Quyết định 04/2020/QĐ-UBND về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu
| Số hiệu | 04/2020/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 01/04/2020 |
| Ngày có hiệu lực | 13/04/2020 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu |
| Người ký | Nguyễn Văn Thọ |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
ỦY BAN NHÂN
DÂN |
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 04/2020/QĐ-UBND |
Bà Rịa-Vũng Tàu, ngày 01 tháng 4 năm 2020 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 19 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 15/TTr-STTTT ngày 12 tháng 3 năm 2020 về dự thảo Quyết định ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 13 tháng 4 năm 2020 và bãi bỏ Quyết định số 1842/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế vận hành, liên thông văn bản qua mạng tin học giữa các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN |
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN
BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA-VŨNG
TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/2020/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2020 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu)
1. Quy chế này quy định về hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu; công tác quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử; quản lý, duy trì phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; các điều kiện đảm bảo cho hoạt động gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử.
2. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
|
ỦY BAN NHÂN
DÂN |
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 04/2020/QĐ-UBND |
Bà Rịa-Vũng Tàu, ngày 01 tháng 4 năm 2020 |
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA-VŨNG TÀU
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 19 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 15/TTr-STTTT ngày 12 tháng 3 năm 2020 về dự thảo Quyết định ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 13 tháng 4 năm 2020 và bãi bỏ Quyết định số 1842/QĐ-UBND ngày 05 tháng 9 năm 2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế vận hành, liên thông văn bản qua mạng tin học giữa các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN |
TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN
BẢN ĐIỆN TỬ GIỮA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÀ RỊA-VŨNG
TÀU
(Ban hành kèm theo Quyết định số 04/2020/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2020 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu)
1. Quy chế này quy định về hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu; công tác quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử; quản lý, duy trì phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; các điều kiện đảm bảo cho hoạt động gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử.
2. Quy chế này không áp dụng đối với việc gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Quy chế này được áp dụng đối với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (viết tắt là địa phương) có liên quan đến hoạt động gửi, nhận, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trên môi trường mạng giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành là phần mềm có chức năng tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên môi trường mạng và được kết nối, liên thông với nhau bằng các giải pháp kỹ thuật, công nghệ trên môi trường mạng.
2. Trục kết nối, liên thông của tỉnh là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh đến các sở, ban, ngành, địa phương để kết nối, liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.
3. Văn bản điện tử là tất cả các loại văn bản, hồ sơ được gửi, nhận qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên môi trường mạng.
4. Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến điện tử là sổ cập nhật các thông tin về văn bản đi và văn bản đến như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm văn bản; tên loại và trích yếu nội dung; người ký; nơi nhận; cơ quan, tổ chức, người soạn thảo; số lượng bản; ngày đến; số đến; tác giả; cơ quan, tổ chức hoặc người nhận và những thông tin khác trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để quản lý và tra cứu văn bản.
5. Hồ sơ lưu trữ điện tử là tập hợp các văn bản điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân đã được nộp lưu vào lưu trữ.
6. Bên gửi là cơ quan hành chính nhà nước phát hành văn bản điện tử trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành qua Trục kết nối, liên thông của tỉnh đến bên nhận.
7. Bên nhận là cơ quan hành chính nhà nước nhận văn bản điện tử trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành qua Trục kết nối, liên thông của tỉnh từ bên gửi.
Điều 4. Giá trị pháp lý và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử
1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước (viết tắt là Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg).
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử
b) Bộ mã ký tự tiếng Việt theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (font chữ tiếng Việt Unicode) được sử dụng trong văn bản điện tử.
c) Định dạng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước, cụ thể Văn bản điện tử được tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx).
Văn bản điện tử số hóa dạng ảnh quét, được số hóa từ bản gốc văn bản giấy, sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf).
Điều 5. Nguyên tắc và yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử
1. Nguyên tắc và yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
2. Các sở, ban, ngành, địa phương sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan với nhau thông qua Trục kết nối, liên thông của tỉnh.
3. Văn bản điện tử đã được ký số bằng chữ ký số, chứng thư số theo quy định tại khoản 3 Điều 7 Quy chế này có giá trị pháp lý như văn bản giấy thông thường.
