Thông tư 213/2009/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng cho dự trữ nhà nước do Bộ Tài chính ban hành

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003;
- Căn cứ Pháp lệnh Dự trữ quốc gia số 17/2004/PL-UBTVQH11 ngày 29/4/2004;
- Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
- Căn cứ Quyết định số 106/2009/TTg ngày 20/8/2009 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Dự trữ nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;
- Căn cứ Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho các đơn vị Dự trữ nhà nước như sau:

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1. Kế toán hoạt động Dự trữ nhà nước là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động một cách có hệ thống các thông tin bằng số liệu để quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả nguồn vốn, nguồn kinh phí, quỹ và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tình hình chấp hành dự toán thu, chi hoạt động và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ Tài chính và các Bộ, ngành. Đồng thời cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có sử dụng thông tin theo quy định và thực hiện kế toán quản trị, theo yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị kế toán.

2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng chế độ kế toán này gồm các cơ quan, đơn vị: Tổng cục Dự trữ nhà nước (Sau đây gọi tắt là Tổng cục); Cục Dự trữ nhà nước khu vực (Sau đây gọi tắt là Cục); Chi cục Dự trữ nhà nước (Sau đây gọi tắt là Chi cục); Các đơn vị khác trực thuộc Tổng Cục Dự trữ nhà nước;

Các đơn vị dự trữ thuộc các Bộ, Ngành được giao trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ Nhà nước có trách nhiệm tổ chức, theo dõi, hạch toán kế toán theo quy định của pháp luật; thực hiện lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định tại mục 2, Phụ lục số 04 Thông tư này.

3. Các đơn vị kế toán dự trữ nhà nước tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán và người làm kế toán theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004), các văn bản pháp luật kế toán hiện hành và các quy định tại Thông tư này.

4. Nhiệm vụ kế toán hoạt động Dự trữ nhà nước

- Thu thập, xử lý, kiểm tra giám sát, phân tích và cung cấp thông tin các khoản thu - chi hoạt động dự trữ nhà nước, hoạt động nội bộ, các nguồn vốn, quỹ, nợ phải trả, tiền, vật tư, hàng hoá, các khoản nợ phải thu và các khoản thanh toán nội bộ trong đơn vị kế toán;

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các quy định về tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, của ngành, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản, các quỹ có ở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp Ngân sách, cấp trên theo quy định và chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước;

- Theo dõi và kiểm soát tình hình giao dự toán kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới;

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định;

- Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm toán và cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị.

5. Nội dung công việc kế toán

Nội dung công việc kế toán trong các đơn vị kế toán Dự trữ nhà nước, gồm:

5.1. Kế toán các khoản thu

Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu về bán hàng dự trữ, thu hoạt động dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị.

5.2. Kế toán các khoản chi

- Phản ánh các khoản chi cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, chi phí nhập, xuất và bảo quản hàng dự trữ, chi đầu tư XDCB, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó;

- Phản ánh các khoản chi phí của hoạt động dịch vụ, trên cơ sở đó để xác định kết quả hoạt động dịch vụ.

5.3. Kế toán tiền, vật tư, hàng hoá và các khoản nợ phải thu

- Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm; tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý đá quý và các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng (nếu có), tiền đang chuyển;

- Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động hàng dự trữ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ khác tại đơn vị;

- Phản ánh các khoản tạm ứng, đầu tư tài chính ngắn hạn, nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị.

5.4. Kế toán tài sản cố định

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO DỰ TRỮ NHÀ NƯỚC

- Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003;
- Căn cứ Pháp lệnh Dự trữ quốc gia số 17/2004/PL-UBTVQH11 ngày 29/4/2004;
- Căn cứ Nghị định số 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
- Căn cứ Quyết định số 106/2009/TTg ngày 20/8/2009 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Dự trữ nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;
- Căn cứ Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán áp dụng cho các đơn vị Dự trữ nhà nước như sau:

I- QUY ĐỊNH CHUNG

1. Kế toán hoạt động Dự trữ nhà nước là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động một cách có hệ thống các thông tin bằng số liệu để quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả nguồn vốn, nguồn kinh phí, quỹ và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tình hình chấp hành dự toán thu, chi hoạt động và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ Tài chính và các Bộ, ngành. Đồng thời cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có sử dụng thông tin theo quy định và thực hiện kế toán quản trị, theo yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị kế toán.

