Kế hoạch 416/KH-UBND về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 do tỉnh Bến Tre ban hành

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Căn cứ nội dung Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bến Tre xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước, tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu và công chức, viên chức trong việc lập, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, góp phần quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị.

3. Từng bước hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice đảm bảo quy định của pháp luật trong soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản điện tử; tạo lập và quản lý hồ sơ điện tử trong môi trường mạng.

4. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố căn cứ kế hoạch tổ chức triển khai, thực hiện có hiệu quả; đưa nội dung thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ thành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xét thi đua, khen thưởng cuối năm đối với cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ đến cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

b) Công tác tổ chức nhân sự và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị tiếp tục bố trí người làm văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh nghề nghiệp tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV, Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ; trường hợp thay đổi, bố trí người trái chuyên ngành thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định. Thực hiện tốt các chế độ, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho người làm văn thư, lưu trữ đúng quy định hiện hành;

- Tiếp tục tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ theo chuyên đề: soạn thảo văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử trong môi trường mạng, chỉnh lý tài liệu tích đống, xác định giá trị tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ,...;

- Rà soát, đánh giá thực trạng đội ngũ làm văn thư, lưu trữ; tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng phục vụ cho công tác tập huấn nghiệp vụ và thi thăng hạng;

- Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tiếp tục ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, quy định về tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ; hướng dẫn chọn lọc tài liệu để số hóa,...;

- Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2021; chậm nhất cuối tháng 01 phải cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice phục vụ cho việc lập hồ sơ hiện hành đối với văn bản bằng giấy và văn bản điện tử.

d) Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Quản lý tài liệu

a) Tại văn thư, lưu trữ cơ quan

- Đăng ký, lưu văn bản đi bằng giấy và văn bản điện tử đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ;

- Bố trí diện tích nhất định làm kho bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức thu tài liệu từ các phòng, bộ phận chuyên môn; tiêu hủy tài liệu loại đúng quy định; chủ động giải quyết tài liệu tích đống theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017;

- Khảo sát, lập kế hoạch số hóa đối với tài liệu lưu trữ: có nguy cơ hư hỏng, có tần suất sử dụng cao; có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

b) Tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

KẾ HOẠCH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2021

Căn cứ nội dung Công văn số 6679/BNV-VTLTNN ngày 18 tháng 12 năm 2020 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bến Tre xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Tiếp tục nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nhà nước, tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

2. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu và công chức, viên chức trong việc lập, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, góp phần quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị.

3. Từng bước hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice đảm bảo quy định của pháp luật trong soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản điện tử; tạo lập và quản lý hồ sơ điện tử trong môi trường mạng.

4. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố căn cứ kế hoạch tổ chức triển khai, thực hiện có hiệu quả; đưa nội dung thực hiện các quy định về văn thư, lưu trữ thành tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và xét thi đua, khen thưởng cuối năm đối với cơ quan, đơn vị và công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý.

II. NỘI DUNG

1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ

Tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ đến cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

b) Công tác tổ chức nhân sự và quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị tiếp tục bố trí người làm văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh nghề nghiệp tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV, Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ; trường hợp thay đổi, bố trí người trái chuyên ngành thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo quy định. Thực hiện tốt các chế độ, phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho người làm văn thư, lưu trữ đúng quy định hiện hành;

- Tiếp tục tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ theo chuyên đề: soạn thảo văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử trong môi trường mạng, chỉnh lý tài liệu tích đống, xác định giá trị tài liệu, số hóa tài liệu lưu trữ,...;

- Rà soát, đánh giá thực trạng đội ngũ làm văn thư, lưu trữ; tổng hợp nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng phục vụ cho công tác tập huấn nghiệp vụ và thi thăng hạng;

- Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.

c) Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về văn thư, lưu trữ

- Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tiếp tục ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, quy định về tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ; hướng dẫn chọn lọc tài liệu để số hóa,...;

- Ban hành Danh mục hồ sơ năm 2021; chậm nhất cuối tháng 01 phải cập nhật vào Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice phục vụ cho việc lập hồ sơ hiện hành đối với văn bản bằng giấy và văn bản điện tử.

d) Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý.

2. Quản lý tài liệu

a) Tại văn thư, lưu trữ cơ quan

- Đăng ký, lưu văn bản đi bằng giấy và văn bản điện tử đúng theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ;

- Bố trí diện tích nhất định làm kho bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức thu tài liệu từ các phòng, bộ phận chuyên môn; tiêu hủy tài liệu loại đúng quy định; chủ động giải quyết tài liệu tích đống theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017;

- Khảo sát, lập kế hoạch số hóa đối với tài liệu lưu trữ: có nguy cơ hư hỏng, có tần suất sử dụng cao; có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

b) Tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

- Tiếp tục tổ chức thu tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu quá hạn và đến hạn vào Lưu trữ lịch sử;

- Hướng dẫn, chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan, đơn vị (khi có yêu cầu);

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện việc thống kê, xác định lại giá trị tài liệu và tổ chức tiêu hủy tài liệu đã hết hạn bảo quản tại Lưu trữ lịch sử;

- Số hóa tài liệu lưu trữ và tích hợp dữ liệu theo Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ;

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ qua các hình thức khai thác: chứng thực, trả lời theo thư yêu cầu; công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên báo, đài, cổng thông tin điện tử; phối hợp với cơ quan chức năng tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ (khi có điều kiện).

3. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ

- Tiếp tục hoàn thiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice nhằm đảm bảo quy định của pháp luật hiện hành.

- Cải tiến quy trình văn thư, lưu trữ của cơ quan theo quy định của pháp luật khi áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn thư, lưu trữ.

4. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Cơ quan, đơn vị bố trí kinh phí mua sắm giá, hộp, bìa hồ sơ bảo quản và chỉnh lý tài liệu tích đống trong nguồn chi thường xuyên theo Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

- Tham mưu UBND tỉnh và chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai, theo dõi, báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch này;

- Tổ chức kiểm tra công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ tối thiểu 04 huyện; thanh tra nghiệp vụ văn thư lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn chuyên đề về sử dụng chữ ký số, quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử đối với 100% sở, ban, ngành tỉnh có sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice;

- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Viễn Thông Bến Tre hoàn thiện tính năng văn thư điện tử đã có theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; phát triển tính năng “Lưu trữ điện tử” trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Vnpt-iOffice theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 đến cuối năm 2021 đưa vào khai thác.

2. Các sở, ban, ngành tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp huyện

a) Xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hoặc bổ sung vào chương trình công tác năm 2021 phù hợp với tình hình thực tế và tổ chức triển khai đến các đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý.

b) Căn cứ nhu cầu thực tiễn, tiếp tục mở các lớp tập huấn văn thư, lưu trữ theo chuyên đề đã nêu tại tiết thứ 2 điểm b khoản 1 Mục II của Kế hoạch này.

c) Tập trung chỉ đạo quyết liệt việc sử dụng chữ ký số, số hóa toàn bộ văn bản đến bằng giấy đúng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; tổ chức lập hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử khi giải quyết công việc của cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý. Đồng thời, có giải pháp hành chính bắt buộc phải thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đơn vị.

d) Chủ động nguồn kinh phí thường xuyên, tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tích đống để nộp vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Riêng 02 huyện chưa chỉnh lý tài liệu cần khẩn trương lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu của Hội đồng nhân dân, UBND huyện và những cơ quan có thay đổi về tổ chức năm 2008.

đ) Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố tổ chức kiểm tra tối thiểu 50% cơ quan chuyên môn cấp huyện và 05 xã, phường, thị trấn.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Ủy ban nhân dân tỉnh đề nghị Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực hiện./.