4. Bảo đảm tính pháp lý, an toàn thông tin đối với văn bản điện tử khi được gửi, nhận trên môi trường mạng.
Điều 6. Các loại văn bản gửi, nhận dưới dạng điện tử
1. Các loại văn bản điện tử gửi, nhận qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, không phát hành văn bản giấy như
a) Thư mời, Giấy mời, Lịch công tác.
b) Thông báo, Báo cáo, Công văn, Kế hoạch, Tờ trình, Quyết định và các loại văn bản khác theo quy định tại Công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04 tháng 02 năm 2020 của Văn phòng Chính phủ về việc danh mục văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy, trừ các loại văn bản theo quy định tại khoản 2 Điều này.
2. Các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy
a) Văn bản gửi Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định tại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Quyết định về nhân sự: bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, nâng lương, nghỉ hưu, biệt phái, luân chuyển.
c) Các văn bản về tài chính, ngân sách.
Điều 7. Sử dụng chữ ký số, chứng thư số
1. Văn bản được phát hành trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phải được ký số theo đúng quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số; quy định về quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng của Chính phủ trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.
2. Chữ ký số, chứng thư số sử dụng trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan, đơn vị là chữ ký số, chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp, Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan, đơn vị tích hợp chữ ký số, chứng thư số vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
3. Văn bản điện tử hợp lệ phải thuộc trong các trường hợp sau:
a) Chữ ký số, chứng thư số của tổ chức được ký số phát hành.
b) Chữ ký số, chứng thư số của cá nhân có thẩm quyền ký số và tổ chức ký số phát hành.
5. Hình thức chữ ký số, chứng thư số
a) Đối với văn bản đi
Hình thức chữ ký số, chứng thư số của cá nhân: được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
Hình thức chữ ký số, chứng thư số của tổ chức: được thực hiện theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
b) Số hóa văn bản đến từ văn bản giấy
Hình thức chữ ký số, chứng thư số của tổ chức thực hiện số hóa: được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 8. Tiếp nhận văn bản điện tử
1. Tiếp nhận văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành qua Trục kết nối, liên thông của tỉnh: văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và các tài liệu, hồ sơ có kèm theo (nếu có); nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho bên gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Việc thu hồi văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
3. Quy trình nhận văn bản đến
a) Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Quy chế này hoặc qua hệ thống thư điện tử công vụ: Văn thư thực hiện đầy đủ các thao tác quy trình tiếp nhận văn bản điện tử theo quy định, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
b) Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này: Văn thư thực hiện kiểm tra, xác nhận sự tồn tại của văn bản này trong phần mềm. Nếu văn bản không tồn tại trên phần mềm, tiến hành số hóa văn bản đến từ văn bản giấy (quét văn bản đến, ký số của cơ quan, đơn vị) theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều 7 Quy chế này, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
c) Trường hợp nhận văn bản đến dưới dạng văn bản giấy không theo quy định tại Điều 6 Quy chế này (không qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, thư điện tử công vụ): Văn thư tiến hành số hóa văn bản đến từ văn bản giấy (quét văn bản đến, ký số của cơ quan, đơn vị) theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều 7 Quy chế này, cập nhật thông tin văn bản vào phần mềm và chuyển xử lý theo quy trình xử lý nội bộ của cơ quan.
d) Cập nhật thông tin văn bản đến bao gồm các mục cơ bản sau: Số đến; ngày đến; nơi gửi; số và ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; tên loại văn bản; lĩnh vực; trích yếu nội dung văn bản; họ tên người ký và chức vụ; mức độ khẩn; nơi lưu.
1. Việc tổ chức chuyển xử lý công việc bằng văn bản điện tử, hồ sơ điện tử được thực hiện theo quy trình xử lý nội bộ tương ứng với các hệ thống thông tin do cơ quan, đơn vị xây dựng và ban hành.
2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về nội dung thông tin, dữ liệu do mình cung cấp trên các hệ thống thông tin khi tham gia xử lý công việc trên phần mềm.
3. Cơ quan, đơn vị thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình trạng giải quyết công việc trên môi trường mạng để phục vụ cho việc báo cáo, chỉ đạo kịp thời trong quá trình xử lý công việc.
