Kế hoạch 3385/KH-UBND năm 2020 về thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2020-2025”

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN GIAI ĐOẠN 2020-2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025".

Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2020-2025”(sau đây gọi tắt là Đề án), cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tuyên truyền, phổ biến quán triệt đến các cấp, các ngành chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, gắn với xây dựng chính quyền điện tử. Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ theo đúng tiến độ, nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án.

b) Hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc tại cơ quan, đơn vị, địa phương được tạo lập ở dạng điện tử và được quản lý thống nhất, ứng dụng công nghệ thông tin, cải thiện điều kiện tiếp cận thông tin về pháp luật, giúp người dân và cán bộ sử dụng, khai thác một cách thuận lợi tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên, có trọng tâm, trọng điểm.

c) Kế thừa thành quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước; giúp cho việc tra tìm khai thác tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tiết kiệm chi phí nguồn lực của nhà nước và xã hội.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, trách nhiệm của cá nhân, các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh.

b) Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan trong quá trình triển khai thực hiện Đề án; chuẩn bị cơ sở vật chất (nhân lực, nguồn lực) để đáp ứng việc xây dựng, triển khai Đề án.

c) Đảm bảo tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo sự đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện Đề án.

II. NỘI DUNG

1. Mục tiêu tổng quát

a) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể và các chỉ tiêu

(Mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu thực hiện theo Phụ lục đính kèm)

3. Nhiệm vụ và giải pháp

a) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;

- Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng theo quy định của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thuộc nguồn nộp lưu;

- Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử;

- Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đáp ứng theo quy định của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

- Xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên cơ sở tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị;

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN GIAI ĐOẠN 2020-2025”

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án "Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025".

Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2020-2025”(sau đây gọi tắt là Đề án), cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

a) Tuyên truyền, phổ biến quán triệt đến các cấp, các ngành chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, gắn với xây dựng chính quyền điện tử. Tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra tại Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ theo đúng tiến độ, nhằm từng bước đạt được các mục tiêu của Đề án.

b) Hồ sơ, tài liệu giải quyết công việc tại cơ quan, đơn vị, địa phương được tạo lập ở dạng điện tử và được quản lý thống nhất, ứng dụng công nghệ thông tin, cải thiện điều kiện tiếp cận thông tin về pháp luật, giúp người dân và cán bộ sử dụng, khai thác một cách thuận lợi tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, thường xuyên, có trọng tâm, trọng điểm.

c) Kế thừa thành quả đạt được, khắc phục hạn chế, tồn tại của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay; bảo đảm thống nhất, đồng bộ, tiết kiệm, hiệu quả và phát huy mọi nguồn lực của xã hội. Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước; giúp cho việc tra tìm khai thác tài liệu được nhanh chóng, thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; tiết kiệm chi phí nguồn lực của nhà nước và xã hội.

2. Yêu cầu

a) Xác định vai trò, trách nhiệm của cá nhân, các cơ quan, đơn vị, địa phương trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và thực hiện Đề án trên địa bàn tỉnh.

b) Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan trong quá trình triển khai thực hiện Đề án; chuẩn bị cơ sở vật chất (nhân lực, nguồn lực) để đáp ứng việc xây dựng, triển khai Đề án.

c) Đảm bảo tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của địa phương, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị và nhu cầu xã hội để tạo sự đồng thuận trong quá trình triển khai thực hiện Đề án.

II. NỘI DUNG

1. Mục tiêu tổng quát

a) Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

b) Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể và các chỉ tiêu

(Mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu thực hiện theo Phụ lục đính kèm)

3. Nhiệm vụ và giải pháp

a) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;

- Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng theo quy định của pháp luật và bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử thuộc nguồn nộp lưu;

- Triển khai thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử

- Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử;

- Bảo đảm Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đáp ứng theo quy định của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử;

- Xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên cơ sở tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử từ Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị;

- Triển khai các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu;

- Lưu trữ lịch sử thực hiện nhiệm vụ số hóa và tích hợp dữ liệu theo lộ trình kế hoạch đề ra.

c) Hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương theo lộ trình phù hợp.

d) Bảo đảm công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại Lưu trữ lịch sử phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến.

