Quyết định 91/2001/QĐ-VKSTC quy định về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân do Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG NGÀNH KSND

VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO

- Căn cứ Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân công bố ngày 10/10/1992;

- Căn cứ Luật ban hành văn bản qui phạm pháp luật công bố ngày 23/11/1996;

- Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 15/4/2001;

- Căn cứ bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ;

- Căn cứ quyết định số 67/VTC ngày 24/9/1996 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc sử dụng "Bảng xác định giá trị tài liệu hồ sơ lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân";

- Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này bản Quy định về công tác lưu trữ trong ngành Kiểm sát nhân dân.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các văn bản trước đây trái với quy định này đều bãi bỏ.

Điều 3: Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Điều 4: Công tác lưu trữ của Viện kiểm sát quân sự do Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự Trung ương quy định và thực hiện chế độ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ chuyên ngành của Bộ Quốc phòng.

Điều 5: Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện Quyết định này trong ngành Kiểm sát nhân dân./.

QUY ĐỊNH

VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG NGÀNH KSND
(Ban hành kèm theo Quyết định số 91/2001/QĐ-VKSTC ngày 1/11/2001 của Viện trưởng VKSNDTC)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1:

Công tác lưu trữ trong ngành KSND là một lĩnh vực hoạt động khoa học nghiệp vụ, bao gồm toàn bộ các công việc về thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiệu quả, phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành các hoạt động nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả chất lượng công tác kiểm sát; là một công tác quan trọng để duy trì giá trị lịch sử, khách quan của hoạt động kiểm sát, góp phần tích cực vào việc phòng chống vi phạm pháp luật và tội phạm.

Điều 2:

Toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động công tác kiểm sát của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân các cấp đều do Phòng lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao, bộ phận lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân các cấp quản lý tập trung thống nhất và chịu sự lãnh đaọ, chỉ đạo của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Điều 3:

Phòng (bộ phận) lưu trữ cơ quan (sau đây gọi chung là lưu trữ cơ quan) trong ngành KSND có nhiệm vụ :

1/ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ của bộ phận văn thư các đơn vị, các phòng và tổ nghiệp vụ của cơ quan ở các cấp kiểm sát vào lưu trữ cơ quan.

2/ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ văn thư, các đơn vị, phòng, tổ nghiệp vụ và cá nhân.

3/ Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị hồ sơ tài liệu, thống kê, bảo quản và xây dựng công cụ tra cứu để khai thác sử dụng có hiệu quả hồ sơ tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân các cấp.

4/ Giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào các lưu trữ lịch sử có thẩm quyền theo qui định của Nhà nước và của ngành.

5/ Bảo quản an toàn và tổ chức cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu kịp thời chính xác, bảo đảm an toàn, bí mật và có hiệu quả cho lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân các cấp trong việc chỉ đạo điều hành tập trung thống nhất trong ngành KSND.

6/ Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm theo quy định của Nhà nước và Viện KSNDTC .

7/ Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.

Điều 4:

Tổ chức, biên chế cán bộ

1/ Ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Phòng lưu trữ trực thuộc Văn phòng và biên chế được qui định từ 6 đến 8 người.

2/ Các Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có ít nhất 1 biên chế chuyên trách nằm trong Văn phòng. Riêng Viện kiểm sát của các thành phố lớn (Hà Nội, Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng) và các tỉnh có khối lượng công việc nhiều phải có đủ 2 biên chế chuyên trách để thực hiện công tác lưu trữ.

3/ Các Viện kiểm sát nhân dân cấp quận, huyện, thị (gọi chung là cấp huyện), và các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao phải có 1 biên chế bán chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ cơ quan.

Điều 5:

1/ Cán bộ, công chức, kiểm sát viên trong ngành KSND phải chịu trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ theo qui định của Nhà nước và của ngành.

2/ Nghiêm cấm mọi hành vi chiếm dụng hồ sơ tài liệu lưu trữ làm của riêng hoặc từ chối không giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3/ Cán bộ, công chức, kiểm sát viên Viện kiểm sát nhân dân các cấp nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị mình công tác.

Điều 6:

Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các cấp chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc chỉ đạo tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ theo định kỳ; Bảo quản an toàn và khai thác sử dụng có hiệu quả hồ sơ tài liệu lưu trữ của ngành KSND.

