|
Kính
gửi:
|
- Các đơn vị thuộc Bộ
- Các Dự án của Bộ
- Các trung tâm, viện, trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ
|
Thực hiện Công văn số
17/VTLTNN-NVTW ngày 11/01/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về phương hướng
nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2010 của các cơ quan, tổ chức trung
ương, Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ, các dự án và các
trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác
lưu trữ năm 2010 như sau:
I. QUẢN LÝ,
CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Tuyên truyền, phổ biến pháp
luật về công tác lưu trữ
1.1. Thủ trưởng các đơn vị có
nhiệm vụ quán triệt nhiệm vụ công tác lưu trữ đến cán bộ của đơn vị, đặc biệt
nâng cao nhận thức, kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ.
1.2. Thường xuyên cập nhật các thông
tin về công tác lưu trữ trên các trang thông tin điện tử của Chính phủ, của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước và của Bộ.
2. Tổ chức và cán bộ
2.1. Tiếp tục kiện toàn tổ chức
và tăng cường cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lưu trữ.
2.2. Thường xuyên tổ chức tập huấn
nghiệp vụ, đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ văn thư, lưu trữ tham gia các lớp
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ do Bộ hoặc cơ quan quản lý
chuyên môn cấp trên tổ chức ở trong và ngoài nước.
3. Ban hành văn bản quản lý, chỉ
đạo
Tiếp tục cụ thể hóa các văn bản
quản lý về công tác lưu trữ cho phù hợp thực tế của từng đơn vị, trọng tâm là:
3.1. Ban hành mới hoặc sửa đổi,
bổ sung Quy chế công tác lưu trữ.
3.2. Ban hành Bảng thời hạn bảo
quản tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị.
3.3. Quy định về tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ.
4. Công tác tự kiểm tra
Các đơn vị thường xuyên tổ chức
việc tự kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ nhằm thấy được phần
việc làm được và phần tồn tại (nếu có) để rút kinh nghiệm triển khai các công
việc tiếp theo.
II. HOẠT ĐỘNG
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
Từng đơn vị căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ và chương trình công tác năm để triển khai thực hiện công tác
lưu trữ của đơn vị mình.
1. Các Vụ, Văn phòng, Thanh tra
thuộc Bộ
Trên cơ sở việc lập hồ sơ công
việc, thực hiện nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
2. Các Cục thuộc Bộ, các Trung
tâm, Viện, các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ
Đây là các đơn vị có tư cách
pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng. Vì vậy phải tổ chức thực hiện
các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt
động của đơn vị, trong đó tập trung vào một số công việc sau:
2.1. Thu thập hồ sơ tài liệu đã
giải quyết xong từ năm 2008 trở về trước vào bộ phận lưu trữ của đơn vị.
2.2. Tiếp tục thực hiện việc chỉnh
lý tài liệu để năm 2010 cơ bản giải quyết xong tình trạng tài liệu chưa được lập
hồ sơ.
2.3. Thực hiện việc tiêu hủy tài
liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
2.4. Bố trí kho lưu trữ có đủ diện
tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
2.5. Trang bị đầy đủ các phương
tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy,
chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu …
2.6. Thực hiện chế độ vệ sinh định
kỳ kho tàng, tài liệu lưu trữ theo quy định.
2.7. Tổ chức phục vụ việc khai
thác tài liệu cho các đối tượng độc giả nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người
đến khai thác, nghiên cứu tài liệu.
2.8. Tiếp tục xây dựng và hoàn
thiện các công cụ tra cứu thiết yếu nhằm phục vụ nhanh chóng, thuận lợi cho việc
khai thác tài liệu.
2.9. Đối với các đơn vị thuộc diện
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, tiến hành lựa chọn hồ
sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ theo đúng nội dung và
thời hạn quy định.
3. Các dự án của Bộ
3.1.Là đơn vị có tư cách pháp
nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng nên dự án phải tổ chức thực hiện các
hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của dự án.
3.2. Tổ chức chỉnh lý tài liệu
khi dự án kết thúc hoạt động.
3.2. Tiến hành tiêu hủy tài liệu
hết giá trị được loại ra trong quá trình chỉnh lý theo hướng dẫn tại Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3.3. Thực hiện giao nộp tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan Bộ theo hướng dẫn tại Công văn số 651/VP-LTTV ngày
17/11/2009 của Văn phòng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc giao nộp tài liệu vào
lưu trữ cơ quan Bộ.
III. NHỮNG
NHIỆM VỤ CỤ THỂ KHÁC
1. Ưu tiên ứng dụng công nghệ
thông tin vào việc quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị.
2. Thống kê tài liệu lưu trữ:
Các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo tổng hợp, thống kê cơ sở công tác lưu trữ
theo Quyết định số 13 và 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ và báo
cáo chuyên đề theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
3. Thực hiện chế độ bồi dưỡng độc
hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy
định hiện hành. Các đơn vị có thể truy cập địa chỉ http://www.google.com.vn để
tìm kiếm các văn bản:
- Thông tư số 07/2005/TT-BNV
ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy
hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.
- Thông tư liên tịch số
10/2006/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 12/9/2006 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
và Bộ Y tế sửa đổi, bổ sung khoản 2, mục II Thông tư tịch số
10/1999/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 17/3/1999 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã
hội và Bộ Y tế hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với người
lao động làm việc trong điều kiện có yêu tố nguy hiểm, độc hại.
- Công văn số 2939/BNV-TL ngày
04/10/2005 Bộ Nội vụ về việc chế độ phụ cấp độc hai, nguy hiểm đối với cán bộ,
công chức, viên chức ngành lưu trữ.
- Công văn số 758/VTLTNN-TCCB
ngày 13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng
bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ.
Năm 2010, để tăng cường công tác
quản lý nhà nước, giúp các đơn vị trong triển khai thực hiện công việc chuyên
môn về lưu trữ, Bộ dự kiến tổ chức bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ và tiến
hành kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ của các đơn vị. Cụ thể:
* Bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ
- Tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp
vụ lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ: Dự kiến tháng 6/2010.
- Tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp
vụ cho các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ: Dự kiến tháng 7/2010.
* Kiểm tra việc thực hiện công
tác lưu trữ của các đơn vị
- Bộ sẽ tiến hành kiểm tra thực
tế tại một số đơn vị với nội dung kiểm tra tập trung vào việc triển khai thực
hiện các quy định của pháp luật hiện hành và hướng dẫn của Bộ về công tác lưu
trữ.
- Thời gian kiểm tra: Dự kiến
tháng 10/2010.
Yêu cầu các đơn vị thuộc Bộ, các
dự án và các trung tâm, viện, các trường đại học, cao đẳng trực thuộc Bộ căn cứ
văn bản hướng dẫn của Bộ để xây dựng và triển khai thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ
công tác lưu trữ năm 2010 của đơn vị mình.
Trong quá trình triển khai thực
hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các đơn vị trực tiếp liên hệ với Phòng Lưu trữ -
Thư viện Văn phòng Bộ - 49 Đại Cồ Việt – Hai Bà Trưng – Hà Nội hoặc trao đổi
qua điện thoại số: 04.38681440 để cùng phối hợp giải quyết.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Cục VTLTNN (để báo cáo);
- Bộ trưởng (để báo cáo);
- Thứ trưởng, CVP Trần Quang Quý (để BC);
- Lưu VP, VTLT.
|
TL.BỘ
TRƯỞNG
KT.CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
Văn Đình Ưng
|