Công văn 2271/TCT-KK năm 2019 về triển khai nội dung của Quy chế quy định trách nhiệm về kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Thực hiện Quyết định số 2018/QĐ-TCT ngày 12/12/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy chế quy định trách nhiệm về kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế (Quy chế), Tổng cục Thuế thông báo như sau:

I. Một số nội dung của Quy chế

1. Tổ chức thực hiện kiểm soát xử lý dữ liệu theo quy định tại Quy chế dược chia thành 02 giai đoạn:

- Giai đoạn 1 (từ ngày 01/7/2019): Thực hiện kiểm soát việc xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế theo các nội dung tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Quyết định số 2018/QĐ-TCT ngày 12/12/2018 của Tổng cục trường Tổng cục Thuế.

- Giai đoạn 2 (từ ngày 01/01/2021): Thực hiện kiểm soát toàn bộ các thông tin kiểm soát, tiêu chí xếp loại xử lý dữ liệu theo quy định tại Quy chế này.

2. Phạm vi điều chỉnh của Quy chế

Tại Điều 1 của Quy chế quy định về phạm vi điều chỉnh, theo đó trách nhiệm của tổ chức, cá nhân thuộc các bộ phận chức năng của cơ quan thuế các cấp về kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống 06 ứng dụng (TMS, BCTC, TTR, QLTB_NĐ, QLAC, CA) với 10 chức năng quản lý thuế hiện hành gồm quản lý hồ sơ, đăng ký thuế, xử lý tờ khai, kế toán thuế, xử lý quyết định, hoàn thuế, miễn giảm thuế, nợ thuế, lệ phí trước bạ, quản lý nhà đất, quản lý hồ sơ, báo cáo ấn chỉ.

3. Nguyên tắc xử lý dữ liệu

Tại Điều 2 của Quy chế quy định nguyên tắc xử lý dữ liệu, theo đó để đảm bảo công tác xử lý dữ liệu thì công chức được giao xử lý dữ liệu, các quy trình nghiệp vụ liên quan và các ứng dụng quản lý thuế phải thực hiện một số nguyên tắc nhằm đảm bảo dữ liệu quản lý thuế được xử lý đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời.

4. Trách nhiệm của cơ quan thuế các cấp trong việc kiểm soát xử lý dữ liệu

Tại khoản 3 Điều 3 của Quy chế quy định trách nhiệm của Cục Thuế/Chi cục Thuế trong việc kiểm soát xử lý dữ liệu, theo đó quy định cụ thể trách nhiệm đối với Lãnh đạo cơ quan thuế, lãnh đạo Phòng/đội chức năng của Cục Thuế/Chi cục Thuế, công chức thuế chịu trách nhiệm cập nhật, xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế.

5. Trách nhiệm trong việc kiểm soát xử lý dữ liệu tại từng ứng dụng, chức năng quản lý thuế hiện hành

Tại Điều 4 đến Điều 17 của Quy chế quy định cụ thể về phân công trách nhiệm kiểm soát việc xử lý dữ liệu đối với từng loại dữ liệu, cụ thể hóa các nội dung kiểm soát, thời gian thực hiện kiểm soát đối với từng nội dung và thông tin kiểm soát chi tiết.

Thực hiện Điều 4 đến Điều 17 của Quy chế gồm có Phụ lục 1, Phụ lục 4 ban hành kèm theo cụ thể:

- Danh sách các mẫu biểu chứa các thông tin kiểm soát, sử dụng hỗ trợ kiểm soát các nội dung theo quy định tại Quy chế. Việc hỗ trợ kiểm soát theo mẫu biểu tại Phụ lục 1 sẽ được triển khai giai đoạn 2 từ ngày 01/01/2021.

- Hướng dẫn kiểm soát một số nội dung theo Quy chế (giai đoạn 1), hướng dẫn các nội dung yêu cầu kiểm soát ngay trong giai đoạn 1 từ 01/7/2019.

6. Đánh giá kết quả thực hiện xử lý dữ liệu

Tại Điều 18 của Quy chế quy định về trách nhiệm đánh giá kết quả xử lý dữ liệu theo đó yêu cầu đánh giá đối với cán bộ thực hiện xử lý dữ liệu, bộ phận xử lý dữ liệu, đánh giá đối với thủ trưởng cơ quan thuế.