2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng chế độ kế toán này gồm các cơ quan, đơn vị: Tổng cục Dự trữ nhà nước (Sau đây gọi tắt là Tổng cục); Cục Dự trữ nhà nước khu vực (Sau đây gọi tắt là Cục); Chi cục Dự trữ nhà nước (Sau đây gọi tắt là Chi cục); Các đơn vị khác trực thuộc Tổng Cục Dự trữ nhà nước;

Các đơn vị dự trữ thuộc các Bộ, Ngành được giao trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ Nhà nước có trách nhiệm tổ chức, theo dõi, hạch toán kế toán theo quy định của pháp luật; thực hiện lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định tại mục 2, Phụ lục số 04 Thông tư này.

3. Các đơn vị kế toán dự trữ nhà nước tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán và người làm kế toán theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004), các văn bản pháp luật kế toán hiện hành và các quy định tại Thông tư này.

4. Nhiệm vụ kế toán hoạt động Dự trữ nhà nước

- Thu thập, xử lý, kiểm tra giám sát, phân tích và cung cấp thông tin các khoản thu - chi hoạt động dự trữ nhà nước, hoạt động nội bộ, các nguồn vốn, quỹ, nợ phải trả, tiền, vật tư, hàng hoá, các khoản nợ phải thu và các khoản thanh toán nội bộ trong đơn vị kế toán;

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các quy định về tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, của ngành, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản, các quỹ có ở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp Ngân sách, cấp trên theo quy định và chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước;

- Theo dõi và kiểm soát tình hình giao dự toán kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới;

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định;

- Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm toán và cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị.

5. Nội dung công việc kế toán

Nội dung công việc kế toán trong các đơn vị kế toán Dự trữ nhà nước, gồm:

5.1. Kế toán các khoản thu

Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu về bán hàng dự trữ, thu hoạt động dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị.

5.2. Kế toán các khoản chi

- Phản ánh các khoản chi cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, chi phí nhập, xuất và bảo quản hàng dự trữ, chi đầu tư XDCB, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó;

- Phản ánh các khoản chi phí của hoạt động dịch vụ, trên cơ sở đó để xác định kết quả hoạt động dịch vụ.

5.3. Kế toán tiền, vật tư, hàng hoá và các khoản nợ phải thu

- Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm; tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc kim khí quý đá quý và các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng (nếu có), tiền đang chuyển;

- Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động hàng dự trữ, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ khác tại đơn vị;

- Phản ánh các khoản tạm ứng, đầu tư tài chính ngắn hạn, nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị.

5.4. Kế toán tài sản cố định

Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.

5.5. Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ

Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định, nguồn vốn dự trữ, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí khác và các quỹ của đơn vị.

5.6. Kế toán nợ phải trả

Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các khoản phải nộp Ngân sách và việc thanh toán các khoản tạm ứng của Kho bạc, các khoản kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau, các khoản phải trả, phải nộp khác.

5.7. Kế toán các khoản thanh toán nội bộ

Phản ánh các khoản thanh toán nội bộ về tiền bán hàng dự trữ, vốn dự trữ, các quỹ, hàng điều động và các khoản thanh toán nội bộ khác.

6. Kỳ kế toán

Kỳ kế toán gồm: Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý.

- Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch; kỳ kế toán năm trùng với năm tài chính.

- Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.

7. Kiểm kê tài sản

Cuối kỳ kế toán năm, trước khi khoá sổ kế toán lập báo cáo tài chính, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê vật tư, hàng hoá dự trữ, kiểm kê tài sản, tiền vốn nội bộ đơn vị, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có của từng đơn vị kế toán để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với số liệu thực tế. Ngoài ra đơn vị còn phải kiểm kê bất thường khi bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

8. Kiểm tra kế toán

Các đơn vị chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan Tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của cấp trên, của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi.

