Lưu trữ chứng từ kế toán

Nội dung chính

Lưu trữ chứng từ kế toán

1/ Về việc lưu trữ chứng từ kế toán 

Việc cty chị có ý định là lưu trữ chứng từ kế toán ngay trong phần mềm là không đúng qui định về lưu trữ chứng từ kế toán theo điều 40 luật kế toán nhé. Vì: 

- Chứng từ kế toán là các giấy tờ và vật mang tin chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị trong 1 kỳ kế toán nên phải được in ra giấy, những người có liên quan phải ký, sắp xếp theo trình tự, nội dung và lưu trữ theo qui định tại điều 40 luật kế toán 2003. 

- Phần mềm kế toán là công cụ để cơ giới hóa công tác kế toán (tính toán được nhanh và hiệu quả trong quản lý) nên chứng từ thể hiện trong phần mềm phải được in ra lưu trữ cẩn thận. Nếu DN để trong phần mềm không may phần mềm hỏng, lỗi, cháy ổ đĩa, virus, hacker,...dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu trên phần mềm thì cực kỳ nguy hiểm vì các chứng từ kế toán bị mất hết dẫn đến cty không có chứng từ, số liệu để giải trình với các cơ quan kiểm tra thì hậu quả đối với DN là rất nguy hiểm. 

Vậy cty chị cần phải in ra, ký cẩn thận và lưu trữ đúng qui định của PL. Cty chị có thể sao chép dữ liệu trên phần mềm vào các đĩa mềm để lưu trữ và sử dụng sau này. 

Cty chị muốn lưu trữ trong phần mềm thì cần phải làm văn bản để xin phép Cục thuế quản lý để được trả lời và áp dụng nhé. 

2/ Về việc in phiếu thu 

- Nếu cty chị in phiếu thu bằng cách tổng hợp vào 1 bảng tổng thu cuối ngày do trong ngày có quá nhiều phiếu thu là sai qui định của pháp luật kế toán về việc tạo lập chứng từ. 

- Phiếu thu là phản ánh việc nộp tiền của người mua hàng nên phải được theo dõi chi tiết theo từng số, ngày,... còn cuối ngày lập Bảng tổng hợp thu (kèm theo bao nhiêu phiếu thu) thì mới được chấp nhận chứ lập bảng tổng hợp thu thay cho phiếu thu là không đúng. 

- Nếu cty chị người thu tiền qui định cho 1 người (hay đại diện cho 1 bộ phận) thì có thể thu theo số tổng hợp của 1 người đó trong 1 ngày/ số tổng hợp của bộ phận đó trong ngày và lập phiếu thu tại cty theo đối tượng nộp tiền thì sẽ giảm việc lập phiếu thu chi tiết từng khách hàng và từng cá nhân hay bộ phận nộp tiền sẽ nộp tiền theo số tổng của cả ngày (có bảng kê chi tiết kèm theo để chứng minh cho tổng thu đó). 

Có những tổ chức 1 ngày họ phải thực hiện hàng vạn giao dịch thu tiền như ngân hàng, kho bạc,... nhưng vẫn phải in phiếu thu để ký, quản lý và bảo quản cũng như lưu trữ đúng qui định.