đ) Thực hiện các giải pháp về tổ chức bộ máy, công nghệ và đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

- Kiện toàn tổ chức bộ máy và nâng cao năng lực của các cơ quan quản lý nhà nước, đơn vị sự nghiệp ngành lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương;

- Xây dựng mô hình kiến trúc tổng thể, kiến trúc nghiệp vụ, kiến trúc dữ liệu của Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, khả năng kết nối cao, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế, hiện đại, phù hợp với mô hình Chính phủ điện tử;

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan nhà nước.

4. Kinh phí

a) Nguồn kinh phí thực hiện Đề án từ nguồn ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.

b) Các cơ quan, đơn vị, địa phương bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ của Đề án trong dự toán ngân sách hàng năm được Ủy ban nhân dân tỉnh cấp.

c) Khuyến khích việc huy động kinh phí ngoài ngân sách theo quy định của pháp luật.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ

a) Cơ quan đầu mối triển khai, đôn đốc, giám sát quá trình thực hiện Kế hoạch; hàng năm tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ Nội vụ theo quy định.

b) Xây dựng kế hoạch lưu trữ điện tử phù hợp với mô hình, cơ cấu tổ chức, bộ máy phù hợp với đặc thù chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ điện tử theo lộ trình tại Kế hoạch này, hoàn thành năm 2021.

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị xây dựng tiêu chuẩn vị trí việc làm bộ máy quản lý nhà nước ngành lưu trữ; đơn vị sự nghiệp lưu trữ; bộ phận văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương đáp ứng yêu cầu thực hiện nghiệp vụ lưu trữ điện tử, hoàn thành năm 2022.

d) Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác lưu trữ và công chức, viên chức nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực hiện công tác về lưu trữ điện tử và đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm, hoàn thành năm 2024.

đ) Rà soát, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại cơ quan, đơn vị, địa phương bảo đảm đáp ứng theo quy định của pháp luật, hoàn thành năm 2020.

e) Thực hiện báo cáo việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, tổ chức sơ kết, tổng kết và báo cáo cấp trên theo quy định.

h) Triển khai công tác tuyên truyền về lưu trữ điện tử.

2. Sở Thông tin và Truyền thông

a) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai thực hiện phần mềm “Mở rộng Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc với chức năng Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử”, hoàn thành trong năm 2020.

b) Đảm bảo an toàn thông tin trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

c) Đảm bảo duy trì Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hoạt động ổn định; định kỳ sao lưu văn bản điện tử và bảo đảm an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.

d) Đầu tư hệ thống lưu trữ điện tử (hạ tầng trang thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ điện tử) để đảm bảo việc lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử.

đ) Đầu tư kinh phí số hóa tài liệu lưu trữ giấy để đưa vào lưu trữ điện tử.

e) Tập huấn, đào tạo về lưu trữ điện tử đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương.

3. Sở Kế hoạch và Đầu tư

a) Thẩm định trình Ủy ban nhân dân tỉnh phân bố kinh phí từ ngân sách của tỉnh để thực hiện kế hoạch quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh sử dụng vốn đầu tư công trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm.

b) Rà soát các dự án đầu tư về công nghệ, cơ sở hạ tầng của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong quá trình triển khai thực hiện Đề án, bảo đảm không bị chồng chéo nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử giữa các dự án được phê duyệt hàng năm.

4. Sở Tài chính

Cân đối ngân sách nhà nước hàng năm, tổng hợp trình Ủy ban nhân dân tỉnh bố trí kinh phí thực hiện các nhiệm vụ có tính chất thường xuyên của Đề án, lồng ghép với các Đề án khác có liên quan trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm của các cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy định về phân cấp quản lý ngân sách nhà nước.

5. Công an tỉnh

Công an tỉnh chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng các giải pháp an ninh và bảo mật Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa địa bàn tỉnh.

Trên đây là Kế hoạch triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Ninh Thuận giai đoạn 2020-2025”; đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện theo quy định.

Trong quá trình triển khai thực hiện nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc; đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để được xem xét, giải quyết./.

PHỤ LỤC

CÁC MỤC TIÊU CỤ THỂ VÀ CHỈ TIÊU THỰC HIỆN KẾ HOẠCH ĐỀ ÁN “LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH NINH THUẬN GIAI ĐOẠN 2020-2025”
(Kèm theo Kế hoạch số 3385/KH-UBND ngày 22 tháng 9 năm 2020 của Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Thuận)