Kế hoạch 63/KH-UBND năm 2021 thực hiện Quyết định 458/QĐ-TTg phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025" do tỉnh Thái Bình ban hành

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03 THÁNG 4 NĂM 2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN "LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020-2025".

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện trên địa bàn tỉnh với những nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, cơ quan, tổ chức trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Yêu cầu

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo đồng thuận trong quá trình thực hiện.

- Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình, kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử; lập, quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Bảo đảm thiết lập Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cho hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị để triển khai đồng bộ tại cơ quan, đơn vị trong tỉnh, bảo đảm tính khả thi, chặt chẽ, tiết kiệm và phù hợp với Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Thái Bình, phiên bản 2.0.

II. MỤC TIÊU

1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử: Ban hành các văn bản quản lý về tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Hoàn thiện Danh mục hồ sơ giúp các cơ quan, đơn vị chủ động trong công tác lập và quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị được tạo lập dưới dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Hoàn thiện chức năng quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Mạng Văn phòng điện tử liên thông của tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử tỉnh được trang bị các giải pháp công nghệ đáp ứng các yêu cầu lưu trữ an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến;

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử tỉnh có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan, đơn vị.

III. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP

1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử

- Các cơ quan, đơn vị tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành văn bản quản lý về lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 458/QĐ-TTG NGÀY 03 THÁNG 4 NĂM 2020 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ VIỆC PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN "LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN 2020-2025".

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”; Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện trên địa bàn tỉnh với những nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, cơ quan, tổ chức trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ.

2. Yêu cầu

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; tận dụng tối đa cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị hiện có phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo đồng thuận trong quá trình thực hiện.

- Hoàn thiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng đầy đủ các quy trình, kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử; lập, quản lý hồ sơ điện tử và các dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Bảo đảm thiết lập Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử cho hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh.

- Xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin, trang thiết bị để triển khai đồng bộ tại cơ quan, đơn vị trong tỉnh, bảo đảm tính khả thi, chặt chẽ, tiết kiệm và phù hợp với Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Thái Bình, phiên bản 2.0.

II. MỤC TIÊU

1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử: Ban hành các văn bản quản lý về tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Hoàn thiện Danh mục hồ sơ giúp các cơ quan, đơn vị chủ động trong công tác lập và quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị được tạo lập dưới dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trên môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác);

- Hoàn thiện chức năng quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Mạng Văn phòng điện tử liên thông của tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử tỉnh được trang bị các giải pháp công nghệ đáp ứng các yêu cầu lưu trữ an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến;

- Bảo đảm Lưu trữ lịch sử tỉnh có tài liệu lưu trữ điện tử được tích hợp vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

4. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan, đơn vị.

III. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP

1. Xây dựng và hoàn thiện văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử

- Các cơ quan, đơn vị tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành văn bản quản lý về lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.

- Hoàn thiện, ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, đơn vị tạo tiền đề để tiến hành lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng.

2. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.

- Hoàn thiện chức năng quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan trên phần mềm Mạng Văn phòng điện tử liên thông của tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

3. Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử. Bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ có tần suất sử dụng cao phục vụ độc giả sử dụng tài liệu trực tuyến.

- Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.

- Triển khai các giải pháp để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Thực hiện lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.

4. Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng: Tiếp tục xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố

- Tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch, đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch để triển khai thực hiện; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện.

- Rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản quản lý về lưu trữ cho phù hợp với các quy định hiện hành.

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.

- Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

- Phối hợp với Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) thực hiện các nhiệm vụ của Kế hoạch đảm bảo có hiệu quả.

2. Sở Nội vụ

- Là đầu mối, phối hợp với các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tổ chức triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện; hàng năm báo cáo kết quả thực hiện và những vấn đề phát sinh về Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Nội vụ theo quy định.

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử, phù hợp với Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Thái Bình phiên bản 2.0, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử, đảm bảo tích hợp với cơ sở dữ liệu của “Đề án số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2016-2020”, triển khai thực hiện năm 2021 -2023.

- Xây dựng và triển khai thực hiện “Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2021 - 2025”. Hoàn thành lộ trình tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước năm 2025.

- Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu và các giải pháp để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Kiểm tra, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trong việc lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị bảo đảm đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, triển khai thực hiện năm 2021 - 2025.

3. Sở Thông tin và Truyền thông

- Hoàn thiện chức năng quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ điện tử trên phần mềm Mạng văn phòng điện tử liên thông của tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và bảo đảm các giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh, hoàn thành năm 2021.

- Phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện công tác khảo sát, đánh giá hiện trạng về hạ tầng kỹ thuật, giải pháp, công nghệ, khả năng kết nối liên thông giữa hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu các ngành, các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh với Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật, phù hợp với Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Thái Bình phiên bản 2.0, triển khai thực hiện năm 2021 - 2023.

- Phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các giải pháp bảo đảm quy trình nghiệp vụ lưu trữ, xác thực, an toàn, an ninh, bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ điện tử.

4. Sở Tài chính: Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cân đối ngân sách địa phương, bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của Kế hoạch trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm của các sở, ban, ngành, huyện, thành phố theo quy định về phân cấp quản lý ngân sách hiện hành.

5. Sở Kế hoạch và Đầu tư: Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ nguồn vốn từ ngân sách để thực hiện các nội dung của Kế hoạch đối với các nhiệm vụ đầu tư công.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc các cơ quan, đơn vị phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết./.