Điều 7:

1/ Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn công tác lưu trữ và bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân cấp dưới và các đơn vị trực thuộc Viện Kiểm sát nhân dân tối cao.

2/ Chánh Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm trước Viện trưởng Viện kiểm sát (tỉnh, thành phố...) trong việc : Kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc thực hiện công tác lưu trữ và bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ của Viện kiểm sát cấp huyện và các đơn vị trực thuộc.

3/ Viện kiểm sát cấp dưới định kỳ báo cáo thống kê, báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ của cấp mình cho Viện kiểm sát cấp trên trực tiếp theo qui định của ngành và Nhà nước.

Chương II

THU THẬP BỔ SUNG VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ TÀI LIỆU

Điều 8:

Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ Quốc gia (lưu trữ lịch sử) của Viện kiểm sát nhân dân các cấp được thực hiện như sau :

1/ Hàng năm lưu trữ cơ quan và đơn vị tổ chức thu nhận hồ sơ tài liệu của các đơn vị (Vụ, Viện, Phòng, tổ nghiệp vụ) trong phạm vi cơ quan đơn vị quản lý đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (theo Điều 43, 44, 45, 46 tại qui định về công tác văn thư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban hành theo QĐ số 90/2001/QĐ-VKSTC ngày 1/11/2001).

2/ Thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ Nhà nước của Viện kiểm sát nhân dân các cấp được thực hiện theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 14 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ban hành ngày 15/4/2001

Điều 9:

Việc giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ vào lưu trữ cơ quan phải thực hiện các qui định sau :

1/ Hồ sơ tài liệu nộp lưu trữ phải được phân loại hoàn chỉnh theo yêu cầu nghiệp vụ lưu trữ.

2/ Phải giao nộp đầy đủ các công cụ thống kê, công cụ tra cứu kèm theo khối hồ sơ tài liệu nộp lưu.

3/ Lập 2 bản "Mục lục hồ sơ nộp lưu" và 2 bản "Biên bản nộp lưu hồ sơ tài liệu". Đơn vị có hồ sơ tài liệu nộp lưu giữ 1 bản, lưu trữ cơ quan giữ 1 bản khi thực hiện giao nộp hồ sơ tài liệu.

4/ Đơn vị có hồ sơ tài liệu lưu trữ chịu trách nhiệm vận chuyển hồ sơ tài liệu đến nơi giao nộp.

5/ Hoàn trả lại và không nhận những hồ sơ tài liệu lưu trữ lập không đầy đủ, không chính xác và thiếu hệ thống.

6/ Trước khi nhận nộp lưu, lưu trữ cơ quan phải kiểm tra xem xét từng hồ sơ được lập có đúng với các yêu cầu của nghiệp vụ lưu trữ, đối chiếu từng hồ sơ với mục lục nộp lưu và cùng ký vào biên bản giao nộp hồ sơ.

Điều 10:

Lập hồ sơ trước khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu sau :

1/ Tài liệu, văn bản đưa vào trong hồ sơ phải sắp xếp theo một trật tự nhất định, phải bảo đảm được sự hình thành tự nhiên và thể hiện được mối liên hệ lôgíc giữa các thành phần tài liệu trong hồ sơ với nhau.

2/ Các tài liệu, văn bản đưa vào trong hồ sơ phải là "bản chính", trường hợp đưa vào "bản sao" (bản sao phải có giá trị pháp lý như bản chính). Đồng thời các tài liệu, văn bản đó phải bảo đảm các yếu tố pháp lý cần thiết theo qui định của pháp luật (số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, địa danh, dấu cơ quan, chữ ký, họ tên của người có thẩm quyền và chữ ký, họ tên của những người khác mà pháp luật qui định).

3/ Phải đánh số bút lục vào góc phải, nơi giấy trắng, ở phía trên của từng tờ tài liệu, việc đánh số phải liên tục từ 1, 2, 3, 4... cho đến tờ tài liệu cuối cùng của hồ sơ.

4/ Phải thống kê tài liệu văn bản và ghi chứng từ kết thúc của hồ sơ.

a/ Thống kê tài liệu văn bản phải hệ thống và cố định thành phần tài liệu trong hồ sơ, đồng thời mô tả trung thực các thành phần tài liệu trong hồ sơ.

b/ Chứng từ kết thúc phải thể hiện đầy đủ, chính xác tình trạng vật lý, hoá, cơ học của tài liệu lưu trữ trong hồ sơ.

