Công văn 460/HTQTCT-HT năm 2016 hướng dẫn nghiệp vụ do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Kiên Giang

Trả lời Công văn số 91/STP-HCTP ngày 06/01/2016 của Sở Tư pháp tỉnh Kiên Giang đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký hộ tịch theo quy định của Luật hộ tịch và văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật hộ tịch, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực có ý kiến như sau:

1. Về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính

Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: đối với việc đăng ký hộ tịch phải tiến hành xác minh thì thời gian gửi văn bản yêu cầu và thời gian trả lời kết quả không tính vào thời hạn giải quyết việc hộ tịch. Do đó, đối với những loại việc mà Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BTP không quy định cụ thể thời hạn giải quyết toàn bộ thủ tục, mà chỉ quy định trách nhiệm và thời gian giải quyết đối với từng bước trong mỗi thủ tục (trong đó không bao gồm thời gian chuyển hồ sơ từ cơ quan yêu cầu đến cơ quan được yêu cầu xác minh và ngược lại) thì đề nghị Sở Tư pháp trao đổi với cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính căn cứ tình hình thực tiễn địa phương để dự kiến thời gian gửi và nhận kết quả xác minh (qua bưu điện); sau đó cộng với thời gian giải quyết đối với từng bước nêu trên, để ghi trong phiếu hẹn giải quyết hồ sơ cho người dân.

2. Về việc cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Việc cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo quy định tại khoản 6 Điều 22 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP được thực hiện khi người yêu cầu muốn sử dụng vào mục đích khác hoặc bị hết hạn. Ví dụ: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã nộp để sử dụng vào mục đích vay vốn, thế chấp, chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Nhưng sau đó người yêu cầu lại muốn cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích khác, thì thực hiện cấp Giấy xác nhận tình trạng kết hôn mới, theo đúng trình tự, thủ tục quy định; nếu để kết hôn thì phải bảo đảm có đủ điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật hôn nhân gia đình.

- Liên quan đến vấn đề này, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã hết sức lưu ý và phải ghi rõ ràng mục đích cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào việc gì theo đúng hướng dẫn tại khoản 5 Điều 25 của Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Nếu yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để kết hôn ở nước ngoài thì phải ghi rõ họ tên, năm sinh, giấy tờ tùy thân của người dự định kết hôn và cơ quan làm thủ tục kết hôn ở nước ngoài.

Ví dụ: - Giấy này được cấp để làm thủ tục đăng ký kết hôn với anh KIM JONG DOEK, sinh năm 1970, quốc tịch Hàn Quốc, Hộ chiếu số HQ12345; tại cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc, tại Hàn Quốc;

3. Đối với yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây đã đăng ký tại Sở Tư pháp thì tùy từng trường hợp, được xử lý như sau:

- Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh của người đó thực hiện yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc;

- Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người đó thực hiện yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch;

- Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài không cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đóng trụ sở của Sở Tư pháp giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

Sau khi thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch cho Sở Tư pháp để ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định. Đồng thời, theo quy định tại Điều 63 Luật hộ tịch thì Sở Tư pháp cấp bản sao Trích lục hộ tịch cho những trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Sở Tư pháp theo Sổ hộ tịch lưu giữ tại Sở.

4. Công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài yêu cầu đăng ký hộ tịch tại Việt Nam thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết. Việc ghi quốc tịch trong giấy tờ hộ tịch của công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài được thực hiện theo quy định pháp luật về quốc tịch, theo đó ghi quốc tịch Việt Nam trước, quốc tịch nước ngoài sau (Ví dụ: Việt Nam, Hoa Kỳ).

5. Về việc cấp Số định danh cá nhân khi đăng ký khai sinh

Hiện nay, Bộ Tư pháp và Bộ Công an đang triển khai thí điểm sử dụng phần mềm đăng ký khai sinh, cấp Số định danh cá nhân tại 4 thành phố: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Hải Phòng. Sau thời gian thí điểm sẽ tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, nâng cấp hạ tầng, sau đó xây dựng phương án nhân rộng. Do vậy, việc định kỳ 01 lần/tuần tập trung hồ sơ lên Phòng Tư pháp để nhập dữ liệu khai sinh vào hệ thống để lấy Số định danh cá nhân theo phương án nêu tại Công văn số 6555/HXQTCT-HT ngày 28/12/2015 sẽ được triển khai thực hiện sau khi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực và Cục Công nghệ thông tin có hướng dẫn cụ thể sau về vấn đề này.

Trong thời gian Bộ Tư pháp chưa triển khai nhân rộng, đề nghị Sở Tư pháp hướng dẫn các địa phương thực hiện đăng ký khai sinh, để trống phần ghi về Số định danh cá nhân trong Giấy khai sinh và hướng dẫn cho người dân sẽ được ghi bổ sung số định danh cá nhân sau này.

6. Về việc sử dụng phôi Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn phát hành không có nội dung

Liên quan đến nội dung này, ngày 28/12/2015, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đã có Công văn số 6555/HTQTCT-HT hướng dẫn các địa phương về việc triển khai thi hành Luật hộ tịch trong đó nêu rõ trường hợp địa phương đã ứng dụng công nghệ thông tin, có phần mềm đăng ký hộ tịch bảo đảm việc in. nội dung thông tin hộ tịch theo đúng tiêu chuẩn về kích thước, chi tiết kỹ thuật quy định đề nghị có văn bản báo cáo cụ thể về Bộ Tư pháp để được xác nhận và cho phép sử dụng Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn phát hành dưới dạng phôi không có nội dung. Do đó, đề nghị Sở Tư pháp báo cáo cụ thể về Bộ để thẩm định.

7. Về việc cấp Giấy báo tử theo quy định tại điểm đ, khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP

Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP giao Bộ Y tế có trách nhiệm hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp Giấy báo tử. Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực sẽ phối hợp với đơn vị liên quan của Bộ Y tế để hướng dẫn về vấn đề này và sẽ có ý kiến với Sở Tư pháp sau. Tuy nhiên, để kịp thời giải quyết đối với những vấn đề phát sinh, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực đề nghị Sở Tư pháp chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp xã theo hướng: nếu người chết cư trú tại địa bàn, thì Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đăng ký khai tử và cấp Trích lục khai tử, không cần cấp Giấy báo tử. Nếu người chết không cư trú tại địa bàn, thì Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy báo tử trong đó ghi rõ: họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết (nếu có); nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết (theo Dương lịch); quốc tịch của người chết.

Trên đây là ý kiến của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực để Sở Tư pháp triển khai, thực hiện./.