Công văn 1777/BTTTT-ƯDCNTT năm 2013 xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử do Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành

Kính gửi: UBND Hà Tĩnh

Căn cứ Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, ngày 28 tháng 7 năm 2012, Bộ Thông tin và Truyền thông đã có văn bản số 2287/BTTTT-ƯDCNTT gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đề nghị đăng ký Lộ trình bắt buộc thực hiện việc trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước (sau đây gọi là Lộ trình). Tuy nhiên đến nay, Bộ Thông tin và Truyền thông chưa nhận được đăng ký của Quý cơ quan.

Ngày 04 tháng 5 năm 2013, Văn phòng Chính phủ có văn bản số 3526/VPCP-KGVX truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân giao Bộ Thông tin và Truyền thông tiếp tục chủ động phối hợp, hướng dẫn các Bộ, ngành, địa phương chưa đăng ký Lộ trình xây dựng, hoàn thiện Lộ trình bắt buộc thực hiện trao đổi văn bản tại cơ quan mình. Thực hiện chỉ đạo của Phó Thủ tướng, Bộ Thông tin và Truyền thông kính gửi Quý cơ quan khung Lộ trình thực hiện, trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước để Quý cơ quan tham khảo, khẩn trương xây dựng Lộ trình đồng thời gửi đăng ký Lộ trình về Bộ Thông tin và Truyền thông để Bộ Thông tin và Truyền thông tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

Lộ trình của Quý cơ quan xin gửi về Bộ Thông tin và Truyền thông (Cục Ứng dụng công nghệ thông tin – 18 Nguyễn Du, Hà Nội). Bản mềm xin gửi theo địa chỉ thư điện tử: ntkhanha@mic.gov.vn.

Trân trọng./.

PHỤ LỤC

KHUNG LỘ TRÌNH THỰC HIỆN, TRAO ĐỔI HỒ SƠ, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
(Kèm theo công văn số 1777/BTTTT-ƯDCNTT ngày 21/6/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông về xây dựng lộ trình thực hiện việc trao đổi hồ sơ điện tử trong các cơ quan nhà nước)

(Các thông tin dưới đây chỉ có tính chất gợi ý, hướng dẫn cho các cơ quan xây dựng và phê duyệt Lộ trình của riêng mình. Không bắt buộc áp dụng đúng khuôn mẫu)

I. Hiện trạng trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử

1. Hiện trạng sử dụng văn bản điện tử

Đánh giá chung về hiện trạng sử dụng văn bản điện tử theo một số thông tin tiêu chí tại bảng các giai đoạn của lộ trình đối với thời điểm hiện tại.

2. Hiện trạng về xây dựng, ban hành văn bản liên quan đến sử dụng văn bản điện tử.

3. Hiện trạng sử dụng hệ thống thông tin để trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử.

- Hiện trạng triển khai hệ thống thư điện tử, hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại đơn vị: tỉ lệ các đơn vị đã triển khai, đến cấp hành chính nào, tên phần mềm, kết nối mạng viễn thông,…

- Phối hợp giữa hệ thống thư điện tử và hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

- Khả năng kết nối liên thông giữa các hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan nhà nước cấp dưới thuộc phạm vi quản lý của cơ quan.

- Bảo đảm an toàn thông tin.

- Kế hoạch phát triển hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử.

4. Hiện trạng triển khai việc số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin qua mạng.

II. MỤC TIÊU

Mục tiêu thực hiện sử dụng, trao đổi văn bản, hồ sơ điện tử đến năm 2015.

III. CÁC NHIỆM VỤ

Liệt kê các nhiệm vụ sẽ được đơn vị thực hiện, phân theo nhóm dưới đây:

1. Sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ cơ quan.

2. Sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc với tổ chức doanh nghiệp, cá nhân.

3. Phát triển và hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật.

4. Xây dựng và ban hành các quy định đối với sử dụng văn bản điện tử.

5. Tuyên truyền, nâng cao nhận thức và đào tạo nhân lực.

6. Các nhiệm vụ khác.

IV. CÁC GIAI ĐOẠN LỘ TRÌNH

Giải thích:

Số liệu Lộ trình được thống kê tổng hợp trên cơ sở tất cả các cơ quan trong hệ thống hành chính thuộc phạm vi quản lý. Các cơ quan, tổ chức khác nhau được phân biệt bởi tư cách pháp nhân, con dấu.