Đối với các hồ sơ do Viện kiểm sát nhân dân các cấp đình chỉ điều tra, nếu trong hồ sơ có các tang vật chứng thì phải niêm phong và bảo quản riêng, nhưng phải ghi ở chứng từ kết thúc nơi bảo quản, số, ký hiệu bảo quản các tang vật chứng đó. Cán bộ, kiểm sát viên lập hồ sơ phải ghi rõ ngày, tháng, năm và ký rõ họ tên ở cuối chứng từ kết thúc.

5/ Phải viết tiêu đề cho hồ sơ, tiêu đề phải rõ ràng chính xác, bảo đảm cho việc tra cứu và bảo quản lâu dài. Đồng thời phải xác định giá trị (thời hạn bảo quản) cho hồ sơ, ghi ở góc phải phần dưới của bìa hồ sơ.

Điều 11:

Đối với những hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu, nếu Thủ trưởng đơn vị (có hồ sơ tài liệu) xét thấy cần thiết phải giữ lại ở đơn vị để theo dõi công việc thì có thể được kéo dài kỳ hạn giao nộp cho Lưu trữ cơ quan (nhưng không được quá hai năm).

Điều 12:

Việc quản lý các tài liệu của các đơn vị sáp nhập, phân chia hoặc giải thể được qui định như sau :

1/ Nếu một hoặc nhiều đơn vị được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ phải chuyển giao cho lưu trữ cơ quan; các tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.

2/ Nếu một đơn vị được sáp nhập vào một số đơn vị khác thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao vào lưu trữ cơ quan; các tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị nào, sẽ do đơn vị đó tiếp nhận.

3/ Nếu một đơn vị chia thành nhiều đơn vị mới thì các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ được chuyển giao cho lưu trữ cơ quan; các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết xong thuộc chức năng của đơn vị nào thì đơn vị đó tiếp nhận.

4/ Nếu đơn vị giải thể thì hồ sơ tài liệu của đơn vị đó chuyển giao vào lưu trữ cơ quan (nếu Viện kiểm sát cấp dưới giải thể thì toàn bộ hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ cấp trên trực tiếp).

Chương III

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀ XÂY DỰNG THỜI HẠN BẢO QUẢN

Điều 13:

Công tác xác định giá trị thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ ở các cấp kiểm sát theo cấp độ như sau :

1/ Xác định giá trị bảo quản và thời hạn bảo quản tài liệu quản lý Nhà nước và hồ sơ nghiệp vụ kiểm sát :

- Đối với hồ sơ tài liệu quản lý Nhà nước việc xác định thời hạn bảo quản phải tuân theo qui định của Nhà nước và QĐ số 67 ngày 24/9/1996 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

- Đối với hồ sơ của các khâu nghiệp vụ kiểm sát được xác định thời hạn bảo quản theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự, Luật tố tụng dân sự, các qui định tố tụng tư pháp khác, các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và các quy chế nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát.

2/ Lựa chọn hồ sơ tài liệu có giá trị để bổ sung vào lưu trữ cơ quan.

3/ Loại ra những hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị để tiêu huỷ.

Điều 14:

Viện kiểm sát nhân dân các cấp phải xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của cơ quan thuộc phạm vi quản lý. Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu do Viện kiểm sát nhân dân các cấp ban hành được áp dụng thực hiện khi đã được sự chuẩn y của Viện trưởng cấp trên trực tiếp.

 Bảng thời hạn bảo quản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao phải có sự thoả thuận bằng văn bản của Cục trưởng Cục lưu trữ Nhà nước.

Điều 15:

Khi tiến hành lựa chọn và loại huỷ tài liệu, Viện kiểm sát nhân dân các cấp phải lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ tài liệu của cơ quan. Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu có nhiệm vụ tư vấn cho Viện trưởng quyết định các vấn đề sau :

1/ Xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản vĩnh viễn;

2/ Xác định hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn để bảo quản có thời hạn.

3/ Xác định hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị cần loại ra để tiêu huỷ.

Điều 16:

Việc loại huỷ những hồ sơ tài liệu trước "mốc" cấm (năm 1954) và những hồ sơ tài liệu của chính quyền cũ ở miền Nam mà Viện kiểm sát các cấp đang quản lý phải thực hiện theo đúng qui định của Nhà nước và Cục lưu trữ Nhà nước.