Điều 10. Phát hành văn bản điện tử
1. Quy trình phát hành văn bản đi
b) Văn thư cập nhật thông tin phát hành văn bản trên phần mềm và gửi văn bản điện tử đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân qua các hệ thống thông tin mà cơ quan, tổ chức, cá nhân đó sử dụng để tiếp nhận văn bản điện tử, đồng thời gửi kèm theo bản giấy (đã ký và đóng dấu) đối với những văn bản quy định tại khoản 2 Điều 6 Quy chế này.
c) Cập nhật thông tin phát hành văn bản đi bao gồm các mục cơ bản như sau: Tên loại văn bản; số và ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm văn bản; đơn vị phát hành; mức độ khẩn; chức vụ và họ tên người ký văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi nhận; số lượng bản phát hành; số trang; tập tin đính kèm.
2. Việc phát hành văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 8 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
Điều 11. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử
1. Nội dung và yêu cầu thông tin của văn bản điện tử được gửi, nhận trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
2. Các cơ quan hành chính nhà nước khi phát hành văn bản điện tử phải áp dụng biện pháp kỹ thuật để đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản điện tử theo quy định của pháp luật và sử dụng mã định danh của cơ quan, tổ chức theo Quyết định số 194/QĐ-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2018 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành danh sách mã định danh các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
Điều 12. Yêu cầu và tạo lập hồ sơ điện tử
1. Yêu cầu tạo lập hồ sơ điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 15 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, căn cứ vào Danh mục hồ sơ trong năm để xác định số, ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan cập nhật vào phần mềm Quản lý văn bản và điều hành theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
Điều 13. Nộp lưu, quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản điện tử
2. Văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị khi lưu trữ phải đáp ứng các điều kiện sau
a) Phải đảm bảo độ tin cậy, tính toàn vẹn và xác thực của thông tin chứa trong văn bản điện tử kể từ khi văn bản điện tử được tạo lập lần đầu.
b) Văn bản điện tử khi phát hành phải được ký số, ở dạng nguyên bản, không bị thay đổi sai lệch theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu được dễ dàng, thuận tiện.
3. Các cơ quan, đơn vị căn cứ vào tính năng trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành đã được triển khai tại cơ quan, đơn vị mình lựa chọn hình thức lưu trữ văn bản điện tử cho phù hợp.
4. Thường xuyên sao lưu văn bản điện tử để đảm bảo an toàn, an ninh thông tin và bảo mật tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 14. Tổng hợp thông tin, tình hình gửi, nhận văn bản điện tử
Các sở, ban, ngành, địa phương tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình gửi nhận văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị mình qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành và định kỳ báo cáo Sở Thông tin và Truyền thông.
Điều 15. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Điều 4, 5, 6 Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (viết tắt là Thông tư số 02/2019/TT- BNV).
2. Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
3. Lưu trữ cơ quan phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi, nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.
4. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định tại Điều 7, 8, 9, 10, 11, 12 Thông tư số 02/2019/TT-BNV.
Điều 16. Các hành vi bị nghiêm cấm trong gửi, nhận văn bản điện tử
1. Cản trở, ngăn cản trái phép hoặc thay đổi quá trình gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
2. Truy nhập, thay đổi, giả mạo, sao chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ văn bản điện tử được trao đổi.
3. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số của người khác để gửi, nhận văn bản điện tử.
4. Lợi dụng việc trao đổi văn bản điện tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật công tác và những thông tin bí mật khác do pháp luật quy định.
5. Tạo hoặc phát tán chương trình phần mềm làm rối loạn, thay đổi, phá hoại hệ thống điều hành hoặc có hành vi phá hoại hạ tầng công nghệ trong gửi, nhận văn bản điện tử.
6. Gửi, nhận văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật.
7. Soạn thảo, lưu trữ các văn bản, tài liệu, số liệu thuộc bí mật nhà nước trên máy tính và thiết bị điện tử có kết nối mạng.
Điều 17. Đảm bảo an toàn thông tin
1. Việc kết nối phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh qua Trục kết nối, liên thông của tỉnh phải được mã hóa, xác thực theo tiêu chuẩn về an toàn thông tin được Bộ Thông tin và Truyền thông quy định.
2. Các cơ quan hành chính nhà nước có trách nhiệm đảm bảo an toàn, an ninh thông tin tại cơ quan, đơn vị mình.
3. Xây dựng quy chế bảo đảm an toàn thông tin của cơ quan mình; cử người phụ trách quản lý an toàn thông tin; kiểm tra định kỳ việc thực hiện các biện pháp bảo đảm cho hệ thống thông tin đáp ứng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin.
