Hướng dẫn 1180/ĐKVN về kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng để khai thác sử dụng do Cục Đăng kiểm Việt Nam ban hành

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

KIỂM TRA AN TOÀN KỸ THUẬT VÀ BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG XE MÁY CHUYÊN DÙNG ĐỂ KHAI THÁC SỬ DỤNG

Căn cứ Quyết định số 26/2008/QĐ-BGTVT ngày 04/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đăng kiểm Việt Nam;

Căn cứ Thông tư số 23/2009/TT-BGTVT ngày 15/10/2009 của Bộ Giao thông vận tải quy định về kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng;

Căn cứ Quyết định số 4760 QĐ/KHKT ngày 13/12/1997 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Tiêu chuẩn ngành số 22TCN 239-97: “Quy phạm chế tạo và kiểm tra thiết bị nâng”;

Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam hướng dẫn công tác kiểm tra xe máy chuyên dùng để khai thác sử dụng như sau:

1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

1.1. Áp dụng cho các đơn vị, cá nhân có liên quan đến công tác kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng để khai thác sử dụng.

1.2. Hướng dẫn việc kiểm tra, quản lý, cấp phát, lưu trữ, ghi chép hồ sơ, chế độ báo cáo và xử lý một số sai phạm trong sử dụng hồ sơ kiểm tra xe máy chuyên dùng.

2. Giải thích từ ngữ

Các từ ngữ sử dụng trong Hướng dẫn này được hiểu như sau:

2.1. Ấn chỉ kiểm định là phôi của các giấy tờ sau: Sổ kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (sau đây gọi tắt là Sổ kiểm định); Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm định); Tem kiểm định an toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (sau đây gọi tắt là Tem kiểm định)

2.2. Chứng chỉ kiểm định là hồ sơ, giấy tờ đã hoàn chỉnh cấp cho chủ sở hữu sử dụng, bao gồm:

- Sổ kiểm định (theo mẫu phụ lục 8 – TT số 23/2009/TT-BGTVT): là lý lịch để quản lý về hành chính, kỹ thuật, quá trình kiểm tra và sử dụng xe máy chuyên dùng;

- Giấy chứng nhận kiểm định (theo mẫu phụ lục 9 – TT số 23/2009/TT–BGTVT): là chứng chỉ xác nhận xe máy chuyên dùng đã được kiểm tra theo các quy định, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật, đủ điều kiện tham gia giao thông đường bộ;

- Tem kiểm định (theo mẫu phụ lục 10 – TT số 23/2009/TT-BGTVT): là biểu trưng xác nhận xe máy chuyên dùng đã được kiểm tra theo các quy định, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật, đủ điều kiện tham gia giao thông đường bộ;

- Giấy chứng nhận thử và kiểm tra thiết bị nâng cùng với các chi tiết của chúng (theo mẫu phụ lục 7 – sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận thiết bị nâng): là chứng chỉ xác nhận thiết bị nâng đã được kiểm tra thử tải đảm bảo sức nâng theo tài liệu kỹ thuật của thiết bị;

2.3. Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng là các giấy tờ lưu trữ trong đó có các thông tin về chủ sở hữu, các thay đổi, di chuyển, cải tạo và các tài liệu kỹ thuật của xe máy chuyên dùng, bao gồm:

- Giấy đề nghị cấp Sổ kiểm tra an toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (có thể sử dụng mẫu phụ lục 2 – sau đây gọi tắt là Giấy đề nghị cấp Sổ kiểm định);

- Phiếu lập Sổ kiểm định xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 3 – sau đây gọi tắt là Phiếu lập Sổ) do đơn vị Đăng kiểm kiểm tra và lập để làm cơ sở cho việc cấp Sổ kiểm định;

- Một trong các tài liệu sau đây: Bản sao tài liệu kỹ thuật có giới thiệu bản vẽ tổng thể và tính năng kỹ thuật cơ bản của xe máy chuyên dùng; Bản đăng ký thông số kỹ thuật xe máy chuyên dùng do tổ chức, cá nhân lập; Thông báo miễn kiểm tra; Giấy chứng nhận xe nhập khẩu; Giấy chứng nhận xe máy chuyên dùng sản xuất, lắp ráp;

