|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 991/HD-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 3 năm 2016
|
HƯỚNG DẪN
MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC CHUẨN BỊ THỰC HIỆN LỰA CHỌN, XÁC ĐỊNH GIÁ
TRỊ TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
Căn cứ Thông tư số 16/2014/TT-BNV
ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ
vào Lưu trữ lịch sử các cấp và Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm
2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí
Minh, Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung về công tác chuẩn bị thực hiện lựa chọn,
xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố như sau:
I. CÔNG TÁC CHUẨN
BỊ LỰA CHỌN, XÁC ĐỊNH TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ
1. Đối với các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu chỉ đạo, phân công, xác định trách nhiệm trong công tác chuẩn bị lựa chọn,
xác định tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử, cụ thể như sau:
a) Xây dựng kế hoạch tổ chức lựa chọn,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu để chuẩn bị giao nộp tài liệu vào Trung tâm
Lưu trữ lịch sử Thành phố,
b) Ban hành, rà soát điều chỉnh Bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
Các cơ quan, tổ chức căn cứ Thông tư
số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời
hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương và các Thông tư của các Bộ, ngành quy định thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành..., để xây dựng, ban hành, rà soát điều
chỉnh Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, cụ thể:
- Trường hợp chưa ban hành Bảng thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cần khẩn trương xây dựng ban hành.
- Trường hợp đã ban hành Bảng thời hạn
bảo quản hồ sơ, tài liệu, nhưng không còn phù hợp, chưa đầy đủ; cần rà soát, bổ
sung Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cho phù hợp.
c) Phân công, bố trí nhân sự để thực
hiện thu thập, chỉnh lý, lựa chọn, xác định tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu
trữ lịch sử, cụ thể:
- Thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu từ
các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ cơ quan hàng năm:
+ Trường hợp hồ sơ, tài liệu thu thập
đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, thì tiến hành tổng hợp, lựa
chọn, xác định và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để
chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử;
+ Trường hợp hồ sơ, tài liệu thu thập
chưa được chỉnh lý hoàn chỉnh, thì tổ chức thực hiện chỉnh lý; sau đó tổng hợp,
lựa chọn, xác định những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lập Mục lục
hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
- Đối với các cơ quan, tổ chức có hồ
sơ, tài liệu tồn đọng từ trước đến nay chưa được chỉnh lý cần tiến hành tổ chức
thực hiện chỉnh lý; lựa chọn, xác định những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh
viễn và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử.
d) Thống kê, lập Mục lục hồ sơ, tài
liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
- Các cơ quan, tổ chức thống kê, lập
Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (kể cả tài liệu điện tử
nếu có) để nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử; lập Danh mục tài liệu có đóng
dấu chỉ các mức độ mật; lập công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu giao nộp
(các nội dung trên được lập riêng cho từng năm).
- Theo Điều 21 Luật Lưu trữ quy định
hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải được giao nộp vào Trung tâm
Lưu trữ lịch sử. Thời hạn giao nộp là 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc:
+ Đối với những hồ sơ, tài liệu kết
thúc từ năm 2006 trở về trước; các cơ quan, tổ chức thống kê, lập Mục lục hồ
sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và báo cáo về Chi cục Văn thư - Lưu
trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trước ngày 31 tháng 12 năm 2016 để xây
dựng kế hoạch chuẩn bị thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
+ Đối với những hồ sơ, tài liệu kết
thúc từ năm 2007 trở về sau này; định kỳ hàng năm, các cơ quan, tổ chức thống
kê, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và báo cáo về
Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố để xây dựng kế
hoạch chuẩn bị thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
đ) Hoàn thiện hồ sơ, tài liệu chuẩn bị
nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
- Kiểm tra hoàn thiện khối tài liệu
giao nộp.
- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào
hộp bảo quản.
- Dán nhãn, ghi số thứ tự hộp bảo quản
theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
e) Màu hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu
Để quản lý, bảo quản khoa học, khai
thác hiệu quả hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và hồ sơ, tài liệu bảo quản có
thời hạn, cần sử dụng các màu hộp bảo quản tài liệu như sau:
- Hộp màu vàng: Để bảo quản những hồ
sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn và bố trí liên tục trong khu vực Kho lưu trữ nhất
định để thuận tiện cho việc quản lý và chuẩn bị giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ
lịch sử.
- Hộp màu xanh: Để bảo quản những hồ
sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn và bố trí liên tục trong khu vực Kho lưu trữ
nhất định để thuận tiện cho việc quản lý.
Ghi chú: Trường hợp các cơ quan, tổ chức đã mua sắm hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu
khác màu vàng, xanh thì tiếp tục sử dụng tại Kho lưu trữ cơ quan để bảo quản hồ
sơ, tài liệu. Trường hợp mua sắm mới hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu (kể cả trường
hợp thay đổi hộp cũ bị hư hỏng) thì thực hiện mua sắm hộp theo màu quy định tại
Điểm e, Khoản 1, Mục I của Hướng dẫn này.
g) Riêng đối với Ủy ban nhân dân quận,
huyện:
- Bố trí Kho lưu trữ tập trung và chỉ
đạo Phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch tổ chức thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ
chức cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; đồng thời lựa chọn, xác định những tài
liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lập Mục lục hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị
giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định.
- Tổ chức thực hiện nội dung các công
việc tại Khoản 1, Mục I của Hướng dẫn này.
2. Đối với Trung
tâm Lưu trữ lịch sử
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
tham mưu Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tổ chức thực hiện:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu và
thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu,
thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp
tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
b) Phối hợp, trao đổi với các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tổ chức thực hiện giao nhận hồ sơ, tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo kế hoạch.