Tại Điều 19 của Quy chế quy định nguyên tắc xây dựng các tiêu chí đánh giá và xếp loại theo từng mức dựa trên mức độ xử lý dữ liệu của từng bộ phận và ban hành kèm theo danh mục tiêu chí xếp loại (Phụ lục 2) cụ thể: (1) Tại phụ lục quy định các nguyên tắc tính điểm tổng của các tiêu chí đánh giá mức độ xử lý dữ liệu; (2) Tiêu chí đánh giá mức độ xử lý dữ liệu của từng phân hệ, ứng dụng và cách tính tổng điểm tương ứng của từng tiêu chí.

Tổng cục Thuế/Cục Thuế/Chi cục Thuế sẽ thực triển khai đánh giá xếp loại mức độ xử lý dữ liệu vào giai đoạn 2 từ ngày 01/01/2021.

II. Triển khai thực hiện Quy chế

Cục trưởng Cục Thuế tỉnh/thành phố thực hiện chỉ đạo:

1. Tổ chức nghiên cứu, phổ biến đến từng cấp, từng bộ phận, từng cán bộ cơ quan thuế về quy định tại Quy chế kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế.

2. Rà soát dữ liệu trước khi thực hiện kiểm soát theo Quy chế

- Chỉ đạo cụ thể đến từng cấp, từng bộ phận, từng cán bộ cơ quan Thuế trong việc xử lý dữ liệu của NNT trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế. Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể đối với từng cán bộ, lãnh đạo phụ trách các cấp nhằm tăng cường việc xử lý dữ liệu, đảm bảo cập nhật nghĩa vụ của NNT trên ứng dụng TMS đầy đủ, kịp thời, chính xác;

- Chỉ đạo rà soát, kiểm tra, xử lý các dữ liệu tồn chưa cập nhật hoặc các dữ liệu có sai sót để hoàn thiện dữ liệu trước khi thực hiện kiểm soát.

3. Một số yêu cầu kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế từ 01/7/2019 tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Quy chế.

a) Từ ngày 01/7/2019 cơ quan thuế các cấp có trách nhiệm thực hiện kiểm soát việc xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế theo các nội dung tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Quyết định số 2018/QĐ-TCT ngày 12/12/2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế theo nguyên tắc:

- Cơ quan thuế tiếp tục thực hiện phân công công tác xử lý dữ liệu của từng phân hệ, từng chức năng theo các quy trình nghiệp vụ hiện hành và việc triển khai phân công cụ thể tại từng cơ quan thuế (trường hợp quy trình nghiệp vụ chưa quy định rõ).

- Hướng dẫn một số nội dung, thời gian kiểm soát phù hợp trong giai đoạn chưa nâng cấp ứng dụng CNTT hỗ trợ công tác kiểm soát.

- Sử dụng các chức năng hiện có trên ứng dụng để thực hiện kiểm soát.

- Các bộ phận chức năng tiếp tục có trách nhiệm kiểm soát đối với dữ liệu xử lý theo quy trình nghiệp vụ hiện hành đối với các trường hợp chưa được quy định tại Quy chế hoặc chưa được hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng các chức năng trên ứng dụng.

b) Cụ thể thực hiện một số trường hợp kiểm soát như sau:

* Nhóm 1: Đối với một số trường hợp chỉ kiểm soát một phần nội dung theo Quy chế, do chưa có ứng dụng hỗ trợ đầy đủ.

Ví dụ: Tại Điều 6 Quy chế, Bộ phận Xử lý HSKT (Bộ phận KK&KTT, Bộ phận QLT TNCN) có trách nhiệm Kiểm soát việc cập nhật, theo dõi nghĩa vụ kê khai của người nộp thuế: phương pháp khai thuế; các mẫu hồ sơ khai thuế phải nộp định kỳ tháng, quý, năm, quyết toán; năm tài chính của NNT; ngày bắt đầu khai thuế, ngày kết thúc nghĩa vụ kê khai; tự động tạo nghĩa vụ kê khai của phân hệ XLTK

- Về việc xử lý dữ liệu: đối với nội dung xử lý dữ liệu Bộ phận KK&KTT, Bộ phận QLT TNCN vẫn thực hiện xử lý dữ liệu hồ sơ khai thuế theo quy định tại quy trình, công văn hướng dẫn hiện hành.