- Hồ sơ cải tạo và Giấy chứng nhận chất lượng cải tạo xe máy chuyên dùng (nếu có);

- Sổ kiểm định cũ, hỏng của xe máy chuyên dùng (nếu có);

- Giấy đề nghị cấp lại, cấp đổi hoặc thay đổi, bổ sung nội dung ghi trong Sổ kiểm định. Trường hợp cấp lại do mất Sổ kiểm định, giấy đề nghị cấp lại phải có xác nhận của cơ quan công an nơi mất Sổ kiểm định.

2.4. Hồ sơ kiểm tra: là các giấy tờ dùng trong việc kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng, bao gồm:

- Giấy đề nghị kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (có thể sử dụng mẫu phụ lục 6 – sau đây gọi tắt là Giấy đề nghị kiểm tra);

- Biên bản kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 4 – sau đây gọi tắt là Biên bản kiểm tra xe máy chuyên dùng); Biên bản kiểm tra kỹ thuật an toàn thiết bị nâng (theo mẫu phụ lục 5 – sau đây gọi tắt là Biên bản kiểm tra thiết bị nâng) và các kết quả in ra từ thiết bị kiểm tra xe máy chuyên dùng;

- Sổ kiểm định, Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định;

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN

KIỂM TRA AN TOÀN KỸ THUẬT VÀ BẢO VỆ MÔI TRƯỜNG XE MÁY CHUYÊN DÙNG ĐỂ KHAI THÁC SỬ DỤNG

Căn cứ Quyết định số 26/2008/QĐ-BGTVT ngày 04/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Đăng kiểm Việt Nam;

Căn cứ Thông tư số 23/2009/TT-BGTVT ngày 15/10/2009 của Bộ Giao thông vận tải quy định về kiểm tra chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng;

Căn cứ Quyết định số 4760 QĐ/KHKT ngày 13/12/1997 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành Tiêu chuẩn ngành số 22TCN 239-97: “Quy phạm chế tạo và kiểm tra thiết bị nâng”;

Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam hướng dẫn công tác kiểm tra xe máy chuyên dùng để khai thác sử dụng như sau:

1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

1.1. Áp dụng cho các đơn vị, cá nhân có liên quan đến công tác kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng để khai thác sử dụng.

1.2. Hướng dẫn việc kiểm tra, quản lý, cấp phát, lưu trữ, ghi chép hồ sơ, chế độ báo cáo và xử lý một số sai phạm trong sử dụng hồ sơ kiểm tra xe máy chuyên dùng.

2. Giải thích từ ngữ

Các từ ngữ sử dụng trong Hướng dẫn này được hiểu như sau:

2.1. Ấn chỉ kiểm định là phôi của các giấy tờ sau: Sổ kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (sau đây gọi tắt là Sổ kiểm định); Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận kiểm định); Tem kiểm định an toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (sau đây gọi tắt là Tem kiểm định)

2.2. Chứng chỉ kiểm định là hồ sơ, giấy tờ đã hoàn chỉnh cấp cho chủ sở hữu sử dụng, bao gồm:

- Sổ kiểm định (theo mẫu phụ lục 8 – TT số 23/2009/TT-BGTVT): là lý lịch để quản lý về hành chính, kỹ thuật, quá trình kiểm tra và sử dụng xe máy chuyên dùng;

- Giấy chứng nhận kiểm định (theo mẫu phụ lục 9 – TT số 23/2009/TT–BGTVT): là chứng chỉ xác nhận xe máy chuyên dùng đã được kiểm tra theo các quy định, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật, đủ điều kiện tham gia giao thông đường bộ;

- Tem kiểm định (theo mẫu phụ lục 10 – TT số 23/2009/TT-BGTVT): là biểu trưng xác nhận xe máy chuyên dùng đã được kiểm tra theo các quy định, quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật, đủ điều kiện tham gia giao thông đường bộ;