II. CÔNG TÁC CHUẨN
BỊ GIAO NỘP TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ
1. Đối với cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Sau khi các cơ quan, tổ chức hoàn thiện
hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử và đến thời hạn giao nộp
vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều 21 Luật Lưu trữ (thời hạn
10 năm, kể từ năm công việc kết thúc). Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử theo trình tự và thủ tục như
sau:
a) Thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu của cơ quan, tổ chức.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu
được thành lập để xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung
tâm Lưu trữ lịch sử và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Thành
phần của Hội đồng bao gồm:
+ Chủ tịch Hội đồng (Thủ trưởng hoặc
Phó Thủ trưởng cơ quan, tổ chức);
+ Người làm lưu trữ ở cơ quan, tổ chức
là Thư ký Hội đồng;
+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
là ủy viên;
+ Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu
cần xác định giá trị là ủy viên.
(Riêng đối với Phòng Nội vụ quận, huyện:
Tham mưu Ủy ban nhân dân quận, huyện thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
để xác định giá trị tài liệu đến thời hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
đối với các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố).
- Trường hợp cần thiết, khi họp Hội đồng
xác định giá trị tài liệu; các cơ quan, tổ chức có thể mời Chi cục Văn thư -
Lưu trữ dự họp để tư vấn, hướng dẫn, góp ý những hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
b) Đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Thành phố thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
- Sau khi được người đứng đầu cơ
quan, tổ chức duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử; cơ quan, tổ chức gửi văn bản kèm theo hồ sơ đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch
sử Thành phố thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử.
- Thành phần Hồ sơ như sau:
+ Công văn đề nghị thẩm định Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu;
+ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu.
- Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
c) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu
Sau khi có ý kiến phê duyệt của Sở Nội
vụ đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử; các
cơ quan, tổ chức thực hiện các công việc sau:
- Hoàn thiện lại Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu và các thành phần hồ sơ có liên quan.
- Tổ chức đóng gói hồ sơ, tài liệu.
d) Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố để giao nộp.
Cơ quan, tổ chức vận chuyển hồ sơ,
tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố và giao nộp hồ sơ, tài liệu
theo Mục lục hồ sơ, tài liệu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt
và ý kiến thẩm định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Thành phần hồ sơ,
tài liệu giao nộp bao gồm:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (03
bản).
- Các tài liệu kèm theo khối tài liệu
nộp lưu như: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, hướng dẫn
phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu,... (trong trường hợp
tài liệu của phông lưu trữ được nộp lưu lần đầu và trong cả những lần nộp lưu
sau khi có những sửa đổi, bổ sung trong những tài liệu trên).
- Công cụ tra cứu khác kèm theo khối
tài liệu nộp lưu.
- Hồ sơ, tài liệu nộp lưu và hộp/cặp
bảo quản khối tài liệu nộp lưu.
- Tài liệu điện tử (nếu có).
2. Đối với
Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố
a) Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp.
b) Tham mưu Chi cục Văn thư - Lưu trữ
trình Sở Nội vụ phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
c) Thông báo kết quả phê duyệt Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu đến cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
d) Chuẩn bị Kho lưu trữ và các trang
thiết bị để tiếp nhận và bảo quản tài liệu.
đ) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu và các thành phần hồ sơ khác có liên quan.
- Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu với thực tế hồ sơ, tài liệu giao nộp.
- Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
liệu.
e) Đưa hồ sơ, tài liệu vào Kho và xếp
lên giá, kệ.
g) Hoàn thiện Mục lục hồ sơ vào hệ thống
quản lý
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Đối với cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
a) Định kỳ hàng năm (trước ngày 31
tháng 12), các cơ quan, tổ chức báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu đã lựa chọn,
xác định tài liệu chuẩn bị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử về Chi cục Văn thư - Lưu
trữ để tổng hợp xây dựng kế hoạch chuẩn bị thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch
sử.
b) Dự trù kinh phí tổ chức lựa chọn,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và vận chuyển tài liệu đến Trung tâm Lưu trữ
lịch sử Thành phố để giao nộp.
2. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu
trữ
Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử chủ
trì, phối hợp tham mưu:
a) Xây dựng trình Sở Nội vụ để trình Ủy
ban nhân dân Thành phố phê duyệt kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung
tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố giai đoạn 2016 - 2020.
b) Xây dựng trình Sở Nội vụ phê duyệt
kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố hàng
năm.
c) Tổng hợp số lượng hồ sơ, tài liệu
chuẩn bị nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử từ các cơ quan, tổ chức để xây dựng
kế hoạch thu thập vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
d) Xây dựng kế hoạch đầu tư các trang
thiết bị để tiếp nhận và bảo quản hồ sơ, tài liệu.
đ) Dự trù kinh phí mua sắm trang thiết
bị bảo quản hồ sơ, tài liệu khi tiếp nhận tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu.
Trên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ một
số nội dung về công tác chuẩn bị thực hiện lựa chọn, xác định giá trị tài liệu
và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Trong quá trình
thực hiện nếu có vướng mắc cẩn trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu
trữ (địa chỉ Tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân
Phong, Quận 7, điện thoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử TP;
- Ủy ban nhân dân quận, huyện;
- Phòng Nội vụ quận, huyện;
- Cục Văn thư và Lưu trữ NN (để b/c);
- Ủy ban nhân dân Thành phố (để b/c);
- SNV: Giám đốc, Phó Giám đốc PT;
- Chi cục VTLT (2b);
- Lưu: VT.
|
KT.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
Lê Hoài Trung
|