Công văn 1786/BHXH-LT năm 2020 về chỉnh lý hồ sơ, tài liệu do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ Lịch sử; thời gian vừa qua, công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại Bảo hiểm xã hội (BHXH) các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là BHXH tỉnh) đã được quan tâm và có sự chuyển biến tích cực đem lại nhiều lợi ích đối với công tác lưu trữ của Ngành nói chung và của BHXH tỉnh nói riêng như: giải quyết được khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu tồn đọng đựng trong các thùng tôn, bao tải; lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; loại ra những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết thời hạn bảo quản để tổ chức tiêu hủy theo quy định; giải phóng diện tích phòng làm việc, kho lưu trữ tạm của BHXH tỉnh, BHXH quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là BHXH huyện).

Tuy nhiên, đến nay số tài liệu phát sinh chưa được chỉnh lý tại BHXH tỉnh, BHXH huyện vẫn còn khối lượng lớn, đặc biệt khối tài liệu dưới 100 mét giá từ năm 2015 trở về trước tại BHXH huyện vẫn chưa được chỉnh lý, gây khó khăn cho công tác lưu trữ và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.

Để thực hiện công tác lưu trữ theo quy định và giải quyết dứt điểm hồ sơ, tài liệu đang còn tồn đọng tại BHXH tỉnh, BHXH huyện theo Kế hoạch số 5671/KH-BHXH ngày 18/12/2017 của BHXH Việt Nam thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Kế hoạch số 1584/KH- BHXH ngày 21/5/2020 của BHXH Việt Nam về triển khai thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”. BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH tỉnh thực hiện nghiêm túc, triệt để các nội dung sau:

1. Chủ trì tổ chức thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ từ năm 2019 trở về trước còn tồn đọng tại BHXH tỉnh và BHXH huyện hoàn thành chậm nhất năm 2021.

2. Kinh phí thực hiện: BHXH tỉnh cân đ ối trong phạm vi dự toán chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT được BHXH Việt Nam giao hàng năm để thực hiện.

3. Quán triệt công chức, viên chức của đơn vị thực hiện nghiêm túc trách nhiệm lập hồ sơ khi xử lý công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để quản lý theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định về công tác văn thư, lưu trữ của BHXH Việt Nam. Tài liệu khi tiếp nhận vào Lưu trữ cơ quan phải được sắp xếp, chỉnh lý theo quy định, tuyệt đối không để phát sinh tài liệu tồn đọng, bó gói.

Trong quá trình tổ chức thực hiện có khó khăn, vướng mắc đề nghị báo cáo về BHXH Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam) để được hướng dẫn, giải quyết./.