- Giấy chứng nhận thử và kiểm tra thiết bị nâng cùng với các chi tiết của chúng (theo mẫu phụ lục 7 – sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận thiết bị nâng): là chứng chỉ xác nhận thiết bị nâng đã được kiểm tra thử tải đảm bảo sức nâng theo tài liệu kỹ thuật của thiết bị;

2.3. Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng là các giấy tờ lưu trữ trong đó có các thông tin về chủ sở hữu, các thay đổi, di chuyển, cải tạo và các tài liệu kỹ thuật của xe máy chuyên dùng, bao gồm:

- Giấy đề nghị cấp Sổ kiểm tra an toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (có thể sử dụng mẫu phụ lục 2 – sau đây gọi tắt là Giấy đề nghị cấp Sổ kiểm định);

- Phiếu lập Sổ kiểm định xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 3 – sau đây gọi tắt là Phiếu lập Sổ) do đơn vị Đăng kiểm kiểm tra và lập để làm cơ sở cho việc cấp Sổ kiểm định;

- Một trong các tài liệu sau đây: Bản sao tài liệu kỹ thuật có giới thiệu bản vẽ tổng thể và tính năng kỹ thuật cơ bản của xe máy chuyên dùng; Bản đăng ký thông số kỹ thuật xe máy chuyên dùng do tổ chức, cá nhân lập; Thông báo miễn kiểm tra; Giấy chứng nhận xe nhập khẩu; Giấy chứng nhận xe máy chuyên dùng sản xuất, lắp ráp;

- Hồ sơ cải tạo và Giấy chứng nhận chất lượng cải tạo xe máy chuyên dùng (nếu có);

- Sổ kiểm định cũ, hỏng của xe máy chuyên dùng (nếu có);

- Giấy đề nghị cấp lại, cấp đổi hoặc thay đổi, bổ sung nội dung ghi trong Sổ kiểm định. Trường hợp cấp lại do mất Sổ kiểm định, giấy đề nghị cấp lại phải có xác nhận của cơ quan công an nơi mất Sổ kiểm định.

2.4. Hồ sơ kiểm tra: là các giấy tờ dùng trong việc kiểm tra chất lượng, kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng, bao gồm:

- Giấy đề nghị kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (có thể sử dụng mẫu phụ lục 6 – sau đây gọi tắt là Giấy đề nghị kiểm tra);

- Biên bản kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 4 – sau đây gọi tắt là Biên bản kiểm tra xe máy chuyên dùng); Biên bản kiểm tra kỹ thuật an toàn thiết bị nâng (theo mẫu phụ lục 5 – sau đây gọi tắt là Biên bản kiểm tra thiết bị nâng) và các kết quả in ra từ thiết bị kiểm tra xe máy chuyên dùng;

- Sổ kiểm định, Giấy chứng nhận kiểm định, Tem kiểm định;

- Giấy chứng nhận thiết bị nâng;

- Các bản photo: Giấy chứng nhận đăng ký; trang sổ có dán Giấy chứng nhận kiểm định cấp mới và Giấy chứng nhận kiểm định cũ gần nhất; trang sổ có ghi đặc điểm xe máy chuyên dùng (trang 5, 6); Giấy chứng nhận thiết bị nâng và Tem kiểm định cấp mới.

2.5. Đơn vị Đăng kiểm xe máy chuyên dùng: là các đơn vị có chức năng kiểm tra xe máy chuyên dùng bao gồm: Các Chi cục Đăng kiểm; các Trung tâm Đăng kiểm xe cơ giới; các Trung tâm Đăng kiểm xe máy chuyên dùng.

2.6. Đơn vị Đăng kiểm quản lý Hồ sơ xe máy chuyên dùng: là đơn vị đang lưu giữ Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng.

3. Kiểm tra xe máy chuyên dùng.

3.1. Các loại xe máy chuyên dùng kiểm tra là các xe máy chuyên dùng nêu tại phụ lục 1 của Thông tư số 23/2009/TT-BGTVT và các thiết bị nâng nêu tại Quyết định số 4760 QĐ/KHKT.