- Về việc kiểm soát theo quy chế tại giai đoạn 1

+ Bộ phận kiểm soát: theo phân công tại các quy trình nghiệp vụ hiện hành (Bộ phận KK&KTT kiểm soát việc cập nhật, theo dõi nghĩa vụ kê khai HSKT trừ một số cơ quan thuế phân công cho Bộ phận QLT TNCN kiểm soát HSKT QT TNCN..) hoặc theo phân công đặc thù tại một số cơ quan thuế.

+ Nội dung kiểm soát trong giai đoạn 1: Kiểm soát tình hình xử lý hồ sơ khai thuế (HSKT phải nộp, quá hạn, chưa nộp).

Đối với các nội dung kiểm soát liên quan đến việc cập nhật, theo dõi nghĩa vụ kê khai khác vẫn tiếp tục được thực hiện theo quy định tại Quy trình Quản lý khai thuế và kế toán thuế.

+ Thời gian kiểm soát: định kỳ hàng tháng, chậm nhật trước ngày 05 tháng tiếp theo

+ Hướng dẫn tra cứu trên ứng dụng để thực hiện kiểm soát theo định kỳ.

+ Trường hợp phát hiện sai, sót trong quá trình kiểm soát thì thực hiện theo hướng dẫn tại các quy trình, nghiệp vụ hiện hành.

* Nhóm 2: Đối với một số trường hợp thay đổi thời gian kiểm soát so với nội dung tại Quy chế để đảm bảo kiểm soát trong giai đoạn chưa nâng cấp ứng dụng

Ví dụ: Tại Điều 9 Quy chế, quy định kiểm soát tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế đối với hồ sơ hoàn thuế nhận trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nhận qua đường bưu chính (hồ sơ hoàn thuế bằng giấy) giữa phân hệ QHS và phân hệ XLHT tại quy chế quy định thời gian kiểm soát là hàng ngày. Tuy nhiên trong giai đoạn chưa nâng cấp ứng dụng, tại phụ lục 4 quy định:

+ Bộ phận kiểm soát: theo phân công tại các quy trình nghiệp vụ hiện hành (Bộ phận KK&KTT kiểm soát việc tiếp nhận đối với hồ sơ hoàn thuế GTGT, hoàn nộp thừa.., Bộ phận QLTNCN kiểm soát việc tiếp nhận đối với hồ sơ hoàn thuế TNCN hoặc theo phân công của từng CQT hiện hành)

+ Nội dung kiểm soát trong giai đoạn 1: Kiểm soát việc tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế đối với hồ sơ hoàn thuế nhận trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nhận qua đường bưu chính (hồ sơ hoàn thuế bằng giấy) giữa phân hệ QHS và phân hệ XLHT

+ Thời gian kiểm soát: giai đoạn 1 (từ 1/7/2019): định kỳ ngày 10, 20 và ngày cuối tháng (nếu trùng ngày nghỉ thì là ngày làm việc tiếp theo); giai đoạn 2 (từ 01/01/2021): hàng ngày

+ Hướng dẫn tra cứu trên ứng dụng và đối chiếu 02 danh sách hồ sơ hồ thuế tiếp nhận trên QHS và hồ sơ hoàn thuế đã cập nhật vào phân hệ XLHT để xác định chênh lệch, nguyên nhân hồ sơ đã nhập trên QHS chưa nhập vào phân hệ XLHT hoặc ngược lại.

Trường hợp phát hiện sai, sót trong quá trình kiểm soát thì thực hiện theo hướng dẫn tại các quy trình, nghiệp vụ hiện hành.

