Kế hoạch 469/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử năm 2021 do tỉnh Lâm Đồng ban hành

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; UBND tỉnh Lâm Đồng ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 trên địa bàn tỉnh như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Thống nhất quản lý và tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo nhiệm vụ năm 2021 và những năm tiếp theo.

2. Đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức văn thư, lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng của xã hội.

II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử và mở các lớp tập huấn nghiệp vụ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp rà soát các văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính) điều chỉnh, bổ sung, ban hành mới hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung, ban hành văn bản mới về quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định mới của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Các cơ quan, đơn vị căn cứ quy định hiện hành của cấp có thẩm quyền để thực hiện rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp, kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.

- Rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi về Sở Nội vụ trước ngày 10/3/2021.

- Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tập trung vào các nội dung sau:

- Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Hoạt động lưu trữ: chỉnh lý, bảo quản, và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu, tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

đ) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ Lịch sử tỉnh

a) Lưu trữ cơ quan

- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chỉnh lý theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ NĂM 2021

Thực hiện Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18/12/2020 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021; UBND tỉnh Lâm Đồng ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 trên địa bàn tỉnh như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Thống nhất quản lý và tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử theo nhiệm vụ năm 2021 và những năm tiếp theo.

2. Đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức văn thư, lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhiệm vụ công tác của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng của xã hội.

II. QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO NHIỆM VỤ THƯỜNG XUYÊN

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ

a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử và mở các lớp tập huấn nghiệp vụ.

b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

- Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp rà soát các văn bản đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính) điều chỉnh, bổ sung, ban hành mới hoặc đề xuất cấp có thẩm quyền điều chỉnh, bổ sung, ban hành văn bản mới về quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định mới của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ Nội vụ.

- Các cơ quan, đơn vị căn cứ quy định hiện hành của cấp có thẩm quyền để thực hiện rà soát những văn bản đã ban hành không còn phù hợp, kịp thời sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan; danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

c) Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

- Sắp xếp tổ chức bộ máy và bố trí công chức, viên chức đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; đảm bảo công chức, viên chức đáp ứng tiêu chuẩn ngạch, chức danh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung vào các nội dung: soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; lập, nộp lưu và quản lý hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử; sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư, số hóa tài liệu lưu trữ.

- Rà soát, đánh giá thực trạng, tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng, nâng ngạch, thăng hạng theo tiêu chuẩn công chức văn thư, chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ gửi về Sở Nội vụ trước ngày 10/3/2021.

- Thực hiện các chế độ chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

d) Kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tập trung vào các nội dung sau:

- Công tác văn thư: soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật, phần mềm Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Hoạt động lưu trữ: chỉnh lý, bảo quản, và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu, tạo lập và quản lý dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

đ) Nghiên cứu, đề xuất và triển khai thực hiện các đề án, đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ Lịch sử tỉnh

a) Lưu trữ cơ quan

- Hướng dẫn công chức, viên chức lập hồ sơ công việc và thực hiện kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chỉnh lý theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

- Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

b) Lưu trữ Lịch sử

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 8283/KH-UBND ngày 08/02/2017 của UBND tỉnh về việc thu thập tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018-2022 và Kế hoạch số 4931/KH-UBND ngày 03/6/2020 của UBND tỉnh về việc thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị bổ sung nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2020-2021.

- Xây dựng lộ trình thực hiện các kế hoạch, đề án nâng cấp phông, tu bổ - phục chế tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ và sưu tầm tài liệu lưu trữ.

- Công bố, giới thiệu về tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức: Trưng bày, triển lãm, viết bài, xuất bản sách giới thiệu tài liệu lưu trữ... trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.

- Tiếp tục thực hiện khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quyết định số 507/QĐ-UBND ngày 17/3/2020 của UBND tỉnh ban hành quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng và Quyết định số 2475/QĐ-UBND ngày 08/11/2016 của UBND tỉnh về việc công bố thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ.

- Tiếp tục thực hiện việc rà soát, đánh giá, xác định lại giá trị tài liệu trong kho Lưu trữ lịch sử.

3. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ

- Các cơ quan, tổ chức bố trí kinh phí cho công tác văn thư và hoạt động lưu trữ theo Điều 39 Luật lưu trữ.

- Tiếp tục thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của tỉnh Lâm Đồng theo Quyết định số 1885/QĐ-UBND ngày 20/9/2018 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các huyện, thành phố thuộc tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2018-2022.

- Thực hiện Đề án lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng giai đoạn 2020-2025 theo Kế hoạch số 4534/KH-UBND ngày 19/5/2020 của UBND tỉnh; chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ bó gói, tồn đọng, tích đống hình thành theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

III. NHIỆM VỤ TRONG TÂM NĂM 2021

1. Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

3. Xây dựng, hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị đảm bảo thực hiện nhiệm vụ lưu trữ; tổ chức sử dụng hồ sơ điện tử trên hệ thống và giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất nộp lưu hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.

4. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Kế hoạch số 4534/KH-UBND ngày 19/5/2020 của UBND tỉnh.

5. Các cơ quan, đơn vị phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ bó gói, tồn đọng, tích đống theo yêu cầu của Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ. Hồ sơ, tài liệu sau chỉnh lý phải đảm bảo chất lượng, phục vụ tốt cho công tác khai thác tại Lưu trữ cơ quan và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

6. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, Chính phủ số.

7. Tiếp tục thực hiện lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và chuẩn bị tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 8283/KH-UBND ngày 08/02/2017 và Kế hoạch số 4931/KH-UBND ngày 03/6/2020 của UBND tỉnh.

8. Thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng trên địa bàn tỉnh.

a) Sở Nội vụ tiếp tục triển khai thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo Quyết định số 1885/QĐ-UBND ngày 20/9/2018 của UBND tỉnh.

b) Các cơ quan, tổ chức được phê duyệt trong Đề án thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng có trách nhiệm phối hợp Sở Nội vụ thực hiện Đề án theo quy định.

c) Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Lâm Đồng theo Quyết định số 872/QĐ-UBND ngày 19/5/2020 của UBND tỉnh chưa thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng khẩn trương xây dựng kế hoạch; bố trí nhân lực chỉnh lý tài liệu lưu trữ để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo Kế hoạch số 8283/KH-UBND ngày 08/02/2017 và Kế hoạch số 4931/KH-UBND ngày 03/6/2020 của UBND tỉnh.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc/Thủ trưởng các sở, ban, ngành và Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm triển khai thực hiện nội dung kế hoạch này.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thành phố triển khai thực hiện nội dung tại kế hoạch này. Định kỳ hàng năm (hoặc đột xuất khi có yêu cầu) tổng hợp báo cáo UBND tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tình hình, kết quả thực hiện./.