3.2. Hồ sơ kiểm tra lần đầu nêu tại khoản 1 Điều 12 Thông tư số 23/2009/TT-BGTVT.

3.3. Hồ sơ kiểm tra định kỳ nêu tại khoản 2 Điều 12 Thông tư số 23/2009/TT-BGTVT. Trong đó Giấy đăng ký xe máy chuyên dùng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp được hiểu là bản chính Đăng ký xe máy chuyên dùng, hoặc GIấy hẹn cấp Đăng ký của xe máy chuyên dùng đã cấp biển số, hoặc bản sao Đăng ký xe máy chuyên dùng được công chứng và có xác nhận của ngân hàng đang cầm giữ hoặc xác nhận đang thuộc sở hữu của cơ quan cho thuê tài chính, các giấy tờ trên còn hiệu lực.

3.4. Nội dung và địa điểm kiểm tra

- Nội dung và địa điểm kiểm tra thực hiện theo quy định nêu tại Điều 13 Thông tư số 23/2009/TT-BGTVT;

- Đăng kiểm viên phải sử dụng thiết bị, dụng cụ và thực hiện đúng quy trình khi tiến hành kiểm tra theo quy định.

3.5. Xác nhận kết quả kiểm tra và cấp chu kỳ kiểm tra

- Thực hiện theo quy định tại Điều 14 và 15 của Thông tư số 23/2009/TT-BGTVT.

- Giấy chứng nhận kiểm định được dán vào trang kết quả kiểm tra của Sổ kiểm định và đóng dấu giáp lai với Sổ kiểm định;

- Tem kiểm định được dán cho xe máy chuyên dùng sau khi kiểm tra đạt yêu cầu kỹ thuật và do nhân viên của đơn vị trực tiếp dán vào mặt trong của kính chắn gió phía trước, tại góc trên bên phải người lái. Mặt in chữ số tháng, năm hết hạn hướng ra ngoài và đảm bảo dễ quan sát từ phía trước. Trường hợp xe không có kính chắn gió phía trước thì Tem kiểm định được dán ở vị trí dễ quan sát và khó bị hư hỏng;

- Sổ kiểm định và Giấy chứng nhận thiết bị nâng được giao cho chủ sở hữu quản lý.

4. Sử dụng và cấp phát Hồ sơ kiểm tra

4.1. Quy định chung về phát hành, quản lý Hồ sơ kiểm tra

- Cục Đăng kiểm Việt Nam là cơ quan duy nhất phát hành các ấn chỉ kiểm định và quy định các biểu mẫu, báo cáo có liên quan đến công tác kiểm tra đối với xe máy chuyên dùng để khai thác sử dụng;

- Phòng Kiểm định xe cơ giới quản lý in ấn, cấp phát, theo dõi sử dụng các loại Hồ sơ, Ấn chỉ kiểm định và thực hiện báo cáo theo quy định;

- Các đơn vị Đăng Kiểm có trách nhiệm quản lý, cấp phát, sử dụng và lưu trữ Hồ sơ, ấn chỉ cấp cho đơn vị; thực hiện việc kiểm tra và báo cáo công tác kiểm tra theo quy định; gửi phiếu đề nghị cung cấp Ấn chỉ kiểm định xe cơ giới và xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 11) từ ngày 15 đến ngày 20 hàng tháng về Phòng Kiểm định xe cơ giới.

4.2. Sử dụng và cấp phát Hồ sơ kiểm tra

4.2.1. Biên bản kiểm tra

- Biên bản kiểm tra xe máy chuyên dùng: Dùng trong trường hợp kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường cho xe máy chuyên dùng tham gia giao thông;

- Biên bản kiểm tra thiết bị nâng: Dùng trong trường hợp kiểm tra, thử tải các thiết bị nâng;

- Biên bản kiểm tra xe máy chuyên dùng, Biên bản kiểm tra thiết bị nâng ghi lại các kết quả và làm căn cứ để cấp Sổ kiểm định, các Giấy chứng nhận và Tem kiểm định. Mỗi lần kiểm tra (kể cả kiểm tra lại) phải có một Biên bản kiểm tra;

- Các biên bản phải ghi chép rõ ràng, không được tẩy xóa, sửa chữa, có đủ chữ ký và ghi rõ họ tên của các Đăng kiểm viên kiểm tra, phụ trách kiểm tra và chủ sở hữu. Các Đăng kiểm viên kiểm tra và phụ trách kiểm tra phải chịu trách nhiệm về kết luận kiểm tra.

