Kế hoạch 2402/KH-SNV năm 2019 về kiểm tra tiến độ thực hiện, tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

KẾ HOẠCH

KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN, TỔ CHỨC HỘI NGHỊ SƠ KẾT GIAI ĐOẠN 1 CỦA KẾ HOẠCH TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG, XÃ, THỊ TRẤN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc phê duyệt Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; Kế hoạch số 3609/KH-SNV ngày 25 tháng 9 năm 2018 của Sở Nội vụ về tổ chức thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND và Kế hoạch số 1067/KH-SNV ngày 26 tháng 3 năm 2019 của Sở Nội vụ về Kế hoạch tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giai đoạn 1 - Năm 2019 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố, Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch kiểm tra tiến độ thực hiện và tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

Tổ chức thực hiện các nội dung, nhiệm vụ tại Quyết định số 3731/QĐ- UBND; Công văn số 4262/SNV-CCVLT ngày 08 tháng 11 năm 2018 của Sở Nội vụ về việc thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã, thị trấn; Kế hoạch số 3609/KH-SNV và Kế hoạch số 1067/KH-SNV.

II. KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN GIAI ĐOẠN 1

1. Đối tượng kiểm tra

a) UBND phường, xã, thị trấn đã được UBND quận, huyện chọn để tổ chức thực hiện giai đoạn 1 theo Quyết định số 3731/QĐ-UBND.

b) UBND quận, huyện chưa có kế hoạch thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND.

2. Nội dung và thời gian kiểm tra

a) Nội dung kiểm tra

- Công tác quản lý, chỉ đạo: Chỉ đạo xây dựng kế hoạch, phân công, triển khai và tổ chức thực hiện.

- Tiến độ, kết quả thực hiện công việc:

+ Bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư xây dựng phòng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường, xã, thị trấn (phòng, kho có diện tích tối thiểu là 20m²).

+ Bố trí nhân sự có trình độ nghiệp vụ chuyên môn để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ.

+ Ban hành các văn bản: Quy chế, Quy định, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn.

+ Tổ chức tuyên truyền, triển khai, quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, công chức tại UBND phường, xã, thị trấn: về quản lý, xử lý văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; soạn thảo, ban hành văn bản; về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; về sử dụng tài liệu lưu trữ,...

+ Xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định. Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: Trang bị phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ.

+ Nghiệp vụ văn thư: Công tác quản lý văn bản đi, đến; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong lĩnh vực văn thư.

+ Nghiệp vụ lưu trữ: Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu và quản lý tập trung tại bộ phận lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

b) Thời gian kiểm tra

- Thời gian: Từ tháng 9 năm 2019 đến tháng 10 năm 2019 (thời gian cụ thể sẽ có Thông báo của Chi cục văn thư - Lưu trữ).

- Địa điểm cơ quan được kiểm tra (theo Phụ lục đính kèm):

+ Tại UBND phường, xã, thị trấn (đối với UBND quận, huyện đã ban hành Kế hoạch chọn UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1).

+ Tại UBND quận, huyện (đối với UBND quận, huyện chưa ban hành Kế hoạch chọn UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1).

c) Thành phần tham dự kiểm tra

- Đoàn kiểm tra:

KẾ HOẠCH

KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN, TỔ CHỨC HỘI NGHỊ SƠ KẾT GIAI ĐOẠN 1 CỦA KẾ HOẠCH TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG, XÃ, THỊ TRẤN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc phê duyệt Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; Kế hoạch số 3609/KH-SNV ngày 25 tháng 9 năm 2018 của Sở Nội vụ về tổ chức thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND và Kế hoạch số 1067/KH-SNV ngày 26 tháng 3 năm 2019 của Sở Nội vụ về Kế hoạch tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giai đoạn 1 - Năm 2019 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố, Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch kiểm tra tiến độ thực hiện và tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1 như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

Tổ chức thực hiện các nội dung, nhiệm vụ tại Quyết định số 3731/QĐ- UBND; Công văn số 4262/SNV-CCVLT ngày 08 tháng 11 năm 2018 của Sở Nội vụ về việc thực hiện Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân (UBND) phường, xã, thị trấn; Kế hoạch số 3609/KH-SNV và Kế hoạch số 1067/KH-SNV.

II. KIỂM TRA TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN GIAI ĐOẠN 1

1. Đối tượng kiểm tra

a) UBND phường, xã, thị trấn đã được UBND quận, huyện chọn để tổ chức thực hiện giai đoạn 1 theo Quyết định số 3731/QĐ-UBND.

b) UBND quận, huyện chưa có kế hoạch thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND.

2. Nội dung và thời gian kiểm tra

a) Nội dung kiểm tra

- Công tác quản lý, chỉ đạo: Chỉ đạo xây dựng kế hoạch, phân công, triển khai và tổ chức thực hiện.

- Tiến độ, kết quả thực hiện công việc:

+ Bố trí, sửa chữa, nâng cấp, đầu tư xây dựng phòng, kho lưu trữ có diện tích phù hợp để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường, xã, thị trấn (phòng, kho có diện tích tối thiểu là 20m²).

+ Bố trí nhân sự có trình độ nghiệp vụ chuyên môn để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ.

+ Ban hành các văn bản: Quy chế, Quy định, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn.

+ Tổ chức tuyên truyền, triển khai, quán triệt, tập huấn nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, công chức tại UBND phường, xã, thị trấn: về quản lý, xử lý văn bản; về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; soạn thảo, ban hành văn bản; về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; về sử dụng tài liệu lưu trữ,...

+ Xây dựng kế hoạch và thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ, xác định giá trị, tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định. Mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ.

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: Trang bị phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ.

+ Nghiệp vụ văn thư: Công tác quản lý văn bản đi, đến; rà soát, kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong lĩnh vực văn thư.