Các đơn vị kế toán phải thực hiện tự kiểm tra tài chính, kế toán theo quy định tại quy chế tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN ban hành kèm theo Quyết định số 67/2004/QĐ- BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

9. Xử phạt vi phạm hành chính về kế toán

Người làm kế toán và người có liên quan đến công tác kế toán nếu vô tình hay cố ý có hành vi vi phạm pháp luật về kế toán nhưng chưa đến mức vi phạm Luật hình sự thì bị xử phạt vi phạm hành chính về kế toán theo quy định tại Nghị định số 185/2004/NĐ-CP ngày 08/11/2004 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và Thông tư số 120/2004/TT-BTC ngày 15/12/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định 185/2004/NĐ-CP.

10. Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Tổng cục Dự trữ nhà nước được tổ chức như sau:

- Tổng cục Dự trữ nhà nước là đơn vị kế toán cấp II;

- Các Cục Dự trữ nhà nước Khu vực, Trung tâm Bồi dưỡng nghiệp vụ dự trữ, Văn phòng Tổng Cục là đơn vị kế toán cấp III;

- Các Chi cục Dự trữ nhà nước là đơn vị kế toán trực thuộc Cục Dự trữ nhà nước Khu vực do Tổng Cục Dự trữ nhà nước quy định.

11. Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán

Người được bố trí làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và người làm kế toán của các đơn vị dự trữ nhà nước phải theo tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 và Thông tư liên tịch số 50/2005/TTLT/BTC-BNV ngày 15/6/2005 của Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ về hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp phụ cấp kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước.

II- QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Hệ thống chứng từ kế toán:

1.1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định tại Thông tư này.

1.2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước, gồm:

- Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm:

+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;

+ Chỉ tiêu vật tư;

+ Chỉ tiêu tiền tệ;

+ Chỉ tiêu TSCĐ.

- Chứng từ kế toán đặc thù đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước ban hành theo Thông tư này;

- Chứng từ kế toán ban hành ở các văn bản pháp luật có liên quan.

1.3. Lập chứng từ kế toán

- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt;

- Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;

- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau.

Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.

1.4. Ký chứng từ kế toán

Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó.

Các đơn vị kế toán chưa bổ nhiệm hoặc chưa đủ tiêu chuẩn điều kiện để bổ nhiệm chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với KBNN, Ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

Chữ ký của Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại KBNN hoặc Ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của Thủ trưởng đơn vị. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Thủ trưởng đơn vị (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Thủ trưởng đơn vị quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.

1.5. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

1.5.1. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau

- Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;

- Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có);

- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

1.5.2. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

1.6. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt

Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt. Những chứng từ ít phát sinh hoặc nhiều lần phát sinh nhưng có nội dung không giống nhau thì phải dịch toàn bộ nội dung chứng từ kế toán. Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống nhau thì bản đầu tiên phải dịch toàn bộ nội dung, từ bản thứ hai trở đi chỉ dịch những nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị và cá nhân lập, tên đơn vị và cá nhân nhận, nội dung kinh tế của chứng từ, chức danh của người ký trên chứng từ. Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về nội dung dịch ra tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.

1.7. Sử dụng, quản lý và in biểu mẫu chứng từ kế toán

Tất cả các đơn vị thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định tại Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán, các đơn vị có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (Đối với những chứng từ kế toán hướng dẫn), tự in, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 17 Luật Kế toán và quy định về chứng từ tại Thông tư này.

1.8. Các đơn vị kế toán có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử.

Danh mục chứng từ, mẫu chứng từ kế toán, giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.

2. Hệ thống tài khoản kế toán

2.1. Tài khoản và hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ảnh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, nguồn vốn dự trữ và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị dự trữ nhà nước.

Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán dự trữ hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc hệ thống dự trữ nhà nước trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị này do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị Dự trữ nhà nước được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản của Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, đã được cụ thể hóa theo Quyết định số 2345/QĐ-BTC ngày 11/07/2007 và đặc điểm hoạt động nghiệp vụ dự trữ nhà nước. Hệ thống tài khoản được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của các đơn vị dự trữ nhà nước, kết hợp việc vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm:

+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, quỹ dự trữ nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của các đơn vị;

+ Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước theo các loại hình, lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;

+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính toán bằng máy vi tính và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước.

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước gồm các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

Các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi kép", nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.

Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (Như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ...), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao...

Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn" nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.

2.2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị thuộc Dự trữ nhà nước do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản.

- Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2);

- Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện Tài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện Tài khoản cấp 3);

- Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009.

2.3. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản

Các đơn vị Dự trữ nhà nước phải căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư này để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Tổng Cục dự trữ nhà nước được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp Tổng Cục dự trữ nhà nước cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung Tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

Danh mục tài khoản kế toán, giải thích kết cấu, nội dung và phương pháp hạch toán tài khoản thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 02 kèm theo Thông tư này.

3. Hệ thống sổ kế toán

3.1. Sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị kế toán.

Các đơn vị Dự trữ nhà nước đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các văn bản pháp luật khác về kế toán và Thông tư này.

Đối với các đơn vị kế toán cấp trên ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán kinh phí của các đơn vị trực thuộc để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp. Việc mở và tổng hợp số liệu kế toán của đơn vị kế toán trực thuộc đơn vị kế toán cấp III do đơn vị kế toán cấp trên của đơn vị kế toán cấp III quyết định.

3.2. Các loại sổ kế toán

Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục, có hệ thống toàn bộ hoạt động dự trữ, tình hình quản lý và sử dụng tài sản, nguồn vốn dự trữ nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành dự trữ nhà nước.

Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán bất kỳ khoản thu, chi nào của hoạt động dự trữ và bất kỳ khoản tài sản, nguồn vốn nào của các đơn vị kế toán dưới mọi hình thức.

3.2.1. Sổ kế toán tổng hợp

Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí. Trên Sổ Cái có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung chủ yếu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo từng nội dung kinh tế (ghi vào bên Nợ, bên Có các tài khoản).

3.2.2. Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán theo yêu cầu quản lý mà Sổ Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho việc quản lý trong nội bộ đơn vị và việc tính, lập các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.

Sổ kế toán chi tiết có các nội dung sau:

+ Tên sổ;

+ Ngày, tháng ghi sổ;

+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;

+ Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

+ Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ kế toán có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.

3.3. Hình thức kế toán áp dụng

Hình thức kế toán thực hiện thống nhất theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” cho tất cả các đơn vị kế toán thuộc Tổng cục Dự trữ nhà nước.

3.3.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái.

3.3.2. Các loại sổ kế toán

+ Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Sổ Cái;

+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.

3.3.3. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ Cái.

- Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ Cái, tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính.

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện trên sơ đồ sau:

3.4. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ.

Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán xác nhận.

Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.

Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ.

3.5. Mở sổ kế toán

Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập và bắt đầu hoạt động của đơn vị kế toán.

3.5.1. Trước khi mở sổ kế toán bằng tay để sử dụng, phải hoàn thiện thủ tục pháp lý của sổ kế toán như sau

- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:

+ Ngoài bìa (Góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khoá sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, ngày, tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.

+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ một (01) đến hết trang số... và giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.

- Đối với sổ tờ rời:

+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.

+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được Thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào Sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.

+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.

3.5.2. Mở sổ kế toán

Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ngày 1/1.

- Đối với sổ kế toán tổng hợp:

Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Cái của năm cũ sang sổ Cái của năm mới.

- Đối với sổ kế toán chi tiết:

+ Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới;

+ Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt.

3.6. Ghi sổ kế toán

Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp chứng minh. Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ kế toán. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán và Thông tư này.

3.7. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính

Các đơn vị Dự trữ nhà nước được mở và ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính.