4.2.2. Phiếu lập Sổ

- Đăng kiểm viên căn cứ vào Giấy đề nghị cấp Sổ kiểm định, tài liệu kỹ thuật và kiểm tra xe máy chuyên dùng để lập Phiếu lập Sổ. Ghi sổ quản lý, số Sổ kiểm định sau khi đã cấp và chịu trách nhiệm về các nội dung đã ghi trong Phiếu lập Sổ. Không được tẩy xóa, sửa chữa trong Phiếu lập Sổ;

- Phiếu lập Sổ phải có chữ ký xác nhận, ghi rõ tên của người lập phiếu và Lãnh đạo đơn vị.

4.2.3. Sổ kiểm định

4.2.3.1. Cấp Sổ kiểm định lần đầu

- Áp dụng cho các xe máy chuyên dùng chưa được cấp Sổ kiểm định;

- Đơn vị Đăng kiểm chỉ cấp Sổ kiểm định cho chủ xe máy chuyên dùng có đăng ký hộ khẩu thường trú tại cùng địa phương và sau khi đã kiểm tra đạt tiêu chuẩn an toàn kỹ thuật và Bảo vệ môi trường;

- Đối với xe máy chuyên dùng có phần thiết bị nâng thì chỉ cấp 01 Sổ kiểm định (không cấp Sổ kiểm định cho phần thiết bị nâng);

- Hồ sơ để cấp mới Sổ kiểm định gồm các giấy tờ như trong mục 3.2.

4.2.3.2. Cấp đổi, cấp lại Sổ kiểm định

- Chỉ có đơn vị Đăng kiểm quản lý Hồ sơ xe máy chuyên dùng mới được cấp lại, cấp đổi hoặc thay đổi, bổ sung nội dung ghi trong Sổ kiểm định;

- Các trường hợp cấp lại, cấp đổi Sổ kiểm định, đơn vị Đăng kiểm quản lý Hồ sơ xe máy chuyên dùng phải kiểm tra xe máy chuyên dùng, đối chiếu với Phiếu lập Sổ và ghi lại tóm tắt các thay đổi hành chính, cải tạo và lịch sử kiểm định vào Sổ mới cấp lại. Sau đó đơn vị đóng dấu “Sổ cấp lại” vào trang đầu của Sổ kiểm định;

- Cấp đổi Sổ kiểm định: Sổ kiểm định được cấp đổi khi đã sử dụng hết trang ghi hoặc trang dán kết quả kiểm tra hoặc Sổ kiểm định bị hỏng (bị tẩy xóa, sửa chữa, nhàu nát không rõ nội dung, mất trang..); Hồ sơ để cấp đổi Sổ kiểm định gồm các giấy tờ như mục 3.3; đơn vị Đăng kiểm kiểm tra, cấp đổi Sổ mới, thu hồi Sổ cũ và lưu trong Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng;

- Cấp lại Sổ kiểm định khi bị mất, Hồ sơ gồm: Các giấy tờ như mục 3.2 và Đơn trình báo mất Sổ kiểm định có xác nhận của cơ quan công an; đơn vị Đăng kiểm kiểm tra xe máy chuyên dùng, đối chiếu với Phiếu lập Sổ và chỉ cấp lại Sổ kiểm định nếu sau 15 ngày (kể từ ngày kiểm tra) không có phản ánh của cơ quan bảo vệ pháp luật về việc thu giữ Sổ kiểm định.

4.2.3.3. Thay đổi, bổ sung nội dung ghi trong Sổ kiểm định

- Sau khi cải tạo hoặc sang tên đăng ký, đổi biển số đăng ký, xe máy chuyên dùng phải được kiểm tra tại đơn vị quản lý Sổ kiểm định;

- Các giấy tờ vào kiểm tra như mục 3.3, trường hợp này không cấp Sổ kiểm định mới nhưng trong Phiếu lập Sổ phải ghi bổ sung đầy đủ thông tin trong phần “Những thay đổi hành chính” hoặc “Những thay đổi thông số kỹ thuật cơ bản”. Đơn vị Đăng kiểm xem xét các nội dung đó, kiểm tra xe máy chuyên dùng và ghi những thay đổi, bổ sung vào Sổ kiểm định, ký tên và đóng dấu xác nhận.