Tỉ lệ văn bản được xác định trên đầu văn bản có sự phân biệt giữa điểm đi và điểm đến. (tương đương bì thư được gửi qua đường bưu điện. Ví dụ: một đầu văn bản được gửi đi ba nơi được tính là ba).

Chỉ tiêu: bao gồm các chỉ số kế hoạch đạt được theo từng giai đoạn.

Nội dung thực hiện: Giải pháp, danh sách các công việc sẽ thực hiện theo thời gian đảm bảo chỉ tiêu đề ra của từng hạng mục.

Chỉ tiêu chung: Ước tính tỉ lệ sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử đánh giá chung nhằm mục tiêu đến năm 2015 đạt kế hoạch đề ra 60% hồ sơ văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử.

I.A.1. Tỉ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử (%) là tỉ lệ hồ sơ, văn bản điện tử trao đổi trong nội bộ cơ quan dưới dạng điện tử không phát sinh văn bản giấy trên tổng số hồ sơ, văn bản được trao đổi.

I.A.2. Liệt kê các loại đầu mục văn bản thực hiện trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử từng thời kỳ như: báo cáo, công văn, thông báo… Giai đoạn sau bao gồm giai đoạn trước trước nên không cần liệt kê lại.

I.A.3. Tỉ lệ hồ sơ, văn bản trao đổi dưới dạng điện tử kèm văn bản giấy (%) là tỉ lệ văn bản trao đổi trong nội bộ cơ quan gửi văn bản điện tử và văn bản giấy đồng thời trên tổng số văn bản được trao đổi.

I.A.4. Tương tự I.A.2 nhưng đối với loại văn bản được gửi đồng thời dưới dạng điện tử và dưới dạng giấy.

I.A.5. Tỉ lệ hình thức hồ sơ, văn bản điện tử được trao đổi trong nội bộ cơ quan được xác định bằng tỉ lệ phần trăm của từng hình thức trao đổi văn bản điện tử trên tổng số văn bản được trao đổi bằng phương tiện điện tử (tổng tỉ lệ phần trăm của ba loại phải bằng 100%). Ba loại văn bản điện tử gồm:

Văn bản có chữ ký số là văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số hợp lệ.

Văn bản không có chữ ký số và được số hóa quét ảnh từ văn bản giấy đã được ban hành

Văn bản không có chữ ký số khác như văn bản soạn thảo và các văn bản, tài liệu khác

I.A.6. Tỉ lệ văn bản, tài liệu lưu trữ được số hóa phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin (%) là số lượng văn bản được lưu trữ dưới dạng số bao gồm cả quét ảnh hoặc văn bản soạn thảo trong hệ thống quản lý văn bản, cổng thông tin điện tử phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin trên tổng số văn bản hiện có.

II.A.1, II.A.2, II.A.3, II.A.4, II.A.5. Tương tự đối với I.A.1, I.A.2, I.A.3, I.A.4, I.A.5 nhưng được tính đối với văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp.

II.A.6. Tỉ lệ văn bản điện tử được ký chữ ký số hợp lệ được gửi hoàn toàn bằng hình thức điện tử không kèm văn bản giấy trên tổng số văn bản được trao đổi giữa các cơ quan.

II.A.7. Tỉ lệ các văn bản quy phạm pháp luật và chỉ đạo điều hành trên cổng/trang thông tin điện tử (%) được tính bằng số lượng các văn bản điện tử được đăng tải trên cổng/trang thông tin điện tử trên tổng số văn bản quy phạm pháp luật, hành chính. Chỉ tính đầu văn bản không phân biệt đơn vị gửi hoặc nhận.