Trường hợp thực hiện ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ và đúng với hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển. Sau đó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay để sử dụng vào lưu trữ.

Các sổ kế toán bằng máy vi tính sau khi in ra, đóng thành quyển xong cũng phải làm các thủ tục quy định như điểm 3.5.1 trên đây.

3.8. Khoá sổ kế toán

3.8.1. Cuối kỳ kế toán (Cuối quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên Nợ, bên Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.

3.8.2. Trình tự khoá sổ kế toán

Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khoá sổ kế toán

- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.

- Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.

- Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Sổ Cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.

Bước 2: Khoá sổ

- Khi khoá sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ;

- Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quí, năm);

- Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý

- Sau đó ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”;

* Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:

Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.

- Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khoá sổ.

- Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”...) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.

Sau khi khoá sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó trình Thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt để xác nhận tính pháp lý của số liệu khoá sổ kế toán.

3.9. Sửa chữa sổ kế toán

3.9.1. Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

3.9.1.1. Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa.

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

- Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng.

3.9.1.2. Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ)

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

- Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;

- Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền;

- Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.

Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.

3.9.1.3. Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ.

3.9.2. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính

- Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính;

- Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót;

- Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”.

3.9.3. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và có kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (Nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Danh mục sổ kế toán, mẫu sổ kế toán, giải thích nội dung và phương pháp ghi sổ kế toán thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Thông tư này.

4. Hệ thống báo cáo tài chính

4.1. Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

4.1.1. Loại báo cáo

Báo cáo về hoạt động Dự trữ nhà nước gồm:

- Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán;

- Báo cáo kế toán quản trị.

4.1.2. Yêu cầu đối với việc lập báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã được quy định đối với từng loại báo cáo.

Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị Dự trữ nhà nước, tạo điều kiện cho công tác tổng hợp, phân tích, kiểm tra và đối chiếu số liệu.

Các chỉ tiêu trong báo cáo phải đảm bảo đồng nhất, có liên quan bổ sung cho nhau một cách có hệ thống, liên tục, phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực hiện NSNN và hoạt động nghiệp vụ của dự trữ nhà nước.

Số liệu phải chính xác, trung thực, khách quan và phải là số liệu được tổng hợp từ các sổ kế toán sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khoá sổ kế toán.

Báo cáo phải được lập và nộp đúng kỳ hạn lập, gửi báo cáo đầy đủ theo từng nơi nhận.

4.2. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc lập, nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

4.2.1. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng Cục Dự trữ nhà nước

Các đơn vị kế toán cấp cơ sở lập báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo cho đơn vị quản lý, cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ của đơn vị. Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tài chính quý, năm từ các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ quốc gia.

Mọi trường hợp chỉnh lý số liệu trên báo cáo tài chính phải được tiến hành từ khâu lập chứng từ kế toán đến khâu ghi sổ kế toán, đảm bảo phản ánh trung thực mọi hoạt động tài chính của đơn vị.

4.2.2. Trách nhiệm Bộ, ngành quản lý hàng Dự trữ nhà nước

- Các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý phải lập báo cáo tài chính quý, năm thuộc hoạt động Dự trữ nhà nước nộp cho cơ quan cấp trên.

- Các Bộ, ngành phải tổng hợp báo cáo quý, năm của các đơn vị dự trữ nhà nước trực thuộc theo đúng mẫu quy định và nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước đúng kỳ hạn.

4.2.3. Trách nhiệm của cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế, cơ quan KBNN

Kho bạc Nhà nước các cấp, cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế và các đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp trong việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp và khai thác số liệu kế toán liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước và các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị.

4.3. Kỳ hạn lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách, báo cáo kế toán quản trị

- Báo cáo tài chính lập theo kỳ kế toán quý, năm.

- Báo cáo quyết toán ngân sách lập theo năm tài chính là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm sau khi đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật

- Báo cáo kế toán quản trị lập theo kỳ kế toán quý hoặc theo từng vụ việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành công việc đó theo quy định trong Phần thứ năm chế độ kế toán này.