4.2.3.4. Thủ tục cấp lại, cấp đổi hoặc bổ sung nội dung Sổ kiểm định cho xe máy chuyên dùng đang hoạt động ở địa phương xa nơi đăng ký biển số

- Trường hợp xe máy chuyên dùng đang hoạt động ở địa phương khác khi cần cấp lại, cấp đổi hoặc bổ sung nội dung Sổ kiểm định nhưng không có điều kiện quay về đơn vị Đăng kiểm quản lý Hồ sơ xe máy chuyên dùng thì yêu cầu chủ sở hữu phải đưa các hồ sơ phù hợp với hướng dẫn nêu ở mục 4.2.3.2 và 4.2.3.3 đến đơn vị Đăng kiểm nơi xe máy chuyên dùng đang hoạt động;

- Đơn vị Đăng kiểm nơi xe máy chuyên dùng đang hoạt động căn cứ vào Giấy đề nghị cấp Sổ kiểm định, thực hiện kiểm tra và lập Phiếu lập Sổ (không ghi số), giao cho chủ sở hữu chuyển về đơn vị Đăng kiểm quản lý Hồ sơ xe máy chuyên dùng, đơn vị Đăng kiểm nơi xe máy chuyên dùng đang hoạt động lưu giữ bản photo Phiếu lập Sổ;

- Đơn vị Đăng kiểm quản lý hồ sơ xe máy chuyên dùng kiểm tra Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng, Phiếu lập Sổ cấp lại và đối chiếu với Phiếu lập Sổ cấp lần đầu tại đơn vị. Sổ chỉ được cấp lại, cấp đổi hoặc bổ sung nội dung ghi trong Sổ kiểm định khi các thông số kỹ thuật cơ bản của Phiếu lập Sổ cấp lại thống nhất với Phiếu lập Sổ cấp lần đầu. Lưu Phiếu lập Sổ cấp lại trong Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng. Nếu các thông số kỹ thuật cơ bản của Phiếu lập Sổ cấp lại không thống nhất với Phiếu lập Sổ cấp lần đầu, Đơn vị Đăng kiểm quản lý hồ sơ xe máy chuyên dùng cần xác minh làm rõ, sau đó mới cấp lại, cấp đổi hoặc bổ sung nội dung ghi trong Sổ kiểm định.

4.3. Cách ghi hồ sơ: Cách ghi hồ sơ kiểm tra xe máy chuyên dùng thực hiện theo hướng dẫn tại phụ lục 01.

5. Xe máy chuyên dùng chuyển vùng (di chuyển đăng ký)

- Đơn vị Đăng kiểm hướng dẫn chủ sở hữu mang Tờ khai di chuyển đăng ký xe máy chuyên dùng của cơ quan nhà nước cấp; Giấy chứng minh nhân dân (hoặc Giấy phép lái xe) đến đơn vị quản lý để nhận hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng và có trách nhiệm chuyển hồ sơ này đến đơn vị Đăng kiểm tại địa phương đăng ký xe máy chuyên dùng mới để làm thủ tục kiểm tra;

- Đơn vị Đăng kiểm cũ ghi rõ các giấy tờ trong Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng vào mục “V. Tài liệu trong hồ sơ quản lý” và các thông tin di chuyển mục “IV.Chuyển vùng hồ sơ” của Phiếu lập Sổ, sau đó giao Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng cho chủ sở hữu. Khi giao Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng yêu cầu chủ sở hữu ký vào Sổ theo dõi xe máy chuyên dùng chuyển vùng (theo mẫu phụ lục 15). Đơn vị Đăng kiểm lưu giữ các bản photo: Phiếu lập Sổ; Tờ khai di chuyển đăng ký hoặc Đăng ký xe máy chuyên dùng mới; Giấy chứng minh nhân dân hoặc Giấy phép lái xe;

- Đơn vị Đăng kiểm nơi xe máy chuyên dùng mới đăng ký nhận và kiểm tra hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng, thực hiện kiểm tra xe máy chuyên dùng và ghi những thay đổi vào phần “Những thay đổi hành chính” của Phiếu lập Sổ và Sổ kiểm định, ký tên và đóng dấu xác nhận.