Điều 17:

Thẩm quyền quyết định tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị của Viện kiểm sát các cấp được qui định như sau :

1/ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quyết định tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan Viện kiểm sát nhân dân tối cao, khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục lưu trữ Nhà nước.

2/ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh quyết định việc tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị tại kho lưu trữ hiện hành của cơ quan sau khi có ý kiến bằng văn bản của Viện kiểm sát nhân dân tối cao và có văn bản thẩm định của Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3/ Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện quyết định tiêu huỷ hồ sơ tài liệu hết giá trị bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh và Phòng lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Điều 18:

Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và loại ra những hồ sơ tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện. Các đơn vị và cá nhân không được tự tiện tiêu huỷ hồ sơ tài liệu.

Điều 19:

Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân các cấp và Viện KSXXPT2 , Viện KSXXPT3, Trường Cao đẳng Kiểm sát được qui định như sau :

1/ Đối với Viện kiểm sát nhân dân tối cao :

- Lãnh đạo Viện: Chủ tịch Hội đồng

- Chánh Văn phòng: Phó chủ tịch

- Trưởng phòng lưu trữ: uỷ viên - thư ký

- Chuyên viên lưu trữ VKSNDTC: uỷ viên

- Đại diện Cục lưu trữ Nhà nước: uỷ viên

- Đại diện đơn vị có hồ sơ tài liệu xét tiêu huỷ: uỷ viên

2/ Đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh :

- Lãnh đạo Viện: Chủ tịch Hội đồng

- Chánh Văn phòng: uỷ viên - thư ký

- Chuyên viên lưu trữ VKSNDTC: uỷ viên

- Cán bộ lưu trữ cơ quan: uỷ viên

- Đại diện các đơn vị có hồ sơ tài liệu: uỷ viên

3/ Đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện :

- Viện trưởng: Chủ tịch Hội đồng

- Cán bộ văn thư - lưu trữ: uỷ viên - Thư ký

- Đại diện bộ phận công tác có hồ sơ tài liệu tiêu huỷ: uỷ viên

- Lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát tỉnh: uỷ viên.

Điều 20:

Thủ tục xét tiêu huỷ tài liệu được qui định như sau :

- Đơn vị lập biên bản thống kê danh sách các loại hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu huỷ để trình lãnh đạo Viện.

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xét và quyết định những tài liệu được tiêu huỷ.

- Lãnh đạo Viện ra quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.

Điều 21:

Việc tiêu huỷ tài liệu được qui định như sau :

- Chỉ được tiêu huỷ tài liệu tại cơ sở sản xuất giấy của Nhà nước.

- Việc đưa tài liệu đi tiêu huỷ phải được chuyên chở an toàn chu đáo, cử người đi theo để áp tải từ cơ quan đến nơi tiêu huỷ và giám sát việc tiêu huỷ, sau khi tiêu huỷ xong phải lập biên bản tiêu huỷ.

- Nghiêm cấm việc bán tài liệu cần tiêu huỷ cho các hàng giấy cũ hoặc sử dụng vào mục đích khác.

Điều 22:

Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu bao gồm văn bản đề nghị của các đơn vị (kèm theo thống kê danh sách); Biên bản cuộc họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, quyết định của Lãnh đạo Viện về việc tiêu huỷ tài liệu (kèm theo danh sách hồ sơ các tài liệu được tiêu huỷ). Hồ sơ này được bảo quản vĩnh viễn ở lưu trữ cơ quan.

Điều 23:

Đối với các loại hồ sơ được hình thành trong hoạt động nghiệp vụ công tác kiểm sát, khi đã hết thời hạn bảo quản, được Hội đồng xác định giá trị cho phép loại ra khỏi kho để tiêu huỷ. Ngoài thủ tục được qui định tại Điều 18 và Điều 19 của qui định này. Trước khi đưa đi tiêu huỷ phải giữ lại ở các hồ sơ các kết luận, quyết định kháng nghị và án văn hoặc quyết định rút kháng nghị, bản cáo trạng về nội dung vụ án đó đưa vào sắp xếp lập thành một hồ sơ và bảo quản vĩnh viễn.

