, tổ chức được giao quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động công chứng được cấp tài khoản khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử tương ứng với nhiệm vụ, công việc được giao.

2. Sở Tư pháp hướng dẫn các trường hợp và điều kiện cấp tài khoản khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

Điều 9. Khóa tài khoản khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử

1. Cá nhân, tổ chức đã được cấp tài khoản khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử có thể bị khóa tài khoản có thời hạn hoặc vĩnh viễn.

2. Sở Tư pháp hướng dẫn các trường hợp, điều kiện khóa tài khoản có thời hạn hoặc vĩnh viễn và việc cấp lại tài khoản.

Điều 10. Sao lưu

1. Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử phải được sao lưu thường xuyên trong ngày, lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống.

2. Sở Tư pháp hướng dẫn việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

Điều 11. Chi phí khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử

1. Tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử nộp các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

2. Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thu các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử. Việc nộp, quản lý, sử dụng các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử được thực hiện theo quy định pháp luật

3. Sở Tư pháp quyết định phương án thu của Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng.

Điều 12. Việc quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử

1. Sở Tư pháp thực hiện quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo các nội dung sau đây:

a) Quản lý, quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, cấp và khóa tài khoản.

b) Cài đặt, đào tạo việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

c) Tiếp nhận và cập nhật thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

d) Hướng dẫn các nội dung cần có khi cung cấp thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và cách thức gửi văn bản cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử. Sở Tư pháp căn cứ vào quy định pháp luật và tình hình thực tế hướng dẫn các trường hợp cần cập nhật thông tin tham khảo vào Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

đ) Hướng dẫn các yêu cầu về cơ sở vật chất, đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

e) Hướng dẫn việc khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

g) Xây dựng, nâng cấp các chương trình về Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử để đáp ứng nhu cầu hoạt động công chứng và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng.

2. Trung Tâm Thông tin và Tư vấn công chứng giúp Sở Tư pháp thực hiện các quy định tại Điều 8, Điều 9, Điều 10 và Khoản 1 Điều 12 Quy chế này.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Sở Tư pháp

1. Phổ biến, triển khai Quy chế này và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo quy định pháp luật và Quy chế này.

2. Phối hợp với Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành khác xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng, xây dựng công cụ chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn.

3. Theo dõi, tổng hợp tình hình, kết quả thực hiện Quy chế này để báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố; trình Ủy ban nhân dân Thành phố việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.

4. Hoàn thành việc xây dựng, sử dụng, khai thác, quản lý Kho lưu trữ hồ sơ công chứng Thành phố đúng quy định, đảm bảo yêu cầu, mục đích đề ra.

5. Phối hợp với các sở, ban, ngành nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật công chứng.

Điều 14. Sở Tài nguyên và Môi trường

1. Hoàn thiện hệ thống thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản, người có quyền sử dụng đất, lịch sử giao dịch, biện pháp ngăn chặn liên quan đến bất động sản tại Thành phố.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng công cụ chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản, người có quyền sử dụng đất, lịch sử giao dịch, biện pháp ngăn chặn liên quan đến bất động sản tại Thành phố với cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp quản lý.

3. Trong thời gian chưa có công cụ chia sẻ thông tin nêu tại Khoản 2 Điều này, Sở Tài nguyên và Môi trường có giải pháp cung cấp thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản, người có quyền sử dụng đất, lịch sử giao dịch, biện pháp ngăn chặn liên quan đến bất động sản tại Thành phố theo yêu cầu của Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng và các tổ chức hành nghề công chứng tại Thành phố.

4. Phối hợp với Sở Tư pháp nghiên cứu, tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật công chứng.

Điều 15. Sở Thông tin và Truyền thông

1. Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và Sở Tài nguyên và Môi trường xây dựng công cụ chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản, người có quyền sử dụng đất, lịch sử giao dịch, biện pháp ngăn chặn liên quan đến bất động sản tại Thành phố với cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp quản lý, nhằm hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng của Thành phố.

2. Phối hợp với Sở Tư pháp nghiên cứu, tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật công chứng.

Điều 16. Sở Tài chính

Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp thẩm định dự toán và trình Ủy ban nhân dân Thành phố bố trí kinh phí để xây dựng, hoàn thiện và triển khai thực hiện cơ sở dữ liệu công chứng.

Điều 17. Hội Công chứng viên Thành phố

Hội Công chứng viên Thành phố yêu cầu Công chứng viên là hội viên thực hiện nghiêm túc quy định pháp luật về chia sẻ thông tin và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng tại Thành phố; có biện pháp xử lý nghiêm khắc đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, trung thực, hoặc hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử, làm ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.

Điều 18. Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng

1. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quản lý, cung cấp thông tin Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

2. Tham mưu cho Sở Tư pháp tổ chức triển khai, theo dõi tình hình, hướng dẫn, kiểm tra, giải quyết khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện Quy chế, sơ kết, tổng kết và đề xuất sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện Quy chế này.

Điều 19. Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên

1. Phổ biến, quán triệt, triển khai thực hiện Quy chế này và các văn bản pháp luật có liên quan đến việc cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử.

2. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử theo quy định của Quy chế này.

3. Phối hợp với Sở Tư pháp, Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng thường xuyên theo dõi, báo cáo khó khăn vướng mắc, đề xuất hoàn thiện Cơ sở dữ liệu công chứng điện tử và Quy chế này.

Điều 20. Các cơ quan có thẩm quyền ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn

Đề nghị các cơ quan phối hợp với Sở Tư pháp và Trung tâm Thông tin và tư vấn công chứng phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này và cung cấp thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn kịp thời, chính xác, đầy đủ.

Điều 21. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện phối hợp với Sở Tư pháp phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này, xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng, xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn, nghiên cứu, tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố ban hành Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Luật công chứng./.