* Nhóm 3: Đối với các nội dung yêu cầu kiểm soát tại từng phân hệ, chức năng, ứng dụng quy định tại phần lời của quy chế nhưng chưa quy định tại Phụ lục 4

Tại Điều 16 Quy chế quy định về các nội dung kiểm soát dữ liệu tại phân hệ Quản lý trước bạ phương tiện (LPTB) trên ứng dụng QLTB_NĐ, tuy nhiên tại Phụ lục 4 không quy định về các nội dung này do hiện ứng dụng chưa hỗ trợ chức năng hỗ trợ các thông tin kiểm soát theo quy định. Trong giai đoạn 1 cơ quan tiếp tục thực hiện xử lý dữ liệu theo quy định tại Quy trình quản lý lệ phí trước bạ đối với tài sản thuộc đối tượng chịu lệ phí trước bạ (trừ Nhà, đất) ban hành kèm theo Quyết định số 2050/QĐ-TCT ngày 21/11/2017 của Tổng cục Thuế.

Trong quá trình thực hiện triển khai Quy chế nếu có vướng mắc Cục Thuế kịp thời báo cáo gửi Tổng cục Thuế để được hướng dẫn cụ thể.

III. Tổ chức tập huấn

Để các Cục Thuế có cơ sở thực hiện, Tổng cục Thuế tổ chức Hội nghị trực tuyến tập huấn triển khai một số nội dung của Quy chế như sau:

1. Nội dung tập huấn:

- Giới thiệu một số nội dung cần lưu ý của Quy chế quy định trách nhiệm về kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế;

- Hướng dẫn kiểm soát việc xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế trong Giai đoạn 1 (từ ngày 01/7/2019);

- Thông báo dự kiến kế hoạch triển khai nâng cấp ứng dụng CNTT và sửa đổi quy trình nghiệp vụ liên quan nhằm đáp ứng các nguyên tắc, quy định kiểm soát theo Quy chế;

- Giải đáp vướng mắc.

(Lịch tập huấn chi tiết tại Phụ lục trình kèm).

2. Thành phần tham gia tập huấn:

a) Tại Cục Thuế cử thành phần tham gia tối thiểu bao gồm:

- Văn phòng Cục Thuế:

+ 01 lãnh đạo Cục Thuế;

+ 01 lãnh đạo phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế;

+ 01 lãnh đạo phòng Kê khai và kế toán thuế;

+ 01 lãnh đạo phòng Quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế;

+ 01 lãnh đạo đại diện các phòng Thanh tra - Kiểm tra;

+ 01 lãnh đạo phòng Nghiệp vụ - Dự toán - Pháp chế;

+ 01 lãnh đạo phòng Quản lý hộ kinh doanh, cá nhân và thu khác;

+ 01 lãnh đạo phòng Kiểm tra nội bộ;

+ 01 lãnh đạo phòng Công nghệ thông tin;

+ 01 lãnh đạo phòng Tổ chức cán bộ;

+ 01 lãnh đạo phòng Tài vụ - Quản trị - ấn chỉ đối với Cục Thuế TP. Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh, 01 Lãnh đạo Văn phòng đối với các Cục Thuế còn lại;

+ 01 lãnh đạo phòng Quản lý các khoản thu từ đất.

- Mỗi Chi cục Thuế cử 01 Lãnh đạo Chi cục thuế; 01 lãnh đạo Đội Tuyên truyền - hỗ trợ NNT; 01 lãnh đạo đội Kê khai- Kế toán thuế - Tin học; 01 lãnh đạo đại diện các đội kiểm tra; 01 lãnh đạo đội Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán - Pháp chế; 01 lãnh đạo đội kiểm tra nội bộ; 01 lãnh đạo đội trước bạ và thu khác; 01 lãnh đạo đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ; 01 lãnh đạo đội quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế.

Ngoài ra, tùy theo khả năng bố trí phòng họp, Cục Thuế có thể cử thêm lãnh đạo, cán bộ có liên quan đến công tác xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng Quản lý thuế.

b) Tại Tổng cục Thuế:

- Vụ Kê khai và Kế toán thuế; Vụ Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế; Vụ QLT doanh nghiệp nhỏ và vừa và hộ kinh doanh, cá nhân; Vụ Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế; Vụ Thanh tra - kiểm tra thuế, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Tài vụ - Quản trị, Cục CNTT cử 01 lãnh đạo Vụ/Cục và các chuyên viên có liên quan tham dự hội nghị và giải đáp vướng mắc (nếu có).

