Biên bản thanh lý hợp đồng

Công ty em có ký kết hợp đồng xây dựng và bây giờ muốn thanh lý hợp đồng. Cho em hỏi Biên bản thanh lý hợp đồng do Phó giám đốc công ty em (không là đại diện pháp luật) ký thì cần những điều kiện gì để Biên bản này vẫn có giá trị pháp lý? Có cần giấy ủy quyền không hay Phó giám đốc có thẩm quyền đương nhiên ký kết, có điều kiện về giấy ủy quyền không? Và trong trường hợp Điều lệ có quy định phó giám đốc có thẩm quyền ký kết thì có cần văn bản ủy quyền không?