|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH AN GIANG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
81/2019/QĐ-UBND
|
An Giang, ngày
27 tháng 12 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT
SỐ ĐIỀU CỦA QUY CHẾ BAN HÀNH KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH SỐ 50/2018/QĐ-UBND NGÀY 28
THÁNG 11 NĂM 2018 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương
ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch Điện tử ngày 29 tháng
11 năm 2005;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng
6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10
tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng
6 năm 2011 của Chính phủ Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực
tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà
nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24
tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý
tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản
lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và
Truyền thông tại Tờ trình số 118/TTr-STTTT ngày 12 tháng 12 năm 2019.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Sửa đổi, bổ
sung một số điều của Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện
tử giữa các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh An Giang ban hành kèm theo Quyết
định số 50/2018/QĐ-UBND ngày 28 tháng 11 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh như
sau:
1. Sửa đổi,
bổ sung tiêu đề Điều 6 như sau:
“Điều 6. Nguyên tắc và
yêu cầu gửi, nhận và công bố công khai văn bản điện tử”.
2. Bổ
sung Khoản 3 vào Điều 6 như sau:
“3. Công bố, công khai văn bản
chỉ đạo điều hành:
Cổng thông tin điện tử tỉnh
An Giang công bố, công khai văn bản chỉ đạo điều hành các đơn vị liên quan trên
địa bàn tỉnh tại Trang Văn bản chỉ đạo điều hành tỉnh An Giang. Các Sở, Ngành
và UBND huyện, thị xã, thành phố sử dụng liên kết đến Trang thành phần của từng
đơn vị trong Trang Văn bản chỉ đạo điều hành tỉnh An Giang, để công bố, công
khai văn bản chỉ đạo điều hành của đơn vị mình, trên Cổng thông tin điện tử
thành phần.”.
3. Sửa đổi,
bổ sung Điểm b Khoản 1 Điều 9 như sau:
“b) Vào sổ văn bản đến: Văn
thư cơ quan kiểm tra, cập nhật văn bản đến những thông tin cần thiết của văn bản
điện tử theo quy định tại Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng
01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu
điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài
liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức”.
4. Sửa đổi,
bổ sung Điểm d Khoản 2 Điều 9 như sau:
“d) Quy trình xử lý văn bản
đến được thực hiện trên phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị:
- Khi nhận được văn bản đến
trên Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải
quyết; các đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp giải quyết với đơn vị, cá
nhân được giao chủ trì.
- Cá nhân được giao nhiệm vụ
giải quyết văn bản có trách nhiệm xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đến
theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; cập nhật vào Hệ thống trường thông
tin số 2.3 Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của
Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong
công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử
trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
- Lưu đồ quản lý văn bản đến
quy định chi tiết tại Phụ lục I Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện
tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu
điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức”.
5. Sửa đổi,
bổ sung Khoản 1 Điều 10 như sau:
“1. Xử lý văn bản đi: Thực
hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện
tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu
điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.”.
6. Sửa đổi,
bổ sung Khoản 2 Điều 10 như sau:
“2. Phát hành văn bản đi: Thực
hiện theo quy định tại Điều 11 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm
2019 của Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện
tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu
điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức”.
7. Bổ
sung Khoản 3, 4, 5, 6, 7 vào Điều 12 như sau:
“3. Nguyên tắc xây dựng Hệ
thống phần mềm quản lý văn bản:
Theo quy định tại Điều 18
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định
quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các
chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công
việc của các cơ quan, tổ chức.
4. Yêu cầu chung khi thiết kế
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản:
Theo quy định tại Điều 19
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định
quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các
chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý
công việc của các cơ quan, tổ chức.
5. Yêu cầu chức năng của Hệ
thống phần mềm quản lý văn bản:
Theo quy định tại Điều 20
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định
quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các
chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý
công việc của các cơ quan, tổ chức.
6. Yêu cầu về quản trị Hệ thống
phần mềm quản lý văn bản:
Theo quy định tại Điều 21
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định
quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các
chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý
công việc của các cơ quan, tổ chức.
7. Thông tin đầu ra của Hệ
thống phần mềm quản lý văn bản:
Theo quy định tại Điều 22
Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định quy
trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức
năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc
của các cơ quan, tổ chức.”.
8. Sửa đổi,
bổ sung Khoản 1 Điều 16 như sau:
“1. Căn cứ vào Danh mục hồ
sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ
sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo,
ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá
trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục
IV và Trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24
tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý
tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản
lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ
sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt.
Cá nhân được giao nhiệm vụ lập
hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 1.3, 2, 3,
4, 5, 6, 7 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của
Bộ Nội vụ về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong
công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử
trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.”.
9. Sửa đổi,
bổ sung Khoản 2 Điều 16 như sau:
“2. Mã hồ sơ lưu trữ văn bản
đi, văn bản đến, gồm:
a) Mã định danh của cơ quan,
tổ chức lập danh mục hồ sơ:
Mã định danh của cơ quan, tổ
chức được mặc định trong Hệ thống và được quy định tại Quyết định số
1464/QĐ-UBND ngày 22/6/2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Ban hành Danh mục mã định
danh các cơ quan, đơn vị nhà nước tham gia kết nối, trao đổi văn bản điện tử
thông qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản tỉnh An Giang.
b) Năm hình thành hồ sơ: bao
gồm 4 số;
c) Số và ký hiệu hồ sơ.
Năm hình thành hồ sơ, số và
ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được
phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ:
000.00.01.H01.2018.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2018 của Sở Nội vụ.
Trong đó: 000.00.01.H01 là
mã định danh của Sở Nội vụ tỉnh An Giang; 2018 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH
là Số ký hiệu hồ sơ.”.
10. Bổ
sung Khoản 4, 5 vào Điều 16 như sau:
“4. Khi công việc hoàn
thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại
toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật
vào Hệ thống các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về Quy định quy trình
trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng
cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của
các cơ quan, tổ chức.
5. Việc cập nhật mã định
danh của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản
trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9,
10 Phụ lục VI Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ
về Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác
văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá
trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức, được thực hiện bằng chức năng của
Hệ thống.”.
Điều 2. Quyết định
này có hiệu lực kể từ ngày 14 tháng 01 năm 2020.
Điều 3. Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc các
sở, ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố; các
tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Thanh Bình
|