Hướng dẫn 15-HD/VPTW năm 2016 về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội, phường, thị trấn do Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương ban hành
| Số hiệu | 15-HD/VPTW |
| Ngày ban hành | 14/12/2016 |
| Ngày có hiệu lực | 14/12/2016 |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan ban hành | Văn phòng Ban Chấp hành Trung ương |
| Người ký | Bùi Văn Thạch |
| Lĩnh vực | Bộ máy hành chính |
|
BAN CHẤP HÀNH
TRUNG ƯƠNG |
ĐẢNG CỘNG SẢN
VIỆT NAM |
|
Số: 15-HD/VPTW |
Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016 |
Thực hiện Điều 14 của Luật Lưu trữ và Điều 15 Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06-12-2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn về việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã) như sau:
1- Phạm vi và đối tượng áp dụng
Văn bản này hướng dẫn về nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã.
2- Giải thích từ ngữ
- “Các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã” bao gồm: Đảng ủy cấp xã; các ban tham mưu, giúp việc đảng ủy cấp xã (ủy ban kiểm tra, ban tổ chức, ban tuyên giáo, ban dân vận, văn phòng đảng ủy cấp xã); Mặt trận Tổ quốc cấp xã, hội liên hiệp phụ nữ cấp xã, hội nông dân cấp xã, hội cựu chiến binh cấp xã, đoàn thanh niên cấp xã.
- “Tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã” là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của đảng ủy cấp xã, các ban tham mưu, giúp việc đảng ủy cấp xã, Mặt trận Tổ quốc cấp xã, hội liên hiệp phụ nữ cấp xã, hội nông dân cấp xã, hội cựu chiến binh cấp xã, đoàn thanh niên cấp xã qua các thời kỳ lịch sử.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
- “Quản lý tài liệu lưu trữ” bao gồm việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
3- Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã được lựa chọn và quản lý tập trung tại văn phòng đảng ủy cấp xã1.
4- Trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ
- Bí thư đảng ủy cấp xã chịu trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của đảng ủy và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã; chỉ đạo việc thực hiện các quy định của Đảng về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương.
- Cán bộ được giao làm công tác lưu trữ tại văn phòng đảng ủy cấp xã có trách nhiệm giúp bí thư đảng ủy cấp xã thực hiện các nhiệm vụ sau: Hướng dẫn cán bộ, công chức đảng ủy và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào văn phòng đảng ủy cấp xã; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp; tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách ở đảng ủy cấp xã và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào văn phòng đảng ủy cấp xã theo quy định.
1- Thu thập hồ sơ, tài liệu vào văn phòng đảng ủy cấp xã
1.1- Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào văn phòng đảng ủy cấp xã
- Hồ sơ đại hội đảng bộ cấp xã: Trong thời hạn 1 tháng kể từ khi đại hội kết thúc.
- Quý I hằng năm, các bộ phận, cá nhân thuộc đảng ủy cấp xã giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ đã giải quyết xong của năm trước vào văn phòng đảng ủy cấp xã. Riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì giao nộp vào lưu trữ văn phòng đảng ủy cấp xã trong thời hạn 3 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán. Trường hợp bộ phận, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu theo quy định để phục vụ công việc phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ văn phòng đảng ủy cấp xã. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của bộ phận, cá nhân không quá 2 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
- Các đảng ủy bộ phận (nếu có), chi ủy trực thuộc đảng ủy cấp xã; Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã giao nộp hồ sơ, tài liệu vào văn phòng đảng ủy cấp xã sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, thời gian không quá 3 tháng.
1.2- Thủ tục giao nộp và tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
- Văn phòng đảng ủy cấp xã chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cơ sở vật chất cần thiết để bảo quản hồ sơ, tài liệu khi tiếp nhận về.
- Ngay sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động, đảng ủy, chi ủy trực thuộc đảng ủy cấp xã; Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp xã chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo đúng tiêu chuẩn để giao nộp vào văn phòng đảng ủy cấp xã.
- Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, bên giao và bên nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp với thực tế mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu giao nộp. Cán bộ làm công tác lưu trữ tại văn phòng đảng ủy cấp xã lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Biên bản được làm thành hai bản có chữ ký của người giao, người nhận và xác nhận của bí thư đảng ủy cấp xã, bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản.
- Sau mỗi đợt tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, cán bộ làm công tác lưu trữ tại văn phòng đảng ủy cấp xã có trách nhiệm làm báo cáo kết quả giao nộp hồ sơ, tài liệu gửi thường trực đảng ủy cấp xã.