+ Nghiệp vụ lưu trữ: Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu và quản lý tập trung tại bộ phận lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

b) Thời gian kiểm tra

- Thời gian: Từ tháng 9 năm 2019 đến tháng 10 năm 2019 (thời gian cụ thể sẽ có Thông báo của Chi cục văn thư - Lưu trữ).

- Địa điểm cơ quan được kiểm tra (theo Phụ lục đính kèm):

+ Tại UBND phường, xã, thị trấn (đối với UBND quận, huyện đã ban hành Kế hoạch chọn UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1).

+ Tại UBND quận, huyện (đối với UBND quận, huyện chưa ban hành Kế hoạch chọn UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1).

c) Thành phần tham dự kiểm tra

- Đoàn kiểm tra:

Gồm các thành viên Tổ công tác theo Quyết định số 4122/QĐ-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố.

- Thành phần cơ quan được kiểm tra:

+ Đối với UBND quận, huyện đã ban hành Kế hoạch chọn UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1, gồm: Đại diện lãnh đạo UBND phường, xã, thị trấn; cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường, xã, thị trấn; Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ và công chức quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ.

Trường hợp quận, huyện có 02 UBND phường, xã, thị trấn thí điểm trở lên, mời đại diện lãnh đạo UBND phường, xã, thị trấn và cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ đến UBND phường, xã, thị trấn có Đoàn kiểm tra đến cùng tham dự kiểm tra.

+ Đối với UBND quận, huyện chưa ban hành Kế hoạch thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND, gồm: Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ và công chức quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ; đại diện lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và đại diện lãnh đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch quận, huyện.

d) Trình tự và cách thức kiểm tra

Đoàn kiểm tra thực hiện kiểm tra theo trình tự như sau:

- Nghe UBND phường, xã, thị trấn báo cáo tiến độ tổ chức thực hiện; những khó khăn, vướng mắc và đề xuất kiến nghị; ý kiến của Phòng Nội vụ.

- Kiểm tra thực tế việc tổ chức thực hiện.

- Họp trao đổi, góp ý, hướng dẫn các nội dung còn vướng mắc.

- Kết luận của Trưởng Đoàn kiểm tra và lập biên bản kiểm tra.

d) Báo cáo phục vụ kiểm tra

- Phòng Nội vụ quận, huyện tổng hợp, báo cáo tiến độ UBND phường, xã, thị trấn thực hiện giai đoạn 1 gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ trước ngày 31 tháng 7 năm 2019 để phục vụ công tác kiểm tra.

- Bố trí địa điểm, phân công cán bộ, công chức liên hệ, hợp tác, phối hợp để Đoàn kiểm tra hoàn thành nhiệm vụ.

III. TỔ CHỨC HỘI NGHỊ SƠ KẾT GIAI ĐOẠN 1

1. Nội dung Hội nghị

a) Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện giai đoạn 1 của quận, huyện; những khó khăn, vướng mắc và đề xuất, kiến nghị.

b) Báo cáo tham luận của quận, huyện thực hiện tốt giai đoạn 1.

c) Quận, huyện; UBND phường, xã, thị trấn báo cáo những khó khăn, vướng mắc và đề xuất kiến nghị.

2. Thành phần tham dự và khách mời: dự kiến khoảng 80 người.

a) Lãnh đạo Sở Nội vụ.

b) Đại diện Lãnh đạo Sở Tài chính.

c) Đại diện lãnh đạo Phòng Nội vụ, Phòng Tài chính - Kế hoạch quận, huyện và cán bộ phụ trách quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ quận, huyện.

3. Tài liệu Hội nghị

a) Kế hoạch số 3609/KH-SNV ngày 25 tháng 9 năm 2018 của Sở Nội vụ về tổ chức thực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND và Kế hoạch số 1067/KH-SNV ngày 26 tháng 3 năm 2019 của Sở Nội vụ về Kế hoạch tổ chức thực hiện các nhiệm vụ giai đoạn 1 - Năm 2019 của Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố.

b) Báo cáo tổng hợp tiến độ thực hiện giai đoạn 1 của quận, huyện; những khó khăn, vướng mắc và đề xuất, kiến nghị; báo cáo tham luận.

4. Thời gian và địa điểm

a) Thời gian: Tháng 11 năm 2019.

b) Địa điểm: Hội trường UBND Quận 10.

c) Chủ trì Hội nghị: Giám đốc Sở Nội vụ.

5. Kinh phí tổ chức Hội nghị

Trong kinh phí hoạt động Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh năm 2019 cấp cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Văn Phòng Sở Nội vụ

Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu văn bản mời quận, huyện tham dự Hội nghị, tổ chức Hội nghị sơ kết.

2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ

a) Liên hệ UBND phường, xã, thị trấn và Phòng Nội vụ quận, huyện chuẩn bị công tác kiểm tra. Lập hồ sơ kiểm tra, ghi Biên bản và tham mưu thông báo kết quả kiểm tra cho UBND phường, xã, thị trấn và UBND quận, huyện. Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra và đề xuất, kiến nghị trình Lãnh đạo Sở Nội vụ.

b) Liên hệ với các cơ quan liên quan để thuê Hội trường, phòng Hội nghị, nước uống...

c) Chuẩn bị nội dung, in ấn tài liệu phục vụ Hội nghị.

d) Báo cáo lãnh đạo Sở Nội vụ về kết quả tổ chức Hội nghị.

Trên đây là Kế hoạch kiểm tra việc thực hiện và tổ chức Hội nghị sơ kết giai đoạn 1 Kế hoạch tăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị trấn của Sở Nội vụ./.

PHỤ LỤC

(Kèm theo Kế hoạch số 2402/KH-SNV ngày 26 tháng 6 năm 2019 của Sở Nội vụ)