6. Mở sổ theo dõi cấp phát, sử dụng và lưu trữ hồ sơ

Đơn vị Đăng kiểm phải duy trì đồng thời công tác quản lý hồ sơ kiểm định bằng sổ sách và máy tính.

6.1. Đơn vị Đăng kiểm phải mở các sổ theo dõi sau:

- Sổ theo dõi cấp phát Sổ kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 12);

- Sổ theo dõi cấp phát Giấy chứng nhận, Tem kiểm định xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 13);

- Sổ theo dõi nhận ấn chỉ xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 14);

- Sổ theo dõi xe máy chuyên dùng chuyển vùng (theo mẫu phụ lục 15).

6.2. Lưu trữ Hồ sơ bao gồm: Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng và Hồ sơ kiểm tra.

- Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng được lưu giữ riêng theo thứ tự số quản lý của Đơn vị;

- Hồ sơ kiểm tra được lưu giữ cho từng xe theo thứ tự của số Biên bản kiểm tra hàng ngày và theo thứ tự ngày trong tháng;

- Việc lưu trữ Hồ sơ phải theo khoa học để dễ theo dõi, tìm kiếm;

- Các ấn chỉ kiểm định bị hỏng phải ghi rõ nguyên nhân hư hỏng trên ấn chỉ đó và lưu giữ theo thứ tự của ngày tháng sử dụng.

6.3. Lưu trữ số liệu trong máy tính

Hàng ngày, đơn vị Đăng kiểm phải cập nhật chính xác và lưu trữ đầy đủ các số liệu theo chương trình quản lý của Cục Đăng kiểm Việt Nam.

7. Báo cáo công tác kiểm tra

- Các đơn vị Đăng kiểm phải báo cáo công tác kiểm tra về Phòng kiểm định xe cơ giới vào ngày 05 của tháng tiếp theo;

- Các báo cáo định kỳ gồm có: Báo cáo về cấp Giấy chứng nhận, Tem kiểm định xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 17) trong đó Giấy chứng nhận bao gồm Giấy chứng nhận kiểm định và Giấy chứng nhận thiết bị nâng; Báo cáo về cấp Sổ kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe máy chuyên dùng (theo mẫu phụ lục 16).

- Báo cáo kết quả kiểm định xe máy chuyên dùng (file dữ liệu) gửi qua mạng theo địa chỉ email của Phòng Kiểm định: var@vr.org.vn

- Đơn vị Đăng kiểm phải báo cáo về Sở Giao thông vận tải, Cục Đăng kiểm Việt Nam khi có yêu cầu đột xuất.

8. Hủy hồ sơ kiểm tra

- Ấn chỉ kiểm định hỏng: Phòng kiểm định XCG có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và hủy các ấn chỉ kiểm định hỏng tại các đơn vị Đăng kiểm;

- Hồ sơ kiểm tra các đơn vị Đăng kiểm có trách nhiệm lưu trữ và hủy khi theo quy định;

- Không được hủy Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng.

9. Thanh quyết toán ấn chỉ kiểm định

- Các đơn vị Đăng kiểm phải thanh, quyết toán ấn chỉ kiểm định với Cục Đăng kiểm Việt Nam theo quy định. Nếu không thực hiện nhanh, quyết toán có thể bị đình chỉ cung cấp ấn chỉ kiểm định.

