Báo cáo 1366/BC-SNV năm 2017 về tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Số hiệu 1366/BC-SNV
Ngày ban hành 11/04/2017
Ngày có hiệu lực 11/04/2017
Loại văn bản Báo cáo
Cơ quan ban hành Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh
Người ký Lê Hoài Trung
Lĩnh vực Bộ máy hành chính

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 1366/BC-SNV

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 4 năm 2017

 

BÁO CÁO

TÌNH HÌNH XỬ LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG

Thực hiện Công văn số 46/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2017 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống, Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống như sau:

I. XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO, HƯỚNG DẪN VỀ VIỆC XỬ LÝ TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG

1. Xây dựng ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống

Trong những năm qua, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố đã ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện công tác xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống như sau:

- Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 22 tháng 8 năm 2007 của Ủy ban nhân dân Thành phố về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24 tháng 9 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

- Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh (UBND TP. HCM) về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

- Quyết định số 38/2014/QĐ-UBND ngày 26 tháng 8 năm 2014 của UBND TP. HCM ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

- Quyết định số 3751/QĐ-UBND ngày 02 tháng 8 năm 2014 của Chủ tịch UBND TP. HCM về phê duyệt Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

- Công văn số 6837/UBND-TM ngày 04 tháng 11 năm 2008 của Ủy ban nhân dân Thành phố về giải quyết kinh phí thực hiện công tác lưu trữ của các sở, ngành;

- Công văn số 2267/UBND-TM ngày 25 tháng 4 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các Sở ngành, Ủy ban nhân dân (UBND) các quận, huyện.

2. Xây dựng ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng

Bên cạnh các văn bản chỉ đạo của Thành phố, Sở Nội vụ đã ban hành các văn bản hướng dẫn về việc xử lý tài liệu tồn đọng như sau:

- Công văn số 1272/SNV-VTLT ngày 08 tháng 10 năm 2009 của Sở Nội vụ về công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức;

- Công văn số 609/SNV-CCVTLT ngày 20 tháng 5 năm 2011 của Sở Nội vụ về chọn chỉnh lý thí điểm tài liệu tồn đọng của các đơn vị giai đoạn 2011- 2012;

- Công văn số 398/SNV-CCVTLT ngày 06 tháng 4 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc khảo sát tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị;

- Công văn số 816/SNV-CCVTLT ngày 26 tháng 6 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc gửi báo cáo tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, đơn vị;

- Hướng dẫn số 207/HD-SNV ngày 27 tháng 02 năm 2012 của Sở Nội vụ về việc tổ chức quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc UBND quận, huyện;

- Kế hoạch số 1614/KH-SNV ngày 10 tháng 10 năm 2013 của Sở Nội vụ thực hiện Chỉ thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2013 của UBND Thành phố về một số biện pháp để giải quyết tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

- Hướng dẫn số 1808/HD-SNV ngày 07 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ về tổ chức chỉnh lý tài liệu tồn động tại các cơ quan, tổ chức;

- Kế hoạch số 20/KH-SNV ngày 17 tháng 4 năm 2014 của Sở Nội vụ về chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh năm 2014;

- Kế hoạch số 54/KH-SNV ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Sở Nội vụ về tổ chức triển khai thực hiện Quyết định số 3751/QĐ-UBND ngày 02 tháng 8 năm 2014 của UBND Thành phố về phê duyệt Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng trước ngày 30 tháng 4 năm 1975 của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh;

- Công văn số 1436/SNV-CCVTLT ngày 29 tháng 4 năm 2016 của Sở Nội vụ về việc khảo sát tình hình lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, tổ chức;

- Thông báo số 3118/TB-SNY ngày 05 tháng 9 năm 2016 của Sở Nội vụ khảo sát thực tế hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức.

II. THỰC TRẠNG TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU

Theo số liệu tổng hợp từ báo cáo kết quả khảo sát tài liệu lưu trữ tại 707 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức được hình thành trong quá trình hoạt động từ sau năm 1975 đến nay số liệu như sau:

[...]