Điều 18. Bảo đảm giải pháp kết nối, liên thông
1. Trục kết nối, liên thông của tỉnh đảm bảo việc kết nối, liên thông với phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh qua đường truyền số liệu chuyên dùng và phải bảo đảm kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia.
2. Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước đáp ứng việc gửi, nhận văn bản điện tử qua Trục kết nối, liên thông của tỉnh, sử dụng mã định danh văn bản và định dạng dữ liệu gói tin, phản hồi trạng thái xử lý văn bản theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
3. Thông tin về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phải bảo đảm việc kết nối, liên thông, chia sẻ, công khai, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
4. Thời gian gửi, nhận văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 14 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
Điều 19. Trách nhiệm của các sở, ban, ngành, địa phương
1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, địa phương chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc tổ chức triển khai thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị mình theo Quy chế này.
2. Bảo đảm các điều kiện cần thiết để sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành thống nhất trên toàn tỉnh, đảm bảo kết nối, liên thông phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính nhà nước.
3. Triển khai ứng dụng chữ ký số, chứng thư số nhằm thay thế việc gửi tài liệu, văn bản hành chính dạng bản giấy sang hình thức gửi văn bản điện tử qua mạng theo Quy chế này.
4. Thủ trưởng các sở, ban, ngành, địa phương có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc hàng ngày tại cơ quan, đơn vị mình trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; bảo đảm 100% văn bản đến, đi được xử lý trên phần mềm và sử dụng chữ ký số, chứng thư số trong phát hành văn bản trên môi trường mạng.
5. Cá nhân phụ trách công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tạo Danh mục hồ sơ trong phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, việc nộp lưu, quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử được thực hiện theo Quy chế này.
6. Tăng cường công tác tuyên truyền, quán triệt cán bộ, công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị mình gửi, nhận văn bản điện tử qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
7. Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử tại cơ quan, đơn vị mình.
8. Thông báo kịp thời cho Sở Thông tin và Truyền thông để làm thủ tục cấp mới, gia hạn, thu hồi chứng thư số của thuê bao theo quy định.
9. Theo dõi, giám sát việc thực hiện Quy chế này tại cơ quan, đơn vị mình và báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, năm tình hình thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời gửi về Sở Thông tin và Truyền thông để theo dõi và tổng hợp số liệu.
Điều 20. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
Theo dõi, định kỳ báo cáo lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Chính phủ về tình hình gửi, nhận văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia.
Điều 21. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
1. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện Quy chế này.
2. Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông đưa tiêu chí triển khai việc gửi, nhận văn bản điện tử là một trong các tiêu chí đánh giá Chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ICT Index) của các cơ quan, đơn vị, là cơ sở để xếp hạng chỉ số Cải cách hành chính, bình xét thi đua khen thưởng của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Điều 22. Trách nhiệm của Sở Tài chính
Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí triển khai các dự án về công nghệ thông tin, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và khả năng cân đối ngân sách.
Điều 23. Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành, địa phương triển khai phần mềm Quản lý văn bản và điều hành thống nhất, đồng bộ trên toàn tỉnh.
2. Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đảm bảo giải pháp kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia.
3. Chủ trì hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan hành chính nhà nước sử dụng mã định danh cơ quan, mã định danh văn bản và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản điện tử; phối hợp với các sở, ban, ngành, địa phương bổ sung, cập nhật kịp thời mã định danh cơ quan.
4. Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ kiểm tra, theo dõi, đôn đốc tình hình gửi, nhận văn bản điện tử có tích hợp chữ ký số, chứng thư số của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
5. Phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ cấp phát chữ ký số, chứng thư số cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
6. Hàng năm xây dựng kế hoạch và tổ chức bồi dưỡng, đào tạo về công nghệ thông tin, an toàn thông tin cho các đối tượng lãnh đạo, chuyên viên tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
7. Duy trì, nâng cấp đường truyền số liệu chuyên dùng hoạt động thông suốt, ổn định, đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử.
8. Xây dựng Quy chế đảm bảo an toàn thông tin tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh.
9. Trung tâm Công nghệ thông tin và truyền thông thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm định kỳ sao lưu dữ liệu và thực hiện các giải pháp, biện pháp đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong quá trình thực hiện theo quy định.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung./.