II.A.8. Tỉ lệ phần trăm số văn bản điện tử được trao đổi bằng các phương thức trao đổi thư điện tử/ hệ thống quản lý văn bản và điều hành, cổng thông tin điện tử và phương tiện khác) trên tổng số văn bản được trao đổi văn bản điện tử. Tổng số phần trăm phải bằng 100%.

III.A.1. Tỉ lệ kết nối mạng liên thông giữa cơ quan nhà nước (%): được xác định bằng số lượng các cơ quan có liên thông qua mạng với cơ quan khác trên tổng số các cơ quan. Tùy thuộc vào giải pháp triển khai, các đơn vị có kết nối Internet được coi là có liên thông với nhau nếu sử dụng đường truyền Internet để trao đổi văn bản.

III.A.2. Tỉ lệ cơ quan nhà nước được trang bị hệ thống quản lý văn bản và điều hành (%) được tính theo tổng số đơn vị có triển khai hệ thống phần mềm xử lý văn bản trên tổng số cơ quan nhà nước.

III.A.3. Tỉ lệ triển khai cấp chữ ký số là tỉ lệ lãnh đạo hoặc công chức cần định danh khi xử lý, trao đổi văn bản điện tử được cấp chữ ký số trên tổng số lãnh đạo, công chức soạn thảo, trao đổi văn bản. Đối với các giai đoạn có thể đưa đặt chỉ tiêu ưu tiên cấp cho lãnh đạo. Khi đó cần thể hiện cả hai thông số cấp cho lãnh đạo và cán bộ công chức khác.

III.A.4. Tỉ lệ cán bộ được cấp phát hộp thư điện tử (%) là tỉ lệ cán bộ được cấp phát hộp thư điện tử giao dịch trên tổng số cán bộ hiện có.

III.A.6. Tỉ lệ máy tính trên cán bộ (%) là tỉ lệ cán bộ được cấp máy tính sử dụng trong công việc trên tổng số cán bộ có nhu cầu sử dụng máy tính.

IV.A. Tiêu chuẩn kỹ thuật: các hạng mục công việc cần thực hiện trong từng thời kỳ liên quan đến hoạt động quy định tiêu chuẩn kỹ thuật sử dụng, trao đổi văn bản điện tử như quy định: định dạng trao đổi, hình thức trao đổi, thông tin mô tả, tiêu chuẩn liên thông giữa các hệ thống…

IV.B. Văn bản pháp lý đối với văn bản điện tử bao gồm danh sách các quy định về tổ chức thực hiện, quy định pháp lý văn bản điện tử cần xây dựng và ban hành trong từng giai đoạn để từng bước hoàn thiện thể chế trao đổi văn bản điện tử được liệt kê từ mục IV.B.1 đến IV.B.6 hoặc có thể bổ sung tùy vào kế hoạch của mỗi đơn vị. Mỗi hạng mục đề nghị đưa vào tên văn bản cụ thể hoặc định hướng hướng nội dung văn bản cần giải quyết.

V.A.1. Tỉ lệ được xác định theo số cán bộ soạn thảo, xử lý văn bản có thể thao tác trao đổi hồ sơ, văn bản điện tử trên tổng số các cán bộ tham gia xử lý, trao đổi văn bản.

V.A.2. Các chỉ tiêu về nguồn nhân lực khác mà cơ quan đơn vị đề xuất.

VI. Các nhiệm vụ khác: liệt kê các dự án, nhiệm vụ cần được triển khai theo từng năm để đảm bảo lộ trình được thực hiện đúng mục tiêu đề ra.

V. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

1. Giải pháp tổ chức

2. Giải pháp kỹ thuật công nghệ

3. Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực

4. Giải pháp tuyên truyền tập huấn

5. Giải pháp tài chính

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Tổ chức thực hiện của các Bộ, ngành, địa phương để thực hiện lộ trình đã đề ra như trên.