10. Thông báo cho chủ xe máy chuyên dùng hoặc người lái

Đơn vị Đăng kiểm có trách nhiệm thông báo cho chủ sở hữu (hoặc người lái) biết để thực hiện các quy định theo sau:

- Cung cấp chính xác các hồ sơ tài liệu và thông tin cần thiết phục vụ cho công tác kiểm tra;

- Thực hiện đúng chế độ bảo dưỡng kỹ thuật định kỳ và sửa chữa thường xuyên nhằm duy trì tình trạng kỹ thuật của xe máy chuyên dùng luôn đạt theo tiêu chuẩn quy định giữa hai kỳ kiểm tra;

- Không được tự ý thay đổi kết cấu, tổng thành, hệ thống của xe không đúng với thiết kế của nhà chế tạo hoặc thiết kế cải tạo đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt;

- Không được thay đổi tổng thành, linh kiện, phụ kiện xe máy chuyên dùng để tạm thời đạt tiêu chuẩn kỹ thuật của xe máy chuyên dùng khi kiểm định. Không được tự bóc, dán, tẩy xóa, sửa đổi các nội dung được ghi trên các chứng chỉ kiểm định;

- Có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và luôn mang theo Sổ kiểm định, Giấy chứng nhận kiểm định, Giấy chứng nhận thiết bị nâng và Tem kiểm định khi xe máy chuyên dùng hoạt động.

- Sửa chữa khắc phục những hạng mục khi kiểm tra không đạt tiêu chuẩn trước khi kiểm tra lại;

- Tuân thủ đúng các qui định khi sang tên đổi chủ, đổi biển đăng ký, chuyển vùng hoặc cải tạo xe máy chuyên dùng.

11. Xử lý vi phạm

- Khi phát hiện đơn vị Đăng kiểm cấp Sổ kiểm định, Giấy chứng nhận kiểm định, Giấy chứng nhận thiết bị nâng, Giấy chứng nhận và Tem kiểm định sai qui định (không đúng nguyên tắc, đối tượng, sai nội dung….), các cơ quan chức năng lập biên bản, yêu cầu đơn vị Đăng kiểm thu hồi các giấy tờ đã cấp sai và kiến nghị Cục Đăng kiểm Việt Nam, Sở giao thông vận tải xử lý, Thủ trưởng đơn vị Đăng kiểm và đăng kiểm viên vi phạm phải chịu trách nhiệm về những trường hợp đã cấp sai quy định.

- Trường hợp đơn vị Đăng kiểm đã cấp Sổ kiểm định, chứng chỉ kiểm định, nếu phát hiện chủ xe máy chuyên dùng (hoặc người lái) có vi phạm về hồ sơ kiểm định, thủ tục khai báo hoặc có hành vi gian lận khi đưa xe máy chuyên dùng vào kiểm định thì đơn vị Đăng kiểm có trách nhiệm thu hồi Sổ kiểm định, ấn chỉ kiểm định đã cấp ra.

- Khi phát hiện mất ấn chỉ kiểm định, đơn vị Đăng kiểm quản lý ấn chỉ đó phải lập biên bản làm rõ trách nhiệm, báo cáo Cục Đăng kiểm Việt Nam và cơ quan chủ quản để có biện pháp xử lý, đồng thời có biện pháp ngăn chặn việc lợi dụng ấn chỉ kiểm định đã mất.

- Khi phát hiện Sổ kiểm định, các Giấy chứng nhận, Tem kiểm định và Hồ sơ quản lý xe máy chuyên dùng có dấu hiệu giả mạo, đơn vị Đăng kiểm phải lập biên bản và thu giữ, đồng thời báo cáo cơ quan có chức năng để xử lý.

12. Tổ chức thực hiện

- Hướng dẫn thực hiện này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 12 năm 2009;

- Hướng dẫn thực hiện này thay thế Quy định và Hướng dẫn về quản lý, cấp phát, sử dụng hồ sơ kiểm tra chất lượng, kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường xe, máy chuyên dùng ban hành kèm theo Quyết định số 129/2002ĐK ngày 15 tháng 8 năm 2002 của Cục trưởng Cục Đăng kiểm Việt Nam;

- Phòng Kiểm định xe cơ giới có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, kiểm soát các đơn vị Đăng kiểm thực hiện việc quản lý, cấp phát, sử dụng và lưu trữ Hồ sơ, Ấn chỉ, kiểm tra và báo cáo công tác kiểm tra theo qui định.