Quyết định 70/2007/QĐ-UBND quy chế quản lý hồ sơ cán bộ công chức nhà nước do tỉnh Lào Cai ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH LÀO CAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 26 tháng 02 năm 1998 và Pháp lệnh sửa đổi, bổ sung một số điều của Pháp lệnh Cán bộ, công chức ngày 29 tháng 4 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 114/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn;

Căn cứ Nghị định số 115/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ công chức dự bị;

Căn cứ Nghị định số 116/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 117/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Quyết định số 14/2006/QĐ - BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;

Căn cứ Quyết định số 06/2007/QĐ - BNV ngày 18/6/2007 của Bộ Nội vụ về việc ban hành Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 157/TTr - SNV ngày 05 tháng 10 năm 2007,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này 'Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức Nhà nước thuộc tỉnh Lào Cai'.

Điều 2. Hiệu lực thi hành

1. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký; những Quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.

2. Quyển lý lịch cán bộ, công chức theo mẫu 1a - BNV/2007 quy định tại khoản 1 Điều 5 của quy chế ban hành kèm theo quyết định này chỉ áp dụng đối với cán bộ, công chức được tuyển dụng kể từ ngày quyết định này có hiệu lực thi hành.

3. Giao Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 70/2007/QĐ – UBND ngày 9 tháng 10 năm 2007 của UBND tỉnh Lào Cai)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chức; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC NHÀ NƯỚC THUỘC TỈNH LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 70/2007/QĐ – UBND ngày 9 tháng 10 năm 2007 của UBND tỉnh Lào Cai)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này quy định nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chức; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; chế độ quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; trách nhiệm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Những người được quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 và khoản 2 Điều 2 Nghị định số 114/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn.

2. Những người được quy định tại khoản 6, khoản 8 Điều 2 Nghị định số 115/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về chế độ công chức dự bị.

3. Những người được quy định tại Điều 2 của Nghị định số 116/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước.

4. Những người được quy định tại khoản 3 Điều 2 của Nghị định số 117/2003/NĐ - CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các cơ quan Nhà nước.

Điều 3. Khái niệm hồ sơ cán bộ, công chức

1. Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu quan trọng có tính chất pháp lý phản ánh trung thực các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân, quá trình trưởng thành, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, năng lực trình độ, mối quan hệ gia đình, mối quan hệ xã hội và một số nội dung có liên quan khác của cán bộ, công chức.

2. Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức do cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Nguyên tắc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức là nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản lý cán bộ, công chức; là trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức.

2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức được thực hiện thống nhất, khoa học để quản lý được đầy đủ, chính xác thông tin của từng cán bộ, công chức từ khi được tuyển dụng vào cơ quan, đơn vị Nhà nước đến khi ra khỏi cơ quan, đơn vị Nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu công tác nghiên cứu, thống kê, đánh giá, tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, bố trí sử dụng, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu và thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức.

3. Hồ sơ cán bộ, công chức được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật, chỉ những người được cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, khai thác hồ sơ của cán bộ, công chức.

4. Mỗi cán bộ , công chức làm việc tại các cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp trong tỉnh đều phải có hồ sơ cá nhân, có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai, cung cấp. Những tài liệu do cán bộ, công chức kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức hoặc cơ quan có thẩm quyền xác minh và chứng nhận.

Điều 5. Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức

1. Quyển lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu 01a - BNV/2007) là tài liệu chính và bắt buộc có trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức để phản ánh toàn diện về bản thân, các mối quan hệ gia đình, xã hội của cán bộ, công chức. Quyển lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và được cơ quan có thẩm quyền thẩm tra, xác minh, chứng nhận.

2. Bản Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu 02a - BNV/2007) là tài liệu quan trọng phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức và các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức. Bản sơ yếu lý lịch do cán bộ, công chức tự kê khai và có xác minh, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền.

3. Bản Tiểu sử tóm tắt (theo mẫu 03a - BNV/2007) là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức tóm tắt từ Quyển lý lịch của cán bộ, công chức quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ cho bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.

4. Phiếu Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức (theo mẫu 04a - BNV/2007) là tài liệu do cán bộ, công chức khai bổ sung theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức. Phiếu bổ sung lý lịch được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh, chứng nhận.

5. Bản sao Giấy khai sinh; Giấy chứng nhận sức khoẻ do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của cán bộ, công chức; các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của cán bộ, công chức như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận... Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt Nam theo quy định của pháp luật.