- Vụ Chính sách, Vụ Pháp chế, Vụ Dự toán thu thuế, Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Kiểm tra nội bộ, Văn phòng, Ban Quản lý rủi ro cử 01 cán bộ tham dự hội nghị.

3. Thời gian và địa điểm tổ chức Hội nghị tập huấn:

- Thời gian tổ chức Hội nghị: 1/2 ngày, ngày 18/6/2019, từ 8 giờ 00 phút đến 11 giờ 30 phút.

- Địa điểm:

+ Tại Tổng cục Thuế: Hội trường tầng 9 - 123 Lò Đúc, Hai Bà Trưng, Hà Nội.

+ Cục Thuế TP.Hà Nội: Hội trường cầu truyền hình trực tuyến Kho bạc Nhà nước - 32 Cát Linh - Đống Đa - Hà Nội.

+ Tại 62 Cục Thuế còn lại: Hội trường cầu truyền hình trực tuyến tại trụ sở Kho bạc nhà nước tỉnh/thành phố.

4. Phân công chuẩn bị Hội nghị:

- Các Cục Thuế cử công chức làm đầu mối trao đổi thông tin giữa Tổng cục Thuế, Cục Thuế và Kho bạc các tỉnh trong suốt quá trình chuẩn bị trước hội nghị và trong thời gian diễn ra hội nghị:

+ Họ tên, số điện thoại công chức thuế được cử làm đầu mối gửi về Văn phòng Tổng cục Thuế theo email: nqhuy01@gdt.gov.vn ông Nguyễn Quang Huy, Phó Trưởng phòng Quản trị - Văn Phòng - Tổng cục Thuế, số điện thoại: 0989.868.399.

+ Công chức thuế được cử làm đầu mối có mặt tại các điểm cầu trước 45’ để phối hợp với Kho bạc và các điểm cầu khác, cụ thể:

Ngày 17/06/2019: Từ 13h30 chạy thử kỹ thuật tại 64 điểm cầu (Tổng cục Thuế và 63 tỉnh, Thành phố).

Ngày 18/06/2019: Từ 7h15’ kiểm tra kết nối trước khi hội nghị chính thức.

- Để phục vụ việc trình chiếu nội dung bài giảng, demo ứng dụng từ Tổng cục qua hệ thống Video Conference, Phòng tin học Cục Thuế chuẩn bị màn chiếu, máy chiếu có cổng HDMI, cáp tín hiệu HDMI để kết nối vào hệ thống Video Confence của Kho bạc tỉnh (lưu ý chuẩn bị tối đa số màn hình để thực hiện theo dõi phần trình bày trên ứng dụng).

- Các Cục Thuế chuẩn bị biển tên đầu cầu, nước uống, các điều kiện hậu cần khác tại điểm cầu (hoặc phối hợp với kho bạc tại điểm cầu bố trí, chi phí do Cục Thuế thanh toán theo thực tế phát sinh). Kết thúc hội nghị, đại diện Cục Thuế ký Biên bản xác nhận cuộc họp tại điểm cầu.

- Tổng cục Thuế gửi các Cục Thuế tài liệu họp theo đường dẫn:

Tài liệu hội nghị được chuyển qua mạng nội bộ tại địa chỉ Nhom phong KK&KTT cac tinh.

Phòng KK&KTT các tỉnh có trách nhiệm tải tài liệu để báo cáo Lãnh đạo Cục chỉ đạo thực hiện tại địa phương.

Các vướng mắc về nội dung, tài liệu Hội nghị, đề nghị các Cục Thuế liên hệ theo đầu mối: Bà Nguyễn Thị Thu Hường chuyên viên Vụ Kê khai và Kế toán thuế, điện thoại: 024.39719471 (máy lẻ 7077)/0984.380.036, email: ntthuong03@gdt.gov.vn.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế được biết và thực hiện./.

PHỤ LỤC

CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ
Triển khai một số nội dung của Quy chế quy định trách nhiệm về kiểm soát xử lý dữ liệu trên Hệ thống các ứng dụng quản lý thuế
(Ban hành kèm theo công văn số 2271/TCT-KK ngày 04/6/2019 của Tổng cục Thuế)