- Khi có sự chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.

4.4. Thời hạn nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo kế toán quản trị

4.4.1. Thời hạn nộp báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

4.4.1.1. Báo cáo tài chính quý

+ Đơn vị kế toán cấp Chi cục (gọi là đơn vị kế toán trực thuộc) nộp báo cáo tài chính quý cho đơn vị kế toán cấp Cục (gọi là đơn vị kế toán cấp III), thời hạn nộp báo cáo tài chính do Tổng cục dự trữ quy định;

+ Đơn vị kế toán cấp III nộp báo cáo tài chính quý cho Tổng Cục dự trữ nhà nước (gọi là đơn vị kế toán cấp II), Kho bạc Nhà nước đồng cấp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

+ Đơn vị kế toán cấp II nộp báo cáo tài chính quý cho Bộ Tài chính (gọi là đơn vị kế toán cấp I) và Kho bạc đồng cấp chậm nhất 20 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

+ Các Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ nộp báo cáo tài chính quý cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý.

4.4.1.2. Báo cáo tài chính năm

Các đơn vị dự trữ nhà nước nộp báo cáo tài chính năm như thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm quy định tại tiết 4.4.2, điểm 4 dưới đây.

4.4.2. Thời hạn nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm

+ Đơn vị kế toán trực thuộc nộp báo cáo quyết toán ngân sách năm cho đơn vị kế toán cấp III chậm nhất 15/2 năm sau;

+ Đơn vị kế toán cấp III xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách năm nộp cho đơn vị kế toán cấp II chậm nhất là ngày trước 31/3 năm sau;

+ Đơn vị kế toán cấp II xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán ngân sách năm nộp cho Bộ Tài chính chậm nhất là ngày trước 30/6 năm sau.

4.4.3. Thời hạn nộp báo cáo kế toán quản trị

4.4.3.1. Báo cáo kế toán quản trị quý

- Đơn vị trực thuộc lập báo cáo kế toán quản trị quý nộp Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 5 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán quý;

- Cục Dự trữ nhà nước khu vực lập báo cáo kế toán quản trị nộp Tổng Cục dự trữ nhà nước chậm nhất 10 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế toán quý;

- Các đơn vị Dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành lập báo cáo kế toán quản trị nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước và cơ quan cấp trên (nếu có) chậm nhất 10 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

4.4.3.2. Báo cáo kế toán quản trị năm

- Chi cục Dự trữ lập báo cáo kế toán quản trị năm nộp Cục Dự trữ chậm nhất 45 ngày sau khi kết thúc kỳ kế toán năm;

- Cục Dự trữ nhà nước lập báo cáo kế toán quản trị nộp Tổng Cục Dự trữ nhà nước chậm nhất 90 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế toán năm;

- Các đơn vị dự trữ nhà nước thuộc Bộ, ngành lập báo cáo kế toán quản trị nộp cho Tổng Cục Dự trữ nhà nước và cơ quan cấp trên (nếu có) chậm nhất 90 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế toán năm;

- Tổng Cục Dự trữ nhà nước lập báo cáo kế toán quản trị năm nộp cho Bộ Tài chính (Vụ Kế hoạch tài chính) chậm nhất 30/6 năm sau.

4.4.3.3. Đối với báo cáo kế toán quản trị lập theo từng vụ việc, nhiệm vụ được giao khi kết thúc công việc nhiệm vụ lập báo cáo theo hướng dẫn riêng của Tổng Cục Dự trữ nhà nước.

Danh mục báo cáo, mẫu báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, giải thích nội dung và phương pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 04 kèm theo Thông tư này.

III- TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này thay thế Quyết định số 45/2005/QĐ-BTC ngày 13/7/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán dự trữ quốc gia và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2010.

2. Bộ trưởng, thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng cục trưởng Tổng cục Dự trữ Nhà nước chịu trách nhiệm triển khai, hướng dẫn thực hiện Thông tư này./.