Chương IV

TỔ CHỨC BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG KHAI THÁC HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 24:

Toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp phải được bảo vệ, bảo quản trong kho lưu trữ của cơ quan, kho hồ sơ phải đặt ở địa điểm cao ráo, thông thoáng, xa các nơi có độ ẩm cao, tiếng ồn, nhiều bụi, xa kho xăng dầu, các chất dễ cháy và xa nơi tập trung đông dân cư, nhiều người qua lại.

Kho hồ sơ phải được xây dựng chắc chắn, trong kho có đủ trang thiết bị chuyên dùng cho nghiệp vụ lưu trữ, và các trang thiết bị cần thiết để chống kẻ gian lấy cắp, kẻ địch xâm nhập phá hoại, phòng chống cháy; thường xuyên tu bổ, phục chế hồ sơ tài liệu trong kho.

Điều 25:

1/ Đối với những hồ sơ tài liệu có giá trị đặc biệt, mà chỉ có 1 bản thì phải lập phông bảo hiểm trong tàng thư và sao chụp thêm một hoặc nhiều bản để tra cứu khai thác.

2/ Những hồ sơ tài liệu có giá trị lâu dài vĩnh viễn đã truy nhập vào máy vi tính phải đảm bảo an toàn về kỹ thuật và vẫn phải lưu trữ bản gốc.

3/ Việc đăng ký hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ phải tuân theo phương án phân loại thống nhất của Viện kiểm sát nhân dân tối cao, mỗi loại lấy số thứ tự từ số 1 trở đi và kèm theo số hiệu của hồ sơ.

Điều 26:

Đối với các loại hồ sơ, tài liệu có giá trị lâu dài, vĩnh viễn, thời hạn bảo quản ở các cấp kiểm sát như sau :

1/ Viện kiểm sát nhân dân tối cao: Bảo quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu của cấp mình, bao gồm hồ sơ quản lý Nhà nước và hồ sơ nghiệp vụ thuộc các khâu công tác kiểm sát.

Thời hạn lưu giữ ở Viện kiểm sát nhân dân tối cao như sau :

a/ Đối với hồ sơ quản lý Nhà nước sau khi kết thúc, được quản lý lưu giữ ở lưu trữ cơ quan một khoảng thời gian là 10 năm. Sau đó chuyển giao nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia (Cục lưu trữ Nhà nước) theo quyết định số 58/QĐ-TCCP ngày 17/3/1995 của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức Chính phủ và theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 14 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ban hành ngày 15/4/2001.

b/ Đối với hồ sơ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm sát khi kết thúc công việc theo qui định của Luật tố tụng hình sự, tố tụng dân sự và các qui định trong quy chế hoạt động nghiệp vụ của ngành. Sau đó lưu giữ ở lưu trữ cơ quan là 10 năm, hết thời gian trên tiến hành thống kê phân loại, xác định giá trị loại bỏ hồ sơ tài liệu hết giá trị, những hồ sơ còn giá trị lâu dài, vĩnh viễn phải lập mục lục và chuyển giao cho Cục lưu trữ Nhà nước quản lý theo qui định hiện hành của Nhà nước.

2/ Ở Viện kiểm sát nhân dân các cấp: Phải bảo quản toàn bộ hồ sơ tài liệu lưu trữ về quản lý Nhà nước và hồ sơ kiểm sát của Viện kiểm sát cấp đó ban hành. Thời hạn bảo quản các loại hồ sơ trên qui định cụ thể như sau :

a/ Đối với các loại hồ sơ về quản lý Nhà nước, sau khi giải quyết xong công việc, làm mục lục hồ sơ nộp lưu theo qui định nghiệp vụ lưu trữ và bảo quản ở lưu trữ cơ quan là 5 năm.

b/ Đối với những hồ sơ thuộc các khâu công tác kiểm sát thời gian kết thúc công việc theo qui định của Luật tố tụng hình sự, dân sự và các qui định của quy chế hoạt động nghiệp vụ kiểm sát. Tiếp theo thời gian trên Viện kiểm sát nhân dân các cấp tiếp tục bảo quản thêm 10 năm.

Cả hai loại hồ sơ nói ở điểm a và b điều khoản này sau khi hết thời hạn bảo quản ở lưu trữ cơ quan, Viện kiểm sát nhân dân các cấp làm thủ tục chuyển giao nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ thuộc UBND tỉnh quản lý theo quyết định số 330/NVĐP ngày 2/8/1996 của Cục trưởng Cục lưu trữ Nhà nước và điểm b khoản 2 Điều 14 Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ban hành ngày 15/4/2001.