6. Các quyết định về việc tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật,... của cán bộ, công chức.

7. Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ, công chức theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền; các văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan hệ xã hội của cán bộ, công chức.

8. Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật.

9. Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ, công chức và gia đình cán bộ, công chức được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

10. Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công chức đó.

Điều 6. Biểu mẫu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức

1. Sổ giao, nhận hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ theo dõi hồ sơ cán bộ, công chức do cơ quan, đơn vị khác chuyển đến hoặc do cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức chuyển giao cho cơ quan, đơn vị khác tiếp tục quản lý (theo mẫu 02b - BNV/2007).

2. Phiếu chuyển hồ sơ cán bộ, công chức: Là phiếu liệt kê đầy đủ thành phần, số lượng các tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức khi chuyển giao hồ sơ cho các cơ quan, đơn vị khác quản lý (theo mẫu 03b - BNV/2007).

3. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức: Là phiếu dùng cho người đến nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức. Phiếu yêu cầu nghiên cứu hồ sơ cán bộ, công chức nào thì được lưu trong thành phần hồ sơ của cán bộ, công chức đó (theo mẫu 04b - BNV/2007).

4. Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ theo dõi người đến nghiên cứu khai thác hồ sơ cán bộ công chức (theo mẫu 05b - BNV/2007).

5. Mục lục tài liệu: Là bảng ghi danh mục các thành phần tài liệu có trong hồ sơ cán bộ, công chức. Mục lục tài liệu được lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ, công chức (theo mẫu: 01b - BNV/2007, 06b - BNV/2007).

6. Bì hồ sơ: Là túi chứa tất cả các tài liệu trong hồ sơ của một cán bộ, công chức (theo 5 loại mẫu có độ dầy khác nhau: B01 - BNV/2007, B02 - BNV/2007, B03 - BNV/2007, B04 - BNV/2007 và B05 - BNV/2007).

7. Niêm phong hồ sơ: Là tem dán ngoài bì hồ sơ cán bộ, công chức dùng để bảo mật hồ sơ cán bộ, công chức trong quá trình vận chuyển.

8. Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức: Là sổ ghi các tiêu chí cơ quan theo hồ sơ gốc của cán bộ, công chức phục vụ công tác quản lý.

9. Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ về lập hồ sơ, quy trình sử dụng, khai thác hồ sơ; tra cứu, giải thích nội dung các tiêu chí dùng trong hồ sơ cán bộ, công chức.

Chương II

CHẾ ĐỘ, TRÁCH NHIỆM VÀ THẨM QUYỀN QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Mục 1. CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Điều 7. Quy trình lập hồ sơ cán bộ, công chức ban đầu

1. Trong thời gian 45 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng lần đầu, cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai lý lịch, hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc theo quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 5 và khoản 6 Điều 5 của Quy chế này.

2. Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức có trách nhiệm tổ chức thẩm tra và xác minh tính trung thực của các tiêu chí thông tin do cán bộ, công chức tự kê khai và đóng dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó để đưa vào quản lý.

Điều 8. Bổ sung, xác minh hồ sơ cán bộ, công chức

1. Định kỳ hàng năm, chậm nhất vào ngày 15 tháng 01 năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý đội ngũ cán bộ, công chức. Cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hướng dẫn cán bộ, công chức kê khai những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định tại khoản 4 Điều 5 của Quy chế này.

2. Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức có trách nhiệm sưu tầm, thu thập những tài liệu có liên quan đến cán bộ, công chức thuộc đối tượng quản lý để bổ sung vào hồ sơ của cán bộ, công chức. Các tài liệu thu thập được phải bảo đảm tính trung thực như ghi rõ họ và tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu; họ và tên người trích sao, nguồn gốc trích sao, ngày trích sao... và phải được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức xác nhận.

3. Hồ sơ cán bộ, công chức bị hư hỏng, thất lạc thì việc lập lại hồ sơ mới thay thế phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định thực hiện.

4. Việc sửa chữa các dữ liệu thông tin trong hồ sơ cán bộ, công chức phải được người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức quyết định sau khi đã có kết quả thẩm tra, xác minh theo đúng quy định của pháp luật. Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của cán bộ, công chức không thống nhất giữa các tài liệu, thì căn cứ vào hồ sơ lập lần đầu khi cán bộ, công chức được tuyển dụng vào cơ quan, đơn vị của Nhà nước để xác định.