3/ Riêng hồ sơ đình chỉ điều tra, hồ sơ tạm đình chỉ trong ngành KSND, các hồ sơ thuộc án đặc biệt nghiêm trọng xâm phạm an ninh Quốc gia được lưu trữ lâu dài tại các Viện kiểm sát nhân dân các cấp, không nộp lưu vào các trung tâm lưu trữ Nhà nước ở Trung ương và địa phương.

Điều 27:

Hồ sơ tài liệu lưu trữ trong ngành KSND được sử dụng để phục vụ cho công tác nghiệp vụ thuộc các khâu kiểm sát, trong nghiên cứu khoa học; tổng kết nghiệp vụ và đáp ứng nhu cầu khai thác chính đáng của cán bộ, kiểm sát viên trong toàn ngành KSND .

Điều 28:

Thẩm quyền phê duyệt cho nghiên cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ trong ngành KSND được Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao qui định như sau :

1/ Chuyên viên lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao và cán bộ lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát các cấp được phép cho cán bộ, công chức trong ngành kiểm sát nghiên cứu tại phòng đọc những tài liệu lưu trữ có nội dung không hạn chế sử dụng.

2/ Trưởng phòng lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao được phép cho mượn hoặc rút hồ sơ lưu trữ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm sát, khi có sự đồng ý bằng văn bản của thủ trưởng đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

3/ Cán bộ lưu trữ cơ quan Viện kiểm sát cấp tỉnh hoặc cấp huyện được phép cho mượn hồ sơ lưu trữ thuộc các khâu nghiệp vụ kiểm sát khi đã được Viện trưởng của cấp có hồ sơ tài liệu đồng ý bằng văn bản.

4/ Đối với tài liệu tuyệt mật, tối mật, mật và hạn chế sử dụng trước khi cho khai thác phải được sự đồng ý bằng văn bản của Viện trưởng.

5/ Nghiêm cấm mọi hình thức truyền tin, sao chụp tài liệu tuyệt mật, tối mật, mật khi không được phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao.

Điều 29:

1/ Cán bộ, công chức trong ngành KSND khi đi học tập, công tác ở nước ngoài, muốn đem tài liệu, hồ sơ lưu trữ của ngành KSND ra khỏi biên giới Việt Nam thì phải được phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và chỉ được mang bản sao.

2/ Người nước ngoài cần nghiên cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ của ngành KSND phải được sự đồng ý bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao và chỉ được đọc tại phòng hồ sơ, tài liệu của cấp kiểm sát đang trực tiếp quản lý hồ sơ tài liệu đó.

3/ Người nước ngoài muốn sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành KSND thì phải được phép bằng văn bản của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, sau khi Viện trưởng đã có báo cáo Thủ tướng Chính phủ và được Thủ tướng đồng ý cho phép.

4/ Người ngoài ngành KSND không được mượn mang tài liệu ra khỏi phòng quản lý hồ sơ.

Điều 30:

Kinh phí chi cho hoạt động lưu trữ lấy từ nguồn kinh phí nghiệp vụ của Viện kiểm sát nhân dân các cấp.

Chương V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 31:

Mọi cán bộ, công chức trong ngành KSND phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ qui định này.

Điều 32:

Văn phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ, qui định của Nhà nước, của ngành về công tác lưu trữ. Đồng thời xây dựng, ban hành các chế độ lưu trữ để thực hiện thống nhất trong toàn ngành KSND; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ chuyên ngành kiểm sát cho cán bộ lưu trữ làm công tác lưu trữ trong toàn ngành.

Điều 33:

Viện kiểm sát các cấp, các đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc bảo vệ tài liệu lưu trữ, có nhiều đóng góp sáng kiến cải tiến công tác lưu trữ của cơ quan và thực hiện tốt các điều trong qui định này thì được biểu dương, khen thưởng.

Nếu cán bộ, công chức trong ngành kiểm sát vi phạm một trong những điều của qui định này thì tuỳ theo mức độ sai phạm bị xử lý hành chính hoặc xử lý theo qui định của pháp luật hiện hành./.

VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO